Читать сметы
Самое важное в любом проекте, который требует даже небольшой бюджет, смета. Смета – это документ (таблица), в котором зафиксировано, как и на что будет потрачен этот самый бюджет. Составить смету можно к мероприятию, к съёмке видео в ленту инстаграма, к специальному проекту в СМИ и тонне других задач.
Почему смета – это важно? Смета помогает контролировать бюджет и не вылезти из его рамок. Простейший пример – съёмка лукбука новой коллекции для бренда. Что войдёт в смету? Гонорар фотографа, ретушера, визажиста, моделей. Аренда студии, аренда оборудования. Реквизит для съёмки, цветы и так далее. Держать в голове то, сколько денег можно потратить на каждую из этих позиций, – дело неблагодарное и безответственное. Выпишите всё в таблицу, сложите, убедитесь, что вы не выходите за рамки выделенного бюджета, и дальше двигайтесь в соответствии со сметой.
Иногда смету присылают на проверку вам. Простой пример: вы получаете смету от агентства, которое делает видео вам в ленту Инстаграма. На что нужно посмотреть в первую очередь?
Как выглядит смета. Смета должна быть максимально прозрачной. «Модель – 5000 рублей с налогами» – плохой пример. Как можно исправить? «Модель (агентство Х) – стоимость в час 1000 рублей – съёмка 5 часов – подытог 5000 рублей – НДС 20 % – итог 6000 рублей». Так становится понятнее, из чего формируется итоговая стоимость. Просите максимально подробную смету – только так вы понимаете, за что и сколько платите.
Соответствие сметы изначальной задаче. Реальный случай из жизни: в смете к съёмке мебели (с согласованными референсами, где в кадре – только комоды и столы) появились позиции «Модель», «Визажист», «Стилист». Перепроверяйте каждую строчку сметы и не стесняйтесь задавать вопросы. Задача вашего контрагента – получить как можно больше денег; ваша ответственность – потратить их с умом.
Зло кроется в деталях, в нашем случае – в человекочасах и формулах. Всегда проверяйте, сколько часов на того или иного специалиста стоит в смете. Вам наверняка не нужно 24 часа арт-директора на типовой съемке поста в Инстаграм (если это не какой-то важный ролик на ТВ, но даже там вопрос – нужно ли столько). Максимум часов всегда у рядовых исполнителей – менеджеров проекта, аккаунтов и исполнителей – дизайн, копирайт, разработка. Когда у нас в смете парад начальников, это значит, что смету выводили на маржинальность – окупаемость.
Адекватность стоимости услуг. Реальный пример: в смете на специальный проект с блогерами (специальный проект состоял из одного поста и двух сторис) было указано, что инфлюенсер-менеджер потратил на проект 20 рабочих часов. Кажется, что организовать выход трёх единиц контента можно и за меньшее время. Не стесняйтесь задавать неудобные вопросы. Со временем вы будете хорошо разбираться в том, сколько должны стоить услуги стилистов, художников и осветителей.
Правильность расчетов. Третий реальный пример: НДС от 40 000 рублей (то есть 20 % от суммы) был указан в размере 32 000 рублей. Перепроверяйте расчёты своего подрядчика, следите за тем, чтобы он использовал правильные формулы.
Написать письмо
Деловая переписка – совершенно особый вид коммуникации, который нельзя просто «сесть и освоить». На эту тему классные редакторы пишут книги, об этом делают вебинары и составляют презентации. Понимание деловой переписки приходит с опытом, с каждым отправленным и полученным письмом. Тем не менее, есть несколько базовых правил коммуникации, которые легко запомнить. Наша книга не совсем про коммуникации, поэтому этой теме отведена лишь одна глава, но, думаем, если вы дошли до неё, то уже понимаете, что коммуникации сквозят через каждую задачу, иногда они – основа успешного проекта.
Поймите своего адресата. Письмо топ-менеджеру, у которого есть время прочитать ровно три строчки, и коллеге, которому важно максимально разобраться в проекте, – это два разных письма. Отличаются и письмо с аджендой встречи для коллег, и письмо блогерам, с которыми вы хотите сотрудничать. Кажется, что проще привести примеры на каждый случай, но нет – проще понять, что хочет видеть получатель. Когда вы начнёте понимать, что важно для человека, вы начнёте писать хорошие письма – и не только по работе.
