9.5.5. Реквизит ведущего

Из реквизита мы активно используем флипчарт (на сленге ведущих – флип), большие листы бумаги для него и маркеры. Зачем, что это дает команде и нам как ведущим сессии?

• Чтобы людям выложить свои мысли на бумагу, понять друг друга и договориться. До тех пор пока мысли крутятся в головах людей, у каждого из них своя реальность, «свое кино». Можно спорить бесконечно и ни к чему не приходить: ведь каждый говорит о чем‐то своем.

• Чтобы структурировать мысли. Список проблем организации, перечень шагов бизнес-процесса, схема взаимодействия между подразделениями, план мероприятий с ответственными и сроками и т. п. – все это позволяет упорядочить мышление команды и ее отдельных участников, перейти от смутных образов к ясным формулировкам, четкости решений и последующим осмысленным слаженным действиям. Ради чего, собственно, и приглашают консультанта, проводят сессии.

• Чтобы видеть, обсуждать и сравнивать решения разных мини-групп. Для этого они оформляют итоги своей работы на больших листах, при обсуждении вывешивают решения на флипчарт, а потом иногда – на стены зала, где проходит сессия.

• Чтобы сфокусировать внимание группы при обсуждении.

• Чтобы дорабатывать, дополнять решения. Часто по мере обсуждения людям приходят новые мысли: важно фиксировать их все на листе бумаги, дабы не забыть, ведь мысль – материя летучая.

• Чтобы не только записывать мысли и идеи, но и рисовать картинки, схемы, образы. Это позволяет людям включить свою творческую часть и энергию, что очень важно для продуктивной и вдохновенной работы.

Бумаги уходит много, десятки листов за сессию: пусть будет запас бумаги и свежих маркеров.

Если группа большая, мы часто используем два флипчарта.

Удобен флипчарт с двумя штырьками в верхней части и специальная бумага с отверстиями: ее удобно вешать на флип. На верхней части флипа – откидная планка.

Полезен бумажный строительный скотч. Он позволяет вешать листы с результатами работы групп на стены: при написании, обсуждении и после него. Бумажный скотч, в отличие от пластикового, не портит краску на стенах и мебели, не оставляет следов.

Бывает, что чернила от маркеров проходят через листы бумаги – пусть люди убедятся, что не испортят флипчарт, столы и стены.

Условный аналог флипчарта – маркерная доска. На бумаге для флипа пишут маркерами типа permanent: такие надписи не стираются. На маркерной доске – маркерами типа white board: надписи можно стирать губкой. Пожалуйста, не путайте типы маркеров: если напишете перманентным маркером на доске, стереть это почти невозможно. Лучше использовать качественные удобные маркеры, мы, например, любим Edding 380 permanent.

Флипчарт гораздо удобнее и практичнее, чем маркерная доска (ее мы используем лишь в крайних случаях). За дни сессии накапливается много листов с записями: к ним часто возвращаемся в ходе сессии и даже на последующих встречах. Команды сохраняют их у себя: используют на группах как основу для дальнейшей проработки, вешают на стены в кабинетах. Порой важные листы с сессий всплывают через годы :).

Мы почти не используем проектор, большой телевизор или плазменную панель, подключенные к ноутбуку. Чистый лист на флипчарте дает свободу, позволяет команде совместно осмыслять ситуацию, формулировать мысли прямо «здесь и сейчас». Когда люди обсуждают решение и записывают его на листе по мере создания – они смотрят друг на друга, активно взаимодействуют, общаются. А когда пользуются проектором или панелью – смотрят на экран. И в этом большая разница. К тому же экран вводит людей в своего рода трансовое состояние, сильно понижает уровень энергии в группе. Работа идет формально: над документом, а не над сутью решаемой задачи или проблемы. Коммуникация ослабляется, группа распадается на отдельных людей. Терапии команды, ее развития как целостного организма не происходит.

По схожим причинам мы не используем на сессиях презентации и против того, чтобы их проводили собственники и топы. Выступая на конференциях, проводя вебинары – применяем презентации, там это нужно. А на сессии презентация убивает живой процесс.

Участникам сессии нужны тетради и ручки. Записи (личные и при работе в группах) лучше делать от руки, а не в гаджет (смартфон, планшет или ноутбук). Когда человек пишет мысли на бумаге, они лучше укладываются у него в голове: мышление связано с мелкой моторикой рук. А если человек пишет в гаджет, он меньше включен в происходящее своими чувствами, больше находится «в уме», что сильно снижает пользу сессии для него и команды в целом, все происходит более формально, терапевтический эффект сильно снижается.

Цветные клейкие листки, красивые заранее заготовленные карточки, стрелочки и прочие популярные инструменты модерации мы, в отличие от многих коллег, не используем. На наш взгляд, они отвлекают участников от решаемых задач и от динамических процессов, протекающих в группе. Люди увлекаются внешней формой и таким образом сбегают от сути.

Бейджами мы сейчас пользуемся редко. В основном на массовых (30–50 участников) длительных сборных мероприятиях: на бизнес-лагерях и пр. Иногда – на корпоративных сессиях, где многие участники не знакомы друг с другом в лицо, например работают в разных филиалах компании или были приняты в компанию недавно. Они сами пишут маркерами имена, иногда должности и города.

Когда в открытой группе мало участников, люди знакомятся глубоко – бейджи не нужны. А если сборная группа большая, но короткая (к примеру, массовый однодневный практикум), участники все равно не запоминают друг друга.

Мы не пользуемся усилением звука, общаемся с людьми вживую. Когда говоришь в микрофон, общение становится формальным и сухим, возникают барьеры и ранги.

Иногда Заказчик хочет вести видеозапись сессии. Мы очень не рекомендуем делать это. Одна из основных задач ведущего – обеспечить психологически безопасное пространство для участников, чтобы они могли свободно проявляться. Сессия у многих и так вызывает стресс, а запись на видео его резко усиливает. И даже если Заказчик говорит, что они в команде регулярно записывают свои мероприятия, мы всегда настаиваем на том, чтобы камеру убрали перед началом сессии и чтобы все ее участники видели это.

С аудиозаписью – аналогично.

Более того, записи смотрят очень редко. А если и смотрят, какой в этом смысл? Важно участвовать в сессии, проживать и осознавать все происходящее на ней. Именно это меняет людей и организацию, а не чье‐то высказывание, которое потом увидят в записи.

Если вести запись сессии, это надо делать открыто для всех участников. А к чему это приводит, мы уже обсудили.

Нам как ведущим тоже некомфортно под камерой: уходит свобода проявления, юмор, живой контакт. А значит, и результаты хуже.

Что действительно полезно – так это записывать на аудио (с разрешения ведущего и всех участников) мини-лекции, которые бывают на сессиях. Это позволяет людям повторно прослушивать «матчасть», точнее выполнять методику после сессии.

Иногда тот или иной участник хочет записать свое выступление перед группой, например для тренировки навыков работы с аудиторией, – это его полное право.

Хорошо, если у вас как консультанта есть структурированный список рекомендаций и пожеланий по подготовке сессии (наподобие «райдера» у музыкантов и артистов), который вы высылаете клиенту заранее. Это облегчает ему подготовку, позволяет не упустить важные детали. А вам – уменьшить количество «сюрпризов», таких как неудобный зал или отсутствие бумаги для флипчарта.

Практическое задание 49

Если бы вы стали проводить сессию со своей «учебной» компанией, то какие организационные задачи решали в ходе подготовки? Что делали бы сами, а что передали команде Заказчика (если это не вы)?

Что из реквизита вы используете и зачем?