Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Цивилизация развивается, расширяя количество важных операций, которые мы можем выполнять, даже не задумываясь о них.
Альфред Норт Уайтхед
Если вы похожи на большинство профессионалов в наше время, ваши дни заполнены вопросами, требованиями, просьбами, незапланированными встречами, электронными письмами, телефонными звонками, текстовыми сообщениями, посланиями в мессенджерах и миллионами других дел, которые отвлекают вас от людей, требующих вашего полного внимания. Однако, как мы уже выяснили, наше внимание ограниченно и обладает большой ценностью. Мы никогда не сможем уделять всем свое полное внимание, а зачастую не сможем уделить даже какую-то малую его часть. Если вы хотите максимизировать свою продуктивность, то должны точно определить, что достойно и недостойно вашего внимания. Если же что-то действительно важно, вы должны рассчитать, сколько вашего внимания следует предоставить в каждом конкретном случае. Вот вам подсказка: если это что-то, что не входит в вашу Зону желаний или не является одной из первоочередных задач, тогда оно не заслуживает большого вложения.
Одним из способов решения критических задач с минимальными затратами внимания является автоматизация. Обычно, когда я говорю «автоматизация», люди предполагают, что я имею в виду роботов, приложения и макросы. Но не нужно быть инженером или компьютерным гиком, чтобы извлечь выгоду из автоматизации. Каждый день появляются задания, о которых у нас нет времени думать, но они все равно должны быть выполнены. Но кто сказал, что вы должны уделять работе все свое внимание? Что, если бы вы могли вычесть себя из уравнения и все же выполнить работу? Вот тут-то и появляется автоматизация, и мне нравится думать об этой теме в виде четырех основных подпунктов:
1. Автоматизация самого себя.
2. Автоматизация при помощи шаблонов.
3. Автоматизация процессов.
4. Техническая автоматизация.
В этой главе мы рассмотрим все четыре подпункта, а также познакомимся с несколькими ключевыми стратегиями автоматизации, которые позволят вам поставить многие задачи из вашей Зоны тяжелой работы и незаинтересованности на автопилот.
Ваш первый шаг – это автоматизация самого себя через процесс самоавтоматизации. Он включает в себя внедрение рутинных занятий, ритуалов и привычек, которые помогут вам легче и эффективнее следовать своим высшим приоритетам. Опять же, фокус здесь заключается в том, чтобы поставить как можно больше вещей в своей жизни на автопилот, чтобы вам не приходилось останавливаться и думать о них каждый раз, когда те возникают. Вам потребуется выстроить ритуалы и процедуры так, чтобы ваше тело знало, что делать, даже если вы сознательно не думаете об этом. Например, большинству людей не нужно концентрироваться на конкретных шагах, связанных с принятием душа; они просто знают, что делать после того, как включат воду. Их тело берет на себя весь контроль, освобождая ум, чтобы люди могли думать о других вещах. Это одна из причин, почему к нам часто приходят такие замечательные идеи именно в душе. Применение этого простого подхода к различным областям вашей жизни поможет изменить ход игры.
Понимание ритуалов. Ритуал – это «любая практика или модель поведения, регулярно выполняемая определенным образом». Например, у большинства профессиональных спортсменов есть предматчевый ритуал, то есть серия действий, которые настраивают их умственно и физически на выполнение предстоящей задачи в лучшем виде. Это справедливо для людей, которые добиваются больших высот во всех профессиях. В своей книге «Режим гения. Распорядок дня великих людей» Мейсон Карри исследует ежедневные ритуалы более ста пятидесяти романистов, поэтов, драматургов, художников, философов, ученых, математиков и других. Ритуалы помогают этим разнообразным профессионалам добиться той же цели, к которой мы стремимся сейчас: достичь большего, делая меньше. Ваши ежедневные ритуалы, говорит Карри, «могут быть тонко откалиброванным механизмом использования ряда ограниченных ресурсов: времени (самого ограниченного ресурса из всех), а также силы воли, самодисциплины, оптимизма».
Ритуалы предлагают три ключевых преимущества, которые настраивают вас на победу. Во-первых, хотя многие считают, что ритуалы подавляют творчество, истина заключается в том, что ритуалы освобождают творчество. Правильная формулировка и выстраивание ритуалов требуют огромного количества творчества и размышлений. Однако это правда, что ритуал требует такого усилия лишь единожды, в самом начале, когда задание только создается. Цель состоит в том, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, когда возникает одна и та же проблема. Вместо этого вы фокусируете свою творческую энергию на чем-то один раз, устанавливаете систему, чтобы применять это решение каждый раз. Итак, теперь вы свободны и можете фокусировать свою творческую энергию на других вещах. Подумайте о вашей ежедневной поездке на работу. В данной ситуации вам не нужно размышлять о действиях, которые вы предпринимаете. Конечно, в первую неделю или две вам пришлось потратить много энергии на то, чтобы выяснить, как лучше добираться до офиса, как избежать пробок и в какое время нужно уходить. Однако после этого первоначального всплеска усилий и умственной энергии ритуал берет верх. С этого момента вы можете смело направлять свой творческий потенциал на любые другие вещи, пока находитесь в дороге.
