Ваш «второй мозг» – это практичная система для повышения вашей продуктивности и креативности.

Как правило, эти свойства часто рассматриваются как взаимоисключающие противоположности: одно вполне конкретно и определенно, другое – абстрактно и неокончательно. Однако я считаю их взаимодополняющими. Когда мы дисциплинированны и продуктивны, это создает пространство для творчества. Когда мы уверены в своем творческом процессе, нам не нужно о нем много думать, и это значительно снижает уровень стресса от размышлений о том, в правильном ли направлении мы движемся.

Этот баланс между порядком и творчеством является тем, что мы можем встроить в наш «второй мозг» намеренно. Как и любая система, «второй мозг» нуждается в регулярном обслуживании. Вам необходимо будет держать определенный уровень организации в вашем цифровом мире, чтобы при любом обращении к нему виртуальные рабочие пространства способствовали вашей продуктивности, а не препятствовали ей.

Дисциплинированными не рождаются, и дело не просто в поиске правильных приложений и инструментов. Организованность – это привычка, набор многократно повторяющихся действий, которые вы предпринимаете, когда сталкиваетесь с информацией, работаете с ней. Если мы всегда с огромным трудом будем находить свои заметки, черновики, мозговые штурмы и источники, мы не только потратим драгоценное время впустую, но и помешаем деятельности наших импульсов. На каждом этапе метода CODE формируются привычки, которые помогут нам стать более организованными, чтобы в нашей жизни было больше места для творчества.

Представьте себе, как шеф-повара работают на коммерческой кухне. У них невероятно высокие требования и к качеству, и к количеству готовых блюд. Каждый ингредиент каждого блюда должен быть почти идеальным: если гарнир будет наполовину остывшим, а мясо – недоваренным, то блюдо отправят назад, а загруженным вечером на кухне обычно нужно приготовить сотни разных блюд.

Противоречие между количеством и качеством является основополагающим для нас как для работников умственного труда. Наша работа также должна держать чрезвычайно высокую планку, и ее нужно делать быстро, бесперебойно, круглый год. Мы ощущаем себя спринтерами, которые пытаются пробежать марафон.

У шеф-поваров есть особая система для организации такой пугающей работы – мизанплас. Это кулинарная философия, которую используют в ресторанах по всему миру, которую в конце XIX века описали французские повара. Это пошаговый процесс эффективного приготовления пищи высокого качества. Шеф-повара никогда не могут позволить себе остановить работу на кухне, чтобы сделать там уборку. Они учатся содержать свое рабочее место в чистоте и порядке в процессе приготовления пищи.

Это могут быть маленькие привычки, связанные с кухней. Например, вы всегда кладете ложку для перемешивания в одно и то же место, чтобы знать, где ее искать в следующий раз; сразу же протираете нож после использования, чтобы он был готов к дальнейшей работе, или выкладываете ингредиенты в том порядке, в котором они будут использоваться, чтобы каждый из них был на своем месте.

Мизанплас – философия и образ мышления, воплощенные в наборе практических техник – служит шеф-поварам в качестве «внешнего мозга». Это дает им возможность оптимизировать свое мышление и автоматизировать рутинные этапы приготовления пищи, чтобы в целом сфокусироваться на творчестве.

Нам, работникам умственного труда, есть чему поучиться у философии мизанпласа. Нам также приходится сталкиваться с потоком задач в условиях неопределенности и сжатых сроков. А еще мы получаем постоянный поток вводных данных и запросов, и у нас слишком мало времени для их обработки. При этом многие запросы требуют внимания к себе одновременно, а единственное время, которое у нас есть для обслуживания наших систем, – это наше обычное рабочее время.

Возможность все бросить и полностью реорганизовать свой цифровой мир у вас не возьмется из ниоткуда. Маловероятно, что ваш руководитель благосклонно отнесется к тому, что вы весь день будете наверстывать упущенное. Ваш бизнес не протянет долго, если вы будете отказывать своим клиентам из-за «технических неполадок». Трудно найти время, чтобы поставить мир на паузу и отдышаться. Обычно мы замечаем, что наши системы нуждаются в обслуживании, лишь тогда, когда они ломаются. И мы виним себя из-за отсутствия самодисциплины и неспособности быть достаточно продуктивными.

Создание «второго мозга» – это не скачивание одной программы, чтобы навести во всем порядок в один конкретный момент времени; это внедрение в нашу жизнь динамичной, гибкой системы и набора привычек для постоянного доступа к тому, что нам нужно. При этом наше окружение (и разум) не будет подчинено хаосу.

Одной лишь внутренней дисциплины недостаточно. Нам также необходимо придерживаться внешней дисциплины – системы принципов и моделей поведения, направляющих наши силы, мысли и эмоции в сторону продуктивности. Эта система придает структуру потоку постоянно меняющейся информации, с которым мы взаимодействуем каждый день.

