Введение

Вы уже сформировали в себе характер ценностно-ориентированного специалиста, научились объединять сотрудников вокруг общей миссии, повысили личную эффективность, поняли, как устроен бизнес на самом деле, как донести свой маркетинговый месседж и создать воронку продаж, пора потратить некоторое время на то, чтобы стать хорошим докладчиком. Давайте научимся делать отличные презентации.

Ведете ли вы собрание, выступаете с новой инициативой, делаете доклад или проводите вебинар, у вас будет больше полномочий и выше оплата труда, если вы умеете привлечь внимание аудитории. Хороший спикер всегда получает руководящую должность.

К сожалению, большинство корпоративных презентаций — пытка для аудитории. Бесконечная череда слайдов с сухими данными и графиками способна убить интерес даже к очень важному проекту. Но вдруг вы попадаете на презентацию, которая не только информативна, но и вдохновляет. И вы не понимаете, почему это происходит. Вы просто приходите к выводу, что человек, проводящий презентацию, хороший докладчик. И в компании о нем говорят именно это.

Но что именно этот человек делает иначе, чем все остальные? Можно ли этому научиться? Ответ — да. И вы удивитесь, насколько это просто. Этот человек всего лишь использует несколько маленьких хитростей, которые помогают ему завоевать внимание аудитории и удерживать его до самого конца.

Итак, что же такое особенное делает хороший докладчик? Знать это важно, ведь если вы хотите получать больше полномочий, вы должны уметь проводить презентации так, чтобы удерживать внимание. Даже когда вы делаете короткое сообщение перед началом совещания, ваши коммуникативные навыки должны быть на высоте.

Чтобы хорошо провести презентацию, вам надо ответить на пять вопросов, ответов на которые ждут слушатели. Если вы не ответите на них, внимание аудитории будет потеряно. Если ответите, причем интересно, так, чтобы слушатели запомнили, вашу презентацию оценят высоко.

Эти вопросы покажутся вам знакомыми, поскольку это все те же классические вопросы, которые люди задают рассказчикам со времен «Поэтики» Аристотеля. Тем не менее, когда мы применяем правила составления хорошей истории к презентации, мы получаем тот же результат, что и сценаристы блокбастеров: воодушевление и внимание зрителей.

Вот эти вопросы:

1. Какую проблему вы помогаете решить?
2. В чем заключается решение проблемы?
3. Как изменится жизнь слушателей, если они поддержат вас?
4. Какие действия должны совершить те, кто вас слушает?
5. Что ваши слушатели должны запомнить?

Многие коучи, обучающие коммуникативным навыкам, посоветуют вам начать выступление с шутки, быть открытым с аудиторией или сделать глубокий вдох, прежде чем начать говорить. Все эти советы хороши, но не имеют никакого отношения к презентации. Будь вы хоть трижды веселым, умным, открытым и красноречивым, вам прежде всего необходимо ответить на пять перечисленных вопросов. Если вы ответили на них, презентация удалась.

В следующие пять дней я познакомлю вас с простыми правилами общения и научу отвечать на эти пять вопросов таким образом, чтобы произвести впечатление на любую аудиторию.

День тридцать седьмой
Как стать хорошим докладчиком: проводите впечатляющие презентации

Начинайте свое выступление с рассказа о том, какую проблему вы помогаете слушателям решить.

Это случается с каждым: стоит только оказаться перед публикой, как мы забываем, с чего хотели начать. Мы повторяли свою речь миллион раз, но, когда увидели множество устремленных на нас глаз, растерялись. И мы совершаем ту же ошибку, что и каждый докладчик-любитель, — теряем нить выступления. Вместо того чтобы начать с главного, мы принимаемся говорить о погоде, о выпитом только что кофе или рассказываем, как здорово, что тут, в зале, находится наш однокурсник, которого мы не видели с окончания колледжа и с которым сидели рядом на курсе психологии в кабинете 101: «Помнишь мистера Тимора? Боже, этот преподаватель был таким забавным!» И аудитория начинает скучать, поскольку ей неинтересно, с кем вы учились в колледже и почему мистер Тимор был забавным.

Аудитория не проявит интереса к вашей презентации, пока не услышит главное: что вы хотите помочь ей решить какую-то проблему. И пока вы не назовете эту проблему, слушатели будут задаваться вопросами:

1. О чем эта презентация?
2. Почему мы должны это слушать?
3. По какому праву этот человек выступает перед нами?

