Средства моделирования позволяют выделить и каталогизировать свойства, поведение, назначение и другие атрибуты бизнес-процессов. Но чтобы сформировать реестр процессов организации, эти составляющие моделей процессов необходимо где-то хранить. В этом разделе рассматриваются репозитории процессов, решающие эту задачу.

Вообще говоря, репозиторий – это место хранения. Репозиторием бизнес-процессов называется программное обеспечение моделирования, содержащее собственную базу данных или взаимодействующее с BPMS. Это место для хранения моделей бизнес-процессов и управления ими. Другими словами, это хранилище бизнес-процессов организации, то есть информации о том, как работает предприятие.

Помимо создания графических изображений бизнес-процессов, репозиторий предназначен для:

● хранения моделей бизнес-процессов и артефактов для их повторного использования;

● создания централизованного хранилища информации о процессах;

● обеспечения совместной работы в многопользовательском режиме;

● подготовки отчетов о содержимом по запросам пользователей;

● проверки соблюдения стандартов моделирования;

● гибкого представления различных аспектов бизнес-процессов в зависимости от целевой аудитории.

Репозиторий обеспечивает прозрачность системы процессов, что является ключевой ценностью для любой организации, практикующей BPM. Такая прозрачность позволяет идентифицировать бизнес-процессы, определить границы между ними и управлять большим количеством бизнес-процессов.

С точки зрения BPM бизнес-процессы являются активами организации. Это значит, что бизнес-процессы должны быть материальными и управляемыми. Фиксация бизнес-процессов в виде моделей и хранение моделей в репозитории процессов делает процессы таковыми.

Репозиторий процессов хранит информацию о том, как работает организация. Когда организации требуется изменить бизнес-процесс, специалист получает доступ к имеющейся модели, чтобы внести изменения. Репозитории процессов позволяют эффективно реализовывать различные бизнес-сценарии. Становится возможным моделировать воздействие на организацию крупных изменений, таких как слияния и поглощения. Бизнес-сценарии более подробно рассмотрены ниже.

Качественный репозиторий бизнес-процессов:

● является централизованным хранилищем информации о том, как организация ведет свой бизнес;

● используется для хранения артефактов, то есть хранит такие артефакты, как модели процессов, объекты, взаимосвязи, атрибуты, бизнес-правила, показатели эффективности и т. д. На разных уровнях детализации они описывают, как организация выполняет свои бизнес-процессы;

● использует специализированное программное обеспечение, то есть реализуется с помощью программного продукта для моделирования процессов или BPMS;

● систематизирован, то есть хранит информацию о процессах системно, опираясь на объектно-ориентированный подход. Элементы процессов могут использоваться повторно, избыточность отсутствует, обеспечена возможность сквозного анализа процессных активов;

● готов к интеграции, то есть может быть интегрирован (и часто интегрируется) с системами документооборота, обучающими системами, базами знаний;

● обеспечен нормативной базой, то есть должен управляться на основе четко регламентированной системы, включающей соответствующую организационную структуру, процессы и процедуры;

● задает стандарт жизненного цикла BPM (увязывание со стратегией, проектирование, планирование, внедрение, оценка результатов);

● управляется на основе жизненного цикла, то есть управление осуществляется на протяжении всего жизненного цикла и включает такие действия, как создание процесса, хранение, изменение и публикация информации о процессе, валидация и ввод в эксплуатацию;

● поддерживает BPM-инициативы, то есть должен использоваться в таких инициативах, как трансформация бизнеса, оптимизация процессов, внедрение ERP-системы, разработка программного обеспечения, управление рисками и управление портфелем ИТ-приложений.

В следующих разделах репозиторий процессов рассматривается с прицелом на ожидаемые результаты. На следующем рисунке изображены пять столпов, на которых держится хороший репозиторий.

Передовые методы использования репозиториев рассматриваются в разделе 4.9.9.

Ключевой метрикой хорошего репозитория является его активное использование. Качество репозитория определяется не тем, сколько моделей в нем хранится, и не объемом хранимой информации. Репозиторий должен оцениваться по:

● проценту сотрудников, которые его используют;

● типам инициатив, в которых он задействован;

● скорости обновления информации в нем.

Ключевые вопросы при проектировании репозитория:

● Какую пользу вы намерены извлекать из репозитория?

● Для чего вы собираетесь использовать модели процессов:

○ для оптимизации;

○ для обучения;

○ для взаимодействия с партнерами;

○ для разработки программного обеспечения.

