5. Рабочая нагрузка

Знаю, знаю. Вам требуется легкое и оперативное решение проблемы перегруженности. Ладно, посмотрим, что удастся сделать максимально быстро и эффективно. У нас просто нет времени — хотя темп современной жизни заставляет нас мыслить соответствующе — на то, чтобы переписать должностные инструкции, убедить всех вокруг давать вам поменьше заданий или возможности снабдить вас еще одной парой рук. Мы можем только дать вам рекомендации и рассказать о быстрых методах снятия стресса.

БЫСТРЫЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ РЕШЕНИЯ

Исследования показали, что избыточная рабочая нагрузка — наравне с проблемными людьми (мы уже говорили о них) и некомпетентными коллегами — является одним из главных источников стресса. На самом деле нередко проблема заключается в неумелом распределении времени и работы. Поэтому нам просто необходимы результативные методы быстрой работы — и немедленно.

Одним из самых простых способов смягчения воздействия стресса от избыточной нагрузки является правильная организация деятельности. Если вы должным образом составите рабочий план, вы сможете увидеть за деревьями лес. Мы все этим грешим — список ждущих ответа по электронной почте, перечень заданий на ближайшее будущее, массу важных дел держим в голове. Пометки на докладах, требующих ответа (а иногда и прочтения), а еще полно всего в компьютере. Нам нужен единый файл со всеми рабочими заданиями — простой перечень, чтобы он всегда находился под рукой и содержал все необходимое.

Когда у вас войдет в привычку составлять подобное расписание, вы обнаружите, что стрессовых ситуаций стало намного меньше.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Как только вы составите этот перечень, у вас появится возможность установить приоритеты — что требует незамедлительного выполнения, а что может и подождать. Итак, возьмите лист бумаги. Да-да, старая привычная бумага. Забудьте вы о компьютере, органайзере и прочих новомодных штучках. Теперь запишите все, что вам предстоит сделать. Например, вам необходимо написать и отправить несколько деловых писем, сделать заметки к докладу, нуждающемуся в доработке, и не забыть прочесть отчет, нужно еще кое с кем пересечься по поводу заказа Джонсона — и все в том же роде. В новом перечне дел должны быть только короткие заметки типа:

• Ответить на письмо Питера.
• Разложить рекламные материалы.
• Позвонить Тони и Алисе относительно совещания по сбыту.
• Подготовить отчет для Стэнли.
• Узнать у аудиторов, когда они прибудут.
• Отменить совещание, назначенное на пятницу.

Вам не нужно записывать, почему каждый из этих пунктов должен быть выполнен, достаточно того, что все они зафиксированы в списке заданий.

Теперь нужно навести в этом перечне порядок. Если четыре пункта требуют письменного ответа, объедините их в одну группу и выделите время на то, чтобы сесть и написать. Если пять пунктов подразумевают телефонные звонки, выделите время на телефон. Целесообразно посвятить время чему-нибудь одному, вместо того чтобы сделать один звонок, потом написать один отчет, затем отослать одно сообщение и опять хвататься за трубку телефона. Если станете метаться от одного к другому, вы не сможете «сориентироваться на местности». Важно сгруппировать задачи по типу, например «телефонные переговоры», и выполнить их все за один присест.

После этого можно подумать об очередности. Возможно, замечания к отчету Тейлора нужно сделать к обеду, но вот письмо Питеру относительно намеченной на следующий год конференции по сбыту может подождать до конца дня или даже недели. Теперь вам прекрасно видно, что требует первоочередного внимания. Но если вы собираетесь засесть за чтение этого чертова отчета, с тем же успехом можно заодно прочитать и остальные бумаги. А потом можно махом написать и все заметки, раз уж вы открыли Word, чтобы сэкономить время.

