Шаг второй. Отрежьте ненужное. Избавление – автоматизация – делегирование

4. Избавление. Устройте разминку своим «нет»-мышцам

На самом деле я горжусь тем, что мы не сделали, точно так же, как и тем, что сделали.

Стив Джобс

Несколько лет назад я заставил себя пройти через самые ужасные недели за всю мою профессиональную карьеру. Фраза «заставил себя пройти» здесь вовсе не случайно. Именно так все и было. Я говорил «да» слишком большому количеству задач. За одну неделю я посетил заседания совета директоров трех разных компаний, две из которых были за городом. Кроме того, у меня было пять различных выступлений на заседаниях совета директоров, а еще рабочие поездки. О, а я говорил, что также просматривал отредактированную рукопись одной из моих книг в крайне сжатые сроки? И конечно же, бегая по собраниям и выступлениям и занимаясь редактированием книги, я также имел дело с 669 электронными письмами, поступившими на мой личный аккаунт. Я чувствовал себя измученным и подавленным, но это была полностью моя вина. Я сам сказал «да» всем этим вещам.

У вас наверняка тоже были недели, месяцы или годы, очень похожие на описанное выше. Между работой, семьей, общественной деятельностью, церковью/общиной и миллионом других видов дел мы свободно отдаем нашу драгоценную энергию практически любому, кто просит. Мы знаем, что не можем сказать «да» всем, но все равно берем на себя гораздо больше, чем должны. Почему мы так поступаем с собой? У многих подобное происходит из-за недостатка мужества. Мы можем ненавидеть конфликты, чувствовать себя виноватыми в том, что разочаровываем людей, или беспокоиться об упущенных возможностях. Какова бы ни была причина, важно чувствовать себя комфортно, говоря «нет».

Вся фишка в том, чтобы помнить, что поставлено на карту. Вы уже проделали работу, чтобы выяснить свое «почему»; теперь вы должны держать свое «почему» перед собой все время. Мужество – это готовность действовать, несмотря на страх, ради важной ценности или принципа. Ваше «почему» – это важная ценность или принцип! Это означает, что его стоит защищать, и если вы не сделаете этого – никто не сделает.

Если мы хотим быть свободными, чтобы сосредоточиться на важных вещах, то должны научиться устранять все, что стоит на нашем пути. Не просто говорить «нет» плохим идеям, но и отказаться от множества хороших и достойных идей. В сегодняшнем вечно занятом мире легко оставаться перегруженным и переутомленным. Тяжелее всего призывать мужество и говорить «нет» неважным просьбам и устранять незначительные задачи, съедающие ваше время и энергию. В то время как другие системы производительности сосредоточены на построении идеального списка дел, я бы предпочел сосредоточить нашу энергию на пути, которому следовало гораздо меньше идущих: списке «не-дел».

В этой главе вы узнаете, как вернуть себе время, устраняя ненужные вещи – те задачи, которые заполняют ваш день, но при этом не приближают к целям. Без риска разрушить ваш бизнес мы будем атаковать этих расточителей времени, используя пять способов тактичного удаления их из календаря и списка задач. Вы научитесь отсекать бесполезные задачи и обязательства, подсчитывать истинную цену всех ваших бездумных «да» и высвобождать силу «нет». Говорить «нет» сегодня может показаться сложной и невозможной задачей, но это проще, чем вы думаете. Мало что может зарядить вас и вашу продуктивность большей энергией, чем маленькое мощное слово – «нет». Теперь давайте научимся им пользоваться.

Понимание динамики времени

Покер известен вовсе не потому, что он делает людей богатыми; скорее это связано с передачей богатства. В своей сути покер – это то, что обычно называют игрой с нулевой суммой. Каждый игрок приносит деньги на стол, и это все деньги, с которыми можно вести игру. Если пять игроков приносят по 100 долларов, то ставки в игре составляют 500 долларов. Вот и все. На протяжении всей игры каждый игрок будет контролировать свою часть этих 500 долларов, но в любой момент сумма всех накоплений будет составлять 500 долларов. Если они будут играть до тех пор, пока «победитель не заберет все», этот победитель заберет 500 долларов – ни больше, ни меньше. Ничто из того, что кто-либо делает в течение всей ночи игры в карты, не принесет больше денег; каждый будет продолжать играть с первоначальными 500 долларами от начала до конца.

