Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Мы проиграли тендер на 2 миллиона рублей. У крупного заказчика, с которым работаем много лет. И с которым совместно подготовили документацию к тендеру. В том числе техническое задание на проект доработки к программам, разработанным и внедренным нами у заказчика. Как же такое могло получиться?
Тендер взяла конкурирующая фирма-франчайзи. Благодаря цене на четверть ниже нашей. Заказчик мог бы избежать тендера, назначив нас единственным поставщиком. Но этому помешала позиция службы безопасности. Серьезные ребята, стоящие на страже интересов компании в целом. Для них важно, чтобы не было сговора между специалистами заказчика и подрядчика. Что является лучшим доказательством того, что такого сговора нет? Правильно, периодическая смена подрядчика. При работе с единственным поставщиком такое невозможно. Поэтому случился тендер. Определенный вклад внесла и служба закупки. Что важно для них? Чтобы цена была как можно ниже. Как они добиваются такого результата? Просто: обзванивают всех подходящих подрядчиков и приглашают их на тендер. Поэтому в тендере принял участие подрядчик, костяк которого составляли студенты. Безопасники и закупщики были довольны – они добились своего.
Новый подрядчик, как выяснилось позже, не имел достаточного опыта подготовки проектной документации. В итоге всю сделанную по проекту документацию заказчик завернул с замечаниями. Сроки были сорваны. Таким образом, заказавшее разработку бизнес-подразделение и ИТ-служба заказчика проиграли от смены подрядчика.
Заказчик сделал правильные выводы, и в следующий тендер этот подрядчик не попал. О том, что именно было сделано, я расскажу чуть позже. А сейчас мы поговорим об определенной классификации тендеров по предмету закупки и отношению заказчика. И детально разберем алгоритмы победы в каждом из видов конкурсов.
Итак, введем следующую классификацию тендеров:
1. Заказчик «не шел на контакт» до тендера, он хочет «не вас».
2. Вы консультировали заказчика, и заказчик хочет «вас» (хотя некоторые службы заказчика хотят совсем другого).
3. Заказчик самостоятельно готовил тендер и хочет только «минимальную цену».
4. Заказчик самостоятельно готовил тендер и хочет «лучшее предложение от подходящего подрядчика».
И разберем каждый из видов.
1. Заказчик не шел на контакт до тендера, он хочет «не вас»
Мы в таких тендерах не участвуем и, значит, не можем проиграть. Для нас самое главное – правильно распознать такой тендер. Первый индикатор очевиден – «заказчик не шел на контакт». Но как распознать – хочет он вас или нет? Тендер, в котором заказчик уже выбрал другого партнера, легко спутать с другими видами тендеров – «на понижение цены» и «на выбор лучшего предложения». Тут нельзя полагаться на приглашение от службы закупки. Мы понимаем, что они не являются настоящими заказчиками. Задача этих ребят – нагнать толпу и снизить цену. Поэтому мы внимательно смотрим на критерии отбора. Экзотические требования – такие, как «18 сертифицированных специалистов по подсистеме МСФО», «наличие трехлетнего опыта внедрения программы неизвестного разработчика» или «наличие офиса в собственности в центре мегаполиса» – включают красную лампочку. И, конечно же, мы общаемся со службой ИТ, если все же удается выйти на контакт. Порядочные ребята сразу говорят, что нам «не рады». Осторожные «мычат» что-то невразумительное. Но мы понимаем это мычание и дальше не лезем.
Но если мы говорим о победе, то и такой тендер можно взять. Прежде всего ? низкой ценой. А также созданием консорциума с партнерами для соответствия экзотическим требованиям. Даже если придется искать нескольких, чтобы набрать 18 сертификатов МСФО. Однако такой договор невозможно выполнить. Если заказчик вас «не хочет», он создаст вам адские условия и не позволит сдать работу. Вряд ли вы подпишете хотя бы один акт. Скорее всего, вы просто загремите в список недобросовестных поставщиков. Если вы случайно, по ошибке или неосторожности, победили в таком тендере, у вас есть единственный шанс соскочить: попробуйте договориться с заказчиком о расторжении договора без взаимных претензий. Иногда это удается.