В этой главе я познакомлю вас с тремя полезными привычками, которые вы можете интегрировать в свою повседневную жизнь, чтобы ваш «второй мозг» оставался функциональным и актуальным. Каждая из этих привычек создает границы времени, пространства и намерения вокруг душевного состояния, которое нуждается в защите и продвижении в вашей жизни. Эти границы укажут, на чем вам следует сосредоточиться, и, что не менее важно, – что нужно игнорировать. Итак, три самые важные привычки для вашего «второго мозга»:

• Создание чек-листов проектов. Убедитесь, что в начале и в конце своей работы над проектами вы действуете последовательно, опираясь на то, что вы делали раньше.

• Еженедельные и ежемесячные обзоры. Периодически анализируйте свою работу и жизнь. Подумайте, нужно ли вам что-то изменить.

• Привычки замечать. Пользуйтесь даже самыми маленькими возможностями редактировать, перемещать заметки, выделять в них текст, чтобы вам в будущем было легче их находить.

Эти привычки можно воспринимать как «график технического обслуживания» вашего «второго мозга». Если у вас есть машина, то такой график рекомендует вам регулярно менять масло, воздушные фильтры, переставлять шины с одной оси на другую. Вашему «второму мозгу» по аналогии нужна периодическая настройка, чтобы вы были уверены, что он исправен и работает хорошо.

Рассмотрим каждую из этих привычек по отдельности.

Смысл умственного труда на самом простом уровне заключается в ежедневном получении информации и последующем ее преобразовании в определенный результат. Для этого вам не требуются особые навыки и уж точно не нужен «второй мозг».

Однако большинство людей упускает из виду цикл обратной связи – созданные ранее знания, которые прошли определенную «переработку», могут быть использованы и в будущем. Именно так инвесторы относятся к деньгам: получая прибыль с одного вложения, они не тратят эти средства сразу. Они их реинвестируют в другие объекты, создавая тем самым маховик, позволяющий им капитализировать собственную прибыль.

Я хочу, чтобы вы именно так и относились к своему вниманию – как к активу, который инвестируется и приносит доход, который, в свою очередь, можно реинвестировать в другие предприятия. Так вы можете гарантировать, что ваши знания со временем будут расти и накапливаться, как высокодоходный актив. Это сродни небольшому ежемесячному вложению в фондовый рынок: ваши инвестиции внимания будут накапливаться по мере того, как ваши знания будут расти, а идеи – соединяться и дополнять друг друга.

Если присмотреться, то в этом процессе переработки знаний есть два ключевых момента, два места, где пути расходятся, и у вас есть шанс сделать что-то отличное от того, что вы делали раньше.

Это моменты, когда проект начинается и когда заканчивается. Соответственно, сейчас я вам представлю чек-листы запуска и завершения проекта.

Прежде чем вырулить на взлетно-посадочную полосу и взлететь, пилоты воздушного судна просматривают предполетный чек-лист, в котором указано все, что им нужно сделать или проверить. Это гарантия того, что они выполнят все необходимые шаги, не полагаясь на свой ненадежный мозг.

Если говорить о проектах, то люди запускают их как придется. Они могут просмотреть свои уже созданные заметки и файлы в поисках актуальных данных, а могут и не просмотреть. Они могут обсудить с коллегами усвоенные в прошлом уроки, а могут и не обсудить. Они могут разработать план по достижению прогресса, а могут и не разработать. Успешный запуск проекта во многом зависит от случая.

В главе 5 мы обсудили, как работа становится все сильнее ориентированной на проекты. Любую цель, задачу или совместную работу, за которую мы беремся, можно определить как проект, поэтому у всего этого появляется форма, лейтмотив и ощущение направленности. Если считать, что именно в эти проекты мы вкладываем больше всего сил, стоит немного структурировать их запуск. Здесь на помощь приходит чек-лист запуска проекта.

Приведу в пример свой:

• Сохранить мои текущие мысли о проекте.

• Просмотреть потенциально актуальные заметки в папках или по тегам.

• Поискать связанные с проектом термины во всех папках.

• Переместить актуальные заметки в папку проекта (или добавить им теги).

• Создать структуру собранных заметок и спланировать проект.

1. Сохранить мои текущие мысли о проекте. Я часто осознаю, что в тот момент, когда проект начинает обретать форму в моей голове, у меня появляются мысли и идеи о нем. Я люблю начинать с создания пустой заметки и мозгового штурма всех приходящих на ум мыслей. Затем эта первая заметка помещается в папку нового проекта, предназначенную для хранения всех будущих заметок, связанных с ним.

Этот шаг может и должен быть беспорядочным: я фиксирую все свои случайные размышления, потенциальные подходы к решению, ссылки на другие идеи и темы или напоминания о людях, с которыми нужно поговорить.

Приведу в пример некоторые вопросы, которые я задаю сам себе при первоначальном мозговом штурме:

• Что мне уже известно об этом проекте?

• Есть ли что-то, о чем я не знаю, но что мне нужно узнать?

• Какая у меня цель, какое намерение?

• С кем мне поговорить, чтобы получить ценную информацию?

• Что мне прочитать или послушать в поиске актуальных идей?