Время как раз такое. Это игра с нулевой суммой. Нам предстоит еще многое сделать, ведь как мы узнали из главы 3 – время фиксированно. Оно не может изгибаться. У нас с вами всего 168 часов в неделю. Если время и, следовательно, ваш календарь – это игра с нулевой суммой, то нужно ясно осознавать, что сказать «да» на одну идею означает сказать «нет» на все остальные. Даже если мы ненавидим говорить людям «нет», то все равно должны понимать, что каждое «да» по своей сути содержит «нет». Например, если кто-то просит встретиться со мной за завтраком в 7:00 утра, я не могу сказать «да», не сказав «нет» моей утренней тренировке. Или если я говорю «да» приглашению клиента на ужин во время рабочей недели, то одновременно говорю «нет» ужину с женой. Видите, как это работает?

В конце концов все эти маленькие «да» и «нет» складываются и мы оказываемся с заполненным до краев расписанием. Мы доходим до того, что не можем добавить ни одной вещи, пока не исключим чего-то взамен. Это означает, что мы должны сделать выбор, и этот выбор часто не между чем-то хорошим и плохим, а между конкурирующими возможностями: хорошими, лучшими и самыми лучшими.

Признание торговых сделок

«Да» и «нет» – два самых сильных слова в вопросах продуктивности. Однако мы должны научиться признавать, что в каждом из них всегда скрыт компромисс. Как мы уже говорили, каждый раз, когда мы говорим «да» чему-то одному, мы автоматически вынуждены сказать «нет» другому. Это неизбежно. Время фиксированно, помните? Я не могу принять приглашение на ужин от клиента и одновременно поужинать с женой. Принять эту встречу означало бы сказать «нет» самому важному человеку в моей жизни. Вот что я должен заплатить, чтобы сказать клиенту «да».

Конечно, я не берусь утверждать, что все эти неявные торговые отношения со временем плохи. На самом деле как раз наоборот. Как только вы поймете природу таких сделок, вам будет легче сказать «нет», когда это необходимо. Все, что вам нужно делать, это думать о цене, которую вы заплатите, каждый раз, когда перед вами будет появляться очередная возможность. Большинство из нас этого не делает. Мы соглашаемся слишком быстро и только потом понимаем, на что обменяли это «да». Однако осознанная замена одного на другое означает, что вы контролируете свои решения. Вы можете сознательно подсчитать, во сколько вам обойдется ответ «да», ответив на некоторые трудные вопросы. Например, вы можете спросить себя, от чего вам придется отказаться, чтобы сказать «да» этой возможности. Или, сказав «нет» этому, сможете ли вы сказать «да» чему-то лучшему? Столкнувшись лицом к лицу с этими сделками, вы обретете новые силы, особенно если отказ для вас – что-то страшное.

Фильтрация своих обязательств

Прежде чем принять решение и взять на себя обязательства, нам нужно пропустить информацию через фильтр. Фильтр – это что-то, что позволит нам обработать приглашение, запрос или возможность и определить, следует ли нам сказать «да» или «нет». Разве это не облегчит дело? Только представьте себе: приходит запрос, мы прогоняем его через подготовленную и знакомую систему принятия решений, и правильный ответ внезапно становится кристально ясным. А знаете что? У нас уже есть фильтр, настроенный именно для этого.

В главе 2 вы выполнили задания «Фильтр» и «Компас свободы». Как настоящий компас, он укажет вам правильное направление. Он будет напоминать вам о вашем истинном севере, вашей Зоне желаний. Он укажет истинный путь, если вы заблудитесь или начнете отклоняться в неправильном направлении. Когда появляются новые запросы и возможности, когда вы пересматриваете свои существующие задачи и обязательства, вот эмпирическое правило, за которое вы должны цепляться изо всех сил: все, что находится за пределами вашей Зоны желаний, является возможным кандидатом на устранение. Я не говорю, что все приглашения и запросы должны быть связаны с Зоной желаний или будут устранены. Просто помните, что все они – кандидаты. Если что-то находится за пределами вашей Зоны желаний, вы должны, по крайней мере, остановиться и задать вопрос: «Могу ли я избавиться от этого?»

Возможно, намеренный отказ от чего-то – это вовсе не та картина продуктивности, которая была у вас в голове, когда вы впервые взяли в руки эту книгу, но теперь вы должны разбираться лучше. Теперь вы не жертва мифа «больше». Вы знаете, что истинная продуктивность заключается не в том, чтобы втиснуть больше вещей в свой плотный график, а в том, чтобы делать правильные вещи. Это означает, что необходимо отсечь несущественное.