Приведу пример такого тендера из своей практики. Местный колхоз решил внедрять ERP-систему. Мы провели обследование, подготовили предложение. Но главный бухгалтер заказчика давно сотрудничала с другим партнером «1С», поэтому в тендере появилось экзотическое требование: «иметь офис в собственности в Уфе». Мы звоночка не услышали, лампочку красную не разглядели. Нас отклонили как не соответствующих требованиям. Глухие и слепые, мы продолжали грызть кактус. Подали жалобу в ФАС. Тендер признали недействительным. Чего мы добились? Ничего, просто потратили время. Заказчик не стал повторять тендер на внедрение ERP. Нашел другой способ работать с конкурентом.
2. Вы консультировали заказчика, и заказчик хочет «вас» (хотя некоторые службы заказчика хотят совсем другого)
По моему мнению, разумные заказчики выбирают подрядчика заранее, до тендера. Тендером разумный заказчик просто оформляет результаты выбора. Этот мой тезис не противоречит законам – ни 223-ФЗ, ни 44-ФЗ. Все должно быть законно. И закон позволяет установить разумные критерии для отбора поставщика, включающие требования к его опыту и статусам. И если заказчик вас выбрал, он сможет установить такие критерии, которым вы будете соответствовать. При этом ИТ-служба заказчика сумеет донести эти разумные требования и до службы безопасности, и до службы закупок.
Какие требования могут обеспечить защиту тендера от неподходящих поставщиков, а также убедят безопасников и закупщиков? Прежде всего, это ваши статусы в фирме «1С». Ниже перечислены статусы, на которые опираются заказчики при отборе подрядчиков:
Далее идут требования к наличию в штате определенного количества подходящих сотрудников. Сертифицированных руководителей проектов 1С, экспертов, специалистов, профессионалов. Но разумные заказчики не ограничиваются требованиями к сертификатам от фирмы «1С». В практике встречаются требования иметь в своем штате специалистов с сертификатами «Профессиональный бухгалтер», «Project Management Professional (PMP)» и другими. Также в требованиях к специалистам могут указать наличие определенного и документально подтвержденного опыта. Например, опыта разработки методологии юридически значимого документооборота или учета по МСФО.
И, наконец, надежно защищают тендер требования к наличию у подрядчика специфического, отраслевого или функционального опыта. Обычно его выражают в сумме выполненных договоров за определенный срок или в количестве официальных писем-отзывов. Если ваша компания имеет отраслевую или функциональную специализацию, вы выгодно отличаетесь от, так скажем, всеядных коллег.
Конечно же, разумные заказчики не будут устанавливать такие критерии, которым соответствует только ваша фирма. В конкурсе должны принять участие и конкуренты, иначе есть риск, что он не состоится. Победите вы только в том случае, если система подсчета баллов правильно учтет ваши статусы, специалистов и опыт.
В примере, который я приводил в начале главы, ИТ-отдел заказчика добавил несколько требований к очередному конкурсу, которые были с пониманием приняты службами безопасности и закупок. Теперь подрядчик должен иметь действующий статус 1С:Центра разработки, а также опыт разработки и внедрения отраслевых программ, установленных у заказчика. С такими требованиями демпинговые цены уже не помогут нашему местному конкуренту.
3. Заказчик самостоятельно готовил тендер и хочет только «минимальную цену»
Этот тендер не стоит путать с тем, в котором заказчик заранее выбрал «не вас». Документация на тендеры с минимальной ценой не содержит экзотических критериев и вообще хоть каких-то критериев, снижающих конкуренцию. А директор по ИТ приглашает вас к участию с энтузиазмом и удовольствием. Единственный способ победы на таком тендере – снижение цены. Так делают либо совсем небольшие фирмы с низкой себестоимостью работ, либо крупные, ориентированные на массовый рынок.
В крупных фирмах, прежде чем принять решение взять такой тендер, учитывают еще два фактора. Первый – юридическая безопасность договора. Фирмы проверяют, смогут ли они «соскочить», если что-то пойдет «не так». В частности, проверяется величина штрафов. Частенько заказчик не ограничивает свои аппетиты суммой договора и грозит взыскать убытки. Второй фактор – возможность увеличить сумму после уточнения требований заказчика. Обычно положение о закупках заказчика позволяет увеличивать сумму договора до 30 % без проведения повторного тендера.