Даже в переписке существует целевая аудитория со своими особенностями и потребностями, ваша задача – закрыть письмом потребность в получении информации и закрыть её максимально хорошо, донеся свою ценность (ценность своей мысли, идеи, решения, предложения). Основа переписки – понимание аудитории, которая получает письмо, понимание, что вы хотите получить на выходе, а также понимание контекста.
Если распространённая ошибка уставшего менеджера – писать письма после работы. Или разгребать почту по выходным. Или отправлять письма в 6 утра, потому что вы самый продуктивный. А теперь представьте, что вы отправляете письмо в пятницу вечером в 20:00 по Москве, а ваш подрядчик живёт и работает в городе Орск. У него +2 часа, время 22:00, и он уже ушел забывать эту ужасную неделю в компании друзей и пива.
Всё просто, вы не учли контекст переписки: с кем вы общаетесь, где этот человек, сколько у него времени, в каком он состоянии сейчас находится. А значит, просто отправили своё письмо или сообщение в пустоту. Наш подрядчик на грани выгорания, в понедельник он выделит все письма, упавшие в его почту за выходные, и пометит их прочитанными.
Контекст в нашем случае – это ситуация, в которой происходит общение. В контекст могут входить как часовые пояса, так и регионы, где живёт ваш адресат, – нет ли там сейчас праздников, выходных дней, упаси боже, военных действий или природных катаклизмов. Контекст – это время, погодные условия (смешно брифовать сммщика на поддержку мороженого, когда за окном +10), это даже день недели – например, писать письма в понедельник утром практически бесполезно – таких, как вы, с десяток; шанс, что ваше письмо потеряется или попадёт в самый хвост, велик. Контекст – это степень важности вашего проекта, отношения и загрузка проектной команды, уровень рисков в задаче.
Например, если вы понимаете, что задача идёт долго и плохо, это ваша тринадцатая итерация правок, а дизайнер попросту устал, то письмо должно быть скорее мотивирующим и подбадривающим. И наоборот, когда на старте проекта команда замотивирована и фонтанирует идеями, важно быть максимально структурированным менеджером, который вычленяет из общих идей суть и трансформирует её в задачи.
Вот примеры того, как ещё по-разному могут отличаться письма для разных адресатов:
• письмо топ-менеджеру: короткое, ёмкое, с ключевыми цифрами;
• письмо с отчётом о проекте для руководителя: небольшая выжимка ключевых цифр и фактов в теле письма, остальное – приложено в формате презентации;
• письмо с целями отдела для коллег – подробно описаны цели, назначены роли, все коллеги в копии письма;
• и так далее.
Структурируйте свои письма. Нет ничего тяжелее для понимания, чем поток сознания, который надо каким-то невероятным образом распутать, чтобы понять, что от тебя хотят. Почтовые клиенты не зря имеют огромное количество инструментов для редактирования. Смело делите письмо на блоки, выделяйте жирным ключевую информацию, нумеруйте свои вопросы и прописывайте в начале абзаца ответственного за то, что в этом абзаце написано. Чем проще и быстрее разобраться в вашем письме, тем активнее будут на ваши письма отвечать.
Впрочем, это относится и к вашим ответам на чужие письма. Если вам прислали письмо с тремя пронумерованными вопросами, ваш ответ «да, спасибо» можно будет справедливо принять как неуважение. Вы ответили да на всё или на что-то конкретное? Или просто увидели, что я прислал(а) вам письмо и решили так меня за него поблагодарить? Даже если ваше «да» – это «да» на всё, потрудитесь так и написать: «Спасибо за вопросы, ответ на все три – да». Всего шесть дополнительных слов, а стало сильно понятнее. Если у вас нет возможности сейчас дать ответ – так и напишите и пообещайте вернуться в конкретный день и время.
Обращайте внимание на «мелочи». Как и всегда, дьявол кроется в деталях.