Один из самых быстрых способов сосредоточиться на работе, которая приводит к результатам, – это устранение задач с низким уровнем отдачи и обязательств, которые заполняют ваши списки и загромождают календарь. Отрежьте все, что только сможете, в зонах Тяжелой работы, Незаинтересованности и Отвлечения

Думайте об этом как о садоводстве. Хороший садовник не позволяет растениям расти как попало и превращаться в дикие. Вместо этого он постоянно подрезает растение, отсекая мертвые или больные участки. Это называется обрезкой. Садовник обрезает до тех пор, пока не останутся только самые крепкие части растения. Почему? Потому что как только весь мертвый груз будет удален, растение сможет по-настоящему процветать и полностью раскрыть свой потенциал. То же самое верно и для вас. Отсекая несущественное, вы создаете пространство для расцвета того, что действительно имеет значение. Многие люди нервничают на этом этапе, но именно здесь вы должны получить наибольшее удовольствие. Теперь, когда у вас есть ясное понимание того, как использовать Компас свободы, чтобы двигаться в нужном направлении, вы можете начать обрабатывать свои обязательства, проекты и задачи, запуская работу по обрезке. Вы можете делать это без страха, потому что знаете, что сокращаете только те вещи, которые тянут вниз всю вашу производительную машину.

Давайте начнем с того, что уже и так есть в вашем списке задач. Возьмите лист с упражнением «Task Filter», который вы начали заполнять во второй главе. Теперь пришло время просмотреть свой список и определить, какие вещи вы можете занести в раздел «Избавиться». Вот как это делается: посмотрите на каждую задачу в вашем списке, которую вы не классифицировали как деятельность из Зоны желаний. Далее, с каждой из них задайте себе вопрос: действительно ли это должно произойти? Могу ли я просто избавиться от этой задачи? Например, если вы проанализировали свою повседневную деятельность во второй главе и включили в список задачу из ряда «Полистать Instagram», я готов поспорить, что находится она у вас явно не в Зоне желаний. Соответственно, от нее можно избавиться. Однако другие задачи, такие как «Управление поставщиками», могут находиться за пределами вашей Зоны желаний, но выполнить их просто необходимо. В этом примере вы, возможно, не сможете устранить подобные задачи, поэтому не ставьте там галочку. Впрочем, не волнуйтесь. Позже мы поговорим о способах автоматизации или делегирования таких задач. На данный момент просто вычеркните очевидные вещи, которые могут быть удалены без каких-либо негативных последствий для вас или вашего бизнеса. Если что-то можно вырезать и никому не будет до этого дела, вырезайте. Мы еще поговорим о том, как лучше всего вырезать подобные вещи; а пока просто будьте честны и отмечайте то, в чем нет необходимости.

Но будьте осторожны. Это упражнение положит на плаху много ваших любимых вещей – вещей, которые, вероятно, находятся в вашей Зоне отвлечения. Однако иногда нужно набраться смелости и сказать себе «нет».

Создайте собственный список «не-дел»

Я видел миллион приложений и систем ведения списка дел, но никогда не видел решения, которые бы предлагали составить список «не-дел». Опять же, большая часть мира страдает от мифа «больше», полагая, что ключ к производительности – это делать больше задач быстрее. Вы, вероятно, уже пробовали этот подход раньше. Однако проблема в том, что постоянно растущий список дел не работает. Это просто помогает нам проводить больше времени, делая еще больше вещей, которые в конечном счете не имеют значения. Вот почему такая большая часть системы, на которой построена данная книга, направлена на избавление от ненужного.

Работая с клиентами, я заметил, что им бывает трудно избавиться от некоторых из этих вещей. Иногда мы держимся за нашу «фальшивую работу», даже когда знаем, что этого делать не нужно. Иногда мы боимся сказать «нет», потому что не хотим обидеть или разочаровать человека. В других случаях привычка показывается на поверхности, и мы возражаем, аргументируя это следующим утверждением: «Я всегда делал эту работу». Мы сползаем в то, что Пол Маккартни неодобрительно назвал «уютной колеей». Определенная работа может не заряжать нас энергией и не помогать нам продвигать ключевые цели и проекты, но мы привыкли к ней.

Более серьезным препятствием может быть ваше мышление. Я работал с десятками людей, которые чувствуют себя в ловушке и маются, находясь на работе. Однако в то же время они не хотят ничего менять, потому что перемены угрожают дестабилизировать их жизнь. Они сосредоточены на том, что могут потерять, а не на том, что получат. Слишком часто мы действуем, опираясь на менталитет дефицита, который заставляет нас держаться за вещи. Мы боимся, что другая возможность не появится. Послушайте меня: мы живем в мире возмутительного изобилия. Чем дольше я живу, тем больше убеждаюсь, что это правда.

