II. Простая система скудной электронной почты

Изучение управления временем и последующий перевод этих знаний в доступные научные и точные советы в книжной форме существует довольно давно. Интернет и растущее осознание того, сколько времени мы тратим на деятельность, недоступную нашим родителям, подстегнули появление множества разнообразных книг на эту тему, а также отход от традиционной офисной и фабричной деятельности к фрилансу и стартапам. Но поистине новаторские труды появились еще раньше. Самый влиятельный из них опубликован в 1989 году. Это книга Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови, скончавшийся в 2012 году, называл себя «вечным студентом» тайм-менеджмента и полагал, что сущность всей проблемы может быть выражена фразой «Умение организовывать и выстраивать приоритеты». Например, создание этой, ставшей чрезвычайно популярной, книги стало для него приоритетом на несколько месяцев; такого уровня концентрации он достиг, следуя собственному принципу: «в первую очередь – самое важное». Он явно поступил очень правильно: издатели утверждают, что тираж его книги превысил 25 миллионов экземпляров.

В своей книге Кови выделяет три поколения советов по управлению временем, каждое опирается на предыдущее. Первое вращалось вокруг составления списков и представляло собой «попытку признать нашу включенность во множество вопросов, которые требуют нашего времени и энергии». Второе поколение определяется как поколение календарей и дневников деловых встреч, желание смотреть вперед и планировать. Третья волна – попытка выстроить приоритеты требованиям времени, особенно в отношении ценностей, и ставить соответствующие цели. Но Кови также предположил, что идея тайм-менеджмента вскоре выйдет из моды: слишком много списков, слишком сильная привязанность к объектам и целям сдерживают человеческие взаимоотношения и спонтанность. «Тайм-менеджмент – неправильное выражение, – полагал он. – Проблема не в организации времени, а в организации нас самих». Но эти мысли высказывались 25 лет назад. Битком набитые книжные полки – свидетельство того, что с ним мало кто согласился.

В конце концов, есть четвертый путь. Он опирается на матрицу управления временем, которую Кови поделил на четыре сектора.

1. Срочное и важное, то есть кризисы и серьезные дедлайны.

2. Не срочное, но важное. Например, перспективное планирование и выстраивание взаимоотношений.

3. Срочное, но не важное. Например, ответы на назойливые электронные письма и непрофильные встречи (то есть деятельность, которую другие могут считать важной, а вы – нет; деятельность, обусловленная тем, чего ждут от вас другие).

4. Не срочное и не важное: сделать передышку в обычном напряженном графике и заняться деятельностью, которая не добавляет ничего специфического к рабочему дню.

«Есть люди, которые каждый день буквально валятся с ног под грузом проблем, – пишет Кови. – [90] процентов их времени проходит в первом секторе, а почти все остающиеся 10 % – в четвертом секторе; второму и третьему секторам уделяется пренебрежимо малое количество времени. Так живут люди, которые организуют свое время кризисами». Кови полагает, что есть люди, проводящие много времени в третьем секторе, но «уверенные, что находятся в первом секторе. Основную часть своего времени они реагируют на вещи, которые являются срочными, предполагая, что они еще и важные».

Так, где же следует грамотно проводить время? Разумеется, не в третьем и четвертом секторах, потому что там находятся в основном те, кто «ведет безответственную жизнь». А вот второй сектор представляет собой суть эффективного персонального менеджмента. «Здесь осуществляются дела не срочные, но важные. Не только те, которые президенты США называли «предвидениями», но и те, что связаны с определением личных целей, выявлением ценностей, практическими действиями и психологической подготовкой к реализации амбиционных целей. Кови писал до того, как майндфулнесс стал осознанной силой, но он также должен присутствовать во втором секторе.

Эти секторы изначально планировалось применять в отношении совершенно традиционной деловой обстановки, но их можно адаптировать и к менее формальному и более персонализированному цифровому миру. И для того, и для другого идея та же и кажется очевидной: сначала надо делать важные дела. Кови тогда опирался на мантры в духе Дэвида Брента: эффективные люди не заморачиваются проблемами, они ищут возможности. Они кормят возможности и держат впроголодь проблемы.