• уважайте время коллег: письмо с заголовком «СРОЧНО!!!» вызывает не переживания, как вы надеялись, а раздражение и злость. Тема «Срочно: согласовать бюджет Q4» сразу даёт понять, о чем речь, что нужно сделать и что делать это нужно быстро;
• если вы добавляете кого-то в переписку, не забудьте его представить;
• не удаляйте из копии коллег, не предупредив их (устно/в мессенджере);
• не забывайте о вложениях;
• не забывайте настраивать подпись и оставлять актуальную контактную информацию или уведомления о вашем отпуске или болезни с переадресацией на нужного коллегу.
Если вы в деловой переписке совсем новичок, то письмо может быть подчинено классической структуре информационного текста:
• приветствие и необходимая информация об участниках переписки. Например: Добрый день, меня зовут Маша, я – PR менеджер сервиса Лучший сервис. В копии моя коллега Надежда;
• частая ошибка – дать вторым пунктом рассказ на А4 о вашем проекте, но это неправильно: пока человек не заинтересован, он не будет читать тонну лишней информации. Лучший выход – уже во втором абзаце дать человеку конкретику: мы хотим видеть вас амбассадором нашего сервиса. Амбассадор в рамках нашей программы делает вот это и вот это. Ниже я расскажу о работе нашего сервиса и условиях, которые мы предлагаем;
• теперь можно рассказать коротко о том, чем вы занимаетесь, в чём соль вашего предложения и проекта;
• следующий шаг – чётко и ясно прописываем условия: что вы хотите от человека, какие сроки, в каком формате и что предлагаете взамен, если это коммерческое сотрудничество или предложение коллеге подхватить ваш проект (например, вы заберёте у него что-то другое);
• говорим, что лежит во вложениях (презентация, документы, смета) – люди не смотрят вложения просто так;
• даёте необходимую информацию для обратной связи – ваш номер телефона, удобный мессенджер, контакты коллеги, которая подхватит проект на время вашего отпуска.
Человек после прочтения письма должен выйти из почты с чувством «окей, всё понятно», а не «и что мне с этим потоком сознания нужно сделать, а зачем, а точно ли это мне?».
Давайте закрепим пять базовых правил хорошего письма и сообщения.
Правило 1: пишите правду. Это важно в любой коммуникации от брифа до сообщения в телеграме. Если перефразировать – заменяйте штампы и клише на факты. Не коммуникабельный, а «сумел найти контакт и общий язык с 20 другими членами команды», если речь идёт, например, о сопроводительном письме для нового работодателя или о рекомендательном письме для вашего стажёра.
Не стрессоустойчивый, а «однажды работала на проекте, где сроки были 2 дня, а мой подрядчик внезапно переехал в Мексику и выбросил в реку телефон. Я нашла нового за сутки и спасла проект». Правда – это факты. Это не «самый лучший», а «потому что…».
Не «классный проект», а «проект, который поможет нам попасть в топ-СМИ и получить N охвата потому-то и потому-то». Убирая оценочные прилагательные, вы избавите человека от додумывания и лишних фантазий.
Правило 2: учитывайте контекст. Да, ещё раз. Думайте, кому адресован ваш текст, как настроен читатель, какая цель у вашего текста и в уместное ли время вы его отправляете. Так, например, есть огромная разница между сообщением, которое вы отправляете рекрутеру и прямому нанимателю. И такая же огромная разница, когда вы пишете микро-отчёт для своих коллег и для топов индустрии.
Правило 3: 1 сообщение = 1 текст. У каждой единицы переписки должна быть цель.
Проверяйте себя следующим вопросом: «О чем этот текст/абзац/пункт в письме/сообщении?». Один текст должен доносить до пользователя одно сообщение. Не старайтесь показать все лучшие стороны проекта в одной единице текста – это ведет к запутанной коммуникации. Например, как когда вы собираете описание проекта и хотите в одном письме уместить все вводные, все задачи для всех исполнителей и все важные детали. Можно сколько угодно выделять цветом и подчёркивать. Но важно, что внимание людей переключается слишком быстро – они отключатся где-то на описании проекта и пойдут скроллить вниз в поисках своего имени (если вы, конечно, потрудились его написать).