Метрики использования репозитория рассматриваются в разделе 4.9.8.

Содержание хорошего репозитория определяется потенциальными сценариями использования. Репозиторий должен содержать такие артефакты, как модели процессов, объекты, взаимосвязи, атрибуты, бизнес-правила, показатели производительности и т. д.

Там, где необходимо, он должен быть интегрирован с другими информационными системами – системами документооборота, обучающими системами, базами знаний и т. д.

Ключевой вопрос при проектировании репозитория – какие модели в нем будут храниться? В общем случае часть информации хранится вне репозитория. Типичный репозиторий хранит следующие модели:

● модели процессов;

● организационную структуру;

● модели информационных систем;

● модели принятия решений.

Ключ к наполнению репозитория – начать с контента, обеспечивающего ожидаемые сценарии использования.

Сценарии использования рассматриваются в разделе 4.9.4.

Использование стандартного формата данных закладывает надежную структуру репозитория. OMG (Object Management Group), IEEE-SA (Institute of Electrical and Electronics Engineers Standards Association) и другие группы исследователей разрабатывают такие стандартные нотации, как BPMN, ArchiMate, EPC, VCD, SIPOC, DMN, ERD.

Ключевые вопросы при стандартизации формата:

● Какой требуется уровень детализации?

● Как вы моделируете высокоуровневую архитектуру?

● Как вы обеспечиваете простоту поиска и доступа к моделям для пользователей?

Структура репозитория рассматривается в разделе 4.9.5.

Организация процессного репозитория подразумевает надежную систему регулирования его использования. Регламент использования репозитория обычно включает:

● определение тех, кто имеет право:

○ просматривать модели;

○ изменять модели;

○ создавать модели;

○ согласовывать и утверждать модели;

● разработку процесса создания новых моделей;

● разработку процесса сопровождения/актуализации моделей;

● разработку процесса вывода моделей из эксплуатации;

● разработку процесса контроля качества, включая проверку соблюдения стандартов и соглашения о моделировании (как составной части сопровождения);

● разработку процесса измерения результативности применения моделей (на основе сценариев использования);

● определение порядка работы горячей линии технической поддержки;

● определение порядка контроля версий;

● публикацию порядка использования репозитория.

Принципы регулирования использования репозитория рассматриваются в разделе 4.9.7.

Чтобы обеспечить необходимую прозрачность, информация о процессе должна быть собрана и сохранена в виде модели. Документирование и повторное использование информации о процессе является ключевой концепцией BPM. Репозиторий бизнес-процессов – это средство хранения информации о процессах в виде моделей: динамичном, удобном для повторного использования и согласованном формате. Репозиторий должен наполняться постепенно, начиная с процессов, представляющих наибольшую ценность.

Польза репозитория складывается из нескольких составляющих. Типичные сценарии использования репозитория:

● стандартизация процессов;

● процессная трансформация;

● оптимизация процессов;

● внедрение процессных инноваций;

● роботизация процессов (RPA);

● автоматизация потоков работ;

● внедрение ERP;

● внедрение лучших практик;

● управление изменениями при внедрении процессов, например обучение;

● управление рисками и соответствиями;

● взаимодействие с третьими сторонами;

● разработка программного обеспечения;

● имитационное моделирование (например, для выявления узких мест);

● интеграция после слияний и поглощений;

● реализация бизнес-стратегии;

● разработка операционной модели;

● определение стратегии управления бизнес-процессами.

Определение сценариев использования – хорошо описанных и ориентированных на результат – является одной из ключевых задач. Во-первых, определите конкретный сценарий использования. Например, сформулируйте типы запросов и способы их разрешения для сотрудников службы поддержки. Определите составляющие сценария использования, такие как наименование, роль пользователя сценария, цели и желаемый результат. Затем заполните шаблон сценария на рис. 4.21. Определите, как в данном сценарии используется репозиторий и какой ожидается эффект от его использования.

Цель – разработать и поддерживать набор нацеленных на результат сценариев использования, которые:

● регулярно актуализируются;

● определяют, как измерять полученный эффект;

● определяют структуру информации в репозитории процессов.

Репозитории процессов поддерживают моделирование корпоративной архитектуры и обеспечивают простой и динамичный доступ к знаниям о процессах. Структура репозитория позволяет хранить и обрабатывать информацию о людях, процессах и информационных системах.