Во-вторых, ритуалы ускоряют вашу работу. Как только вы определяете конкретный ритуал, то уже точно знаете, что будет дальше на каждом шагу. Это происходит автоматически; вам больше не нужно думать об этом, что, естественно, делает вас гораздо более эффективным.
В-третьих, ритуалы исправляют ваши ошибки. Точнее было бы сказать, что они предотвращают ошибки, потому что разработка ритуалов позволяет просчитывать различные точки возможного провала заранее и создавать защитные сети для каждого шага в процессе. Даже если вы наткнетесь на препятствие на ранней стадии, то сможете просто встроить решение в свои ритуалы, сделав их самокорректирующимися с течением времени. Хирург и автор медицинских книг Атул Гаванде подчеркнул силу ритуалов, кодифицированных в контрольных списках, в устранении ошибок в нескольких отраслях. Он превозносит «добродетели регламентации». В своей области, медицине, он ежегодно спасает тысячи жизней и сотни миллионов долларов.
Четыре основополагающих ритуала. Вы можете выстроить ритуал вокруг любой повторяющейся задачи в вашей жизни. На самом деле вы можете создавать ритуалы даже для того, чтобы знать, как, когда и в каком порядке выполнять ряд различных задач. Я использую и рекомендую вам четыре основных ритуала: утро, вечер, начало рабочего дня и завершение рабочего дня. Я планирую для них время на моей Идеальной неделе, о которой подробно расскажу в седьмой главе. Поддерживая систему в рабочем состоянии, я могу предсказуемо и эффективно выполнять несколько необходимых действий каждый день. Это сохраняет мой разум свободным в течение большего количества часов, чем если бы я пытался вспомнить эти действия на лету каждый раз, когда выполнял их.
Мой утренний ритуал начинается в тот момент, когда я просыпаюсь, и включает в себя все то время, пока я не попаду в офис. Этот ритуал состоит из девяти пунктов, таких как «Сделать чашку кофе», «Почитать Библию», «Сделать записи в дневнике» и «Пересмотреть свои цели». Вместе эти девять действий становятся рутиной. Я делаю их одинаково, в одном и том же порядке каждый день, что помогает мне выполнять их максимально слаженно и позитивно настраивает меня на весь оставшийся день. Мой вечерний ритуал работает почти так же, за исключением того, что он помогает мне успокоиться и подготовиться ко сну. (И вот профессиональный совет: установите будильник, чтобы убедиться, что ложитесь спать вовремя.) Утренние и вечерние ритуалы у каждого человека будут разными, в зависимости от личности, интересов, стадии жизни и других факторов.
А как насчет начала и окончания рабочего дня? Эти два ритуала четко обозначены в моем календаре на каждую неделю. Мой ритуал запуска рабочего дня начинается в 9:00, а его завершение – в 17:00. Итак, дважды в день каждый день мой мозг выполняет определенные действия, предназначенные для открытия и закрытия рабочего дня. Я продумал, что именно должно произойти, чтобы каждый рабочий день начинался и заканчивался хорошо, и я превратил эти задачи в ритуал.
Как только я вхожу в офис, начинается мой ритуал запуска рабочего дня. Повторяя одни и те же действия в одном и том же порядке каждый день, моя мышечная память берет верх, и я могу эффективно выполнять небольшой набор задач, которые мне нужно сделать в начале каждого дня. Опять же, список и порядок действий будут варьироваться в зависимости от человека. Но вот вам пять задач, которые лично мне просто необходимо сделать, чтобы мой рабочий день начинался положительно каждый день:
1. Очистить почтовый ящик.
2. Наверстать упущенное в корпоративном мессенджере Slack.
3. Проверить социальные сети.
4. Проанализировать Большую Тройку (о чем мы поговорим в главе 8).
5. Просмотреть свое расписание.
Этот ритуал обычно занимает около тридцати минут, поэтому первые полчаса моего рабочего дня, каждый день, посвящены ему. Наличие такого ритуала удерживает меня от того, чтобы тянуть этот набор задач в течение всей первой половины дня, параллельно пытаясь сосредоточиться на других вещах. Он также не позволяет мне пустить под откос собственную работу из-за чьих-то планов.