Я действительно не верю в возможности «раз в жизни». Всегда будет еще больше возможностей, и мы не можем позволить страху упустить их привести нас к переполненному списку требований. Я упомянул Микеланджело в начале книги. Как вы думаете, он беспокоился, когда обрабатывал очередной кусок мрамора? Нет. Ведь он знал, что в нем можно найти что-то прекрасное и значимое. Кроме того, если он и совершал ошибку, то все равно знал, что на пути к созданию шедевра ему придется поработать с большим количеством другого мрамора. Так что не бойтесь взять стамеску и приступить к работе. Вы никогда не будете по-настоящему процветать, пока несете мертвый груз из своих Зон тяжелой работы, незаинтересованности и отвлечения.

Говорим «нет» новым просьбам

Как только вы поймете, что время – это игра с нулевой суммой, признаете сделки, которые совершаете, отфильтруете свои обязательства и создадите свой список «не-дел», придет время начать говорить «нет». В зависимости от вашего текущего списка задач и обязательств, не говоря уже о новых, которые влетают быстро и яростно каждый день, вам, вероятно, придется привыкнуть говорить «нет» много и на постоянной основе. Я так и сделал, когда начал устанавливать личные границы. Научиться говорить «нет» – важнейшая часть решения головоломки продуктивности, поэтому давайте потратим некоторое время на понимание тонкостей позитивного «нет».

«Нет» редко бывает популярным ответом, но это не значит, что он должен быть грубым, недостойным или нелюбезным. На самом деле можно сказать «нет» в позитивном ключе, что оставит и вас, и другого человека в лучших условиях, чем вы были раньше. Есть две распространенные ситуации, в которых вам нужно будет вежливо отказаться. Во-первых, вам придется иметь дело с новыми просьбами, на которые вы еще не ответили. Это проще. Второй сценарий требует немного больше такта и нюансов, не говоря уже о здоровом уровне личной целостности. Это вещи, на которые вы уже подписались и которые, как вы теперь знаете, находятся за пределами вашей Зоны желаний. Существует несколько стратегий для обеих ситуаций, поэтому давайте начнем с просьб, на которые вы еще не ответили.

Независимо от того, насколько велика ваша система продуктивности, ничто не может помешать людям постоянно просить вас о чем-то новом. На самом деле, по мере того как вы становитесь более продуктивным и эффективным, у вас есть шанс приобрести репутацию человека, готового к еще большему количеству работы, чем когда-либо прежде. Вот почему вы должны разработать пуленепробиваемую стратегию изящного отказа от новых просьб, которые находятся за пределами вашей Зоны желаний и в конечном счете не стоят того, чтобы их выполнять. В качестве помощи предлагаю вам пять советов для тактичного «нет».

1. Признайте, что ваши ресурсы ограниченны

Ваше время и энергия – это ограниченные ресурсы. Мы уже поняли, что время фиксированно, то есть вы не можете добавлять или отнимать ваши часы, но как насчет энергии? Если она пластична, значит ли это, что она все еще конечна? Абсолютно. Пусть ваша энергия и может изгибаться, у нее все равно есть пределы. Вы можете активно наращивать свои энергетические резервы, но бесконечного количества у вас все равно нет. В какой-то момент вы сожжете все, что у вас есть, и почувствуете себя истощенным. Если вы хотите избежать полного выгорания, то должны планировать свое время и энергию так же, как планируете финансы. У вас ведь нет бесконечного потока денег, поступающих каждый месяц, не так ли? Конечно, нет. Вы можете заставить его измениться, чтобы подстроиться под ваши нужны. Для этого вам придется работать дополнительные часы или открыть новый счет. Несмотря на все это, ваш доход все равно будет иметь ограничения. Итак, вот все деньги, которые вы можете потратить за месяц. Зная это, люди, заботящиеся о своем бюджете, обычно составляют план на месяц, высчитывая, куда пойдет каждый доллар. Они знают, что, как только деньги закончатся, они исчезнут. Если у них кончаются деньги в середине месяца, люди должны смириться с тем, что выполнение некоторых вещей теперь необходимо притормозить до следующей зарплаты. Они исчерпали свои финансовые ресурсы. Ваше время и энергия работают точно так же. У вас есть только определенное количество и того, и другого, которое вы можете потратить. Таким образом, вам следует сначала составить бюджет для своих приоритетных направлений.