Однако процесс – это нечто большее, чем просто функция в организации. Чтобы понять природу конкретного процесса, оцените его с пяти сторон (см. рис. 4.22). Ответьте на следующие пять вопросов:

● Кто участвует в этом процессе (организации)?

● Какие действия (функции) выполняются?

● Какая информация необходима или появляется в процессе (данные)?

● Зачем нужен этот процесс (результаты)?

● Кто и что делает, на основе каких данных, для получения каких результатов и в какой логической последовательности (контроль)?

Процессы содержат информацию о людях, технологиях, информации и контроле. Репозиторий должен фиксировать эту информацию в структурированном виде, чтобы ее можно было заносить, ссылаться на нее и повторно ее использовать в различных сценариях.

Сценарий использования, если он правильно определен, содержит четкий состав информации, необходимой для выполнения процесса. Процессный архитектор должен продумать две вещи:

● уровень, на котором вводится информация;

● место хранения информации.

На каком уровне декомпозиции следует вводить информацию о процессе? Типичный репозиторий декомпозируется на несколько уровней, чтобы структурировать информацию.

● Уровень 1. Самый верхний уровень процессов предприятия (например, управление поставками).

● Уровень 2. Группа процессов (например, управление запасами).

● Уровень 3. Выполняющийся процесс (например, получение товара).

● Уровень 4. Ключевые действия и задачи процесса (например, печать квитанции).

Обычно каждый объект на следующем уровне разбивается на пять – восемь объектов. Важно, чтобы в процессе декомпозиции вся собранная информация была привязана к соответствующему уровню.

Еще одно решение, которое надо принять, – хранить информацию внутри репозитория или снаружи. Процесс должен ссылаться на содержимое существующей системы управления документами, а не дублировать ее. Большинство репозиториев позволяют создавать ссылки на внешние источники данных и веб-ссылки. Такую интеграцию надо тщательно продумывать и пользоваться ею при заполнении репозитория. Например, репозиторий может содержать ссылки на описания политики организации, которые хранятся на внутреннем сайте и поддерживаются операционными подразделениями.

Ключ к созданию оптимального репозитория – выбор нотации в качестве стандарта, исходя из сценариев использования, и следование ему всей организацией. Нотация – это метод описания, использующий определенный набор символов и правил. Существуют разнообразные нотации и поддерживающие их программные продукты для описания аспектов, связанных с процессами, людьми и информационными системами. Чтобы их использовать максимально эффективно, нужно четко определить, как с их помощью фиксировать соответствующую информацию и как контролировать соблюдение стандартов.

Архитектура должна поддерживать различные сценарии использования. Необходим оптимальный баланс между искусством и наукой, чтобы процессы могли исполняться людьми на основе соответствующих данных и с помощью соответствующих систем автоматизации. Критически важно, чтобы архитектура репозитория обеспечивала связь между моделью и исполнением процесса.

Процессные нотации рассматриваются в разделе 4.4 выше.

Аспекты процессов, касающиеся людей, описываются нотациями, представленными в следующей таблице.

Аспекты процессов, относящиеся к информационным системам, описываются нотациями, представленными в следующей таблице.

Специалисты по процессному управлению должны выбирать стандартные, единые для всей организации нотации для моделирования перечисленных аспектов. Удачно выбранная нотация позволит использовать всю информацию о процессе и гарантировать стандартный результат. С помощью программного обеспечения информацию, разбросанную по разным частям организации, можно объединить в единый контекст сквозной работы, увязанной со стратегией и целями.

Референтные модели могут оказывать существенную помощь в создании репозитория. Референтная модель представляет собой структурированные и документированные знания, которые могут быть адаптированы к нуждам конкретной организации.

Примеры референтных моделей см. в разделе 4.8 выше.

Выбор программного обеспечения обычно является первым шагом на пути организация к BPM. Учитывая изобилие предложений на рынке, вам понадобится стратегия, чтобы сделать оптимальный выбор. Самый правильный подход – проработать сценарии использования, а затем выбрать инструмент с функциональностью, обеспечивающий реализацию этих сценариев.

Существующее программное обеспечение BPM можно разделить на три типа:

● базовое программное обеспечение BPM;

● BPMS (Business Process Management Suite) – платформы управления бизнес-процессами;

● iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite) – интеллектуальные платформы управления бизнес-процессами.