Каждый вечер в 17:00 я начинаю свой ритуал завершения рабочего дня. Неудивительно, но эта серия действий почти полностью совпадает с моим ритуалом запуска: электронная почта, Slack и так далее. А все потому, что на данный момент я не проверял электронную почту или другие сообщения в течение примерно восьми часов, и я знаю, что мне нужно ответить на запросы или сообщения, которые были отправлены в течение дня. Так как я знаю, что ответы вечером займут у меня больше времени, чем утром, я выделяю около часа для ритуала завершения. Если я закончу ритуал раньше, то рано вернусь домой. Мой ритуал выключения состоит из тех же пяти вещей, что и ритуал запуска, однако помимо них я добавляю еще две вещи. Во-первых, я просматриваю ключевые задачи на неделю и анализирую выполненные за день дела. Во-вторых, я ставлю перед собой ключевые задачи на следующий день. Подробнее об этом, кстати, вы также узнаете в главе 8.
Надеюсь, вы уже начинаете определять некоторые возможности для самоавтоматизации в своей жизни. Это может быть утренний ритуал, запуск или выключение, как у меня, или что-то совсем другое. Возможно, у вас есть особый способ подготовки презентаций на работе, который можно очень просто превратить в автоматический ритуал. Как только вы начнете искать возможности, то увидите их повсюду. В конце этой главы вы приступите к упражнению, направленному на то, чтобы помочь вам внедрить утренние и вечерние ритуалы в практику за считаные дни.
В предыдущей главе я поделился шаблоном, который использую, когда начинающие авторы просят меня ознакомиться с их работами. Это был пример автоматизации при помощи шаблонов. На протяжении более трех десятилетий такая форма автоматизации оставалась моей любимой. Я получаю такие запросы практически каждый день, и, если бы мне пришлось отвлекаться, чтобы написать личный, уникальный ответ для каждого автора, у меня не осталось бы времени делать что-либо еще. Конечно, я мог бы нанять помощника только для обработки всех этих входящих рукописей, но зачем? Вместо этого для каждой подобной ситуации я выделяю немного времени на выработку идеального ответа, а затем использую этот ответ снова и снова. Как мы уже обсуждали ранее, автоматизация означает качественное решение проблемы один раз, а затем перевод этого решения на автопилот. Шаблоны позволяют сделать это всего за несколько кликов.
Чтобы заставить шаблоны работать, вам нужно развить шаблонное мышление. Каждый раз, когда вы работаете над проектом, спрашивайте себя, какие компоненты этого проекта вы, скорее всего, будете использовать снова. Если вы ожидаете, что какая-то вещь понадобится вам более одного или двух раз, подумайте о создании шаблона. Даже если это потребует немного дополнительных усилий на начальном этапе, в конечном итоге оно сэкономит вам огромное количество времени.
Наиболее распространенный тип шаблонов, которые я использую в своей повседневной работе, – это шаблоны на электронной почте. Вы видели один из них, но, поверьте мне, есть и другие. На самом деле у меня лично есть тридцать девять различных шаблонов для электронных писем, настроенных на моем компьютере и готовых к работе в одно мгновение. Моя команда также приняла эту концепцию, и они добавили еще больше шаблонов в общую кучу. В совокупности у нас есть более сотни шаблонов для электронных писем, которые мы используем на регулярной основе. Если бы вы написали мне или кому-то из членов моей команды прямо сейчас, то, скорее всего, получили бы шаблонный ответ. Конечно, это вовсе не значит, что ответ будет холодным и безличным. Я бы даже не стал называть его формальным письмом. Вместо этого каждый шаблон электронного письма – это продуманный, личный ответ на вопросы и запросы, которые моя команда, скорее всего, получит в любой конкретный день. Наши письма такие продуманные, потому что мы потратили много времени на их создание на начальном этапе. Они также довольно личные, потому что мы создаем способы, позволяющие нам персонализировать ответ для каждого получателя, чтобы тот чувствовал, что письмо было написано только для него.
Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон электронного письма, давайте рассмотрим, как я его использую. Первым шагом, очевидно, является написание черновика письма. Если это обычное электронное письмо, то у вас, вероятно, уже есть несколько различных версий сообщения, сохраненных в папке «Отправленные» вашего почтового клиента. Вернитесь к своим старым письмам и найдите то, которое можно было бы превратить в шаблон. Затем напишите новую версию письма, как если бы вы отвечали конкретному человеку. Подумайте обо всех способах, которыми вы могли бы ответить и послужить этому человеку. В письмо, которое я отправляю авторам, просящим меня о помощи, например, обязательно включена ссылка на соответствующий пост в блоге, а также ссылка на онлайн-тренинг, посвященный запросу человека. В этом черновике я охватил все основные моменты. Это не означает, что вы не будете со временем изменять или улучшать свой шаблон. В данном случае цель состоит в том, чтобы никогда больше не повторять тех усилий, которые потребовались для первоначального создания ответа.
