9.3. Кто участвует в сессии?

От этого во многом зависит ее продуктивность и результат. Ответ будет разным в зависимости от компании, количества сотрудников, задач сессии и пр.

Рекомендуем консультанту подробно проговаривать с Заказчиком количество и состав участников еще на стадии подготовки. Компании надо заранее организовать полноценное участие всех, кого решили пригласить. Чтобы во время сессии они вдруг не оказались в командировке или отпуске, чтобы не пришлось уезжать с середины мероприятия.

На сессию с расширенной командой мы рекомендуем приглашать от 15 до 30 человек – ключевых людей организации. Обязательно участвует вся управленческая команда верхнего уровня: собственники, наемные топ-менеджеры и руководители среднего звена. Иногда – ведущие специалисты, даже если у них нет сотрудников в подчинении, но от них многое зависит в компании (например, юрист, закупщик, специалист по логистике и т. п.).

Очень важно пригласить тех, кто хотя и не занимает руководящей должности, является неформальным лидером в коллективе – ведь на его мнение в дальнейшем будут ориентироваться другие сотрудники. Это относится в том числе к авторитетным бригадирам, рабочим и пр. Без их поддержки изменения вязнут. Пусть они будут за перемены, а не против.

Даже если сотрудник не ключевой, но активный и разумный, стремится улучшать бизнес – зовите, такие люди очень важны.

Если компания крупная, то даже всех руководителей на сессию не пригласишь. Тогда приходится выбирать, кого позвать, а кого нет. Важно соблюдать баланс – чтобы участвовали представители разных подразделений и направлений, не только руководители, например, коммерческого отдела («а логистику решили не звать»).

Если компания территориально распределенная, имеет филиалы в разных городах, хорошо, чтобы руководители этих филиалов тоже приняли участие в сессии. По крайней мере, тех филиалов, которые имеют отношение к ее задачам.

Нередко на сессию приглашают сотрудника, который лишь недавно пришел в компанию или только собирается выходить на работу, особенно если это руководитель. На сессии он узнаёт о компании столько, сколько может не узнать и за год обычной работы. Ну и для команды он становится гораздо более понятным: за несколько дней, проведенных в глубокой совместной работе, можно познакомиться куда глубже, чем в ежедневной текучке. Вы сможете глубже рассмотреть новичка, а он – компанию. Чтобы потом не было разочарований.

Звать ли на сессию тех, кто не очень хочет туда ехать, сомневается в полезности мероприятия и вообще противник перемен? Если этот человек важен для бизнеса, от него зависят многие решения, он планирует продолжать работать в компании – однозначно звать! Особенно если он пользуется авторитетом среди коллег. Альтернативные лидеры становятся скептиками и пессимистами по разным причинам. Им кажется, что в команде их не слышат, не принимают их мнение, не ценят их заслуги. Такие люди зачастую болеют душой за компанию, очень лояльны. Но перегорели при многократных попытках что‐то изменить – больше не верят, что это возможно. На сессии, при грамотном ее проведении, их настроение порой меняется радикально. Хотя поначалу они могут выражать свое недоверие, обесценивать саму идею сессии, проверять ведущих «на прочность». Важно давать такому участнику место проявиться и возможность быть услышанным, при этом ведущему – сохранять устойчивость.

Если по поводу кого‐то Заказчик сомневается, приглашать ли его на сессию – лучше пусть приглашает. У нас не раз бывало такое, что мы предварительно подробно обсуждали с собственником, кого брать, а перед самым началом во время живой встречи с ним вдруг узнавали, что кого‐то значимого для бизнеса он почему‐то не взял: «забыл», или человек для него сложный, или тот отпросился, или… Мы ясно понимали: этот участник важен на сессии – собственнику приходилось экстренно организовывать его доставку :).

С другой стороны, чем больше группа по количеству людей, тем медленнее она движется вперед, развивается. Прежде нам случалось работать с командами в 40 и более человек, но по мере нашего углубления в терапевтический подход мы стали ограничивать размер групп ради глубины работы.