Все ответы, которые приходят мне в голову, я записываю в свою первую заметку. Я предпочитаю использовать маркированный список, чтобы информация выглядела компактно и ее легко было перемещать.

2. Просмотреть потенциально актуальные заметки в папках или по тегам. Далее я просматриваю все существующие папки, в которых может быть актуальная информация для проекта, который я запускаю, – связанные с ним шаблоны, схемы, а также не вошедшие в предыдущие проекты материалы. Здесь на выручку приходят система PARA и техника прогрессивного обобщения: у меня уже есть множество папок, в каждой из которых тщательно отобранные заметки с выделенными фрагментами, чтобы я быстро мог вспомнить, о чем они. Я выбираю несколько папок, которые кажутся мне наиболее подходящими для запуска нового проекта, из каждой категории: проектов, сфер жизни, ресурсов и архивов. Затем я быстро просматриваю заметки, которые выглядят интересными, стараясь сохранить импульс, чтобы нигде не застрять. Ведь в этот момент важно не отвлекаться от движения вперед.

3. Поискать связанные с проектом термины во всех папках. Третий шаг – начать поиск любых заметок, которые я мог упустить. Иногда ценные идеи могут быть погребены в самых неожиданных местах, и я могу и не отыскать их вручную.

Именно здесь по-настоящему помогает точка зрения куратора, ведь каждая заметка в моем «втором мозге» выбрана сознательно, и благодаря этому я могу запустить поиск по коллекции заметок исключительно высокого качества, где нет ничего лишнего. Это диаметрально противоположно поиску в бескрайнем интернете, где полно отвлекающей рекламы, вводящих в заблуждение заголовков, поверхностного контента и бессмысленной полемики, и все это может сбить меня с пути.

Я запускаю серию поисков по терминам, связанным с моим новым проектом, просматриваю результаты и быстро перехожу в любую заметку, которая кажется подходящей. Также здесь помогает и прогрессивное обобщение: я могу мельком взглянуть на заметку, чтобы понять ее суть, и мне не нужно запоминать ее содержимое полностью.

4. Переместить актуальные заметки в папку проекта (или добавить им теги). Любые найденные за два предыдущих шага заметки я перемещаю в папку, названную в честь запускаемого проекта. В зависимости от возможностей вашего приложения для ведения заметок в качестве альтернативы вы можете присвоить им теги или добавить в них ссылки на проект, чтобы не перемещать их из исходного местоположения. Важно не то, где находится заметка, а то, сможете ли вы быстро сослаться на нее, не отвлекаясь от работы над текущим проектом.

5. Создать структуру собранных заметок и спланировать проект. И вот наконец пришло время собрать материалы воедино и создать структуру (архипелаг идей) проекта. Моя цель состоит в том, чтобы идеи были не разрознены, а представляли собой логическую последовательность шагов, которая четко проясняет, что мне нужно делать дальше.

Форма структуры зависит от природы проекта. Если это писательский труд, например эссе или отчет, то в структуре могут содержаться основные тезисы или заголовки, которые я хочу включить в окончательный вариант. Если это документ, в котором описывается совместный проект с коллегами или подрядчиками извне, в структуре можно описать цели, к которым мы движемся, и предварительные обязанности каждого человека. Если я планирую поездку, то это может быть список необходимых вещей и маршрут.

Важно помнить, что при продвижении по этому чек-листу вы составляете план работы над проектом, а не занимаетесь непосредственной его реализацией. Считайте эти пять шагов «первым прогоном», на который должно уйти не более 20–30 минут. Вы просто пытаетесь получить представление о том, чем уже полон ваш «второй мозг». И как только вы это сделаете, вам будет понятно, сколько времени займет работа над проектом, доступ к каким знаниям или ресурсам вам потребуется, и с какими трудностями придется столкнуться.

Я рекомендую вам использовать мой чек-лист запуска проекта как отправную точку и со временем менять его согласно уже сформированному вами контексту. В зависимости от вашей профессии и индустрии чек-лист будет более или менее формальным, у вас может быть больше или меньше времени на «первый прогон», и в проекте может участвовать больше или меньше людей. В свою версию чек-листа вы можете включить среди прочего следующие шаги:

• Ответить на предварительные вопросы. Что вы хотите узнать? Какой у вас главный источник неопределенности или самый важный вопрос, на который нужен ответ? Что, вероятнее всего, не получится?

• Пообщайтесь с заинтересованными лицами. Объясните суть проекта и его значение руководителю, коллегам, клиентам, акционерам, подрядчикам и т. д.

• Определите критерии успеха. Что должно произойти, чтобы проект можно было считать успешным? Какого минимального результата вам необходимо добиться? Или есть амбициозные цели, к достижению которых вы стремитесь?

• Организуйте официальный запуск. Запланируйте контрольные звонки, установите бюджет, составьте график работы, запишите все цели и задачи, убедитесь, что все проинформированы, готовы к работе и понимают, что от них ожидается. Я считаю, что официальный запуск полезен, даже когда это ваш сольный проект!

А теперь я предлагаю взглянуть на ситуацию с другой стороны и оценить чек-лист завершения проекта.