2. Определите, кому действительно нужно ваше личное внимание, а кому нет

Расстановка приоритетов между людьми и проектами – одна из самых больших проблем для лидера, но она очень важна. Если вы не будете тщательно планировать свое время и энергетические ресурсы, это сделает кто-то другой. Люди будут бомбардировать вас просьбами и ожиданиями, крадя каждую минуту и унцию энергии из вашего дня. В то время как политика открытых дверей звучит как хорошая идея в теории, на практике она, скорее всего, приведет к тому, что вы никогда не сделаете свою собственную работу. Быть хорошим лидером не значит прыгать всякий раз, когда кто-то звонит. Это означает сосредоточение внимания на самых важных приоритетах, имея при этом систему, которая позволит убедиться, что все остальное будет сделано без вас. Если вы – человек, к которому бегут все, у кого что-то не получается, ваша система в корне сломана. Вы можете качественно поработать только с очень ограниченным количеством людей. Поэтому убедитесь, что уделяете приоритетное внимание тем, кто действительно нуждается в вашем личном и непосредственном внимании.

3. Пусть календарь скажет «нет» за вас

Один из лучших способов сказать «нет» – это обвинить свой календарь. Вы можете сделать это с помощью так называемой временной блокировки. Для этого вам потребуется разобраться со своими намерениями на некоторое время вперед. Когда мы перейдем к разбору модели моей Идеальной недели (гл. 7), вы увидите, что я блокирую куски свободного времени для конкретных приоритетных видов деятельности. Мой календарь (и любой, кто смотрит на мой календарь) видит эти заблокированные промежутки как встречи, потому что так оно и есть. Я планирую встречи с самим собой. С моим календарем, настроенным таким образом, я готов работать с входящими просьбами. Когда приходит что-то, что не соответствует моим критериям и прерывает мою запланированную деятельность, я просто говорю, что у меня уже есть другое обязательство, и это абсолютно верно.

Вам эта идея может показаться не вполне понятной, поэтому я скажу это снова. Даже если я работаю в своем офисе один, то все равно не лгу, когда говорю, что у меня есть еще одно обязательство. Я отдал себя приоритетным задачам, которые поставил себе или уже принял от других. Я не могу принять новую просьбу, не взяв назад обещания, которые уже дал, даже если это первоначальное обязательство было принято перед самим собой. Я обдумываю каждую сделку и позволяю своему календарю сказать «нет».

4. Примите стратегию ответной реакции на просьбы

Лучшее время, чтобы спланировать, как ответить на запрос, – задолго до того, как проблема свалится вам на голову. Вам следует заранее принять стратегию, которая значительно облегчит выполнение самой процедуры, когда момент все-таки наступит. Лично я чувствую некоторое давление, когда кто-то просит моего времени или внимания, и, если бы я с самого начала не знал, что буду делать в таких ситуациях, с гораздо большей вероятностью поддался бы давлению и взял на себя задачу, которую, как я знаю, не должен делать.

В своей книге «The Power of a Positive No» профессор Гарвардского университета Уильям Юри описывает четыре стратегии того, как справляться с просьбами, требующими нашего времени. Три из этих стратегий не работают, и все же в какой-то момент мы все виновны в том, что используем их. Только одна из четырех стратегий работает и показывает очень эффективные результаты почти каждый раз. Сейчас мы с вами пробежимся по каждому из четырех подходов. Я хочу, чтобы вы постарались вспомнить время, когда использовали каждый из них.

Первый подход – это то, что Ури называет уступкой. Мы говорим «да», когда в действительности хотим сказать «нет». Этот тип ответа обычно приходит, когда мы ценим отношения с человеком, просящим о содействии, больше, чем собственные интересы. Мы не хотим вызывать конфликт или подводить человека, поэтому примиряемся с фактом, что должны уступить и выполнить его просьбу.

Второй подход – нападение. Именно здесь мы говорим «нет» очень неумело. Это противоположность уступкам. Здесь мы ценим собственные интересы больше, чем важность отношений с другим человеком. Наш ответ на просьбу часто является чрезмерной реакцией, порожденной раздражением, обидой, страхом или давлением. По какой-то причине эта просьба задевает нас, и мы атакуем.

Третий подход – избегание. Здесь мы вообще ничего не говорим. Мы не перезваниваем и не отвечаем на электронную почту. Мы ведем себя так, будто не видели сообщения. Мы просто полностью игнорируем просьбу или долго тянем время, чтобы ответить, надеясь, что ситуация разрешится без нашего участия. Обычно это происходит потому, что мы боимся обидеть другую сторону, но на самом деле не хотим делать то, о чем просит человек. В результате мы игнорируем проблему и надеемся, что она исчезнет. К сожалению, это случается редко.

