Учесть контекст

Время, место и ситуация

Если мы пишем по работе — сейчас рабочее время?

Мы пишем по тому каналу, который человек использует для работы? Не пишем ли мы по рабочему делу в личный канал?

Сейчас подходящее время, чтобы поднимать этот вопрос? Не происходит ли чего-то намного более важного?

Адресат

Человек, к которому мы обращаемся, уполномочен решать нашу проблему или говорить с нами по этому вопросу?

Ожидает ли человек наше сообщение? Сколько времени и внимания он готов ему уделить?

Нет ли у нас взаимных претензий или обид? Нет ли в наших отношениях того, что заставило бы этого человека относиться к нам предвзято?

Способ общения

Выбранный нами способ корректен? Например, почта — для обмена фактической информацией и документами. Созвон или встреча — для оперативных вопросов. Если накалились эмоции — голос или личная встреча. Планерка в почте — грех.

Невербалика

Форма и содержание нашего письма соответствуют друг другу? Например, официальное письмо на бланке, личная просьба — в коротком сообщении. Если встречаемся лично — соответствует ли одежда случаю?

Если общаемся голосом — что у меня с голосом? В каком я состоянии? В каком состоянии собеседник?