Этот единый перечень заданий избавит вас от лишних действий. Обновляйте его каждое утро. Вычеркивайте то, что было сделано вчера, и вписывайте новые задания на сегодня. Можно даже завести небольшой блокнот и отрывать в нем по страничке всякий раз, как записанные на ней задания будут выполнены. Когда у вас войдет в привычку составлять подобное расписание, вы обнаружите, что стрессовых ситуаций стало намного меньше.

Теперь, когда все задания внесены в один список, их можно рассортировать. С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

• претворить в жизнь,
• поручить другому,
• перенести на более поздний срок,
• пренебречь им.

Посмотрим еще раз на ваш список:

1. Ответить на письмо. Питеру нужны кое-какие данные о сбыте автомобилей в Германии для его отчета, который предстоит сдать только в следующем году. Времени навалом. Можно их отослать, когда найдутся лишние пять минут, — перенести на более поздний срок.

2. Разложить рекламные материалы. Эту работу можно поручить Джимми из отдела доставки — поручить другому.

3. Позвонить Тони и Алисе. Это можно сделать, когда вы сядете у телефона, — претворить в жизнь.

4. Отчет для Стэнли. Стэнли командировали в Ньюкасл и заменят его не раньше чем через полтора месяца — вряд ли его сменщику потребуется этот отчет — пренебречь им.

5. Узнать у аудиторов о времени их прибытия. Будете делать телефонные звонки, заодно и узнаете — претворить в жизнь.

6. Отменить совещание, назначенное на пятницу. Срочно — претворить в жизнь.

Стоит несколько раз проделать эту процедуру, и она станет для вас рядовой. Теперь осталось собрать воедино все задачи, которые вы решили перепоручить другим, и сделать это. Потом запланируйте время на выполнение заданий, которые вы отложили на будущее, и сделайте соответствующие пометки в ежедневнике — вы ведь их только отложили, а не отменили.

Теперь отведите время на то, с чем придется разобраться немедленно. Оставшиеся в списке дела — это то, что решено не делать, вычеркните их.

Большинство из нас принимает новую работу с внешним смирением, но внутри нас все клокочет.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ

Только вы рассортировали все задания и даже выполнили некоторые из них, как появился босс и нагрузил вас дополнительной работой. Ваши сроки летят, вы в бешенстве; напряжение зашкаливает, а в голове возникает мысль об увольнении. Стоп. Минуточку. Разве такой должна быть реакция? Когда босс дает новое задание и говорит: «Попытайтесь сделать это к утру пятницы», что мы отвечаем? Как мы реагируем? А как советуют методы быстрого мышления?

Большинство из нас принимает новую работу с внешним смирением, но внутри нас все клокочет. Нам хочется рвать на себе волосы и вопить от отчаяния. Разве это эффективно? Нет. Это хоть в какой-то мере позитивно? Нет. Может быть, это поможет уменьшить стресс? Нет.

Вот что мы должны делать:

• быть честным,
• обозначить свою позицию,
• стоять на своем.

Поэтому следует ответить боссу так: «Да, все это замечательно, но в таком случае мне придется отложить отчет Тейлора (честность). Я бы предпочел уделить больше внимания этому заданию, потому что обещал Майку передать во вторник материал видеоконференции». (Обозначить свою позицию.)

У большинства начальников подобная настойчивость вызывает раздражение. «Ладно, сделаете что успеете, но постарайтесь». Так не годится. Вас просто надули. Вы должны стоять на своем. Скажите еще раз: «Да, я сделаю что успею, но должен предупредить вас, что отчет Тейлора придется отложить до следующей недели. Я, возможно, смогу привлечь Дженни для работы по материалам Майка, но все равно с двумя заданиями не справлюсь». (Стоять на своем.)

Теперь вашему боссу нужно принять решение о соблюдении очередности при выполнении данных им заданий. Вместо того чтобы самому работать допоздна, на износ и в условиях стресса, вы «перебросили мяч» на его сторону. Он может:

• Отменить новое задание и дать вам возможность дочитать отчет.
• Дать вам новое задание, а отчет поручить кому-то другому.
• Потребовать от вас сделать то и другое.

