Находить слабые места

Есть аксиома: не бывает идеальных процессов. В любом сложном процессе, особенно в работе в большой корпорации, всегда есть так называемые «бутылочные горлышки», об которые спотыкаются все. Простой пример – Инстаграм большой компании. За каждым постом стоит тонна согласований, они занимают много времени и усилий, к тому же из-за этого становится сложно реагировать на разные инфоповоды ситуативным контентом.

Возникает масса вопросов: действительно ли нужны все согласующие? Действительно ли нужно, чтобы в отделе маркетинга пост проверяли три человека? Разве не хватит одного? А если нужны действительно все трое – как можно оптимизировать процесс, чтобы пост не застревал в отделе на согласовании на неделю? Получается, что один пост занимает у вас семь дней в лучшем случае, маркетинг-директор орэт, почему мы не можем поддержать мем с рыбами вовремя, вы бы и сами рады, да что-то как-то не выходит показывать красивое.

С другой стороны, зачем устранять «бутылочные горлышки» – ведь всё и так работает? Первая причина очевидна: чтобы вы не тратили бесполезно своё время и время своих коллег. Чем быстрее вы оптимизируете процессы, тем слаженнее пойдет работа. Вторая причина более честолюбива: устраняя эти «бутылочные горлышки», вы показываете себя эффективным менеджером, который способен создавать качественные пространства вокруг себя. Это – в хорошем смысле – обязательно «аукнется», когда придёт время войны за прибавки, ресурсы и повышения. В-третьих, освобождая своё время от такого мусора, вы освобождаете пространство для нового – в том числе, тех проектов, которыми вы действительно хотите заниматься.

Важно помнить: правда в том, что «бутылочные горлышки» не заканчиваются. Как только процесс оптимизируется в одном месте, становится очевидно, что он слишком затянут в другом – просто вы на него не обращали внимание. Как можно бороться с этой проблемой системно?

Для начала нужно научиться определять такие «узкие» места. Обратите внимание – на что вы тратите больше всего времени? Это может быть как пассивная трата времени, то есть ожидание – фидбека, согласований; так и активная – когда заполнение договора отнимает столько времени и внимания, что после этого не хочется ровным счетом ничего. Что тратит не только ваш ресурс, но и ресурс ваших коллег?

Затем необходимо определиться с причиной затора. Часто она кроется в людях: их или слишком мало, или слишком много. Выше мы привели пример того, как масса согласующих блокируют процесс согласования поста в Инстаграме. Как с этим можно работать?

• честно объяснить, что один пост согласовывается в течение двух недель, а ваша новая стратегия социальных сетей – более оперативное реагирование на инфоповоды;

• предложить от каждого отдела выбрать по одному человеку, который несёт на себе ответственность за согласование;

• если, например, тексты застревают на юристах, можно попробовать передавать им на согласование сразу несколько постов – так называемый бэтчинг задач (объединение нескольких небольших в одну);

• делать согласование одновременным для всех, а не по цепочке – например, в miro.

Аргументируйте свою позицию. Иногда для того, чтобы улучшить процессы, нам нужен ресурс и доверие. Объясните, что приобретёт компания, если вы возьмётесь за ту или иную задачу. Обсудите это со своим руководителем, директорами направлений; используйте примеры других компаний и брендов. Например, вы с коллегами ведёте несколько подрядчиков, которым нужно платить деньги. Вы тратите очень много времени в день, неделю, месяц, чтобы собрать все документы, проверить, передать на оплату, отвечать подрядчикам, почему они не могут купить хлеба.

Можно сколько угодно думать, что вы – неэффективный менеджер (но сначала убедитесь, что это правда не ваша вина, например, что вы не тянете до последнего дня, чтобы горой загрузить все документы в финансы, а потом забиваете на них на месяц, пока не загорится), но, возможно, загвоздка в другом.

Попробуйте декомпозировать и эту задачу. Разберитесь, где зависает. Если, например, вы умница и всё делаете вовремя, то не может ли быть такой ситуации, что в финансах за ваш отдел отвечает всего 1 человек, который просто похоронен под всеми вашими платежами? Или вы с коллегами присылаете все документы в один день, и человек разгребает их неделями? Или ваши подрядчики косячат в заполнении и приходится всё переделывать? Или мы снова возвращаемся к ситуации, когда один документ на 50 000 согласовывают 33 человека, часть из которых – топ-менеджеры, и подвисает там?

Что же делать?

• «поднять флажок» – например, сообщить своему руководителю, что такая проблема есть;

• обозначить риски – ваши подрядчики не получат денег и не купят хлеб, никто не сможет снимать для вас видеоролики;

• найти решение, хотя бы временное, и предложить его – напоминаем, что, как и в случае с факапами, не бойтесь проявляться как проактивный взрослый человек, предлагайте варианты;

• согласовать решение;

• сообщить о решении и новых правилах всем заинтересованным лицам – например, вашему менеджеру по финансам, который внезапно будет получать 15 числа не 100 документов на оплату, а 10, потому что вы решили, что вы с коллегами будете присылать их порционно;

• провести тестовый период и оценить эффективность решения – сколько часов сэкономили, стало ли хоть немного легче, а всем легче или только вам?

• наметить дальнейшие шаги – ок, а дальше-то что будем делать?

Не забудьте поделиться результатами. К хорошему быстро привыкают; если вы хотите, чтобы вам доверяли и дальше, покажите, что ваша работа была (хоть и незаметна в большинстве случаев) эффективна.

Делиться результатами – это вообще очень по-взрослому. Причём как удачными, так и не очень. Можно сохранять паттерн вредного ребёнка в песочнице и никому не давать свои игрушки, а можно быть мудрее – расскажите коллегам, какую классную активацию с блогером вы провели, что она дала, почему так хорошо получилось, и какие были трудности.

Не стесняйтесь рассказывать о том, что у вас получилось хорошо. Даже если это командная заслуга – собирайте короткую выжимку, указывайте всех задействованных, благодарите людей. Часто бывает так, что сложный проект прошёл и как-то сам закончился, никто не отметил успех, не сказал банальное спасибо, а ещё хуже – пришёл и накидал в панамку кто-то из топ-менеджмента.

Такое бывает, но после ряда таких проектов мы имеем совершенно выжженную немотивированную команду, которой совершенно наплевать, что делать – сертификации украшений или запуски новой линейки – они просто знают, что им за это ничего не будет. Тут дело даже не в премиях, массовых гуляньях и реках шампанского, дело в простом «спасибо», которое можно написать всем в общий чат, если вы ответственный менеджер.