Когда работник умственного труда заканчивает работу над проектом, он переживает особый момент, ведь этот этап действительно завершается. Работа в наше время очень сложная, поскольку кажется, что конца и края ей не видно. Это изнурительно, не так ли? Кажется, что звонки и встречи тянутся вечно, и нам редко удается отпраздновать явные победы и начать с нуля. Это одна из главных причин работать преимущественно над небольшими проектами: нам как можно чаще необходимо в полной мере испытать ощущение завершенности.

Мы не хотим ограничивать себя и просто отпраздновать окончание проекта. Мы хотим извлечь уроки из этого опыта и запротоколировать любые мысли, которые могут принести пользу в будущем. Важную роль в этом играет чек-лист завершения проекта. Это ряд шагов, который поможет вам понять, остались ли у нас какие-нибудь интеллектуальные активы, которые можно сохранить для повторного использования, прежде чем поместить остальные файлы в архивы. Единственный вариант, при котором чек-лист запуска проекта будет целесообразен, – это если вы ранее нашли время, чтобы сохранить материалы из прошлых проектов.

Итак, мой чек-лист завершения проекта:

• Поставить отметку «выполнено» в планировщике или приложении по управлению проектами.

• Вычеркнуть цель, связанную с проектом, и переместить ее в секцию «выполнено».

• Кратко просмотреть промежуточные пакеты и переместить их в другие папки.

• Переместить папку проекта в архивы на всех платформах.

• Если проект становится неактивным, добавить заметку с его текущим статусом в папку проекта перед тем, как перемещать в архивы.

1. Поставить отметку «выполнено». Собственно, первый шаг – удостовериться, что работа над проектом на самом деле завершена. Зачастую для полного завершения работы необходимо выполнить несколько томительных задач – получить последние одобрения, закончить с бумажной волокитой, отправить итоговые результаты. Поэтому я и обращаюсь к своему планировщику – специальному приложению, своего рода цифровому списку дел, где я отслеживаю, что еще не сделано.

И если в этом перечне все задачи будут выполнены, я могу пометить проект завершенным и переходить к следующим шагам.

2. Вычеркнуть цель, связанную с проектом, и переместить ее в секцию «выполнено». С каждым проектом, над которым я работаю, обычно связана соответствующая цель. Все мои цели сохранены в одной цифровой заметке, где они отсортированы от краткосрочных на следующий год к долгосрочным на годы вперед.

Я обычно пользуюсь моментом и думаю о том, удалось ли мне достичь цели, которую я изначально поставил в качестве желаемого результата работы над проектом. Если я ее добился, какие факторы привели к этому успеху? Как я могу повторить его или удвоить эти усилия в следующий раз? Если результат не достигнут, что случилось? Что я могу узнать или изменить, чтобы в следующий раз не совершить те же ошибки? Количество времени, которое нужно потратить на эти размышления, зависит от размаха проекта. Работа над крупномасштабным командным проектом справедливо потребует глубокой аналитики, а размышлениям над скромным личным проектом на стороне будет достаточно и нескольких минут.

Мне нравится вычеркивать цель и перемещать ее в секцию «выполнено». Каждый раз, когда мне нужна дополнительная мотивация, я просматриваю этот список, напоминающий обо всех значимых целях, которых я достиг в прошлом. И не важно, большие это цели или маленькие, – ведение списка ваших побед и успехов очень полезно для вашего «второго мозга».

3. Кратко просмотреть промежуточные пакеты и переместить их в другие папки. Далее я просматриваю папку завершенного проекта, чтобы выявить все созданные промежуточные пакеты, которым можно в будущем найти другое применение. Это может быть дизайн веб-страницы, который можно использовать в качестве шаблона для будущих сайтов, план оценки индивидуальной производительности или серия вопросов для собеседования, которая может пригодиться при найме сотрудников в будущем.

Нужно изучить под особым углом каждый из этих документов и файлов, чтобы разглядеть в них продукты качественного мышления. Большая часть нашей работы со временем повторяется с небольшими изменениями. Научившись продолжать размышления с того места, где вы остановились в прошлый раз, вы никогда не будете начинать с нуля, а окажетесь на шаг впереди.

Я перемещаю любые промежуточные пакеты, которые могут иметь отношение к другому проекту, в папку этого проекта. Это же касается заметок из категорий сфер жизни и ресурсов. Не переживайте, если вы не отыщете все нужные заметки до одной. При будущих поисках в архивах вы всегда сможете увидеть все доступные файлы, поэтому не беспокойтесь, что что-то может потеряться.

4. Переместить папку проекта в архивы на всех платформах. Затем настает время переместить папку проекта в архивы в моем приложении для ведения заметок и на других платформах, на которых я работал над этим проектом. Для меня это обычно папка документов на компьютере и облачное хранилище.

Это действие гарантирует, что ваш список активных проектов не будет загроможден старыми, устаревшими файлами из прошлого, но при этом все файлы сохранятся на случай, если они неожиданно понадобятся в будущем.