Хороший начальник поймет, что был не прав, пытаясь загрузить вас сверх меры. Есть и такие, что будут настаивать на своем, вызывая у вас сильный стресс и заставляя вас опять отстаивать свою позицию. Если он будет идти напролом: «Я повторяю, что вы должны сделать и то и другое», не уступайте: «С двумя заданиями я не справлюсь. Может быть, вы подскажете, как мне это сделать?» Он создал вам проблему. Верните ее ему. Считайте, что он пытается вручить вам «ведро стресса». Вам оно ни к чему, это его вещь. Верните его, и пусть покинет офис вместе с ним. Иначе оно останется у вас.

В ДОПОЛНЕНИЕ К СКАЗАННОМУ

Если хотите снизить нагрузку на работе, приобретите книгу «Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы» и прочитайте раздел «Аврал на работе». Если времени в обрез — а на ознакомление с ним потребуется не больше часа, — ниже приведены советы, как облегчить свою жизнь:

• Приступая к новой задаче или проекту, поставьте перед собой цель. Полезно заранее наметить конечный пункт путешествия и узнать маршрут, иначе можно заблудиться, и тогда останется уповать лишь на то, что результат окажется приемлемым.
• Группируйте задачи и устанавливайте очередность их выполнения — все телефонные звонки в одно время и т.д.
• Делегируйте, делегируйте и еще раз делегируйте. Все, что можно перепоручить, возлагайте на других. Очень часто мы опасаемся, что подчиненный не справится с заданием, и предпочитаем выполнить его самостоятельно. Но чтобы быть эффективным, нужно научиться делегировать полномочия. Только попробуйте — и вы поймете, как это просто.

Мы не можем рекомендовать вам в качестве средства от стресса курение, но курильщики часто выглядят более спокойными.

• Необязательно перекладывать на чужие плечи весь проект, но часть работы, как правило, вполне может быть выполнена не вами. Прежде чем приступать к работе, оцените ее объем и сложность и спросите себя: «Какую ее часть можно делегировать?» Это верный способ снизить уровень стресса. Помните: вы оркестрант, а не одинокий уличный музыкант. Привлекайте в помощь себе других — это стабилизирует ваше артериальное давление.
• Я понимаю, что у каждого задания свой срок выполнения, но многие вещи можно отложить на будущее, когда появится возможность уделить им больше времени.
• Попробуйте начинать свой рабочий день раньше. По утрам в офисе всегда затишье, и вас меньше будут отвлекать от дела. К тому же у вас будет неограниченный доступ к копировальному аппарату и другой оргтехнике. За утро вы сможете сделать массу дел, а остальную часть дня можно будет посвятить телефонным переговорам.
• Не берите работу на дом. Вам нужно отдохнуть перед началом следующего рабочего дня — перезарядить батарейки. Научитесь планировать работу таким образом, чтобы уходить домой вовремя. Лучше встать пораньше, чем засиживаться на работе допоздна.

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИЧИН СТРЕССА

Каждому приходилось испытывать стресс, а потом бегать по кругу, ловя собственный хвост и даже не пытаясь спокойно сесть и понять причину дискомфорта. Призадумавшись над этим вопросом, вы сможете устранить ее. Вам нужно лишь определить источник стресса, а мы поможем вам от него избавиться. Для этого вам достаточно ответить на ряд вопросов. Те из них, на которые вы дали положительный ответ, и составят область, где возникает ваш стресс.

ДОМАШНЯЯ/РАБОЧАЯ НАГРУЗКА

Вы берете работу на дом? Вам трудно переключаться с работы на бытовые проблемы? В семье возникает напряжение из-за вашей работы? Вам трудно выбрать, что важнее — дом или работа? Помогает ли вам в работе позиция вашего партнера? Много ли факторов, вызывающих стресс в жизни вне офиса (развод, смерть близких, переходный возраст детей)?