Берегите внимание и заботьтесь о людях – так, например, вы можете написать в самом начале содержание письма: «ниже вы найдете описание проекта Х, в самом конце – задачи для отдела дизайна, маркетинга и медиапланирования. Катя, Вася и Петя, там всё для вас со всеми техническими требованиями и ограничениями. Во вложении – смета на проект, презентация и мудборд». Это простая навигация, которая поможет человеку подготовиться к тому, что сейчас вы украдёте его время.
Вариант PRO: собирайте всё во вложениях. Например, вы сделали отдельно бриф для Кати, Васи, Пети, мудборд, описание проекта в презентации, тайминг и смету. Вы корректно назвали каждый файл (Бриф для Кати, Бриф для Васи и Бриф для Пети). В письме вы даёте людям выжимку и дальнейшие шаги. Например:
Всем привет! Чтобы не отнимать у всех время, собрала отдельно брифы для каждого из участников задачи.
Во вложении:
• описание проекта;
• мудборд;
• смета;
• тайминги;
• брифы для каждого из вас.
Пожалуйста, ознакомьтесь с ними, а я буду ждать ваших вопросов.
Правило 4: будьте проще.
Разговаривайте с людьми на их языке, но с учетом контекста и целевой аудитории. Не пытайтесь украсить текст клише вроде «роскошный», «самый вкусный», «лучший из», «неповторимый». Дайте факты, обрубите предложения до простых, объясните, что хотите донести или получить. Простой текст написать сложнее роскошно-изысканного. Тренируйтесь.
Особенное зло, кстати, кроется в сообщениях в Телеграме, где можно увидеть воду на А4. Здесь уже даже не будем говорить о том, что не оценён контекст (Телеграм – не платформа для брифинга, это платформа для быстрых сообщений). В мессенджерах, а особенно в чатах, мы не вчитываемся в длинные сообщения, а мозг автоматически отключается на 3 строчке. Если только у вас нет новостного канала проекта – это тоже очень удобная штука, в которую мы собираем важную информацию и изменения. Вот там уместны лонгриды, сводки новостей о проекте и описание всех этапов.
Быть проще – не значит писать топ-менеджеру: «йоу, чел, тут отчет по проекту Х, классно залетело, просто пушка» (ну, если у вас не принято такое общение, конечно). Быть проще – убирать из писем и сообщений лишнюю воду, лирику и обобщения.
Самое простое – это пройтись свежим взглядом и оценить каждый кусок вашего текста: а это можно было бы в отрыве от письма сказать о любом другом проекте? Если да, – надо менять или убирать. Например: «Всем привет! Мы запускаем чумовой проект!». Это можно сказать о чём угодно, хоть о конкурентах. А можно было так: «Всем привет! Мы начинаем подготовку к Новому году в наших социальных сетях колбасного завода». Это уже конкретная тема.
Правило 5: будьте про человека.
У коммуникации есть получатель. Держите в голове, какие задачи вы решаете своим текстом для читателя. Что он должен вынести, решить, почувствовать? Ваш текст закрывает его проблемы? Ваше письмо или сообщение даёт человеку ясность и рецепт к дальнейшим шагам или плодит вопросы и сущности? Не выглядит ли письмо так, что после него хочется сделать скриншот и отправить в чатик с другими коллегами со словами: «лол че тут от меня хотят???». Не вызывает ли письмо или сообщение вопроса: а я точно нужен в копии этой переписки?
Ещё пара советов, и переходим к следующей главе:
• осваивайте отложенные сообщения в Телеграме: все мы знаем, что лучшее время, когда осенило идеей – 23:30. Но стоит ли отправлять её всем и сразу? Если долго жать на стрелочку отправки в Телеграме, то вылезет меню отложенных сообщений, вы можете управлять датой и временем, когда ваше сообщение придёт к получателю;
• старайтесь не отправлять рабочие не горящие письма и сообщения после рабочего времени, принятого у вас в компании и до него. Вы, конечно, душечка, что встаёте в шесть утра и работаете, но не все коллеги обладают такой тягой к карьерной лестнице. Пожалейте их;
• письма в выходные и праздники – туда же. Не злите людей попусту. Спросите себя: проект горит? Если нет, то как долго он может подождать? До понедельника-вторника терпит? Ок, делаем отложенные.
Ошибки случаются со всеми, но ваша базовая подготовленность показывает, что вы классный и ответственный работник.