Но прежде чем эти выражения стали мантрами, а точнее, за 82 года до этого, Арнольд Беннет написал книгу об управлении временем, которая должна была похоронить (возможно, так и думали в то время) все остальные книги по управлению временем, и даже имела ироничное название: «Как жить 24 часа в сутки». Беннета лучше помнят по его романам, описывающим жизнь в «Гончарнях», а еще, вероятно, за омлет, названный в его честь после того, как он останавливался в отеле «Савой». Книга об управлении временем появилась в 1910 году, когда ее автор находился в зените славы. Она была настолько краткой, что Беннет даже жаловался, что рецензенты преуменьшали ее объем. По современным меркам его анализ и советы выглядят слишком резкими, решительными и покровительственными; но для его критиков и, вероятно, для большинства читателей, руководство было полезным и оригинальным.

Нет времени на то, чтобы выполнить все дела, которые вы запланировали на вечер? Встаньте утром на час раньше. Слишком устали, чтобы утром встать на час раньше, и беспокоитесь, что не выспитесь? «Мое мнение, которое укрепляется год за годом, – писал он в недатированном предисловии к новому изданию книги, – заключается в том, что сон – это дело привычки и слабосилия. Убежден, что большинство людей спит, сколько спит, потому что не знают других развлечений» (он написал, что врачи, с которыми он разговаривал, это подтвердили). Но как можно начать новый день без пищи и прислуги в этот слишком ранний недобрый час? Надо попросить прислугу накануне вечером поставить вам поднос со спиртовкой, чайником и бисквитами. «Правильная, разумно сбалансированная жизнь может зависеть от доступности чашки чая в необычный час».

Беннетт выдерживает оптимистичный тон. Жизнь, убежден он, слишком удивительна и коротка, и хотя время конечно, оно тоже – как ни парадоксально это звучит – является нашим возобновляемым ресурсом. «Запас времени – поистине ежедневное чудо, – вещает он словно с кафедры, – явление поистине удивительное, если к нему присмотреться внимательно. Вы просыпаетесь утром – и вот! Ваш кошелек волшебным образом наполнен двадцатью четырьмя часами нерукотворного вещества, из которого состоит вселенная вашей жизни!» Особенно ему нравился уравнительный демократизм времени: гардеробщик в отеле «Карлтон» имеет его столько же, сколько аристократы, которых он обслуживает. Время – не деньги, как утверждал Бенджамин Франклин. Ни богатство, ни происхождение, ни гениальность не вознаграждаются даже одним дополнительным часом в сутки; деньги можно заработать, а время бесценно.

Беннетт выбрал несколько интересных целей, включая собственную профессию. Романы – это очень хорошо, но чтение их редко растягивает рабочий день так, как способна хорошая книга, посвященная самосовершенствованию. Читателю, который «решает посвящать по 90 минут три раза в неделю глубокому изучению произведений Чарльза Диккенса, пригодится хороший совет изменить свои планы».

Поэзия, с другой стороны, «требует более сильного умственного напряжения», чем романы, и является высшим видом литературы: «Утерянный рай», свидетельствует он, во всех смыслах наилучший способ проведения свободного времени.

Беннет признавал, что его советы, возможно, чрезмерно дидактичны и резки, но продолжал настаивать на своем. Главное в грамотном управлении временем – относиться с уважением к заранее прописанной программе дня, но не становиться ее рабом. «О нет, – слышит Беннет стоны измученной супруги, – Артур всегда выводит собаку на прогулку в восемь утра, и всегда приступает к чтению в четверть девятого. Так что даже не обсуждается, должны ли мы…». Звучащая здесь нотка обреченности, отмечает автор, приоткрывает «неожиданную и нелепую трагедию чьей-то карьеры».

И любой ценой нужно стараться избегать педантизма. «Педант – дерзкий человек, который напускает на себя вид мудреца. На самом деле педант – напыщенный дурак, который выходит на церемониальную прогулку, не сознавая, что лишен важной части своего облачения, а именно – чувства юмора». Урок, по мнению Беннета, заключается в том, чтобы «помнить, что ты имеешь дело только с собственным временем, а не с временем других людей, что Земля вращалась вполне комфортно и до того, как кто-то начал выверять бюджет времени, и будет вращаться не менее комфортно вне зависимости от того, преуспеет ли кто-то в своей новой роли казначея времени».

До Беннета еще существовал «Уолден» Генри Дэвида Торо. Роман, опубликованный в 1854 году, – оригинальная медитация сурвивалиста на тему упрощения жизни: как можно просто и «сознательно» жить в хижине и при этом не потерять рассудок. Самому Торо это не совсем удалось. Он весьма претенциозно заявлял: «Если вы построили воздушные замки – это не значит, что вы проделали напрасный труд. Значит, им там и место. Не пытайтесь подводить под них фундамент».

«Уолден» – не столько трактат об управлении временем, сколько полное духовное переосмысление. Его трансцендентальная самореклама ближе к риторике Сенеки и Бл. Августина, нежели к надеждам Лоры Вандеркам или Стивена Кови на уравновешенную жизнь. Торо тешил себя иллюзиями о достоинствах жизни в природе (и сам провел таким образом 26 месяцев). Его позиция настолько же асоциальна, насколько и элитарна. Но для тех, кто не в силах полностью отрезать себя от интернета, его умозрительное представление о пуританском образе жизни в лесах и копании в земле стало высокоэффективным (хотя и примитивным, и невыполнимым) руководством-самоучителем. Имея Торо в качестве гида, вы не только получите 18 полезных советов о том, как максимально нагрузить рабочий день, вы вернете свое сознание во времена, когда земля была первобытна и холодна, каждый знал, у кого можно взять взаймы косу, бедняки все были втайне счастливы, а вы могли бы большую часть дня сидеть в кресле у пруда, созерцая пупок под власяницей, и наблюдать течение реки. И если вам все это нравится, но вы несколько беспокоитесь насчет клещей, то можно облачиться в камуфляж и заняться пейнтболом.

Разумеется, мы все в той или иной степени занимаемся организацией своего времени. Каждое последующее решение требует по крайней мере какого-то опыта обращения с временем. И даже самые уверенные в себе мучаются вопросами, которые можно интерпретировать как кризисы. Наше время кратко, как определить ценность приоритетов? Кто скажет, что сбор клубники предпочтительнее зарабатывания тучи денег? Получат ли наши дети двойную выгоду, если мы каждый вечер будем проводить с ними не по два, а по четыре часа?

И может ли какая-то из этих книг помочь нам в принятии решений? Могут ли максимально убедительно выстроенные ключевые моменты и матрица из четырех секторов трансформировать жестко запрограммированное сознание? Идею экономии четырех часов каждые 10 минут рассматривает Карл Оноре в работе «Медленное решение: почему быстрое решение не помогает». Тон книге задает эпиграф из «Отелло»: «Как беден тот, кто небогат терпеньем! Какая рана заживает сразу?»

Быстрые решения имеют место, пишет Оноре: прием Геймлиха, решение с герметизирующей лентой и картоном, которое нашли в Хьюстоне для помощи астронавтам корабля «Аполлон-13»; но организация времени личной жизни к этому отношения не имеет. Он утверждает, что слишком многое в нашем мире строится на нереалистичных амбициях и неубедительном поведении: фигурка для бикини за две недели, лекции на TED Talks, которые обещают изменить мир, футбольные тренеры, которых увольняют после двух месяцев неудачных выступлений команды.