Возможно, вы думаете, что следующим шагом будет сохранение черновика письма в виде документа в какой-нибудь папке и копирование и вставка его в новое письмо каждый раз, когда оно вам понадобится. Вы могли бы сделать это, но есть гораздо более быстрый и простой способ, и практически любой почтовый клиент предлагает подобное. Секретный соус – это функция подписи электронной почты вашего компьютера. Лично я использую компьютер Mac и базовый почтовый клиент Apple Mail для своей электронной почты. Как и большинство почтовых приложений, Apple Mail позволяет сохранять несколько различных подписей электронной почты. Обычно вы просто используете их, чтобы автоматически вставлять свое имя и, возможно, деловую контактную информацию. Однако теперь мы с вами превратим эту простую функцию в мощный источник продуктивности. Как только я создаю новый шаблон электронного письма, то сразу сохраняю его в своем почтовом клиенте в качестве новой подписи. Затем, когда мне это нужно, я могу поместить его в тело письма в один или два клика.
Например, в Apple Mail и Outlook сохраненные подписи отображаются в раскрывающемся списке на панели инструментов в верхней части окна сообщения. Таким образом, когда приходит запрос по электронной почте, вы можете просто нажать кнопку «Ответить» и выбрать соответствующий шаблон с помощью подписи электронной почты из выпадающего списка. Оттуда вы можете (и обычно должны) персонализировать электронное письмо, вставив имя человека, но это все, что от вас потребуется. То, что когда-то занимало десять минут или больше, может быть выполнено и забыто менее чем за минуту, иногда всего за несколько секунд. Это мощная стратегия экономии времени, позволяющая быстро пробираться через горы писем на электронной почте.
Однако шаблоны предназначены не только для электронной почты. Вы также можете создавать шаблоны бумажных писем, которые отправляете по почте. Например, если вы регулярно нанимаете людей, то можете создать шаблоны писем, указывающие на то, что заявка была получена или рассмотрена. Вы даже можете поставить свою цифровую подпись на документе, так что вам не придется подписывать его каждый раз перед отправлением. Кроме того, если вы часто проводите презентации с помощью окна слайдов в Keynote или PowerPoint, то можете создать базовый шаблон набора слайдов. В него вы можете заранее поместить макет, графику и заголовки слайдов. Как бы вы ни использовали шаблоны, основная концепция остается прежней: не изобретайте велосипед. Решите проблему один раз, запишите ее, а затем держите решение неподалеку, чтобы добраться до него за несколько щелчков, если возникнет тот же вопрос.
Под автоматизацией процессов подразумевается письменный, простой в исполнении набор инструкций для выполнения работы или последовательности. В чем-то это похоже на ритуал, но руководства по работе обычно гораздо более детализированы и специфичны для набора задач. В то время как ритуал больше похож на рутину, руководство больше похоже на набор инструкций, которые вы используете для сборки велосипеда для вашего ребенка или какой-то мебели из ИКЕА. В этих случаях каждый шаг процесса тщательно детализируется и записывается, гарантируя, что любой, кто будет следовать указаниям, сможет успешно достичь цели.
Я уверен, что вы уже можете придумать по крайней мере один громоздкий процесс, который выиграет от упорядоченного документированного рабочего потока. Хорошая новость заключается в том, что добиться такой автоматизации гораздо легче, чем вы можете себе представить. В то же время ее полезность трудно переоценить. Вот пять шагов, которые помогут вам объединить эти раздражающие общие задачи в один убийственный процесс.
1. Внимание. Первый шаг в создании руководства – обратить внимание на то, что вы уже делаете каждую неделю, и определить области, в которых рабочий процесс может помочь. Какие действия являются ключевыми для вашего бизнеса? Какие из них повторяются по своей природе? Каким задачам вы всегда должны кого-то обучить, прежде чем уехать из города в отпуск? По каким вопросам вам звонили работники, пока вас не было в офисе? Какие задачи привели к тому, что проекты остановились из-за того, что вы не были доступны лично? Обратите внимание на ритмы вашего бизнеса, а также на очевидные болевые точки, которые нуждаются в документации. Скорее всего, вы уже подумали о нескольких.