Мы не участвуем в таких тендерах по следующей причине. Мы считаем высокую цену договора серьезным фактором, повышающим вероятность его успешного завершения. Вспомним, что говорит нам о провальных проектах классическая книга Эдварда Йордана «Путь камикадзе»:
«Под безнадежным проектом (death march) я понимаю такой проект, параметры которого отклоняются от нормальных значений по крайней мере на 50 %. По отношению к софтверным проектам это означает одно или более из следующих ограничений… […] 3) Бюджет и связанные с ним ресурсы урезаны наполовину. […] это может быть и результатом конкурентной борьбы за выгодный контракт».
Тезис Йордана полностью совпадают с моим мнением, сложившимся за годы участия в тендерах. Заказчики, стремящиеся к самой низкой цене, создают безнадежные проекты. Прежде всего они назначают НМЦК (начальную максимальную цену контракта) как наименьшую из предложенных подрядчиками цен. После чего устраивают «бойню» по цене между большим количеством конкурентов. В результате бюджет проекта неизбежно снижается до значений, которые делают его безнадежным.
Вот небольшой пример тендера, выигранного по цене. Завод в одном из регионов страны подал на подрядчика в суд через год после начала работы. Обоснование иска: «мы за свои деньги хотели получить внедренную систему». Подрядчик же был уверен, что с лихвой отработал заплаченные деньги и не собирался удовлетворять возросшие требования заказчика в рамках фиксированного бюджета. В итоге суд решил, что договор выполнен не полностью, и взыскал с подрядчика свыше 400 тысяч рублей из полученных ранее. Подрядчику повезло, так как общая сумма иска составляла более 2 миллионов рублей. На хождение по инстанциям стороны потратили два года.
4. Заказчик самостоятельно готовил тендер и хочет «лучшее предложение от подходящего подрядчика»
Вот мы и подошли к самым интересным тендерам, участие в которых способно прокачать когнитивные способности подрядчика на 100 %. Как же распознать такой тендер? Прежде всего, по требованиям к подрядчикам. Очевидно, что они ограничивают конкуренцию, не допуская к конкурсу всех подряд. Требования к статусам, специалистам и опыту допускают на конкурс только подрядчиков, способных выполнить проект. Бюджет проекта – достойный, который рассчитан заказчиком по внутренней методике или на основании предложений квалифицированных подрядчиков. При общении с ИТ-службой выясняется, что конкурс – честный. И, наконец, вы можете легко вычислить подходящих под требования конкурентов.
Такой тендер, безусловно, можно выиграть, тщательно подготовив документацию, подтверждающую ваши компетенции. Однако цену все же придется снизить. На сколько именно снижать цену? Прежде всего, нужно понять, какую оценку в баллах получит ваше предложение. Как именно будут считаться баллы, указано в конкурсной документации. После этого нужно постараться вычислить эти баллы для ваших конкурентов. А также сделать допущение о том, на сколько они будут готовы снизить цену. Тут не обойтись без конкурентной разведки. Придется изучить другие тендеры, в которых принимали участие ваши конкуренты. И, наконец, вам нужно знать цену, до которой вы готовы «падать».
Сразу хочу сказать, что попытки договориться с конкурентами – не только незаконны, но и ничего не дадут. Конкурент, которому вы позвоните, может даже сказать, что согласился бы, если бы вы знали всех конкурентов и уговорили бы каждого. Поэтому действовать придется исходя из гипотез о баллах конкурентов, об их поведении в части цены и вашей нижней планки по цене.
Приведу пример такого тендера, в котором победила наша компания. Крупная теплосеть, с которой мы сотрудничали больше года, прямо заявила, что хочет снижения текущей цены. Но только в том случае, если в конкурсе примут участие подходящие исполнители. Специалисты заказчика так сформулировали требования к подрядчикам, что в конкурсе приняли участие всего три компании. Наши конкуренты даже заявили чужих специалистов, чтобы обеспечить соответствие. Мы же, понимая, что по квалификационным требованиям наберем максимальное количество баллов, снизили цены на услуги на 20 % и уверенно победили в конкурсе. Такое снижение стало возможным из-за перехода на удаленный формат работы без выездов в командировки. Самый опасный конкурент дал цену ниже на 40 %. Как выяснилось позже, мы перестраховались, и даже 10-процентное снижение цены позволило бы нам победить. Поэтому мы внесли в наш чек-лист для тендеров специальные разделы «Список возможных конкурентов» и «Расчет наших баллов и баллов конкурентов». Такие расчеты позволят нам принимать более взвешенные решения и не терять так много в деньгах.
Войти с помощью соц. сетей: