Глава 40. Как провалить несколько тендеров из-за пустяков

Мы стали участвовать в тендерах прямо с того момента, как они появились. Сперва их было немного, но с каждым годом становилось все больше. Крупные заказчики создавали закупочные комиссии, писали положения о закупках и подключались к электронным площадкам. С тех пор мы приняли участие в сотнях закупок, и накопили достаточный опыт провалов. Некоторые провалы случались из-за сущих пустяков.

Автодор объявил тендер на внедрение ERP-системы. Мы активно готовились к участию. Внимательно изучили документацию. Заполнили два десятка форм. Подключились к электронной площадке для торгов. Выложить свое предложение решили в последний день, в пятницу. В понедельник я внимательно изучил протокол о вскрытии конвертов на площадке. Но не обнаружил там нашей компании. Выяснилось, что руководитель подразделения дал распоряжение помощнице выложить наше предложение, когда до закрытия торгов оставалось 10 минут. Увы, именно в эти 10 минут произошел сбой. Компьютер не включился – сгорел блок питания. Времени на то, чтобы заменить его на рабочий, уже не оставалось. Цена вопроса – 20 миллионов рублей. Они достались нашему конкуренту, небольшой местной фирме-франчайзи.

Водоканал проводил тендер на внедрение программы «1С:Управление водоканалом». Мы подстраховались, и решили выкладываться за день до закрытия торгов. Но, к сожалению, выложить готовые документы мы не смогли. Выяснилось, что не оплачена торговая площадка. Процессы выписки счета, его согласования, оплаты, регистрации платежа и включение доступа на площадку заняли два дня. Заказчику пришлось отменять закупку и запускать процедуру по новой. Деньги мы не потеряли, на нас просто поругались. Было очень неприятно.

Теплосеть объявила тендер на сопровождение системы «1С:Управление теплосетью 2». Серьезный заказчик, работать надо год по строгому SLA, цена вопроса – 14 миллионов рублей. Я уже отошел от личной проверки тендерной документации, доверился руководителю отдела продаж. Она последовала моему примеру и доверилась помощнице. Помощница доверилась нашему опыту и заполнила одну из форм, скопировав содержание из предыдущего тендера.

В результате объем наших контрактов по интересующему заказчика направлению был уменьшен в 1 000 раз. В предыдущей таблице использовались единицы измерения «тыс. руб». А в новой – «руб.». Наша заявка была отклонена по формальным признакам. Нас посчитали подрядчиком, не имеющим соответствующего опыта. Нам повезло, и заявку нашего конкурента также отклонили из-за неверно заполненных форм. Мне позвонил один из стейкхолдеров заказчика. Он не ожидал такого низкого уровня работы с тендерной документацией в серьезной фирме. Я молча слушал, возразить было нечего. Закупку заказчик повторил только через полгода. Все это время мы висели в воздухе.

Это была последняя капля. Я сел и задумался, что мы можем сделать, чтобы избежать таких провалов в будущем. Посоветовался с партнером, Ольгой.

– Так все просто. Если вы хотите, чтобы тендеры не проваливались из-за пустяков, сделайте чек-лист. И начинайте заполнять его в тот день, как узнаете о тендере.

– Слушай, а это идея. Хватит уже наступать на одни и те же грабли!

Мы собрались с руководителями отделов продаж и разработали такой чек-лист. В шапку поместили общую информацию о тендере и формулы для вычисления критических дат. В списке операций описали последовательность действий. Помощник должен будет отмечать дату, когда операция выполнена. Самое главное – прямо в чек-листе мы перечислили риски. Что может быть, если не выполнить проверку или операцию? Описание помогало сотруднику понять возможные последствия и повысить ответственность.

Вот перечень рисков, которые позволяет контролировать наш чек-лист:

– Если не рассчитать все даты заранее, можно что-то не успеть сделать в срок и провалить тендер.

– Если руководитель, ознакомившись с тендером, решит не участвовать в нем, можно потратить время впустую на подготовку документов.

– Если подписать невыполнимый или невыгодный договор, компания может понести финансовые потери.

– Если победить в тендере и не подписать договор – компания окажется в списке недобросовестных поставщиков на 2 года.

– Если победить в тендере и не отгрузить клиенту лицензии из-за того, что «1С» не дала разрешение – компания окажется в списке недобросовестных поставщиков на 2 года.

– Если не аккредитоваться и не оплатить тендерную площадку до даты выкладки документов, можно не успеть выложиться в срок и провалить тендер.

– Если не предоставить обеспечение в срок, клиент отклонит компанию по формальным признакам, и тендер будет провален.

– Если директора не будет на месте в день подписания документов, можно не успеть выложиться в срок и провалить тендер.

– Если упустить какой-то документ или заполнить его неверно, клиент отклонит компанию по формальным признакам, и тендер будет провален.

– Если сайт площадки или компьютер, или программы, или ключи не будут работать в дату выкладки, мы не сможем принять участие в тендере.

– Если не подписать договор поставки в срок и не выполнить поставку в срок, компания окажется в списке недобросовестных поставщиков на 2 года.

– Если не отслеживать возврат обеспечения, клиент может «забыть» его вернуть и компания понесет финансовые потери.

Чек-лист используется при подготовке каждого тендера на сумму свыше 500 тысяч рублей. Помощник сначала заполняет шапку документа и вычисляет все критические даты. После этого согласовывает с непосредственным руководителем целесообразность участия в тендере. Руководитель, прежде чем принять такое решение, анализирует требования к поставщику и текст договора. Если решение об участии принято, помощник ставит директора в известность о дате подписания документов. После чего организует доступ на площадку и оплату обеспечения, в том числе предоставление банковской гарантии. Получает, при необходимости, разрешение на поставку от фирмы «1С». Готовит и тщательно проверяет документацию. Заранее выкладывает предложение на площадку, чтобы защититься от компьютерного сбоя.