Все хорошие фильмы начинаются с проблемы. И на то есть веская причина. Проблема — это приманка для зрителя. Сможет ли инопланетянин вернуться домой? Надо посмотреть фильм, чтобы узнать. Пока вы не назовете проблему, слушатели будут спрашивать себя, зачем они тратят на вас время. Так что начните презентацию прямо с проблемы.

Может, вы собираетесь предотвратить снижение прибыли в четвертом квартале? Тогда начните так: «На протяжении последних пяти лет в четвертом квартале уровень прибыли снижался, и мы привыкли думать, что это неизбежно. Я не верю в это. Я полагаю, что мы должны выполнить следующие три условия, чтобы прибыль выросла». Такое утверждение моментально привлечет внимание аудитории и будет удерживать его до конца презентации.

Большинство докладчиков не слушают меня, когда я говорю, что начинать надо с проблемы. Они следуют моему совету лишь отчасти. Начинают рассказывать о проблеме не сразу, а в течение нескольких первых минут. Но сначала представляются и рассказывают о себе. Не делайте этого. Начните прямо с проблемы без всяких предисловий.

Я постоянно выступаю перед людьми и никогда не представляюсь в начале. О себе я рассказываю только в середине выступления или даже в конце. Разумеется, если меня не представил ведущий. Почему? Потому что глупо полагать, что кому-то есть дело до меня, пока я не предложу решить его проблему. Начав презентацию с проблемы, вы с первых слов завладеете вниманием аудитории. В ином случае она не может понять, стоит ли вообще вас слушать.

День тридцать восьмой
Как стать хорошим докладчиком: разделите презентацию на несколько пунктов

Хороший докладчик следит за тем, чтобы все разделы презентации соответствовали ее основной идее.

Итак, вы начали свое выступление с рассказа о проблеме, которую помогаете решить. Далее вам необходимо сделать следующее:

1. Представить аудитории простой план решения этой проблемы.
2. Рассказать поэтапно о каждом разделе этого плана.

Истории удерживают внимание слушателей с помощью сюжетов и отдельных эпизодов, поэтому и в вашей презентации должны быть сюжеты и эпизоды. Обозначив проблему в начале выступления, вы определили его сюжет. Это ваша основная идея. Все остальное в вашей презентации должно быть подчинено этой идее. Это не означает, что вы не можете включить в нее другие идеи. Нужно только вписать их в рамки основного сюжета.

Много лет назад меня попросили написать черновик обращения губернатора штата «О положении в штате». Начать было просто. Я всего лишь попросил губернатора рассказать о проблеме, которую он намеревается решить. Однако дальше возникли затруднения. Это должна была быть длинная речь, затрагивающая различные аспекты управления штатом, включая бюджетные и административные вопросы. На голливудскую историю не тянет.

Тем не менее речь следовало сделать интересной и яркой, чтобы вызвать широкое обсуждение в прессе. И знаете, как нам удалось заинтересовать аудиторию? Мы сосредоточились на противостоянии двух политических партий. Мы описали, насколько было бы лучше, если бы эти две партии пришли к согласию и сколько вреда наносит обществу их противостояние. Это и стало основной идеей речи: проблема политической борьбы и межпартийных разногласий. Дальше можно говорить о чем угодно, в том числе о статьях бюджета. Об этом я не беспокоился. Идею консолидации партий ради общественного блага можно было развивать в любом направлении, общий смысл сохранялся.

Выбрав основную проблему, то есть основной сюжет презентации, необходимо развернуть план повествования, в котором должно быть три-четыре пункта. Если их более четырех, презентация окажется слишком затянутой. Лично я рекомендую ограничиваться максимум тремя.

Итак, что такое эти пункты, или разделы? В сущности, это то же самое, что эпизоды в истории. А эпизод — это… Скажем, каждая история, которую вы смотрите по телевизору или в кино, состоит из сюжетов и эпизодов. Например, сюжет может быть о секретном агенте, которому необходимо выбраться из чужой страны, а то, как он добирается из своего гостиничного номера до такси, прячась от шпионов, ожидающих его в холле, это эпизод. После окончания этого эпизода начинается другой, когда герой на спортивной машине пытается оторваться от плохих парней, мчащихся за ним на мотоциклах.