5. Если проект становится неактивным, добавить заметку с его текущим статусом в папку проекта перед тем, как перемещать в архивы. Этот шаг обязателен только в том случае, если проект отменяется, переносится или ставится на паузу вместо завершения. Чтобы его не было видно, я все равно хочу заархивировать его, однако в этом особом случае остается выполнить одно действие.

Я добавляю новую заметку в папку проекта, которая называется «текущий статус», в которую пишу несколько комментариев, чтобы вернуться к ней в будущем. Например, несколько пунктов для описания моих последних действий, немного деталей о том, почему проект был отменен или отложен, кто над ним работал и в какой роли, а также всё, что вы узнали и изучили. Этот «мост Хемингуэя» придает мне уверенность в том, что я могу заморозить проект, зная, что могу вернуть его к жизни в любое время.

Я был поражен фактом, что даже если честно сказать себе, что пора приостановить проект, и потратить эти несколько минут на то, чтобы сохранить свои текущие мысли о нем, зачастую я могу вернуться к нему спустя несколько месяцев или даже лет, затратив минимум усилий. Осознание того, что можно отложить проект в «долгий ящик», очень воодушевляет, ведь это позволяет разгрузиться от необходимости держать мысли о нем в уме. Невероятно приятно осознавать, что мне не нужно добиваться прогресса на всех фронтах все время.

Рассмотрим несколько других пунктов, которые вы можете включить в свой чек-лист завершения проекта. Я рекомендую вам составить его индивидуально, под свои потребности:

• Ответить на вопросы по итогам разбора полетов. Что вы узнали? Что сделали хорошо? Что можно было сделать лучше? Что можно улучшить к следующему разу?

• Пообщайтесь с заинтересованными лицами. Уведомьте о завершении проекта и его результатах руководителя, коллег, клиентов, акционеров, подрядчиков и т. д.

• Определите критерии успеха. Были ли достигнуты цели проекта? Если да, то каким образом, если нет, то почему? Насколько окупились вложения?

• Официально завершите проект и отпразднуйте. Отправьте последние электронные письма, счета, чеки, формы обратной связи или иные документы, а затем отпразднуйте свои достижения вместе с командой или партнерами, чтобы получить чувство удовлетворения от каждого приложенного усилия.

На «первый прогон» чек-листа завершения вам потребуется даже меньше времени, чем для чек-листа запуска проекта – не более 10–15 минут, чтобы захватить любые отдельные материалы и идеи. Поскольку вы не знаете наверняка, будет ли вам когда-либо полезен любой из этих файлов, вам следует свести к минимуму количество дополнительного времени и внимания, которое вы посвящаете им. Вложите ровно столько усилий, чтобы в будущем вы смогли определить, соответствует ли тот или иной файл вашим потребностям при работе над проектом. И если он соответствует, то вы сможете решить, стоит ли ваших усилий организация материалов и извлечение сути из них.

Цель использования чек-листов проектов не в том, чтобы сделать вашу работу жесткой и шаблонной. Они помогут вам четко и решительно начинать и завершать работу над проектами, чтобы не оставалось бесконечных «зависших» обязательств. Считайте чек-листы чем-то вроде строительных лесов – каркасного оборудования, гарантирующего, что здание, которое вы строите, будет стоять. А строительные леса рано или поздно убирают. Таким же образом привычки вести чек-листы впитаются в образ вашего мышления и станут вашей второй натурой. И вы даже не подумаете о начале работы над каким-то новым проектом, не отправив запрос в свой «второй мозг», чтобы узнать, есть ли там материалы, которые можно использовать повторно.

Давайте поговорим о еженедельных и ежемесячных обзорах.

Практику проводить еженедельные обзоры впервые ввел бизнес-тренер и писатель Дэвид Аллен в своей влиятельной книге «Как привести дела в порядок». Он определил еженедельный обзор как регулярную проверку своей рабочей и личной жизни, в ходе которой вы собираете и обрабатываете информацию один раз в неделю. Аллен рекомендует использовать эту привычку, чтобы записывать новые дела, которые необходимо сделать, актуализировать данные по активным проектам и определиться с приоритетами на будущую неделю.

Я предлагаю добавить еще один шаг: делать обзор заметок за прошедшую неделю, давать им короткие названия, выдающие их суть, и распределить их в соответствующую категорию PARA. Во многих приложениях для ведения заметок есть категория «несортированные», где новые заметки копятся до тех пор, пока о них не вспомнят. Эта «пакетная обработка» длится считаные секунды для каждой заметки, и провести ее полностью можно за несколько минут.

Давайте углубимся в детали и посмотрим, как еженедельные и ежемесячные обзоры могут помочь вам держать свой «второй мозг» готовым к любой ситуации.

Предлагаю вашему вниманию свой чек-лист еженедельного обзора, который в зависимости от загруженности недели я обычно заполняю в течение 3–7 дней. Смысл не в том, чтобы следовать жесткому графику, а выработать привычку регулярно очищать свои входящие сообщения и цифровые рабочие пространства, чтобы они не переполнялись. Этот чек-лист я храню на цифровой заметке на своем компьютере, чтобы можно было без проблем обратиться к нему.

• Очистить папку «Входящие» электронной почты.

• Проверить календарь.

• Очистить рабочий стол моего компьютера.

• Очистить раздел «Входящие» в приложении для ведения заметок.

• Выбрать задачи на неделю.

1. Очистить папку «Входящие» электронной почты. Я начинаю с очистки в своем e-mail входящих писем, оставшихся с прошлой недели. Обычно в течение недели из-за других дел у меня нет времени, чтобы это сделать, но я понял, что, если позволяю от недели к неделе сообщениям накапливаться, становится сложнее следить как за новыми письмами, на которые нужно реагировать, так и за оставшимися старыми письмами.

Любые вопросы, требующие действия, я сохраняю в своем планировщике, и все заметки – в приложении для их ведения.

2. Проверить календарь. Затем я перехожу к календарю. В нем я вижу все свои планы на неделю, в том числе дела и встречи, для которых мне нужно освободить место. Обычно я просматриваю последние две недели на случай, если мне нужно что-то доработать, и две ближайшие недели, если мне следует к чему-то подготовиться.

Опять же, все действия сохраняю в планировщике, а заметки – в приложении.

3. Очистить рабочий стол моего компьютера. Далее я удаляю файлы, накопившиеся на рабочем столе моего компьютера. Со временем я понял, что если нагромождать их неделю за неделей, то рано или поздно мое цифровое пространство настолько забивается, что я не могу мыслить ясно.

Любые потенциально актуальные для моих проектов, сфер жизни и ресурсов файлы я перемещаю в соответствующие категории PARA на моем компьютере.

4. Очистить раздел «Входящие» в приложении. Когда я перехожу к четвертому шагу, раздел «Входящие» в моем приложении для ведения заметок уже заполнен интересными файлами с предыдущих трех этапов – с электронной почты, календаря и рабочего стола компьютера. Они добавились к остальным заметкам, которые я сохранил на прошлой неделе (за неделю их накапливается примерно 5–15).

На данном этапе я провожу «пакетную обработку» сразу всех заметок, быстро и интуитивно решая, в какие папки категорий PARA их нужно распределить, а также создавая новые папки, если это необходимо. «Единственно правильного» места для заметок нет, а поиск – невероятно эффективный инструмент, поэтому я сохраняю заметки в первом месте, которое приходит мне в голову.

Вы можете обратить внимание на то, что это единственный шаг моего еженедельного обзора, напрямую связанный со «вторым мозгом». Просмотр входящих заметок, присвоение каждой из них информативного названия и перемещение в правильную категорию PARA – простой и удобный процесс. Я не провожу их обобщение и не выделяю фрагменты. Я не пытаюсь понять их содержание или усвоить его. Я не беспокоюсь обо всех темах, к которым они потенциально могут относиться.

Все эти размышления я приберегу на будущее, когда точно пойму, чего пытаюсь достичь, и буду находиться в поиске структурного элемента знания, который поможет мне приблизиться к этой цели. Данный еженедельный процесс сортировки служит легким напоминанием о знаниях, которые я накопил за неделю, и обеспечивает здоровый поток новых идей и размышлений, поступающих в мой «второй мозг».

5. Выбрать задачи на неделю. Это последний этап моего еженедельного обзора – разобрать «входящие» в моем планировщике. К этому моменту у меня уже сложился ряд задач из электронной почты, календаря, заметок и компьютера, поэтому мне требуется несколько минут, чтобы распределить их по правильным проектам и сферам жизни.

Последний этап моего еженедельного обзора – выбрать задачи, которые мне нужно выполнить на следующей неделе. Поскольку я только что проанализировал весь свой цифровой мир и принял во внимание всю потенциально актуальную информацию, я с абсолютной уверенностью могу принять это решение и начать свою неделю, работая над нужными вещами.

Еженедельный обзор конструктивен и практичен, однако я рекомендую проводить ежемесячный обзор, который отличается более высоким уровнем рефлексии и целостности. Это возможность оценить картину целиком и рассмотреть фундаментальные изменения ваших целей, приоритетов и систем, поразмышлять о которых в повседневной суете вам может не хватить времени.

Мой ежемесячный обзор выглядит так:

• Просмотреть и обновить цели.

• Просмотреть и обновить список проектов.

• Просмотреть мои зоны ответственности.

• Просмотреть задачи без конкретного срока выполнения.

• Пересмотреть приоритет задач.

1. Просмотреть и обновить цели. Начинаю я с обзора своих квартальных и годовых целей. Я задаю себе вопросы в духе: «Каких успехов я достиг, чего добился?» и «Что пошло не по плану и чему я могу на этом научиться?» Я потрачу немного времени, чтобы вычеркнуть выполненные цели, добавить недавно появившиеся или изменить скоуп уже утративших значение задач.