Для того чтобы избежать неверного заполнения документов, мы предусмотрели двойную проверку. Результаты проверки отражаются в реестре документов, который прикладывается к чек-листу.

Остается добавить только одно. С момента внедрения чек-листа не случилось ни одного сбоя в тендерах, в которых мы приняли участие.

Ниже приведен шаблон чек-листа.

Чек-лист на тендер

Помощник, ФИО

Клиент

Предмет закупки

Адрес закупки (ссылка)

Начальная максимальная цена (НМЦ), руб.

Наша цена по коммерческому предложению (если КП было)

Дата открытия чек-листа

Дата размещения тендера

Дата и время завершения приема заявок на тендер (X)

Дата принятия решения об участии/неучастии в тендере (Y)

Причина, по которой принято решение в тендере не участвовать (если принято такое решение) (Y)

Дата подписания документов у директора: (X) минус 2 дня

Дата выкладки документов на площадку: (X) минус 1 день

Дата оплаты обеспечения (если оплата нужна)

Дата определения победителя

Дата подписания договора

Дата возврата обеспечения (если оплата обеспечения была)

№ п/п	Действия	Дата выпол­нения	Риски, если не выполнить действие
1	Скачать всю документацию по тендеру, заполнить таблицу выше (кроме реквизитов Y)		Если не рассчитать все даты заранее, можно что-то не успеть сделать в срок и провалить тендер
2	Отправить руководителю отдела всю скаченную документацию и чек-лист, убедиться, что руководитель озна-комлен с документацией, полу­чить предваритель­ное решение об участии в тендере		Если руководитель, ознако­мившись с тендером, решит не участвовать в нем, можно потратить время впустую на подготовку документов
3	Проверить начальную максимальную цену контракта (тариф), сроки поставки, сроки оплаты, сравнить с коммерческим предложением (если оно было). Если договор согласовы­вался с заказчиком ранее, найти согласованный ранее договор и сверить его с тем, что выложен в тендере. Если условия или договора различаются, выслать КП, запрос и оба договора руководителю и директору с информацией о различиях и получить решение об участии в тендере, отказе от участия в тендере или протокол разногласий для общения с закупщиками клиента		Если подписать невыполни­мый или невыгодный договор, компания может понести финансовые потери. Если победить в тендере и не подписать договор – компания окажется в списке недобросовестных поставщи­ков на 2 года
4	Если получен протокол разногласий от руководителя, отправить запрос клиенту через площадку, получить ответ – принимается протокол разногласий или нет
5	Если был протокол разногласий и он отклонен клиентом, получить решение об участии в тендере или отказе от участия в тендере от руководителя
6	Проверить, можно ли отгрузить этому клиенту затребованные лицензии (например, для лицензий КОРП требуется номер КИП и пр.) в партнерском разделе сайта «1С». Если нужно, получить разрешение на отгрузку от «1С»		Если победить в тендере и не отгрузить клиенту лицензии из-за того, что «1С» не дала разрешение – компания окажется в списке недобро­совестных поставщиков на 2 года
7	Проверить, есть ли аккредитация и оплачена ли тендерная площадка. Если нужно, аккредитоваться и опла­тить		Если не аккредитоваться и не оплатить тендерную площад­ку до даты выкладки доку­ментов, можно не успеть выложиться в срок и провалить тендер
8	Проверить, нужно ли оплачивать обеспечение или получать банковскую гарантию для участия в тендере. Если нужно, оплатить обеспечение или организовать получение банковской гарантии (через главного бухгалтера) (не позднее даты оплаты обеспечения)		Если не оплатить обеспе­чение в срок или не получить банковскую гарантию, клиент отклонит компанию по формальным признакам, и тендер будет провален
9	Предупредить директора о дате подписания документов, убедиться, что у него создана встреча в кален­даре		Если директора не будет на месте в день подписания документов, можно не успеть выложиться в срок и провалить тендер
10	Составить реестр документов, которые необходимо подготовить для тендера, с инструкцией по каждому документу и его шаблоном (если он есть)		Если упустить какой-то документ или заполнить его неверно, клиент отклонит компанию по формальным признакам, и тендер будет провален
11	Подготовить все документы для участия в тендере (если что-то непонятно, консультироваться с руко­водителем), проверить их комплект­ность по реестру, внимательно проверить содержание, согласовать с руководителем и генеральным ди­ректором, исправить ошибки, под­писать у генерального директора в срок (в дату подписания документов у директора)
12	Выложить подписанные документы на площадку в срок (в дату выкладки документов на площадку)		Если сайт площадки или компьютер, или программы, или ключи не будут работать в дату выкладки, у нас еще останется резервный день, чтобы решить все проблемы
13	Проинформировать руководителя о результатах тендера (в дату опреде­ления победителя)		Если не подписать договор поставки в срок и не выполнить поставку в срок, компания окажется в списке недобросовестных поставщи­ков на 2 года
14	Подписать договор у генерального директора и выложить на площадку (подписать у клиента) договор в срок как минимум за 1 день до окончания срока подписания договора
15	Если должен быть возврат обеспечения по тендеру, проверить, был ли он выполнен клиентом в срок. Если возврата обеспечения не было, подготовить письмо о возврате оплаты. Если, несмотря на письмо, возврата обеспечения не было, проинформировать руководителя		Если не отслеживать возврат обеспечения, клиент может «забыть» его вернуть, и компания понесет финан­совые потери

Отправить