Он приводит примеры поспешных и неудачных решений в промышленности (например, «Тойота» не смогла найти правильное решение проблемы, которое могло предотвратить отзыв 10 миллионов автомобилей), в военных действиях и дипломатии (вооруженное вторжение в Ирак). Есть еще медицина и здравоохранение, и ошибочное убеждение – поддержанное изначально СМИ и фондом Билла и Мелинды Гейтс – что определение ключевого момента могло бы помочь справиться с серьезными заболеваниями, если бы мы действовали умнее, быстрее и вкладывали больше денег.

Оноре вспоминает малярию и неясную, но привлекательную историю о том, как Всемирная организация здравоохранения собрала в своей штаб-квартире в Женеве целый ряд IT-мудрецов с целью найти способ победить малярию и прочие тропические заболевания. Когда он там побывал, то увидел офисы, несколько отличающиеся от рабочих мест в Пало-Альто (вентиляторы под потолком, серые картотечные шкафы, ни одного сегвея). «Технари прибыли со своими ноутбуками и сказали: «Давайте информацию и карты, мы решим ваши проблемы». Оноре приводит слова одного давнего сотрудника ВОЗ, Пьера Буше: «Я подумал: “неужто так просто?” Тропические заболевания – невероятно сложная проблема… Ну, через какое-то время они уехали и мы больше о них не слышали».

Правильное, применимое решение многих проблем может оказаться полезным инструментом и за пределами его непосредственного применения: мирные переговоры на Ближнем Востоке или подростки, увлеченные многоуровневыми игровыми задачами, возможно, могут дать свежий взгляд на укоренившиеся отношения. Оноре поставил перед собой и персональную задачу: найти надежное лекарственное средство для избавления от болей в спине вместо тех, что дают быстрое, но краткосрочное облегчение, и которые он применяет годами.

Но Оноре малочисленны. На каждого Оноре приходится двадцать торопыг, которые не желают тратить время на проволочку. А если быстрых решений для любителей быстрых решений недостаточно, они будут искать сверхбыстрые решения – ядра драгоценных самородков для людей, ведущих действительно очень занятой образ жизни. В конце концов, проблема нехватки времени на знакомство со всеми книгами по управлению временем решается просто: highperformancelifestyle.net. Именно там человек по имени Косио Ангелов, автор книги «Простая система скудной электронной почты», расспросил 42 человек, занимающихся менеджментом продуктивности, как им удается постоянно сохранять концентрацию. Лора Вандеркам и ее друзья назвали по три ключевых момента, которые позволяют разделять расточительные дневные циклы и сохранять это деление.

Мора Томас, ведущая сила сайта Regain Your Time, к примеру, предлагает.

1. Будьте конкретны и позитивны: артикулируйте каждую новую цель отдельно (а не говорите «тратить меньше времени на проверку почты»).

2. Идентифицируйте помехи.

3. Свяжите новый обычай с наградой – типа чашечки кофе.

Джордж Смолински, «терапевт на 4 часа», предпочитает следующее.

1. Новый обычай нужно закреплять ежедневно в одно и то же время и в одинаковой обстановке.

2. «Записывайте!»

3. «Ешьте как слон!» (Что-то одно за раз.)

Паула Риццо, представленная на сайте как List Producer («Создатель списков»), предлагает вот что:

1. Разумеется, необходимо начать со списка.

2. Делите задание на мелкие части.

3. Хорошая работа достойна награды – «например, прослушать свою любимую песню».)

Но что делать, если ваша оперативная жизнь слишком насыщенна, чтобы прочитать даже все эти три изящные рекомендации? В таком случае, вам повезло. Все стратегии, предлагаемые 42 специалистами, можно выпарить, как хороший французский бульон.

1. (Выбрано 15 экспертами): Начинать с малого и делить нагрузку на более простые части.

2. (11 голосов): Проявляйте настойчивость и не разрывайте цепь.

3. (10 голосов): Имейте заранее подготовленный план.

4. (9 голосов): Используйте друга-контролера – того, кто будет следить за вашим прогрессом и стимулировать к достижению цели.

5. (8 голосов): Награждайте себя.

Всем желаю удачи!