2. Просмотреть и обновить список проектов. В этот шаг входит перенесение всех завершенных или отмененных проектов в архивы, добавление новых или обновление активных проектов для понимания, что в них изменилось. Я также обновлю содержимое папок в приложении для ведения заметок, чтобы отразить эти изменения.

Важно отметить, что список проектов остается актуальным, своевременным и точным отражением ваших жизненных целей и приоритетов. Тем более что проект – это главная единица организации вашего «второго мозга». Когда папка проекта готова и ожидает действий, ваш разум нацелен на то, чтобы замечать лучшие идеи и сохранять их для продвижения проекта вперед.

3. Просмотреть мои зоны ответственности. На этом этапе я думаю о главных сферах моей жизни – здоровье, финансах, отношениях с людьми, семейной жизни – и решаю, хочу ли я что-то изменить, принять какие-то меры. Эти размышления часто добавляют новые пункты в мой планировщик и новые заметки в приложение для их ведения.

В записных книжках разных сфер жизни часто содержатся заметки, в которых зарождаются будущие проекты. Например, в папку «Дом» я сохранял фотографии для перестройки домашней студии, о которой я упоминал ранее. Еще задолго до того, как этот проект стал активным, у меня уже было место для сбора идей и вдохновения, поэтому все уже было готово, и нам оставалось лишь объявить о начале работы.

4. Просмотреть задачи без конкретного срока выполнения. Это особая категория: я когда-нибудь захочу выполнить все эти задачи, но не в ближайшем будущем. Например, выучить китайский язык или посадить сад. За подобными будущими мечтами важно следить, но они не должны мешать тем задачам, которые приоритетны для вас сегодня. Я уделяю несколько минут таким задачам на случай, если какая-то из них будет обладать практической ценностью. Например, когда мы с женой стали жить вместе в своем доме, наша мечта завести собаку стала реальностью, а при постоянных переездах из одной квартиры в другую это было невозможно. Я уже сохранил к тому моменту несколько заметок о том, каких собак нужно рассматривать (энергичных, гипоаллергенной породы, ладящих с детьми и т. д.), и когда я дошел до этого шага в своем ежемесячном обзоре, эти заметки сразу всплыли на поверхность.

5. Пересмотреть приоритет задач. Итак, я наконец-то выполнил все предыдущие шаги, и передо мной сформировалась общая картина: цели, которых нужно достичь, проекты «в уме». Настало время пересмотреть приоритет задач. Зачастую я удивляюсь, как много может измениться за месяц. Списки дел, которые казались критически важными в прошлом месяце, могут стать абсолютно неактуальными в этом и наоборот.

Переходим к третьей категории привычек, которые пригодятся вам, когда вы начнете использовать свой «второй мозг» на практике в реальном мире. В некотором смысле это важнейшая категория, но при этом наименее предсказуемая. Я называю эти привычки «привычками замечать» – замечать и использовать небольшие возможности (которые иначе вы бы просто пропустили), позволяющие сохранить те данные, которые упростят поиск важной заметки. Приведу несколько примеров:

• вы замечаете, что идея, о которой вы размышляете, может быть потенциально ценной, и фиксируете ее, отбрасывая мысль: «А, да так, ничего особенного»;

• вы замечаете, что идея, с которой вы знакомитесь, находит в вас отклик, поэтому тратите еще несколько секунд, чтобы отметить ее;

• вы замечаете, что заметку можно было бы назвать удачнее, и переименовываете ее, чтобы вам в будущем было легче ее найти;

• вы замечаете, что можете переместить заметку в папку другого проекта, где она будет более полезной, или связать ее с ним;

• вы видите возможности объединить как минимум два промежуточных пакета в новую, более масштабную работу, чтобы вам не приходилось начинать ее с нуля;

• вы замечаете шанс объединить похожий контент из разных заметок в одну, чтобы он не был разбросан по разным местам;

• вы замечаете, что имеющийся у вас промежуточный пакет уже мог помочь другому человеку решить свою задачу, и делитесь им с ним, даже если промежуточный пакет не идеален.

В отличие от списков дел у заметок есть преимущество: они не срочные. Если упустить из виду важное дело, это может привести к катастрофическим результатам. Однако заметки можно легко поставить на паузу в любой момент, когда вы будете заняты, без каких-либо негативных последствий. Если у вас каждую неделю есть время организовать свои заметки, это прекрасно. Если нет, то не проблема. Я часто могу неделями или месяцами не очищать входящие заметки, прежде чем я найду для этого время. Они всегда к этому готовы, поэтому они дождутся меня.

Самое распространенное заблуждение об организации заметок, с которым я сталкиваюсь при работе с клиентами, заключается в том, что это тяжелая работа. Они будто верят, что, если бы они могли забыть о деловом календаре и отложить свои текущие обязательства на несколько дней, они бы наконец смогли навести порядок и очистить свой разум.

Даже в тех редких случаях, когда я видел, что людям каким-то чудом удавалось высвободить настолько большой отрезок времени, он никогда не проходил хорошо. Как правило, они зарывались в мелочах и с трудом преодолевали гору накопившихся вещей, за которые они хотели взяться. Затем их охватывает чувство вины из-за того, что они не могли добиться прогресса, даже имея в своем распоряжении много времени. Для людей неестественно полностью реорганизовать свой мир в один присест. Человеческая жизнь многослойна и многогранна, поэтому в ней есть место абсолютно любой мелочи.

