Генри Форд, основатель Ford Motor Company, отлично разбирался в автомобилях. В своё время у него было несколько конкурентов, но главная причина, по которой эти имена потерялись во времени, заключается в том, что Форд также был создателем заводского сборочного конвейера. А на заводском конвейере рабочие сосредоточены на выполнении одной задачи за один раз.

Это оптимизирует процесс и делает его гораздо более эффективным, чем если бы один работник вёл проект от начала до конца, переключаясь между несколькими задачами. Такой подход позволяет работникам специализироваться и совершенствовать выполнение задачи, что сокращает количество ошибок и значительно облегчает поиск и устранение неисправностей. Рабочим не нужно было думать больше, чем требовалось. В результате производство автомобилей возросло настолько, что позволило компании доминировать на рынке.

В этом и заключается суть группирования. Вы собираете схожие задачи и выполняете их одновременно. Конвейер Форда на 100 % соответствовал этому подходу, потому что рабочие должны были выполнять только одну задачу, но с максимальной эффективностью.

Возьмём распространённый пример – проверку электронной почты.

Если вы хоть как-то пользуетесь или работаете с Интернетом, то, скорее всего, каждый час в ваш почтовый ящик стекается поток электронных писем. Постоянная проверка электронной почты – это крайне неэффективное использование времени. Она прерывает выполнение других задач и рассеивает внимание всякий раз, когда вы получаете новое письмо. Многие из нас даже бросают дела, чтобы разобраться с письмами. Затем нам приходится начинать выполнение первой задачи заново, потому что мы вышли из состояния потока и потеряли импульс.

Группирование электронных писем значительно повысит производительность. Примером того может быть проверка электронной почты только в верхней части страницы каждые два часа и намеренное игнорирование или блокирование уведомлений о входящих сообщениях. Поначалу это может быть трудно, но если вы станете проверять почту реже, то сможете сосредоточиться на задачах, не отвлекаясь и не перестраиваясь.

Отсюда следует ещё один важный урок: говорить «нет» некоторым задачам так же важно, как и говорить «да» правильным целям. Группирование учит целенаправленному, преднамеренному игнорированию, а оно помогает сосредоточиться на других задачах.

Переключение с задачи на задачу – это большая умственная нагрузка, потому что в течение дня вы, по сути, останавливаетесь и начинаете с нуля множество раз. Кроме того, это отнимает много энергии, поскольку вы тратите какое-то время, чтобы сориентироваться и понять, на чём вы остановились в прошлый раз. В результате вы не достигаете того максимума, который могли бы получить, сконцентрировавшись только на одном задании.

В примере с электронной почтой группирование позволяет вам не отвлекаться на чтение писем и составление ответа. Стоит отметить, что электронная почта, в отличие от разработки графики для рекламной кампании, к примеру, требует совершенно иного образа мышления. А стабильное мышление приносит гораздо большие дивиденды.

Группирование позволяет сохранить умственную энергию для самих задач и не растрачивать её на переключение между ними.

Что ещё можно сгруппировать? Вы можете запланировать встречи на один день и освободить одно утро для продуктивной работы. Вы можете запланировать выполнение задач, требующих доступа к компьютеру, и даже объединить те из них, которые требуют телефонных звонков.

А ещё вы можете сгруппировать отвлекающие факторы. Нет, это делается не для того, чтобы отвлекаться и развлекаться; это делается для того, чтобы сберечь энергию и не терять концентрацию.

Как сгруппировать отвлекающие факторы? Например, если вы устали от выполнения конкретной задачи, вам, возможно, захочется сделать небольшой перерыв в общении в социальных сетях. Во что бы то ни стало, сделайте это! Однако выделите чуть больше времени, чтобы проверить все свои аккаунты: ESPN, Refinery29 и остальные, на которые вы отвлекаетесь. Сделайте кофе, бодро пройдитесь по офису и поздоровайтесь с соседом.

Выбросьте дела из головы и отдохните, чтобы потом, когда вы снова приступите к работе, у вас был фиксированный отрезок времени времени, в течение которого нужно сохранять сосредоточенность. В конце концов, если на вашей странице в Facebook нет ничего нового, вы, вероятно, не захотите проверять страницу настолько часто. Как только вы приучитесь отвлекаться от работы в отведённое для этого время, вы сможете продуктивно работать в оставшееся.

Чем больше внимания вы растачиваете между различными видами деятельности, тем менее продуктивным будете. Но если вы начнёте делать что-то похожее на предыдущее занятие, вам будет гораздо проще начать, потому что ваш разум уже настроен на выполнение определённого типа задач. Выполняйте похожие задачи вместе, одну за другой, а затем переходите к следующей партии схожих или смежных дел. Эффективное группирование способно резко повысить вашу производительность.