Важно взять на сессию всех, кто нужен, и при этом не звать лишних людей – тех, кому развитие бизнеса не интересно, кого нет шансов вовлечь, сотрудников совсем уж рядовых должностей (водители, уборщицы и т. п.). Жаль, когда многие участники пассивно молчат всю сессию, кто‐то шушукается с соседом или сидит в смартфоне – эти люди становятся балластом для активной части команды. Каждая компания ищет свой разумный баланс по составу и количеству участников.

Практическое задание 47

В вашей «учебной» компании кого бы вы пригласили на сессию? Почему именно этих людей? А кого… забыли?

9.4. Подготовка участников к сессии

Какие рекомендации важно дать команде для подготовки к сессии?

Желательно, чтобы люди приехали с правильным настроем, в хорошем физическом и эмоциональном состоянии – от этого зависит начало сессии, да и в целом ее ход.

Чтобы участники понимали, что едут не развлекаться, а работать: это не корпоратив и не праздник, хотя зачастую удовольствия от сессии как минимум не меньше:).

С другой стороны – чтобы ехали более-менее добровольно, а не по принуждению собственника, с интересом и желанием изменений. Хорошо, если у них есть внятные запросы, что именно они хотели бы улучшить в своей работе и работе компании. Все это важно обсудить с собственником в предварительном разговоре. Оргтерапевту не сто́ит надеяться (чтобы потом не разочаровываться), что каждый участник приедет на сессию с предвкушением и осознанным запросом, – тем не менее мы делаем для этого все возможное.

Если у вас как у консультанта есть материалы, которые помогут команде правильно настроиться на сессию, полезно дать их команде заранее. Так, перед стартовой сессией по наведению порядка мы рекомендуем самым ключевым людям прочесть книгу Михаила «Бизнес-процессы». А остальным участникам – совместно с шефом посмотреть видеозапись, где Михаил рассказывает суть нашего подхода, обсудить с ними увиденное, ответить на их вопросы, дать им возможность проговорить сомнения вслух. Однако не перегрузите людей информацией, чтобы у них не было ощущения, что они устали от вас еще до начала сессии:).

Правильно подобранные материалы для подготовки к сессии и информация о вас помогут не только лучше понять ваш подход, но и снизить тревогу участников перед началом мероприятия. Многие люди опасаются перемен, ведь в них много риска и неопределенности. Чем лучше участники понимают, про что будет сессия и как она будет проходить, тем меньше будут переживать за себя и свои подразделения, меньше фантазировать о возможных негативных последствиях изменений. В начале сессии будет меньше напряжения – вам как ведущему удастся быстрее установить контакт с группой.

Кроме того, материалы и предварительное общение с собственником формируют адекватные ожидания и у него, и у команды. Ожидания к самой сессии, к оргтерапевту как ее ведущему.

Люди будут меньше ждать готовых ответов на свои вопросы и «волшебных таблеток» (хотя в какой‐то мере это неизбежно). Будут больше готовы к непривычному для многих формату: смотреть в непростые темы, исследовать их без взаимных обвинений, совместно искать подходящие решения. Слышать друг друга и договариваться, не ожидая, что руководство само все решит и скажет «как надо».

Что еще важно? Пусть участники сессии приедут на нее отдохнувшими! Это сильно влияет на их отношение к происходящему, на продуктивность их работы на сессии. А значит, и на результаты, на ту отдачу, которую Заказчик получит, вкладывая деньги и время в работу с оргтерапевтом.

Кстати, и Заказчику тоже важно хорошенько отдохнуть, выспаться перед сессией.

Именно для этого мы рекомендуем людям приезжать на место проведения сессии накануне. Спокойно погулять на свежем воздухе, сходить в бассейн или SPA, на массаж, поспать 8–10 часов.

Как‐то владелица компании сказала нам: «Как хорошо, что вы предупредили о важности отдыха перед сессией! Я впервые за несколько месяцев выспалась и проснулась без будильника». Неудивительно, что и сессия прошла хорошо, продуктивно.

Мы тоже стараемся приезжать в отель, где будет сессия, накануне ее начала, причем не поздно ночью. Для ведущего отдыхать и набираться сил – важно!

Практическое задание 48

Если бы вы собирались проводить сессию со своей «учебной» компанией, что рекомендовали бы будущим участникам для подготовки к ней? Как добились бы того, что большинство приедут на нее с энтузиазмом и в работоспособном состоянии?