УДОВЛЕТВОРЕНИЕ ОТ РАБОТЫ

Вас устраивает ваш заработок? Испытываете ли вы напряжение во время работы? Можете ли вы рассчитывать на хорошую карьеру и/или повышение по службе? Вам нравится ваше рабочее место? Могли бы вы сказать, что работа приносит вам удовлетворение? Вас тревожит нестабильность занятости, скажем возможность увольнения по сокращению штата?

Скажите «нет» с улыбкой и предельно спокойно. Говорите негромко, не теряя самообладания. Одного «нет» достаточно.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Можно ли назвать ваши отношения с коллегами хорошими? А с вашим непосредственным начальником? Получаете ли вы поощрения и поддержку? Есть ли среди ваших коллег люди, которым вы можете доверять? Можно ли сказать, что вы профессиональны и раздаете толковые руководящие указания? Каков моральный уровень членов вашей рабочей группы?

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Вы управляете другими членами группы? Как часто вам приходится принимать решения и утверждать средне- и долгосрочные планы? Часто ли вы сталкиваетесь с конфликтами? Вокруг вас плетутся интриги? Вы боитесь совершить ошибку? Вам приходится регулярно проводить презентации или участвовать в совещаниях?

РОЛЕВОЙ СТРЕСС

У вас много шляп? Вам ясно, чего от вас ожидают? У вас есть четкие цели? Вас часто просят изменить стиль работы? Хватает ли вам разнообразия и стимулов? Получаете ли вы надежные сигналы об эффективности своей работы? У вас несколько боссов?

ЧРЕЗМЕРНАЯ НАГРУЗКА НА РАБОТЕ

У вас слишком много работы? Вы работаете допоздна? Велик ли спрос на ваше время? У вас слишком мало работы? Часто ли вы вынуждены выполнять задания в срок? Вам приходится регулярно напрягаться, чтобы сделать задание вовремя? Вы хорошо подготовлены к своей работе?

Это упражнение не займет много времени, и я уверен, что вы уже поняли механизм возникновения стресса. Помните: здесь нет верных или ошибочных ответов или подходов. Но после того, как вы идентифицировали область возникновения стресса, вы можете работать над устранением беспокойства и получать наслаждение от жизни в других ее проявлениях.

Стресс возникает, когда мы думаем, что должны что-то делать. Когда мы хотим что-то сделать, стресс бывает намного меньшим.

ПОТРЕБНОСТЬ В ОДОБРЕНИИ

Каждому хочется признания, и часто мы соглашаемся на просьбу, опасаясь неодобрения или осуждения. Но между выполнением работы и одобрением нет прямой связи. Это бонус. На самом деле мы нуждаемся в самооценке. Нам необходимо проявить себя. Если делать все, что велят другие, вы, скорее всего, получите одобрение, но ваше отношение к себе от этого не улучшится. Настойчивого человека могут счесть упрямым, но его самооценка при этом растет, а это способствует уменьшению уровня стресса.

ПОТРЕБНОСТЬ В УСПЕХЕ

Каждому хочется преуспеть, стать богатым и удачливым. Но какой ценой? Если при этом наносится вред здоровью и рушатся личные отношения, в чем смысл всех этих денег и успеха? Лучше расслабиться и наслаждаться тем, чем вы обладаете.

ПОТРЕБНОСТЬ В СПРАВЕДЛИВОСТИ

Жизнь несправедлива. Все не так. Все псу под хвост. Если принять тот факт, что жизнь (и работа, разумеется) несправедлива, можно снисходительно относиться к собственным ошибкам и к тому, что порой нас обманывают и поступают с нами нечестно. Такое бывает. Мир несовершенен.

ПОТРЕБНОСТЬ В ПАНИКЕ

Мы наделены ярким воображением… «Что теперь будет? Меня ждет, конечно, самое худшее? Это катастрофа!» Это не катастрофа. Самое худшее всегда не так ужасно, как представляется. Чрезмерно живое воображение непродуктивно. Будьте реалистичны, контролируйте то, что можете, а с остальным будь что будет.

