7. Виды совещаний

Все вышеприведенные рекомендации применимы к любому совещанию. Исключение составляют инструктивные совещания (где от вас не требуется инициативы вообще) и совещания с количеством участников 40–50 и более человек, которые больше похожи на презентации с возможностью задавать вопросы. Но к совещаниям любого другого типа техники, с которыми вы ознакомились, вполне применимы.

Однако, поскольку каждому виду совещания соответствует определенная методика его проведения, следует вкратце рассмотреть наиболее распространенные виды:

• совещания отдела,
• межотдельские совещания,
• совещания по проекту,
• совещания с внешними партнерами.

СОВЕЩАНИЯ ОТДЕЛА

Будем надеяться, что ваш отдел представляет собой более или менее единую команду и борьба за сферы влияния не является для вас актуальной проблемой. Однако на такого рода совещаниях может развернуться жесткое соперничество за то, чтобы быть замеченным боссом в качестве перспективной кандидатуры для служебного продвижения. Соответственно, не избежать и конфликтной ситуации, что крайне нежелательно. Вам придется и дальше работать бок о бок, поэтому нужно уметь идти на компромиссы ради корпоративного единства. Каждый сотрудник отдела (включая вашего начальника) оценит ваши усилия по сплочению команды.

• Возьмите на себя роль миротворца и применяйте все свои дипломатические способности, чтобы избежать конфликта с коллегами.
• Используйте юмор. Хорошая шутка сплачивает команду быстрее, чем грозный окрик, и поможет другим увидеть в вас настоящего лидера, человека, способного объединить людей.

Совещания в рамках отдела предполагают участие в них людей, хорошо знакомых друг с другом. Поэтому обычно применяемые вами приемы в данном случае следует использовать крайне осторожно, в противном случае коллеги быстро разгадают все ваши ухищрения. На совещаниях этого вида не пройдет трюк со множеством пометок на документах, с помощью чего вы пытались создать видимость детальной проработки бумаг, которые вы фактически не читали (см. раздел 2). Вот еще две рекомендации по проведению совещаний в отделах:

• Такие совещания имеют свойство затягиваться, поэтому позаботьтесь о том, чтобы вы не стали частью этой проблемы. Ваши выступления должны быть краткими. Находите возможность рассмотрения отдельных вопросов и докладов по ним на совещаниях подгрупп вместо того, чтобы тратить на это время общего совещания.
• Поскольку вы хорошо знаете председательствующего (предположительно это ваш начальник) и вам знаком формат и стиль проводимых им совещаний, у вас больше шансов, чем обычно, повлиять на повестку дня. Поэтому пораньше выходите со своими предложениями и идеями, применяя схему, которую мы обсуждали в разделе 2.

Если вы хотите дипломатично выразить свое несогласие, делайте это, задавая вопросы, а не оспаривая чью-либо позицию напрямую.

МЕЖОТДЕЛЬСКИЕ СОВЕЩАНИЯ

Именно на совещаниях такого вида борьба за сферы влияния может приобретать особенно ожесточенный и отталкивающий характер. Поэтому в центре вашего внимания должно быть использование рассмотренных выше методик, позволяющих избежать посягательств на чужие зоны ответственности. Если вы хотите дипломатично выразить свое несогласие, делайте это, задавая вопросы, а не оспаривая чью-либо позицию напрямую. Также в обнаружении и принятии мер по предотвращению такого рода проблем может быть эффективна предварительная дипломатия.

Идея совещаний в рамках отдела и совещаний, созванных для обсуждения какого-либо проекта, состоит в том, что все присутствующие на них работают на достижение общей цели. Но подоплека совещаний, на которых присутствуют представители разных отделов, совсем иная. Такие совещания часто становятся площадкой для переговоров, в ходе которых вы, оппонируя другим присутствующим, пытаетесь продвинуть некую идею или предотвратить принятие того или иного предложения. Поэтому по каждому пункту повестки дня, на решение по которому вы хотите повлиять, вам необходимы грамотно подобранные аргументы.