Полноценная платформа BPM должна предоставлять:

● возможность графического моделирования бизнес-процессов и/или бизнес-правил;

● реестр/репозиторий моделей и метаданных процессов;

● процессный движок, автоматизирующий исполнение процесса;

● движок статусной модели и/или бизнес-правил.

Поддерживая весь жизненный цикл процесса, платформа BPM помогает архитекторам решений и бизнес-руководителям воспользоваться открывающимися для бизнеса возможностями за счет ускорения разработки приложений, трансформации и цифровизации бизнес-процессов.

В таблице приведены некоторые программные продукты, содержащие репозиторий BPM. Этот список не является исчерпывающим, и у каждого продукта есть свои уникальные достоинства.

Ключевые факторы при выборе программного обеспечения BPM:

● возможности инструмента поддерживать первоочередные сценарии использования;

● возможность применения инструмента в сценариях использования, которые вы хотели бы реализовать в будущем;

● поддержка инструментом стандартных нотаций, чтобы в случае необходимости можно было перенести имеющиеся модели в другой инструмент.

Сделать правильный выбор помогает четкое понимание сценариев использования и приоритетов.

Средства моделирования различаются тем, сколько и какие именно компоненты (и сопутствующую информацию) они способны описывать, что определяет тип и глубину анализа, который вы сможете проводить с их помощью. Проекты моделирования процессов зачастую эволюционируют, становясь все более масштабными и сложными. Поэтому имеет смысл выбирать программные средства более мощные, чем требуется в начале проекта.

В таблице ниже представлены некоторые компоненты процесса (и сопутствующая информация), встречающиеся в моделях процессов.

Регулирование использования репозитория является составной частью процессного регулирования, подробно рассматриваемого в разделе 10.2.3. Репозиторий процессов обеспечивает несколько аспектов процессного регулирования:

● Приоритизация процессов. Репозиторий формирует иерархию процессов, необходимую для приоритизации процессов, которая, в свою очередь, является краеугольным камнем процессной стратегии.

● Многоуровневая ответственность за процессы. Делая иерархию процессов прозрачной, репозиторий становится средством структурирования многоуровневой ответственности за процессы.

● Многоуровневая система показателей эффективности процессов. Делая иерархию процессов прозрачной, репозиторий предоставляет основу для структурированного многоуровневого измерения эффективности процессов.

● Управление жизненным циклом. Репозиторий поддерживает управление жизненным циклом (создание, модификация, запуск в эксплуатацию) моделей бизнес-процессов и связанных моделей.

Регулирование использования репозитория основывается на нормативных положениях и соглашениях, относящихся к архитектуре организации. Документ, регламентирующий относящиеся к бизнес-архитектуре методы и соглашения, должен охватывать следующее:

● нотации моделирования, применяемые на каждом уровне процессной иерархии;

● типы объектов, используемые в каждой нотации;

● типы соединителей, используемые в каждой нотации;

● символы, используемые для каждого типа объекта;

● соглашение об именовании моделей и объектов;

● макеты/правила размещения объектов на диаграмме.

Также документ включает аспекты, специфические для репозитория:

● предполагаемую структуру папок;

● соглашение об именовании папок;

● статусы модели и на что они влияют;

● права пользователей по ролям;

● семантические проверки.

Регламентация методов и соглашений является основой регулирования использования репозитория. Создание регламентирующего документа может показаться утомительным и трудоемким, даже если стремиться к его упрощению. Однако этот документ критически важен для текущих и новых членов команды BPM. Он также является основой при проведении аудитов процессного репозитория.

Процессное регулирование и регулирование использования репозитория пересекаются везде, где создание, модификация и запуск процессов в эксплуатацию касается репозитория.

Следующий пример иллюстрирует взаимосвязь между процессным регулированием и регулированием использования репозитория:

● модель процесса создания заказа на продажу уже находится в репозитории;

● процесс запущен в эксплуатацию;

● в модель нужно внести небольшие корректировки;

● участники:

○ владелец процесса – имеет доступ на чтение, может комментировать;

○ процессный аналитик – имеет доступ на запись, может редактировать;

○ процессный архитектор – имеет доступ на чтение, может комментировать.

Как вносится изменение?

1. Владелец отдает аналитику распоряжение на изменение.

2. Аналитик создает новую версию модели в состоянии «черновик», не публикуя ее.

3. Аналитик просит архитектора проверить черновик по электронной почте или встроенными возможностями программного обеспечения.