Эти три плохих ответа не работают по отдельности, а иногда они даже объединяются, образуя то, что Ури называет «ловушкой трех». Давайте посмотрим, покажется ли вам следующая ситуация знакомой. Какой-то человек присылает вам электронное сообщение с просьбой помочь в каком-то деле. Вы не хотите этого делать, поэтому игнорируете сообщение (избегание). Через неделю человек отправляет второе письмо и снова просит вас о том же самом. Это раздражает вас, поэтому вы отвечаете резким или жестким «нет» (атака). Через пару часов и, возможно, после неловкого разговора чуть позже вы чувствуете себя виноватым за чрезмерную реакцию и неохотно соглашаетесь сделать то, что человек попросил, в форме извинения (уступка). Это порочный круг плохих ответов, и он все равно заканчивается тем, что вы делаете то, чего не хотели делать с самого начала.

К счастью, есть и четвертая стратегия – утверждение. Это ответ, который работает. Обычно он создает беспроигрышную ситуацию для всех, не заставляя нас жертвовать ни отношениями, ни своими собственными приоритетами. Этот здоровый ответ Ури называет «положительным нет», и он построен вокруг простой формулы из трех частей: да – нет – да. Работает это дело так:

1. Да. Скажите «да» себе и тому, что для вас важно. Сюда также нужно включать подтверждение вашего хорошего отношения к человеку. Вы не хотите стыдить других за то, что они думают о вас как о возможном решении их проблем.

2. Нет. Ответ продолжается сухим «нет», которое звучит ясно и устанавливает границы. Не оставляйте места для маневра или двусмысленности, а также надежды на то, что вы сделаете это в другой раз. Никому не будет лучше оттого, что вы заставите другого человека думать о ваших возможных одолжениях в будущем. Особенно если вы знаете, что точно не будете этого делать.

3. Да. Завершите ответ, снова подтвердив важность ваших отношений и предложив другое решение на просьбу человека. Таким образом, вы не берете на себя ответственность, но показываете свою заботу и поддержку, помогая решить проблему.

Эта стратегия утверждения удивительно проста в реализации, и она может избавить вас от целого мира головных болей и разочарований.

Вот реальный пример того, как я использую этот подход в своей повседневной работе. Как бывший руководитель издательства, я часто получаю сообщения от начинающих авторов, которые просят меня пересмотреть их предложения по книгам. Я получаю несколько таких запросов каждую неделю. Я хочу воздать должное их трудолюбию и мужеству, которое требуется, чтобы попросить моего участия, но я просто не могу прочитать их работы, не говоря уже о том, чтобы дать содержательную обратную связь по каждой рукописи. Поэтому я разработал свой собственный универсальный ответ, используя стратегию утверждений Ури.

Во-первых, я начинаю с «да»: «Поздравляю с вашим новым готовым предложением! Очень немногие авторы заходят так далеко». Затем я перехожу к «нет»: «К сожалению, из-за других моих обязательств у меня больше нет возможности рассматривать предложения авторов. Поэтому я вынужден отказать вам». Заметьте, я не оставил никакой двусмысленности и не предложил взглянуть на работу позже, если найду время. Я установил четкую границу с твердым «нет». Наконец, я заканчиваю с «да»: «Тем не менее я могу дать вам некоторые рекомендации о том, как добиться публикации. Если вы еще не сделали этого, я рекомендую вам начать с чтения моей статьи в блоге «Советы начинающим авторам». В ней я предлагаю пошаговые инструкции касательно того, что делать в первую очередь. У меня также есть целый аудиокурс под названием «Опубликуйся», который содержит в себе весь мой тридцатилетний опыт работы в издательском деле. Вы получите все необходимые знания за двадцать одну учебную сессию. Я надеюсь, что вы найдете это полезным». И, конечно же, я предоставляю ссылки на пост в блоге и аудиокурс. Данное сообщение я сохранил в качестве шаблона в своей электронной почте. Таким образом, он всегда под рукой и готов к отправке, когда очередной запрос попадает в мой почтовый ящик. (Подробнее о шаблонах электронной почты я расскажу в следующей главе.)

Теперь представьте себе несколько ситуаций, с которыми вы регулярно сталкиваетесь, например запрос на встречу, предложение о продаже, приглашение на обед или участие в новом проекте, который не входит в ваш список приоритетов. Основной ответ «да – нет – да» может соответствовать им всем. Подтвердите намерение собеседника, объясните, почему вы не можете участвовать, а затем дайте положительную обратную связь. Интересно, что после получения ответа по этой формуле на меня редко кто давит. Обычно они отвечают что-то вроде: «Нет проблем, я понимаю. Спасибо, что ответили мне». Иногда я, конечно, получаю негативные сообщения, но этого и следовало ожидать. На самом деле это подводит нас к пятому, и последнему, совету, как тактично отвечать «нет».