ПОТРЕБНОСТЬ ВИНИТЬ ДРУГИХ

«Если бы он меня так не разозлил, я бы сейчас не находился в таком стрессе». Неправда. Каждый сам решает — злиться ему или нет. Мы не пассивные жертвы событий. Ваше расположение духа не зависит от других. Мы выбираем — насвистывать в час испытаний или сломаться и рыдать. Это наш выбор, и это нужно понимать.

ПОТРЕБНОСТЬ В БЕГСТВЕ

Разве не легче плюнуть на все и не вступать в борьбу? Возможно, но это не улучшит самооценку, не прибавит гордости. Лучше взять быка за рога и ответить на вызов. В случае успеха нам будет чем гордиться, мы останемся довольны собой.

ПОТРЕБНОСТЬ БЫТЬ НЕСГИБАЕМЫМ

«Я не могу быть другим. Я такой, какой есть. Здесь я ничего не могу поделать». Да, всем нам хочется быть динозаврами. Но если мы не будем учиться, расти и шагать в ногу со временем, мы вымрем, как они. Нам нужен отклик на наши мысли и поступки, и тогда мы станем гибкими. Что не гнется, то ломается.

ПОТРЕБНОСТЬ СУДИТЬ

Все мы готовы судить других. «Если бы они действовали так, как я, всем было бы лучше». Но мы разные. Если придерживаться жестких норм поведения и гневно осуждать всех, кто ведет себя не так, как мы, нас ждут постоянный стресс и разочарования. Люди непременно разочаруют нас, потому что мы заранее установили систему оценки их действий. Пусть каждый будет самим собой, удивляя нас своими способностями и идеями.

ПОТРЕБНОСТЬ ПОКОРИТЬСЯ СУДЬБЕ

Я уверен, такое желание возникает у каждого. Мы ждем, что перемены произойдут без нашего участия. Мы надеемся, что все утрясется. Мы полагаемся на судьбу и ждем счастливого случая. И когда наши ожидания не оправдываются, мы впадаем в депрессию. Лучше самому контролировать, планировать, быть более динамичным. Берите ответственность на себя, активно управляйте событиями.

Если принять тот факт, что жизнь (и работа, разумеется) несправедлива, можно снисходительно относиться к собственным ошибкам.

НЕ НЕРВНИЧАЙТЕ

Мы рассмотрели множество тем. И мы рассмотрели многое, что вызывает у большинства людей стресс. Но есть еще одна вещь, которую недавние исследования считают важной причиной стрессов, — нервы. Мы постоянно находимся в коллективе, нам приходится участвовать в совещаниях, встречах, проводить презентации и выступать на публике. Если перечисленное не вызывает проблем — прекрасно. Но нервная система большинства из нас не выдерживает такой нагрузки. Вот несколько советов, как щадить свои нервы:

• Подготовка, подготовка и еще раз подготовка. Да, это три главных условия успеха — готовьтесь заранее. Если вы все отрепетировали, подготовились и довели до блеска, вам вроде бы нет причин нервничать. Мы нервничаем, когда боимся свалять дурака. Но если вы подготовились должным образом, вы не можете выглядеть глупо.
• Никогда не бывает так плохо, как вам кажется.
• Не допускайте учащенного дыхания. Дышите медленно и глубоко, но не усердствуйте. Расслабьтесь, дайте обмякнуть мышцам шеи и плеч.
• Не спешите, делайте все шаг за шагом. Сосредоточьтесь на том, что нужно делать, и пусть все остальное вас не тревожит.
• Нервничать естественно — это не опасно для жизни, вы от этого не умрете. Проявления нервозности неприятны, и только.
• Лучше двигаться вперед, чем страдать от неуверенности, там вас ждут только рост и развитие. Быть неспокойным — значит развиваться. Раз вы приняли вызов, значит, совершенствуете свои умения, знания и опыт. Все прекрасно.

Отправить