9.5. Организационные вопросы

Ощущения участников сессии и ее результаты во многом зависят от места проведения, длительности, расписания дней и т. д.

Хорошо, если процесс подготовки к сессиям (впрочем, как и другие бизнес-процессы) у вас отлажен и работает четко.

9.5.1 Формат и место проведения

Про место. Мы всегда рекомендуем выездной загородный формат: чтобы на сессию команда ехала в отель, пансионат или дом отдыха. Хорошо, если это уютное место, где можно не только заниматься, но и приятно прогуляться на свежем воздухе вечером и во время обеда. Прекрасно, если есть бассейн и другие спортивные активности.

В красивом, чистом природном месте мышление у людей работает по‐другому, не как в городе. Это сильно повышает качество работы команды на сессии и отдачу от нее. Если уж Заказчик решил провести сессию – пусть получит от нее максимальные результаты! С владельцами бизнеса и топами мы часто работаем в прекрасных местах разных стран мира: люди мыслят шире, масштабнее, сознание не перегружено текучкой. Красивые виды, солнце и море дают вдохновение и силы.

Отель и зал в нем лучше бронировать заранее, особенно на высокий сезон – незадолго до сессии свободных хороших (а порой вообще каких‐либо) площадок может просто не быть. На корпоративной сессии это делает организация-заказчик. Если сборное мероприятие организуете вы, то и вопрос места проведения лежит на вас. Как‐то мы не смогли забронировать зал и номера в любимом симпатичном отеле на юге Турции за полгода до мероприятия – они уже были заняты.

Очень желательно, чтобы команда (включая Заказчика) оставалась ночевать в месте проведения сессии, не разъезжалась по домам. Тогда у участников по вечерам после окончания группы будет время на отдых и на неформальное общение: поговорить по душам, попеть под гитару, поиграть в спортивные игры – кому что нравится. Часто такого свободного времени людям не хватает в суете текущей работы в офисе и на производстве. А уж компаниям, территориально распределенным по разным регионам – и вовсе: зачастую на сессии коллеги впервые видят друг друга живьем, не по телефону или через интернет.

В неформальных разговорах по вечерам незаметно решаются давно висящие вопросы, уходят обиды и конфликты, накопленные за долгое время. Просто за счет того, что наконец‐то удалось посмотреть друг другу в глаза, не будучи загруженными сотней срочных дел и жесткими дедлайнами, увидеть живого человека, а не свою фантазию на его счет.

А иногда проблемы не решаются сразу, даже обостряются – на следующий день сессии люди говорят, что весь вечер выясняли отношения. Оргтерапевт помогает участникам признать существование напряженной ситуации, прояснить чувства каждого из них по этому поводу, сказать друг другу что‐то важное, о чем‐то попросить и, возможно, договориться. Напряжение, копившееся месяцами, постепенно снижается или уходит вовсе: «заклятые друзья» порой становятся действительно друзьями, начинают успешно сотрудничать. На одной из наших сессий помирились коммерческий директор и начальник склада: до сессии они не разговаривали почти год!

Важно и то, что люди переключаются от бытовых вопросов: в отеле им не надо готовить еду, заниматься с детьми и пр.

Происходит перезагрузка людей, команды – что, собственно, и нужно:).

Если нет возможности вывезти всю команду за город, настоятельно рекомендуем проводить сессии хотя бы вне офиса, в котором обычно работает команда. Например, арендовать подходящий зал в каком‐нибудь центре для бизнес-семинаров и тренингов. Надо, чтобы люди вышли за рамки привычных стен, чтобы никто не отвлекал их текущими вопросами и звонками, не ходил мимо и не заглядывал в зал, чтобы во время перерывов участники не бегали на свое рабочее место проверить почту и раздать указания подчиненным. Чтобы своим вниманием команда включилась в происходящие на сессии процессы как можно полнее.

Мы уже несколько лет не соглашаемся проводить сессии в офисе компании-клиента – результаты стали ощутимо лучше. Хотя, конечно, это связано не только с местом…

9.5.2. Помещение и мебель

Очень важен зал, в котором проходит сессия.

• Светлый, с большими окнами: днем освещается солнцем, вечером – яркими светильниками. Если света мало, то и энергии в группе недостаточно, работа вязнет.

• Хорошо проветриваемый: лучше воздухом из окон, не вентиляционной системой. Духота мешает продуктивной работе мозгов и включенности людей.

• Тихий, без посторонних шумов: улицы, ремонтных работ, анимации, дискотеки и пр.

• Не проходной: чтобы во время сессии никакие посторонние люди не ходили мимо, не отвлекали и не смущали вас и участников.

