Имитация выполнения может использоваться в ходе анализа модели процесса как есть и/или проектирования модели процесса как будет:

● Имитация в ходе анализа позволяет получить целостную картину процесса. Этим она выгодно отличается от разрозненных сведений, получаемых из интервью с участниками процесса. Еще один ценный результат – показатели эффективности исходного процесса, отталкиваясь от которых можно ставить цели по его оптимизации.

● Валидация и тестирование, проводимые путем имитации в ходе проектирования новой схемы процесса, должны продемонстрировать, что процесс достигает желаемых результатов с требуемой эффективностью и его можно безбоязненно внедрять в опытную и промышленную эксплуатацию.

Имитация может проводиться двумя способами:

● Ручная имитация действий процесса.

● Автоматизированное имитационное моделирование с помощью специализированного программного обеспечения.

Ниже эти способы рассматриваются подробно.

В рамках имитации на вход процесса подаются фиктивные тестовые данные – заказы, договоры, запросы. Желательно подготовить данные, максимально приближенные к реальным.

Роли в рамках процесса распределяются между участниками (не обязательно членами команды): один берет на себя роль клиента, другой – роль сотрудника, принимающего заказы, и т. д. В ходе выполнения процесса каждый должен выполнить свою часть работы.

Имитация процесса может выполняться несколькими способами:

● Индивидуальное прохождение. Аналитик выполняет все действия, обращая внимание на входы, выходы и бизнес-правила.

● Групповое прохождение. Группа участников собирается в конференц-зале, распределяет роли, и сотрудники, отвечающие за определенные задачи в рамках процесса, один за другим в подробностях рассказывают, что они делают, чем при этом руководствуются, какие шаги выполняют, сколько времени тратят.

● Видеозапись прохождения. Рекомендуется делать видеозапись группового прохождения для последующего анализа и обсуждения, чтобы не потерять ничего важного.

Организации, регулярно практикующие имитацию, могут создать у себя для этих целей процессную лабораторию.

Имитация может применяться в проектах анализа и проектирования:

● Имитация, проводимая в ходе анализа процесса как есть, позволяет выявить бизнес-исключения, точки передачи ответственности, а также информационные связи между задачами, функциональными областями, группами сотрудников и системами. В ходе имитации контролируется, чтобы при передаче ответственности все необходимое передавалось на вход следующего шага.

● Некоторые организации требуют проведения имитации действий в лабораторных условиях для тестирования процесса как будет до его внедрения в опытную или промышленную эксплуатацию.

В обоих случаях желательно, чтобы в имитации участвовали исполнители реального процесса. Они являются настоящими экспертами и поэтому лучше всех смогут прокомментировать прохождение процесса и предложить лучшие идеи по его оптимизации.

Полезно организовать имитацию так, чтобы участники могли видеть модель процесса, следить за его ходом и отмечать любые отклонения. Затем группа может обсудить отклонения, чтобы решить, требует ли исправления модель или описание конкретной задачи.

Автоматизированное имитационное моделирование подразумевает использование специализированного программного обеспечения, модели процесса в подходящей для этой цели нотации (например, BPMN) и входных данных о параметрах процесса, таких как:

● параметры времени цикла для каждого действия процесса:

○ время ожидания во входящей очереди (до начала работы);

○ время задержки начала работы (от начала привлечения ресурса до начала работы);

○ время работы (от начала до окончания производства продукции);

○ время ожидания в исходящей очереди (от окончания производства до выхода продукции);

● стоимостные параметры:

○ суммарные затраты на персонал в соответствии с числом сотрудников на каждом шаге процесса и стоимостью каждого из них;

○ материалы, используемые на каждом шаге процесса (прямые затраты);

○ связанные с шагами процесса накладные расходы за определенный интервал времени, такие как административные расходы, распределяемые пропорционально численности сотрудников (косвенные затраты);

● прочие параметры:

○ сколько раз процесс отработал за определенный интервал времени (X раз в час/день);

○ точки принятия решения в процессе (пример: распределение 60/40 между маршрутами A и B).

Параметры могут задаваться как в виде детерминированных величин, так и в виде вероятностных характеристик. В первом случае продолжительность определенного шага процесса задается в виде «13,5 часа», а во втором – в виде «среднее 13,5 часа, среднеквадратичное отклонение 1,65 часа». Второй вариант более реалистичен, но требует больших усилий по сбору информации.

Программное обеспечение многократно повторяет исполнение процесса с заданными параметрами и по завершении выводит отчет с выходными параметрами процесса, например: вероятность благополучного исхода, затраты на каждую задачу и на процесс в целом во временном и денежном измерении, время простоя из-за нехватки ресурсов и т. п. Выходные параметры представляются статистически, например, «средняя продолжительность процесса 12,84 рабочего дня, среднеквадратичное отклонение 5,61 рабочего дня».

Имитационное моделирование может применяться и на этапе анализа, и на этапе проектирования процесса:

● На этапе анализа выполняется имитационное моделирование процесса как есть. Таким способом фиксируется отправная точка, выявляются узкие места и другие проблемы эффективности процесса.

● После того, как спроектирован процесс как будет, имитационное моделирование повторяется, чтобы оценить, насколько повысилась эффективность.

● Полученные результаты анализируются – сравниваются с эффективностью процесса как есть, ищутся возможности для оптимизации. Вносятся изменения в модель и/или параметры процесса, и имитационное моделирование запускается снова.

● Имитационное моделирование повторяется циклически до тех пор, пока показатели процесса не будут соответствовать требованиям.

Автоматизированное имитационное моделирование позволяет значительно сэкономить время и деньги благодаря тому, что работа выполняется в программном обеспечении, не затрагивая организацию. Это экспериментальная лаборатория оптимизации процессов до их реального внедрения.

Некоторые программные продукты для имитационного моделирования процессов предоставляют возможности проводить анализ что, если:

● сравнивать эффективность различных схем процесса в одних и тех же условиях;

● сравнивать эффективность одной и той же схемы процесса в сценариях, различающихся количеством экземпляров процесса в единицу времени операций, количеством доступных ресурсов и другими параметрами;

● выявлять параметры, оказывающие самое большое влияние на эффективность процесса;

● определять критические значения параметров, при которых эффективность процессов становится ниже требуемой.

Например, имитационное моделирование процесса при пиковых, средних и минимальных нагрузках показывает влияние нагрузки на продолжительность процесса, потребность в ресурсах и узкие места.

Некоторые инструменты имитационного моделирования процессов обладают средствами анимации процесса, позволяющими визуально обнаружить происходящие в ходе процесса явления, не очевидные при традиционном анализе данных.

Автоматизированное имитационное моделирование не заменяет работу с живыми людьми и не является идеальным методом определения будущего состояния процесса, но это мощный инструмент, помогающий специалисту по процессному управлению быстрее по сравнению с ручной имитацией действий процесса оценить планируемые изменения.

Самая большая польза от автоматизированного имитационного моделирования с использованием программного обеспечения – это возможность заранее оценить выгоду от оптимизации процесса в терминах времени, стоимости, производительности и качества и на этой основе подготовить бизнес-обоснование проекта.

Самая большая трудность, возникающая при использовании имитационного моделирования на практике, – большой объем данных, требуемый на входе.