Сюжет истории, лежащий в основе длинной цепочки эпизодов, ставит вопрос, за поиском ответа на который нам должно быть интересно наблюдать два часа. Эпизоды — это ответы на промежуточные вопросы, которые двигают действие вперед, поддерживая интерес зрителей.

Вот примерная структура простой истории:

Ваша презентация, состоящая из отдельных пунктов общего плана, будет связана в единую историю. Если вам когда-либо было скучно на презентации, то, скорее всего, из-за того, что общий ее сюжет не был представлен в виде отдельных пунктов.

В фильме каждая сцена должна приближать героя к решению проблемы или отдалять от нее. Если эпизод не имеет отношения к общему сюжету, его следует выбросить, иначе зрители запутаются и потеряют интерес.

В хорошей презентации всегда есть одна главная тема и три или четыре пункта, в которых изложены этапы решения проблемы. Таким образом, внимание аудитории удерживается в течение всей презентации.

День тридцать девятый
Как стать хорошим докладчиком: создайте ожидание кульминационной сцены

Хороший докладчик рассказывает слушателям, какой может стать их жизнь, и создает ожидание кульминационной сцены.

Любая хорошая история всегда к чему-то движется, и обычно это в общих чертах представлено уже в начале сюжета. Когда мы смотрим фильм «Руди», то хотим, чтобы Руди играл в футбольной команде Университета Нотр-Дам. При просмотре фильма «Ромео и Джульетта» ожидаем, что Ромео и Джульетта поженятся. С начала фильма «Король говорит!» ждем, что король Георг выступит с речью, ни разу не заикнувшись.

Любая история движется к кульминации, именно после кульминации напряжение спадает и зрители испытывают удовольствие от того, что проблема разрешилась. Поэтому хороший докладчик всегда подводит выступление к кульминации, свидетелями которой станут его слушатели, если будут его поддерживать.

Джон Кеннеди в своей знаменитой речи нарисовал кульминационную сцену, в которой американский астронавт впервые ступает на поверхность Луны, — вся Америка хотела увидеть это: «Мы решили отправиться на Луну в этом десятилетии…» Уинстон Черчилль нарисовал перед своими согражданами кульминационную сцену, которая могла стать реальностью, только если Британия будет храбро сражаться с Гитлером: «Если мы сумеем ему противостоять, вся Европа станет свободной, и жизнь всего мира снова потечет вперед, к безбрежным светлым далям». Мир, движущийся к безбрежным светлым далям, — это та самая нарисованная Черчиллем кульминационная сцена.

Какой станет жизнь, если люди сделают то, к чему вы их призываете? Удалось ли вам описать, насколько она улучшится? Если нет, значит, вы не нарисовали слушателям кульминационную сцену и они не представляют, как может измениться их жизнь, если они прислушаются к вам.

Кульминационная сцена должна представлять собой зримый образ. Чем сложнее ее визуализировать, тем труднее привлечь внимание аудитории. Когда вы в своей презентации рисуете кульминационную сцену, аудитория представляет ее вместе с вами. Она должна захотеть, чтобы эта сцена воплотилась.

День сороковой
Как стать хорошим докладчиком: призовите аудиторию к действию

Выступление хорошего докладчика обязательно содержит призыв к действию.

Отличная презентация всегда вдохновляет аудиторию на действие. Слушатели захотят «что-то сделать», чтобы помочь астронавту высадиться на Луну или приблизить человечество к достижению безбрежных светлых далей. Но что именно они должны сделать? Проголосовать? Сражаться?

Выступление хорошего докладчика обязательно содержит призыв к действию, чтобы слушатели смогли внести свой вклад в решение проблемы. Призвать людей к действию необходимо по той причине, что, если этого не сделать, они, как правило, не начинают действовать. В историях героев обычно вынуждает действовать какое-либо чрезвычайное происшествие. Например, кто-то похищает собаку героя или мужа героини превращают в оборотня!

Решительный призыв к действию в вашей презентации послужит стимулом. Он побудит слушателей сделать что-то конкретное. Еще одна причина включать в выступление призыв к действию — то, что люди верят в вашу идею, только действуя вместе с вами. Если хотите, можете называть это шкурным интересом, но, когда вы убедите аудиторию чем-то пожертвовать ради вашей идеи или проекта, эта идея или проект становятся их собственными.