Крайне важно оставаться организованными, однако необходимо совершенствоваться в течение жизни маленькими шагами, в промежутках между продвижением ваших проектов вперед, когда вы замечаете маленькие возможности для улучшения.

Приведу более конкретные примеры того, как могут выглядеть эти возможности:

• вы решаете провести свой следующий отпуск в Коста-Рике, поэтому перемещаете заметку с полезными фразами на испанском языке из папки ресурсов «Языки» в папку проекта «Коста-Рика», чтобы поспособствовать этой поездке;

• ваш технический директор уходит на другую работу, и вам необходимо нанять нового, поэтому вы перемещаете созданную вами в прошлый раз папку «Наем технического персонала» из архивов в проекты, чтобы облегчить поиск;

• вы планируете провести очередной семинар и перемещаете PDF-файл с практическими упражнениями для него из папки сферы под названием «Семинары» в папку нового проекта, которая будет посвящена этому конкретному семинару;

• вы понимаете, что вам нужно купить новый компьютер, потому что ваш нынешний работает слишком медленно, и перемещаете несколько статей, сохраненных в папке ресурсов «Компьютерные исследования», в папку нового проекта, которая будет называться «Покупка нового компьютера».

Все эти действия занимают мгновения и выполняются по итогам изменений ваших целей и приоритетов. Нам заранее следует избегать большого количества тяжелой работы, и не только потому, что она отнимает драгоценные силы и время, но и потому что она привязывает нас к определенному порядку действий, который может оказаться неправильным.

Когда ваши цифровые заметки становятся рабочей средой и перестают быть обыкновенным хранилищем, вы проводите в них намного больше времени. А это неизбежно ведет к тому, что вы заметите гораздо больше возможностей для перемен, чем ожидаете. Со временем это постепенно создаст среду, гораздо больше соответствующую вашим реальным потребностям, чем все, что вы могли заранее запланировать. Профессиональные шеф-повара поддерживают порядок в своей среде с помощью небольших импульсов и корректировок. И вы тоже можете использовать свои привычки замечать, чтобы организовывать работу на ходу.

Действия, связанные со всеми тремя типами привычек, с которыми мы сейчас познакомились (чек-листы запуска и завершения проекта, еженедельные и ежемесячные обзоры, привычки замечать), должны выполняться быстро, в свободные промежутки времени в течение дня.

Они по определению должны подстраиваться под деятельность, которую вы уже в той или иной форме ведете. Возможно, они даже немного структурируют ее. Эти действия не должны быть грандиозными подвигами, требующими от вас огромного количества времени в полной изоляции в стиле дзен, что само по себе нереально, и, если вы будете ждать этих идеальных условий, вы никогда и первого шага не сделаете.

Предложенные мной чек-листы – отправная точка, которая поможет вам добавить немного предсказуемости в часто беспорядочную и непредсказуемую среду. Они обеспечивают регулярность действий по приему, обработке и использованию информации в цифровом виде, при этом от вас не потребуется бросить все свои дела и реорганизовать сразу всё в один присест.

Хочу напомнить, что обслуживание вашего «второго мозга» проходит в очень щадящем режиме. В отличие от двигателя автомобиля здесь ничего не взорвется, не загорится и не сломается, если вы на несколько дней, недель или даже месяцев пустите ситуацию на самотек. Весь смысл создания «второго мозга» и сохранения ваших мыслей в нем заключается в том, чтобы эти мысли были неподвластны течению времени. Они будут готовы к тому, чтобы вы вернулись к работе ровно с того момента, на котором закончили, когда у вас будет больше времени или мотивации.

Если говорить точнее:

• нет необходимости сохранять все идеи – лучшие из них всегда возвращаются;

• нет смысла часто очищать вашу папку «Входящие» – это не список дел, когда одна пропущенная заметка может привести к негативным последствиям;

• нет нужды устанавливать строгие сроки для обзора или обобщения заметок: мы не пытаемся полностью зазубрить их содержание или держать их в голове;

• при организации заметок или файлов по системе PARA решение распределять по папкам не требует большого количества усилий, ведь поиск – очень эффективный запасной вариант.

Правда в том, что у любой системы, которая во имя своей надежности должна работать идеально, уже есть серьезные недостатки. «Идеальная» система, которую вы не используете, потому что она слишком сложная и подвержена ошибкам, не идеальна. Более того, она хрупкая и развалится сразу после того, как вы переключите внимание на что-то другое.

Нам следует помнить, что мы не выстраиваем энциклопедию безукоризненно систематизированных знаний. Мы создаем систему, которая будет работать. И не только в прямом смысле, ведь это константа нашей повседневной жизни. По этой причине вам необходимо выбрать систему, которая не будет идеальной, но при этом продолжит быть полезной в реалиях вашей жизни.