Для вашего первого руководства лучше всего начать с чего-то простого. Если вы выберете самый сложный процесс, пока только начинаете разбираться в самой технике, то можете застрять и сдаться. Настройте себя на победу, сначала потренировавшись на нескольких процессах уровня софтбольных игр. Как только вы выберете процесс, продумайте всю процедуру от начала до конца. Будьте максимально дотошны в деталях. Визуализируйте все. Мне нравится представлять, что я готовлю обучение для кого-то, кто абсолютно ничего не знает о работе, которую я прописываю. Если я подхожу к процессу так, словно разговариваю с кем-то, кто понятия не имеет, что происходит, то обычно могу охватить каждую деталь, которая может понадобиться человеку.
2. Документирование. Как только вы поймете, какой процесс вам нужен, и продумаете каждую мелочь, настанет время записать его. Обязательно фиксируйте каждый шаг, необходимый для выполнения задачи. Ничего не упускайте и не срезайте углы. Ваша цель на этом этапе – задокументировать на бумаге каждую мелочь, чтобы кто-то, кто ничего не знает о процессе, мог выполнить его безупречно. Подходите к этой задаче как к компьютерной программе. Машина будет делать только то, что программист говорит ей делать максимально явно. Машина не в состоянии заполнить пробелы, как и человек, следующий за вашим рабочим процессом. Дайте им все, что нужно для выполнения работы. Документировать рабочий процесс можно разными способами, и неплохо поэкспериментировать с различными форматами и инструментами, пока не найдете те, что лучше всего подходят именно вам. Вы можете попробовать составить текстовую документацию с помощью простого текстового редактора или более продвинутого приложения для заметок, такого как Notion или Evernote. Многие люди включают скриншоты и видеоролики в свою документацию, что делает руководство невероятно простым для любого пользователя. И если вам захочется еще большей изощренности, то можете разобраться в более индивидуальных инструментах построения процессов, таких как мой нынешний любимый SweetProcess. В то время как программные решения помогают организовать ваши мысли и сделать ваши руководства доступными каждому, не позволяйте страху перед сложными технологиями удерживать вас от использования преимуществ автоматизации процессов. Даже простой, написанный от руки список действий поможет выполнить ту работу, которая вам требуется.
3. Оптимизация. Если вы не срезали углы и ничего не забыли в своей документации, ваше первое руководство, вероятно, будет более многословным, чем вам хотелось бы. Это нормально, потому что теперь пришло время оптимизировать. На этом этапе вы должны проанализировать написанное и задать себе три вопроса:
1. Какие из этих шагов можно исключить?
2. Какие из этих шагов можно упростить?
3. Какие из этих шагов следует выполнять в другом порядке?
Критикуя свою документацию таким образом, вы как можно лучше настраиваете процесс. Ваша цель – предоставить человеку, который следует этому руководству, столько информации, сколько ему нужно для выполнения работы. Однако в то же время информации должно быть немного, чтобы человек не пропустил шаги просто потому, что в рабочей документации слишком много слов. Итак, вот он, ваш шанс оптимизировать процесс и сделать его максимально эффективным.
4. Тестирование. Как только вы написали и оптимизировали документацию, пришло время протестировать руководство. Этот шаг имеет решающее значение. На самом деле это, вероятно, та стадия работы, где большинство неудачных рабочих процессов ломаются. Они не работают, потому что человек, создавший их, не нашел времени, чтобы проверить все должным образом, либо же использовал свой собственный опыт для заполнения пробелов, где инструкции не были полными.
По моему опыту, в данном случае лучше всего стать своим собственным подопытным кроликом. Тестируя самостоятельно, четко выполняйте только то, что записали, чтобы увидеть, не пропустили ли вы чего-нибудь. Не пытайтесь обмануть самого себя. Если какой-то шаг оказался не прописан, не делайте его. Проверка того, что есть в документации – и только этого, – немедленно выявит любые дыры или неправильное направление. Делайте заметки на ходу, корректируя рабочий процесс до тех пор, пока у вас не будет идеальной, действительно работающей документации, с помощью которой процесс будет функционировать так, как задумано, независимо от того, кто за ним следит. Вы также можете попросить кого-то из вашей команды протестировать рабочий процесс.
5. Подключение остальных. Как только вы поймете, что задокументированный процесс работает, пришло время поделиться им с другими членами вашей команды по электронной почте, с помощью инструментов общего доступа в приложении, которое вы использовали для его создания, или на центральном файловом сервере. Смысл в том, чтобы поделиться им и убедиться, что каждый, кто когда-нибудь может столкнуться с этим процессом, знает, где найти руководство. Не удивляйтесь, если люди будут находить пробелы в вашем руководстве. Наоборот, поощряйте их вносить дополнительные уточнения. Это не займет много времени, и вот вы уже получите безупречную методичку, которой может следовать любой. Именно здесь вы увидите истинную силу руководств: они делают делегирование гораздо более надежным и простым в реализации.