Чтобы сохранить мир в этой потенциально взрывоопасной атмосфере, полезно делать все необходимые пометки, чтобы затем на них ссылаться. Записывайте имена людей, выступивших со своими замечаниями, с тем чтобы у вас постоянно имелась возможность похвалить кого-либо из присутствующих: «Эйлин в своем ранее сделанном комментарии о необходимости получить это как можно раньше была абсолютно права. Вот почему, по моему мнению, так важно, чтобы мы...» Чем большему числу людей вы сможете указать на свою солидарность с ними, тем лучше.

СОВЕЩАНИЯ ПО ПРОЕКТУ

Совещания этого вида, как правило, проходят согласованно и продуктивно, поскольку каждый знает, что все они работают на достижение некой общей цели. Войны за сферы влияния редки, и даже борьба за статус обычно откладывается до других совещаний. В отношении совещаний по проектам существует опасность, что в отсутствие четко установленного регламента время будет потрачено напрасно.

В протоколы проектных совещаний записывается план действий — для его определения и контроля такие совещания и созываются. Председательствующий должен проконтролировать расход средств, соблюдение сроков и очередности выполнения задач, однако часто ему не удается сделать это так скрупулезно, как следовало бы. В этом случае вы должны взять решение этой проблемы на себя, по крайней мере касательно вопроса, который находится в вашем ведении. Поэтому в целях определения плана действий участников проекта продолжайте задавать вопросы, например:

• Кто фактически выполняет эту задачу? Все лежит на мне или же транспорт организует Алан?
• Каков крайний срок для ее выполнения? Этот срок установлен для рамочного соглашения или для окончательного решения?
• Должен ли я уведомить Тарика о завершении этой стадии или он в любом случае в конце месяца приступит к выполнению следующей?

В отношении совещаний по проектам существует опасность, что в отсутствие четко установленного регламента время будет потрачено напрасно.

СОВЕЩАНИЯ С ВНЕШНИМИ ПАРТНЕРАМИ

Это могут быть совещания с другими компаниями, совещания, которые вы посещаете в качестве члена добровольной или благотворительной организации, или совещания представителей торгово-промышленной ассоциации. Такие совещания в гораздо меньшей степени, чем другие, становятся ареной борьбы за статус (здесь никто не жалуется), поскольку, как правило, на них не нужно производить впечатление, чтобы продвинуться по карьерной лестнице. Тем не менее, посещая такие совещания, вы, по-видимому, хотите повлиять на ход неких событий, а значит, вспыхнут споры, в которых вам предстоит победить.

• Самая существенная особенность этого вида совещаний состоит в том, что вы, вероятно, не знакомы ни с кем из присутствующих или знакомы с ними шапочно. Поэтому вы едва ли можете знать их позиции; в каких сферах они уязвимы, а в каких считают себя признанными авторитетами. Следовательно, лучший для вас выбор — начать говорить по возможности после того, как выступят остальные. В этом случае вы сможете лучше предвидеть возможную реакцию на ваши слова.
• Исключением может быть ситуация, когда вы изначально хотите направить обсуждение в нужное вам русло, чтобы убедиться, что каждый разделяет ваше мнение по поводу важности именно этого аспекта проблемы. У вас может возникнуть желание выступить первым, если вы хотите сказать, например, следующее: «Я думаю, важно недвусмысленно заявить, что наша истинная цель — заблокировать прохождение этого законопроекта...» или «Я хочу подчеркнуть, что ключевой вопрос, на который мы должны ответить: "Можем ли мы себе это позволить?"»
• Когда вы выступаете на такого рода совещаниях, перед изложением своей позиции особенно полезно резюмировать проблему и, прежде всего, кратко осветить те пункты, которые вы хотите поддержать или против которых собираетесь выступить.
• Если вы участвуете в совещаниях некой волонтерской организации, вы должны знать, что они часто проводятся под председательством дилетантов, не имеющих достаточных навыков подобной работы. Поскольку может возникнуть необходимость дипломатично взять на себя обязанности председателя, будет очень полезно еще раз просмотреть раздел 5.

Отправить