8.2.9. Договор. Оплата. Оргвопросы
Клиент может решиться на сотрудничество очень быстро – буквально при первом же разговоре с вами. А может думать годами.
Мы никогда не знаем всех обстоятельств его бизнеса и жизни. Возможно, у него родился ребенок – и несколько месяцев он погружен в родительство. Может быть, сейчас в бизнесе высокий сезон, или кассовый разрыв, или «маски-шоу» в офисе. Может быть, клиент старается убедить своих партеров, инвесторов. Сравнивает предложения от разных консультантов: пытается понять, кому можно верить, кто ему подходит. Риски‐то ведь и правда высоки. Зреет морально, копит деньги для проекта и пр.
Не давите – дайте клиенту самому принять решение.
Если у клиента шаткое финансовое положение – ваша ответственность предупредить его о том, что оргтерапия не волшебная таблетка, которая враз улучшит состояние бизнеса. Может в какие‐то моменты и ухудшить, обнажив проблемы, которые прежде годами скрывали. Важно иметь запас, финансовую подушку. Не заказывать консалтинг на последние деньги. И уж точно не брать кредит на оплату вашей работы. Это путь к вероятному банкротству компании – потом еще и вас могут в этом обвинить, отсудить полученные гонорары обратно даже через годы после завершения сотрудничества.
Вообще интересуйтесь положением компании, прежде чем начать с ней сотрудничать. Вы ведь будете в каком‐то смысле в одной лодке. Полезно проверить, нет ли к компании-клиенту серьезных судебных исков. Какая репутация у компании и ее первых лиц.
Ваша репутация зависит от репутации и благосостояния ваших клиентов. А для консультанта репутация – один из основных активов.
Конечно, вы не отвечаете за все, что происходит с компанией-клиентом. Их успехи и провалы могут быть связаны с тысячей причин, а не только с вашим сотрудничеством.
И вот клиент сказал «да». Вы договорились: пожав друг другу руки или удаленно.
Теперь надо решить формальные вопросы. Договориться о датах первого мероприятия. Подписать договор. Получить предоплату.
Официальный договор, конечно, нужен. Как подтверждение надежности обеих сторон, как гарантия выполнения обязательств. Гарантия призрачная, но все же.
Чтобы заключать договора с клиентами и официально принимать от них оплату, вам потребуется зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель (ИП) или как компания: скорее всего, общество с ограниченной ответственностью (ООО). Предпринимателем быть сильно проще: не надо вести бухгалтерский учет, раз в квартал сдаете отчетность и платите налог 6 % с оборота. Отчетность сдавать может бухгалтерская фирма на аутсорсинге, это удобно.
Недавно появилась возможность зарегистрироваться как самозанятый: это еще проще, меньше налогов и взносов. Но максимальный оборот за год весьма скромный. Самозанятому удобнее и выгоднее работать с клиентами – физическими лицами.
Вообще зарабатывать деньги официально – на наш взгляд, правильно. Налоги для ИП и самозанятых весьма умеренные, бумажной волокиты немного. Вы серьезно выглядите в глазах клиентов, можете подтвердить свой доход, например, перед посольствами при получении виз и перед банками при получении кредитов. Да и спите спокойно:). Конечно, разумность трат собранных с нас налогов в государстве пока оставляет желать лучшего, но это вопрос времени: мы ведь помогаем обществу стать более осознанным и эффективным, не так ли?
По нашему опыту, удобно заключать с клиентом рамочный договор, где говорится о том, что вы помогаете его бизнесу, прописаны самые общие моменты. Конкретика – в приложениях к договору, которые вы заключаете на отдельные работы: стратегические сессии, консультации и пр. Счета выставляете тоже на работы, их же закрываете актами.
Описания работ лучше делать довольно общими, чтобы не усложнять себе жизнь, не тратить силы на формальные согласования.
Клиенты обычно рады тому, что консультант берет деньги только за конкретный предстоящий этап, а не за проект в целом. Тем более что на старте определить общий объем работ и их стоимость невозможно. О каждом следующем этапе договариваетесь отдельно. На каждом шаге клиент осознанно решает, двигаться ли дальше.
Мы работаем с клиентами – большими и малыми – по своему типовому договору. Если юристы клиента начинают его исправлять, это повод позвонить напрямик Заказчику: спросить его, сотрудничаем или бумажки исправляем. Обычно это помогает.
Когда договорились о первом мероприятии – самое время получить предоплату, лучше полную. Это еще не гарантия того, что сотрудничество состоится: клиент может и передумать, попросить деньги обратно. Но серьезный шаг вперед. Кстати, в договоре полезно прописать, что если клиент отменяет или переносит мероприятие незадолго до его начала (например, за месяц и менее), он оплачивает вам неустойку, которая тем выше, чем ближе к началу клиент передумал.
Если клиент небольшой и ему сложно сразу выделить полную сумму на оплату ваших услуг, можно договориться об оплате частями. Однако пусть первый платеж будет существенным (хотя бы треть общей суммы), а к моменту начала сотрудничества вы получите гонорар полностью.
Не работайте с клиентами на условиях постоплаты (оплаты после оказания услуг). Когда мы отступали от этого правила, нередко получали проблемы. С тех пор почти никогда так не делаем.
Помощник периодически напоминает клиенту об оплате, обычно этого достаточно. Но если до согласованной сессии остается неделя или две, а полной оплаты все еще нет, я лично звоню Заказчику – первому лицу компании – с прямым вопросом: «Мы будем сотрудничать?»
Всю техническую работу по договорам, счетам и пр. может делать ваш помощник. Принципиально договоритесь с Заказчиком – остальное делегируйте. Подключайтесь лично только в действительно сложных ситуациях: они случаются нечасто. Со стороны клиента обычно тоже есть ответственный сотрудник по оргвопросам (помощник собственника, секретарь, иногда HR или кто‐то еще), который плотно сотрудничает с вашим помощником.
Помощник решает и все организационные вопросы: билеты для вас, трансфер от аэропорта или с вокзала, бронь и оплата гостиницы, питание (ваше и группы во время мероприятия), расписание мероприятия. Подходящее помещение для мероприятия, стулья, столы, флипчарт, маркеры и пр.
Снабдите помощника ясными инструкциями на этот счет, обучите, требуйте четкого выполнения. Подготовьте и высылайте клиентам подробное описание, как готовиться к сессии, пусть помощник все проконтролирует. От множества «мелочей» зависит успех конкретного мероприятия и вообще сотрудничества с клиентом.
Дорогу и проживание консультантов, их питание, аренду помещения для мероприятия и пр. оплачивает клиент. Это его накладные расходы.
Практическое задание 27
Что вы сделаете, чтобы начать официально работать с клиентами, заключать с ними договора, принимать оплату?
Кто у вас будет заниматься организационными вопросами?
Как вы обеспечите надежность бизнес-процессов (своих и своей команды), четкость взаимодействия с клиентами?