Хороший призыв к действию должен быть четким и конкретным, избегайте неопределенности. Если вам нужно срочно заправить машину, а прохожий, у которого вы спрашиваете, как проехать к заправке, отвечает что-то вроде: «Да, где-то здесь есть заправка», — это вряд ли вам поможет. Полезным будет четкий ответ, что заправка в трех кварталах справа. Просьбы вроде «проявите внимание» или «позаботьтесь о других» — это не призыв к действию, на который будут реагировать. Вы должны попросить людей сделать что-то конкретное, например позвонить их конгрессмену (при этом надо вывести на экран номер его телефона).

Если вы проводите презентацию какого-то товара, надо призвать слушателей сделать заказ или оставить заявку. Если вы выступаете с презентацией на внутреннем совещании, может прозвучать призыв собрать исследовательскую команду или продать какое-либо подразделение компании. В любом случае призыв к действию должен быть ясным.

В нашем офисе часто звучит фраза: «Не заставляйте читателя заниматься математикой». Это означает, что не следует заставлять людей строить предположения о том, чего вы от них хотите. Просто скажите им это напрямую.

День сорок первый
Как стать хорошим докладчиком: повторяйте основную идею вашей презентации

Хороший докладчик завершает презентацию, напоминая аудитории основную идею выступления.

Много лет назад я нанял преподавателя ораторского искусства, чтобы он помог мне улучшить речь, с которой я в то время выступал. Два дня мы смотрели видеозаписи этой речи, записанной более ста раз. Она казалась мне замечательной, публика даже аплодировала стоя. Несмотря на это, у моего преподавателя нашлась масса замечаний. Оказалось, что речь была весьма посредственной.

Во время тех занятий я многому научился и теперь передаю эти знания своим студентам. Но лучший совет, который дал мне преподаватель, — тщательно продумывать последнюю фразу перед уходом со сцены. «Последнее, что вы произнесли, люди запоминают лучше, чем все остальное, — сказал он. — Это все равно что удар в колокол. Эти слова продолжают звучать в голове еще в течение часа, а то и больше».

Это был полезный совет. По правде говоря, я давно не задумывался о том, что скажу в конце. Обычно я благодарил за внимание аудиторию или ведущего либо отвечал на последний вопрос, затем прощался и уходил. После занятий с преподавателем ораторского искусства я начал каждый раз продумывать и репетировать последние слова. Я должен быть уверен, что в течение часа или больше в головах слушателей колокольным звоном будет звучать именно та мысль, которую я хочу донести до них.

Возникает вопрос: о чем должна быть эта последняя фраза? Что нужно сказать? В заключительной и самой сильной фразе вы должны высказать основную идею вашего выступления.

Понятие идеи сюжета существует с древности. Идея выражает суть или мораль истории. Например, идея «Ромео и Джульетты» заключается в том, что любовь стоит того, чтобы умереть за нее. В «Голодных играх» идея в том, что свобода и человеческое достоинство стоят того, чтобы за них сражаться.

Как любая хорошая история, ваша презентация должна иметь идею. Чтобы понять, в чем именно она заключается, спросите себя, почему ваша презентация важна. Потому ли, что вся работа, которую сотрудники проделывают в четвертом квартале, не должна пропасть даром? Или идея в том, что никто из клиентов не должен переплачивать за услуги садовника? Идея речи губернатора, о которой я писал выше, в том, что общество не должно быть расколотым из-за разногласий между республиканцами и демократами.

Заканчивая выступление изложением основной идеи, вы можете быть уверены, что донесли суть речи до аудитории. Не обозначив ее, вы заставляете аудиторию гадать, в чем суть вашей речи. Скорее всего, слушатели этого так и не поймут. А значит, вас как докладчика никто не вспомнит.

Как определить идею вашего выступления? Просто закончите предложение: «Суть моей презентации в том, что ______________________________». Изложите основную идею несколько раз в течение выступления и, конечно, повторите ее в самом конце, и ваши слушатели точно поймут, что вы пытались им сообщить. К сожалению, в большинстве случаев публика не понимает, что хотел сказать докладчик, она лишь реагирует на удачные шутки и трогательные истории, а потом все забывает.

Определив идею вашей презентации, вложите ее в заключительную фразу. Ведь вы хотите, чтобы слушатели навсегда запомнили вашу речь. В своих выступлениях я повторяю основную идею несколько раз и, конечно, обязательно четко формулирую в конце.