Упражнения для этой главы включают лист с упражнениями, называемый «Workflow Optimizer», или «Оптимизатор рабочего процесса». Он послужит удобным напоминанием о пяти шагах, которые мы только что рассмотрели. А пока давайте рассмотрим четвертый, и последний, тип автоматизации.
Наконец, мы подходим к технической автоматизации. Именно с нее обычно и начинают большинство искателей продуктивности. Думаю, вы заметили, что в этой книге я в основном не очень лестно отзываюсь о технологиях, например заявляя о том, насколько сильно они могут отвлекать во время выполнения работы. Несмотря на это, положительное влияние современного программного и аппаратного обеспечения на бизнес неоспоримо. Я бы сказал, что автоматизация – это причина, по которой мы обращаемся к технологиям в первую очередь. Мы хотим переложить тяжелую работу и повторяющиеся задачи на какую-нибудь компьютерную программу, тем самым освободив наш разум для решения других задач. Как только вы найдете правильный набор инструментов, вам останется только настроить их на работу в фоновом режиме и доверить им выполнение работы без ваших усилий.
Одно быстрое предупреждение, пока мы не начали обсуждение технологий: не отдавайте свое сердце и не клянитесь в любви до гроба какому-то конкретному приложению. Конечно, вы хотите найти приложения, которые работают лучше всего для вас. Тем не менее вы всегда должны оставаться открытыми для чего-то нового, если появится лучший, более эффективный вариант – или если ваше любимое приложение или сервис внезапно выйдут из бизнеса. Я потерял счет количеству замечательных приложений и инструментов, которые я включил в свои рабочие процессы, но которые вскоре затерялись в бесконечном марше технологий.
С годами я понял, что на технологию можно положиться, а на отдельные инструменты – нет. По этой причине важно сосредотачиваться на типе инструмента, который вам нужен, больше, чем на том, какой конкретно инструмент вы используете. Я всегда использую какое-нибудь приложение для списка дел, например потому, что ценю этот тип программного обеспечения. Тем не менее я могу в любой момент сменить одно приложение на другое, будь то Todoist, Wunderlist, Nozbe или что-то еще из дюжины других, которые я пробовал. Поскольку тип – это то, что имеет наибольшее значение, когда речь заходит о технических решениях, давайте рассмотрим четыре основных типа приложений, которые могут повысить вашу производительность.
Программное обеспечение, позволяющее фильтровать письма на электронной почте. Помните, когда вы впервые открыли для себя электронную почту? Я вот помню. Может быть, вы так молоды, что никогда не знали мира без нее, но лично я очень хорошо помню те первые дни существования электронной почты. America Online (AOL) была одним из первых удобных для потребителей почтовых сервисов. Их фирменное сообщение «You’ve got mail!» вызывало у меня прилив радости и предвкушения каждый раз, когда я его слышал. Сегодня моя реакция на почтовый ящик гораздо менее восторженная. Электронная почта, оставленная без присмотра, быстро превращается в раздутого, требовательного зверя, способного пожирать целые дни – и даже недели. В какой-то момент своей карьеры у меня были недели, когда я получал более 700 электронных писем, каждое из которых конкурировало за часть моего ограниченного времени, энергии и внимания. С таким большим объемом электронной почты проблем в значительной степени стало больше, чем преимуществ от ее использования.
Если вышесказанное кажется вам знакомым или поражает одну из ваших главных болевых точек, подумайте об инвестировании в какую-нибудь форму программного обеспечения для фильтрации электронной почты. Иногда мы думаем, что этот инструмент фильтрует только спам-сообщения, но это лишь начало. Хорошее программное обеспечение для фильтрации электронной почты помогает управлять вашим почтовым ящиком, автоматически сортируя все ваши сообщения и помещая их в папки на основе установленных вами критериев. Например, можно настроить фильтры для отправки рекламных писем, рекламных объявлений, информационных бюллетеней, квитанций, личных сообщений и заметок о проектах в специальные папки. Это позволяет содержать почту в хорошо организованном виде с самого начала. Письма больше не летят в свалку, на которую похожа любая среднестатистическая электронная почта.
Большинство распространенных почтовых сервисов, таких как Gmail, Outlook и Apple Mail, имеют встроенную функцию фильтрации. Отличные коммерческие фильтрующие продукты, такие как SaneBox, также доступны и гораздо более просты в использовании. Они работают как по волшебству, постоянно и автоматически очищая вашу электронную почту в фоновом режиме. Этот тип услуг представляет собой автоматизацию в ее лучших проявлениях, и я не смог бы существовать в мире электронной почты без чего-то подобного.
