О ценности планирования знают все. И вы, без сомнения, уже сталкивались с советами по эффективному использованию плана.

Каждый человек по своей природе понимает, что ему следует делать и когда. Записав это, вы дадите себе обязательство и с большей вероятностью выполните дело.

Однако не каждому известно, что делать не следует: чего следует избегать, какие распространённые способы прокрастинации и отвлекающие факторы маскируются под приоритеты. Наряду со списком дел не менее важно составить и запрещающий список. Ежедневно мы сталкиваемся с набором задач, которые не только приносят наибольшую пользу, но и гарантируют столкновение со скрытыми препятствиями.

Опять же, все мы знакомы с очевидными пороками, которые следует избегать: социальные сети, пустая трата времени в Интернете, просмотр «Холостяка» во время работы, обучение игре на флейте во время чтения.

Отличить реальные задачи от бесполезных бывает непросто, и это потребует от вас достаточно напряжённых умственных усилий.

Заполните запрещающий список задачами, которые незаметно крадут время и подрывают ваши цели, приводят к незначительному или неэффективному использованию времени, не способствуют достижению конечного результата и снижают отдачу, даже невзирая на количество затраченных усилий.

Если вы постоянно посвящаете время бесполезным делам, реальные приоритеты и цели так и останутся нетронутыми. Вот что вы должны внести в свой запрещающий список.

Во-первых, включите приоритетные задачи, над которыми на данный момент вы не можете работать ввиду внешних обстоятельств. Это те дела, которые важны в одном или многих отношениях, но ожидают обратной связи от других людей или завершения основных задач. Занесите их в запрещающий список, потому что вы буквально ничего не можете сделать! Не растрачивайте на них свою умственную энергию. Эти дела всё равно никуда не денутся. Просто отметьте, что вы ждёте обратной связи и укажите дату, когда вам нужно спросить, почему ответа до сих пор нет. Затем выкиньте эти задачи из головы, потому что они находятся в чьём-то списке дел, а не в вашем. Вы также можете временно снять с себя дела, попросив консультации у других людей. Так действовать будут они, а вы сможете использовать это время для решения других вопросов.

Во-вторых, включите задачи, не добавляющие ценности вашим проектам. Существует множество мелких, банальных дел, которые не приносят вам никакой пользы. Можете ли вы делегировать их, поручить кому-то другому или даже передать на аутсорсинг? Действительно ли они требуют вашего внимания? Другими словами, стоят ли они вашего времени? И заметит ли кто-нибудь, кроме вас, разницу, если вы делегируете задачу кому-то ещё? Если вы возьмётесь за выполнение задачи сами, не увязнете ли вы в сорняках перфекционизма? Вы должны тратить своё время на большие задачи, которые двигают вперёд весь проект, а не на бесполезные вопросы, замаскированные под важные, например, выбор цвета краски для велосипедного навеса на парковке атомной электростанции, которую вы строите.

В-третьих, включите задачи, которые являются текущими и выполняются, но дополнительная работа и внимание никак на них не повлияют. Эти дела не имеют отдачи. Они – пустая трата энергии, потому что, хотя их и можно улучшить (а есть ли что-то, что нельзя улучшить?), возможные улучшения либо не изменят общую картину, либо потребуют несоизмеримого количества времени и усилий. С любой точки зрения, эти задачи следует считать выполненными. Не тратьте на них своё время и не попадайте в ловушку, считая их приоритетными. Как только вы закончите все остальные дела, вы сможете оценить, сколько времени хотите посвятить их доработке.

Если задача выполнена на 90 % от необходимого вам качества, самое время переключиться на другие, чтобы тоже перевести их с 0 % на 90 %. Другими словами, гораздо полезнее иметь три задачи, выполненные с качеством 80 %, чем одну с качеством 100 %.

Сознательно избегая пунктов из запрещающего списка, вы сохраняете сосредоточенность и упорядоченность. Вы не тратите энергию и время впустую, а ваша ежедневная производительность значительно увеличивается.

Зачем читать меню, содержащее блюда, которых нет в наличии? Это бессмысленно и отнимает время. Не позволяя вашей энергии рассеиваться на те вещи, которые забирают время и внимание, запрещающий список даёт вам возможность сосредоточиться на важном.

Такой подход может оказать сильное положительное влияние на ваш распорядок дня. Чем меньше дел у вас будет, тем лучше. Стресс и беспокойство, созданные бесполезными задачами, только мешают и убивают продуктивность. Запрещающий список освободит ваш разум от бремени слишком большого количества дел, потому что устраняет большинство из них! Вы сможете сосредоточиться на важных делах и постепенно выполнять каждую задачу.