5. Примите тот факт, что вас, скорее всего, поймут неправильно

Важно подготовить себя к негативной реакции. Независимо от того, насколько любезно вы отказываетесь, и даже если для отрицательного ответа у вас множество «правильных» причин, какой-то случайный человек все равно будет разочарован. Иногда они прямо выражают вам свое разочарование, что всегда неудобно. Когда это происходит, я вежливо отвечаю, выражая сочувствие, но также и повторяя свое «нет». Если вы не уважаете свои личные границы, никто другой тоже не будет их уважать.

Разочарование некоторых людей в жизни неизбежно, поэтому убедитесь, что вы не разочаровываете тех, кто имеет для вас наибольшее значение, таких как вы сами или ваша семья. Если бы, например, я ответил «да» на все эти просьбы ознакомиться с предложениями новых авторов, то никогда бы не вернулся домой вовремя к ужину с женой или не успел бы провести время с детьми и внуками. Если кто-то в итоге все равно окажется разочарован, я сделаю все возможное, чтобы не разочаровать тех, кто мне близок.

Как выбраться из уже существующих обязательств

Теперь вам известно, как обращаться с новыми просьбами, которые вы не можете принять. Но как поступать с теми обязательствами, на которые вы уже подписались? Скорее всего, у вас был длинный список существующих обязательств, прежде чем вы взяли в руки эту книгу. Уверен, что теперь вы ломаете голову, задаваясь вопросом, что делать с теми вещами, которые выходят за пределы вашей Зоны желаний и от которых необходимо избавиться. Позвольте мне внести ясность: честные люди держат свое слово. Другими словами, если вы уже взяли на себя обязательство сделать что-то, даже если это не вписывается в ваши новые рамки, постарайтесь сделать все возможное, чтобы найти способ выполнить свое обязательство. Тем не менее нет ничего плохого в том, чтобы пытаться вести переговоры по поводу выхода из обязательств. Кроме того, если вы боитесь делать что-то или знаете, что это неправильное использование времени, ваше участие, вероятно, не будет большой победой для другого человека. В лучшем случае вы уделите этому делу минимум усилий и внимания. Это хорошая причина для переоценки соглашения, поэтому давайте быстро рассмотрим четыре совета для ведения переговоров по выходу из существующего обязательства.

Во-первых, возьмите на себя ответственность за принятие обязательств. Не перекладывайте вину и не пытайтесь прикинуться дурачком. Иногда мы делаем это, говоря что-то вроде: «Я не знал, во что ввязываюсь». Даже если в реальности это действительно так, вам все равно следовало прояснить все условия до того, как вы дали свое согласие.

Во-вторых, подтвердите свою готовность выполнить обязательства до конца. Не пытайтесь уклониться от сделки, которую заключили. Это создаст недостаток доверия не только у человека, с которым вы имеете дело, но и у любого другого, кто услышит об этом. Отказ идти до конца или помочь найти решение повредит вашей репутации.

В-третьих, объясните, почему соблюдение обязательств с вашей стороны не является лучшим результатом для другого человека. Сосредоточьтесь на том, что лучше для них, а не для вас. Никого не волнует, как это повлияет на вас. Все, что может волновать людей, – это то, что вы взяли на себя обязательство перед ними и теперь они ожидают, что вы его выполните. Однако если вы поможете им понять, что ваше участие может быть не в их интересах, у них появится личная выгода в том, чтобы помочь вам найти альтернативное решение.

В-четвертых, предложите помочь решить проблему вместе с ними. Не перекладывайте – повторяю, не перекладывайте – бремя со своей спины на их плечи. Они будут возмущены, и у них будет на это полное право. Вместо этого предложите помочь найти альтернативное решение. В то же время дайте понять, что не отказываетесь от своих обязательств, пока вы вместе не найдете удобное для всех решение.

Пройдя через эти четыре шага, вы будете знать наверняка, что сделали все возможное, чтобы исключить обязательство из вашего списка, не оставив другую сторону в беде. Это удовлетворит их потребности и позволит вам уйти с чистой совестью и безупречной честностью.

Представьте, что вы согласились работать в комитете, но теперь осознаете, что у вас нет ни страсти, ни мастерства, чтобы делать это хорошо. Эта задача плотно сидит прямо в вашей Зоне тяжелой работы. Как бы вы из нее выбрались? Во-первых, вы можете вернуться к этому человеку и сказать что-то вроде: «Я ценю, что вы попросили меня помочь, но теперь, начав вникать в дело, я понимаю, что совершил ошибку, приняв это назначение комитета». Здесь вы взяли на себя ответственность за принятое вами решение. Далее вы можете продолжить: «Поскольку я взял на себя это обязательство и вы зависите от меня, я, безусловно, готов выполнить его и отслужить свой срок». Это ваше подтверждение. Затем вам следует перейти к объяснению, как ваше участие может непреднамеренно повредить проекту: «Тем не менее я честно не думаю, что мое участие хоть как-то поможет работе комитета. Вам нужен кто-то, кто искренне увлечен миссией и хорошо разбирается в той области, за которую я отвечаю. К сожалению, я понял, что не являюсь ни страстным сторонником, ни опытным работником в этой сфере. Поэтому мне кажется, что я занимаю место, на котором должен находиться кто-то другой, более квалифицированный». Затем можно переходить к четвертому шагу, предложив помощь в решении проблемы. Это может звучать так: «Вы бы согласились освободить меня от моих обязательств, если бы мы вместе занялись поисками человека, который бы лучше подошел на мою должность? Я думаю, такой исход будет победой для меня, для вас и для всего комитета».

У меня были разные версии этого разговора много раз, и я использовал эти четыре шага в самых разных ситуациях. Я счастлив сообщить, что в моей практике после таких разговоров никогда никто не расстраивался. Иногда люди говорили мне «нет». В таких случаях я смирялся с таким исходом и выполнял свои обязательства, прилагая все усилия для достижения самого лучшего результата. Это именно то, чего заслуживают люди, которые на меня положились; это не их вина, что я принял плохое решение, и последствия должны бить по мне, а не по ним. Но много раз другой человек легко соглашался с моими причинами, и мы вместе пытались найти замену. В таком случае нам всем было лучше.

Празднуем процесс обрезки

Весь смысл этой главы состоял в том, чтобы помочь вам вырезать как можно больше вещей из вашего календаря. Словно хорошему садовнику, пришло время начать обрезать список дел, избавляясь от как можно большего количества вещей за пределами вашей Зоны желаний. Глядя на свое расписание и задачи, вы должны видеть только правильные вещи. Избавление означает отсечение всех неправильных вещей – даже если это 80 процентов вашего списка дел. Конечно, процесс исключения может поставить вас в неожиданное затруднительное положение: вы можете в конечном итоге почувствовать себя виноватым за то время, которое освобождаете. Вы можете почувствовать, что подводите других людей, говоря «нет», когда у вас есть время, чтобы помочь им. Это ловушка. Если вырезание ненужных или нежелательных задач оставляет вам свободное время или запас энергии, это повод для того, чтобы праздновать! В этом, конечно, нет ничего плохого.

Как сказал Стив Джобс: «Инновации означают отказ от тысячи вещей». Не поддавайтесь давлению, которое призывает найти тысячу других вещей, чтобы заменить те, которым вы сказали «нет». Помните, вы не производите обмен одного на другое, когда вычеркиваете вещи из своего списка дел. Как мы уже много раз говорили, целью продуктивности должно быть достижение большего, делая меньше. Вы ничего не добьетесь, если не будете чувствовать себя комфортно, делая меньше. Ваши лучшие действия и лучшие мысли приходят, когда вы хорошо отдохнули и дали себе преимущество свободного времени. Оно вдохновляет на творчество и решение проблем, как ничто другое. Поэтому, пожалуйста, возьмите на себя обязательство освободить свое время и не испытывайте ни капли вины или стыда за то, что говорите «нет» деятельности, находящейся за пределами вашей Зоны желаний, чтобы сказать «да» свободному времени. Вы будете так рады, что сделали это, как и люди, которых вы любите больше всего.

Сделайте глубокий вдох. В следующей главе вы узнаете, как автоматизировать некоторые неприятные задачи, которые все еще занимают место в вашем списке.

Создайте ваш собственный список «не-дел»

Пора начинать устранять несущественное в своей жизни! Именно здесь вы увидите свою свободу фокусирования. Начните с упражнения для фильтрации задач «Task Filter» и отметьте очевидных кандидатов для исключения. Затем загрузите список «не-дел» по адресу FreeToFocus.com/tools. Используйте этот лист для записи задач, которые вы никогда не должны делать.

Фильтрация задач предоставила вам фору, но не останавливайтесь на достигнутом. Можете ли вы подумать о каких-то других задачах? Перечислите встречи, отношения и возможности, которые не стоят вашего внимания. Может быть, это совет директоров, из которого вам нужно выйти, или отчет, который изжил себя. Закончив свой список «не-дел», вы должны оглянуться на него и признать, что каждый из перечисленных пунктов является незначительным или неуместным и не предоставляет никакой отдачи, чтобы вообще занимать ваше внимание.