Программное обеспечение для макрообработки. Если термин «макрообработка» заставляет ваши глаза выпучиваться, оставайтесь со мной еще хотя бы минуту. Я обещаю, что не буду проводить для вас никакого урока по компьютерному программированию. Макрообработка относится к программному обеспечению, которое позволяет вам группировать несколько небольших действий в последовательность. Это превращает множество отдельных микрозадач в единую макрооперацию, которую вы можете запустить с помощью сочетания клавиш, текстовой комбинации, определенного условия на вашем компьютере или даже вашего голоса.
Я использую макросы как часть своего рабочего процесса каждый день, и мои связаны с сочетаниями клавиш. Вы, вероятно, знакомы с использованием основных сочетаний клавиш, таких как cmd+C или ctrl+C для копирования и cmd+V или ctrl+V для вставки. Как только вы привыкнете к таким быстрым ярлыкам, то больше почти никогда не будете тянуться к мышке, чтобы вырезать, копировать, вставить, выделить курсивом или подчеркнуть текст. Дело в том, что вам станет проще держать пальцы на клавиатуре. Вот почему я люблю включать клавиатурные макрокоманды в свою работу. Например, для использования программы под названием Keyboard Maestro – только для Mac, но есть решения и для Windows – я настроил несколько быстрых команд, которые будут выполнять почти все мои обычные задачи с клавиатурой или мышью. Вместо того чтобы двигать руки к мыши или трекпаду, чтобы найти и запустить приложение с почтой, я могу просто щелкнуть сочетание клавиш, чтобы открыть его. Я могу сделать то же самое, чтобы открыть другие мои наиболее часто используемые приложения.
Открытие приложений – это лишь малая доля того, что я могу делать с помощью сочетаний клавиш. С такой же легкостью я могу инициировать гораздо более сложные и конкретные действия, многие из которых стали незаменимыми в моей работе. Например, я могу выделить блок текста и нажать комбинацию клавиш, чтобы превратить весь выделенный текст в верхний, нижний или заглавный регистр. Возможно, это необычная потребность для вас, но я сейчас говорю о своих задачах. Помните, что первым шагом в автоматизации рабочего процесса является определение своих собственных потребностей. Поняв, сколько времени трачу на различные варианты редактирования текстового формата, я решил потратить немного времени на настройку макрокоманд конкретно для этих задач. Теперь я могу вызывать эти вещи в одно мгновение; на данный момент такие команды – уже просто часть моей мышечной памяти. Как только вы настроите макросы и научитесь их использовать, они помогут вам освободить кучу времени и снять часть рабочей нагрузки.
Программное обеспечение для расширения текста. Программное обеспечение для расширения текста – это другой тип сочетания клавиш. Это сервис, который работает на вашем компьютере и превращает небольшие, определенные фрагменты текста в более длинный и сложный текст. Например, когда я набираю ;f2 в документе, электронной почте или в любом другом текстовом поле, мой компьютер немедленно расширяет этот ярлык до «Free to FocusTM» (включая символ TM). Набор клавиш mhco вставляет в документ «Michael Hyatt and Company». Набор клавиш ;biz расширяется до моего местного номера телефона, а ;dlong – до длинной формы сегодняшней даты. Это все те вещи, которые я вынужден печатать несколько раз в день, и эти сочетания клавиш экономят мне секунду здесь и там весь день каждый день. Все складывается.
Я использую расширение текста даже для более длинных и сложных блоков информации, таких как ответы, которые обычно нужны мне в социальных сетях, и заметки, которые я часто отправляю своей команде через Slack. Как и шаблоны электронных писем, это позволяет мне отправлять личное сообщение за считаные секунды. Я использую их настолько часто и много, что мне удивительно трудно использовать чужой компьютер для выполнения какой-либо работы. Мое любимое приложение для расширения текста в настоящее время TextExpander, которое доступно для Mac и Windows, но есть и несколько других хороших вариантов.
Утилиты для записи экрана. Эти приложения записывают происходящее на экране вашего компьютера или планшета и сохраняют его в виде видеофайла, который вы можете редактировать и которым можете делиться с другими. Этот тип программного обеспечения является ключевой частью моих рабочих процессов. На самом деле все мои онлайн-курсы имеют некоторый уровень обучения записи экрана. Большинство компьютерных и мобильных операционных систем имеют ограниченную встроенную функцию записи экрана, но профессиональные приложения, такие как ScreenFlow и Camtasia, выводят все это на новый уровень. Они предоставляют пользователям полный контроль над записью, а также предлагают удивительные инструменты редактирования для постпродакшна. С помощью этих высококлассных инструментов вы можете наложить видео вашего лица на экран со звуком. Это позволит вам, например, разговаривать со зрителями, пока вы ведете их через курс по той же записи экрана. Это добавляет огромный личный штрих к онлайн-видео и вебинарам, а также делает ваши рабочие процессы кристально ясными для всех, кто зависит от них.