• Хорошо, если из окон открывается приятный вид, например на лес, речку или море.

• Достаточно просторный, чтобы группа могла удобно сесть в общий круг, при этом каждый участник видел каждого, а также флипчарт. Примерно квадратной формы, не вытянутый сильно. Чтобы в зале не было колонн, столов и других препятствий, мешающих обзору и общению. Чтобы для работы над заданиями в малых группах участники могли разойтись по залу и соседним пространствам (таким, как холл перед залом), не мешая друг другу. Кстати, о возможности пользоваться смежными помещениями надо договориться с площадкой заранее.

• Хорошо, если зал уютный. У нас не раз бывало, что крупные Заказчики арендуют огромный пафосный зал: люди в нем чувствуют себя некомфортно, друг друга не слышно, звук теряется в пространстве. Работать очень трудно, неэффективно! В таких случаях приходится срочно переносить сессию в другой зал: более комфортный, хотя и скромный.

Рисунок 3. Расположение группы в общем кругу на сессии

Мы очень рекомендуем рассадку группы в форме круга или полукруга в один ряд, как показано на рисунке 3. От этого зависит качество общения, взаимодействия – а значит, и продуктивность сессии. Важно, чтобы люди смотрели в глаза друг другу, обращались напрямик (а не через шефа или ведущего сессии), чтобы их не разделяли барьеры в виде столов и пр. Часто людям поначалу непривычно сидеть в кругу, это вызывает смущение и дискомфорт, нет возможности спрятаться и «отсидеться» – тогда они сбрасывают напряжение через смешки, шуточки про «клуб анонимных алкоголиков», пытаются сбежать глазами в смартфоны и т. п.

Иногда бывает, так: приходя в зал к новой группе, мы видим, что, несмотря на предварительные рекомендации, люди сидят на стульях рядами, как на лекции, а порой даже за столами. Тогда мы просим всех встать, помочь убрать столы в сторону и организовать круг. Если сессия начинается с такой перестановки мебели и пересадки участников – значит, группе это зачем‐то нужно. Этакий легкий тимбилдинг, а заодно «разрыв шаблона» :).

Рассадка в кругу хороша и тем, что когда каждого участника хорошо видно (и ведущему, и шефу, и коллегам), у людей меньше желания и возможностей отвлекаться: уходить вниманием в гаджет, шептаться с соседями и пр. Это сильно влияет на ход сессии и ее результаты.

Во время сессии постоянно держите во внимании форму круга, и если надо – мягко возвращайте людей к правильной форме рассадки. Практика показывает, что любые изменения расположения группы происходят не просто так: те, кто садится во второй ряд или в «аппендикс», выпадают из работы группы, разрывы круга также много говорят опытному ведущему.

Важно, чтобы участники сессии сидели на стульях, причем удобных. Многим непривычно сидеть подолгу – тело затекает, и это влияет на настроение людей, а значит и на ход сессии. Не сто́ит разрешать людям вставать и ходить во время работы в общем кругу: это сильно нарушает процесс. Конечно, в туалет ненадолго выйти можно.

Очень нежелательно, чтобы участники сидели на креслах, диванах, лавочках и т. п.: люди либо слишком расслабляются, выключаются их работы, либо, наоборот, им неудобно. Как‐то одна наша сессия началась с того, что участник бурно отстаивал свое право сидеть на полу: «Я свободный человек!» :) Значительное время и силы ушли на то, чтобы убедить его сесть на стул.

Количество стульев в кругу должно соответствовать количеству участников и ведущих сессии.

• То есть стульев не должно быть больше: тогда постоянно есть ощущение, что человек вот-вот подойдет. Кстати, так часто бывает, если кто‐то из команды должен был участвовать в сессии, но не приехал. И даже количество «лишних» стульев соответствует количеству не доехавших участников. Они как будто незримо присутствуют в зале вместе со своей группой.

• Но и не меньше: порой подсознательное сопротивление участников проявляется в том, что ведущим «забывают» ставить стулья.

Часто участники сессии постепенно «вьют гнезда»: ставят перед собой или сбоку столики, тумбочки и пустые стулья для чая-кофе, тетрадок, ноутбуков и пр. Мягко, но настойчиво не разрешайте им делать этого, ведь каждый такой предмет создает барьеры в общении группы, отвлекает людей от сессии, ставит их в неравное положение по отношению к остальным.

Помимо стульев нужно несколько столов для работы малых групп. Во время сессии столы обычно стоят по краям комнаты или в смежных помещениях, участники выдвигают их во время оформления результатов работы групп на больших листах бумаги для флипчарта.