4. Архитектор оставляет комментарии о требуемых корректировках.

5. Аналитик получает уведомление о комментарии.

6. Аналитик корректирует модель процесса и просит архитектора ее утвердить.

7. В комментариях к модели архитектор сообщает о своем согласии с корректировками.

8. Аналитик и владелец процесса получают уведомление о комментарии.

9. Аналитик меняет статус модели процесса на «Согласовано».

10. Владелец оставляет комментарий об утверждении модели процесса.

11. Аналитик получает уведомление о комментарии.

12. Аналитик меняет статус модели на «Утверждено».

13. Аналитик публикует модель, делая ее общедоступной, а новую версию процесса – текущей.

14. Владелец внедряет измененный процесс в повседневные операции.

Регулирование использования репозитория должно гарантировать, что его содержимое не будет искажено. Отвечает за регулирование использования репозитория руководитель процессного управления, а реализует его администратор репозитория. Регулирование определяет тех, кто может просматривать, изменять, создавать, утверждать и отменять модели бизнес-процессов, назначая роли и обязанности по отношению к соответствующим процессам.

Также должны быть разработаны и внедрены процессы управления репозиторием, такие как:

● регулярный аудит процессов, проверяющий следование сотрудниками рекомендованным методам и соглашениям;

● процесс управления версиями, определяющий, когда новая версия может быть опубликована;

● процесс измерения эффекта от использования репозитория процессов;

● процесс публикации регламентирующих документов;

● процесс оказания поддержки.

Технические аспекты регулирования, за которые отвечает администратор репозитория:

● график резервного копирования базы данных;

● экспорт моделей из репозитория в другие системы;

● импорт моделей из других систем в репозиторий;

● процесс создания пользовательских символов и объектов.

В свое время многие инициативы по моделированию бизнес-процессов прошли через период критики в отношении пользы от создаваемых моделей для организации. Организации проделали большую работу по созданию процессных моделей, но они либо вообще не использовались, либо использовались очень ограниченно. Такая практика приводила к дискредитации моделирования бизнес-процессов и использования репозиториев процессов.

Проработка сценариев использования на этапе планирования гарантирует, что организация получит эффект от моделей и от репозитория процессов. Для того чтобы модели применялись по назначению, должен осуществляться мониторинг их использования. Полезные показатели использования репозитория:

● количество обращений к моделям процессов за определенный период времени;

● распределение обращений к моделям по предметным областям (оно должно быть примерно равномерным);

● процент сотрудников организации, использующих репозиторий;

● количество инициатив всех типов, использующих репозиторий;

● скорость обновления информации в репозитории.

Большинство этих показателей можно рассчитать автоматически. Однако проведение ежегодных коротких обследований, связанных с репозиторием, поможет держать руку на пульсе и выявлять новые потребности бизнеса.

Управление процессами от результата обеспечивает оптимальное использование и развитие репозитория процессов. Оптимально использовать – значит использовать наиболее подходящие стандарты, соблюдать утвержденные методы и соглашения и не упускать из виду согласованные сценарии использования.

Лучшие практики построения репозитория касаются пяти составляющих: эффект, содержание, формат, регулирование, инструменты и удобство использования.

1. Эффект: сценарии использования

● Определены сценарии использования и необходимая для каждого поддержка репозитория.

● Регулярная актуализация сценариев использования.

● Измерение эффекта использования репозитория.

2. Содержание

● Состав информации о процессах, требуемый сценариями использования.

● Наличие в репозитории необходимых отчетов.

3. Формат

● Используемые методы моделирования – не больше десяти.

● Стандартный для организации метод моделирования.

● Общая архитектура процессов, определенная до третьего уровня.

● Стандарты и руководящие принципы моделирования определены и соблюдаются.

4. Регулирование

● Процессы создания, поддержки и вывода из эксплуатации моделей определены и внедрены.

● Контроль качества наличествует, и оценка проводится не реже четырех раз в год.

● Качество моделей и их полезность измеряются.

● Количество обращений к репозиторию ежемесячно измеряется и согласуется со сценариями использования.

● Руководящие принципы регулирования использования репозитория сформулированы и опубликованы.

5. Программное обеспечение и удобство использования

● Репозиторий доступен в виде облачного сервиса.

● Отчеты и конфигурация настроены и обновляются в соответствии со сценариями использования.

● Горячая линия поддержки функционирует.

● Требуемые внешние системы подключены и регламенты их использования определены.