В этой главе я попытался познакомить вас с миром автоматизации, рассмотрев четыре наиболее распространенных ее типа. Мы начали с автоматизации своих собственных действий, которая заставила вас изучить свои ежедневные рутины и выстроить ритуалы вокруг того, что вы уже делаете (или хотите делать) каждый день. Во-вторых, мы рассмотрели автоматизацию с использованием шаблонов, цель которой – призвать вас всегда спрашивать себя, какие компоненты этого проекта вы будете использовать снова. Это поможет вам определить повторяющиеся задачи, которые созрели для автоматизации. В-третьих, мы исследовали автоматизацию процессов, которая прочно основана на документировании рабочих моментов. И в-четвертых, мы поверхностно затронули технологическую автоматизацию, изучив четыре различные категории технических решений. Я надеюсь, что эти четыре типа автоматизации показали вам, что все возможно, стоит вам только начать искать способы автоматизации вашего бизнеса и жизни.
Если вы когда-нибудь поймаете себя на мысли, что в мире обязательно должен быть более простой способ сделать что-либо, вы всегда должны предполагать, что это действительно так. Поэтому идите и ищите его. Если вы примените этот подход ко всему, что делаете регулярно, то будете поражены тем, сколько времени, хлопот, усилий и энергии можете сэкономить на всех этих маленьких задачах, которые крадут ваши ресурсы. Автоматизация жизни сделает каждый ваш день проще, освободит творческий потенциал, усилит фокус внимания к деятельности с более высокой отдачей и в целом сделает вас более продуктивным в течение всего времени. Автоматизация – один из самых полезных инструментов в моем наборе для повышения продуктивности, и теперь она может таким же образом служить и вам.
Как только вы закончите следующие упражнения, вы будете готовы перейти к новой главе. Там вы узнаете, как справиться с оставшимися задачами, которые невозможно устранить или автоматизировать, и осознаете всю силу делегирования. Этот инструмент обладает большой силой, даже если вы не уверены, что у вас есть кому поручить конкретные задачи. Вы узнаете советы и стратегии, которые даже самый изолированный соло-предприниматель сможет реализовать немедленно, так что не пропустите их.
Автоматизация – это мощный инструмент производительности, но случайно сделать это со своей жизнью не удастся. Вы сможете сэкономить время от автоматизации только в том случае, если потратите время на разработку и внедрение нужных вам систем. Для этого я рекомендую два упражнения.
Во-первых, загрузите рабочий лист Ежедневных ритуалов – «Daily Rituals» – на сайте FreeToFocus.com/tools. Используя этот шаблон, вы создадите собственные четыре основополагающих ритуала. Вы также укажете, какие виды деятельности хотите внедрить и сколько времени готовы выделить на каждый. Затем вы подсчитаете совокупное время, чтобы увидеть, какую часть рабочего дня займет выполнение этих ритуалов. Конкретные действия полностью зависят от вас, поэтому тщательно продумайте каждый шаг, который хотите включить. Поначалу может показаться странным структурировать свободное время таким образом, но попробуйте продолжать делать это в течение месяца. Вот увидите, такая практика изменит всю вашу жизнь.
Затем вернитесь к листу с упражнением «Фильтр задач» – «Task Filter». Вы уже отметили элементы, которые нужно устранить; теперь отметьте кандидатов для автоматизации и выберите один из них в качестве практики на сегодня. Это может быть самоавтоматизация, автоматизация при помощи шаблонов, автоматизация процессов или техническая автоматизация. Для автоматизации процессов у меня имеется еще один бонусный инструмент.
Скачайте оптимизатор рабочего процесса «Workflow Optimizer» по адресу FreeToFocus.com/tools. Отметьте необходимые действия, выделите и пронумеруйте шаги в порядке, необходимом для достижения желаемого результата. (Думайте об этом как об ингредиентах и инструкциях в рецепте.) Как только вы закончите черновик, протестируйте его и при необходимости измените. Теперь вы можете ссылаться на этот рабочий процесс, чтобы освежить свою память, если это необходимо, или поделиться им с членом команды, чтобы он или она знали, как выполнить эту работу за вас. Последнее ведет нас к вопросу делегирования.
Войти с помощью соц. сетей: