Главные ошибки при подготовке презентаций

Удивительно, но очень часто встречается такая: получив задание подготовить презентацию, будущий спикер не уточняет детали. И в результате выясняется: он сделал совсем не то, что хотел от него заказчик. Поэтому, прежде чем приступать к работе, уточните: «Правильно ли я понял, что должен подготовить презентацию по основным методам научного познания? Мне нужно идти по классификации: научное наблюдение, эксперимент, моделирование… верно?»

Бывает и так: тему спикер уточнит, а продолжительность своего выступления – нет. И готовит речь на полчаса, а потом выясняется: выступать придется на научной конференции, где помимо него еще двадцать участников. И больше пяти минут никто ему не даст.

Что делать спикеру? За пять минут прогонять перед жюри все свои слайды, разгоняя их до той скорости, на какой статичное изображение превращается в мультфильм? Или ограничиться тремя-четырьмя слайдами, а об остальных просто умолчать? Оба варианта не фонтан.

Гораздо лучше заранее выяснить, сколько времени вам отведут на презентацию и по каким темам будут выступать другие спикеры.

Очень полезно выяснить, как будет выглядеть зал для презентации, имеются ли микрофоны, есть ли доска для записи и возможность демонстрировать презентацию.

Однажды молодой спикер попал в почти анекдотическую ситуацию: его пригласили выступить с тренингом на крупном режимном предприятии. Настолько режимном, что на проходной у него потребовали оставить в сейфе телефон и флешку с презентацией. «Не положено!»

К счастью, он сохранил презентацию не только на флешке, но и в «облаке». Поэтому попросил минуту времени и переслал ее из облака организатору встречи на его внешнюю почту. А тот уже сам переправил себе на корпоративную, а затем – вывел на экран.

Прежде чем выступить со сцены, потренируйтесь дома – запишите себя на диктофон. Если вы один раз не проговорили свою презентацию вслух, считайте, никакой тренировки не было.

Когда мы мысленно прокручиваем материал, кажется, что все понятно, мы готовы и сейчас зажжем! Но когда начинаем говорить вслух, мысли расползаются, глаз дергается и вместо слова «ретикулярная формация» рот выдает только «э-э-э… часть мозга… э-э-э».

Еще лучше, если свою презентацию вы расскажете доброжелательным слушателям. Вы даже можете сказать им: «У меня есть два варианта презентации, я не знаю, какой выбрать. Послушайте, пожалуйста, оба, выскажите свое мнение».

Если в процессе подготовки вы поняли, что презентация совсем не клеится, вернитесь к трем вопросам, которые нужно было задать себе перед началом подготовки. Еще раз проверьте, действительно ли вашим слушателям будет интересна информация, которую вы добываете с таким трудом.

Может быть, вас самого тянет в сон от одной только темы презентации? Если да – меняйте тему. Если поменять тему нет возможности, забивайте ее название в поисковик и дописывайте «смешной случай» – посмотрите, вдруг найдете что-то забавное. Не получилось? Вспомните что-то интересное, что более-менее пересекается с темой вашей презентации. Забейте в поисковик обе эти темы и допишите «что общего».

«…»

Эту историю рассказал нам молодой и весьма успешный магистрант технического вуза. Однажды, когда он еще учился в школе, ему пришлось делать презентацию про родной город – Рязань. Парень не был фанатом краеведения, но обожал автомобили. Тогда он забил в поисковик «Рязань и современные автомобили – что общего». И с удивлением обнаружил, что в Рязани студенты местного университета создали машину-беспилотник на базе грузовика «Газель», ездили с ней на всероссийские и международные робото-технические соревнования и занимали высокие места.

Умный школьник назвал свой доклад «Современная Рязань» – и рассказал о робототехнических достижениях своих земляков.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Представьте, что вам нужно объяснить своим детям (или пожилым родственникам) суть вашей профессии. Как вы презентуете себя? О чем расскажете, чтобы слушателям было понятно и интересно?

«…»

Магазин бытовой техники в квартале бюджетных новостроек на окраине города. Квартиры в таких домах покупают люди небогатые, но добившиеся всего сами. Как правило, они берут ипотеку, считают каждую копейку и, конечно, гордятся тем, что смогли заработать на собственное жилье.

В магазин привезли на продажу дорогие кондиционеры. Не просто дорогие, а безумно дорогие.

– Не наш ассортимент, – огорчился директор магазина. – Наши скорее вентилятор купят, чем это… по цене в полквартиры.

Но товар есть, а значит, продавать надо. И директор магазина предложил менеджерам:

– Каждому, кто сможет продать хотя бы один кондиционер, выдам повышенную премию.

Молодой менеджер по продажам (всего пару месяцев, как устроился на работу) сказал:

– Я продам.

И продал пять за неделю.

Как ему это удалось?

Он долго анализировал покупателей. Смотрел, что они выбирают. Говорил с ними, изучал их мотивы.

Затем на собственные деньги купил недорогую бытовую технику: что-то вроде тостера или миксера.

И садился «в засаду». Увидев, что в магазин зашел человек, который в принципе мог бы приобрести кондиционер, молодой менеджер подходил к нему.

– Вы ведь новосел, да? Недавно купили новую квартиру? – спрашивал менеджер.

– Да, – отвечал человек.

– Вам подарок от нашей компании. – Менеджер вручал новоселу тостер-блендер.

А дальше между ними завязывался разговор о новой квартире. Менеджеру было совсем нетрудно «раскрутить» новосела: каждый, кто только что совершил один из самых важных поступков в своей жизни, жаждет говорить об этом.

Когда речь заходила об окнах («ой, у нас такая солнечная сторона – днем очень жарко» или «ой, у нас сторона северная, даже днем как-то зябко»), молодой менеджер говорил:

– Я сам столкнулся с такой проблемой, когда переехал. Даже расстроился: ну почему же от новой квартиры вместо радости – новые проблемы? Но я дооборудовал квартиру. Недешево, но – честное слово – ни об одной копейке не пожалел. Теперь живу и радуюсь.

– А чем вы дооборудовали? – уточнял клиент.

– Регулятором температуры в квартире, – отвечал менеджер.

И начинал коротко и точно рассказывать об этом чудо-приборе. Он ни разу не назвал кондиционер кондиционером. Использовал только более «дорогое» название: регулятор температуры. И упирал на то, что владельцы квартиры будут не ее «жителями», а ее «хозяевами», то есть смогут управлять даже температурой воздуха в разных комнатах.

У него не просто покупали. Ему потом присылали благодарственные отзывы, в которых писали: «Спасибо менеджеру N за то, что посоветовал идеальное решение для квартиры. Живем и радуемся!»