Только помните, что никому не под силу изменить природу человека. Как только вы смиритесь с этим, вы перестанете надеяться на чудо и удовлетворитесь разумным ее совершенствованием.

5. Страсти
по председателю

Если кресло председателя на вашем совещании занимает человек достойный, способный к эффективному руководству, вам очень и очень повезло. Совещание будет проходить спокойно и укладываться в отведенные ему временные рамки, атмосфера будет оживленной, но дружеской, и у каждого будут равные шансы высказаться. Общее впечатление от такого мероприятия действительно может быть исключительно приятным, а совещание достигнет тех целей, ради которых оно и было созвано.

А если у вас нет столь квалифицированного председателя? Что ж, у вас два варианта: смириться с ситуацией или же изменить ее. Первый означает, что время каждого из участников будет растрачено понапрасну. Даже если в конце совещания вы получаете те или иные результаты, они могут быть далеко не лучшими, а чтобы их достичь, потребуется столько часов или минут, сколько уделить вы просто не можете. Более того, процесс принятия тех или иных решений и согласования действий по ним может повлечь различного рода разногласия и привести скорее к разладу, чем к единению участников совещания.

Если вы решаетесь изменить положение вещей, фактически вам придется взять на себя часть работы председателя или по крайней мере напомнить ему, как надлежит эту работу проводить. Однако отношение к вашему вмешательству со стороны председательствующего может оказаться не слишком доброжелательным, поэтому вам придется действовать столь искусно, чтобы он и не догадался, что вы делаете его работу.

Существует множество различных типов людей, занимающих председательские кресла, с которыми возникают те или иные проблемы. К счастью, некоторые из них не обладают никакими навыками вовсе. Одни не умеют работать с людьми, другие оказываются слишком слабыми как личности, третьи позволяют совещаниям идти как придется и т.д.

Мы уже рассматривали вопросы, связанные с тем, как эффективно работать на совещании с людьми, трудными в общении, когда председатель не справляется с ситуацией. В следующей главе мы рассмотрим вопросы урегулирования конфликтов, включая, опять же, и те случаи, когда вы полностью лишены поддержки своего председателя. Вот несколько примеров других классических проблем, возникающих вследствие ненадлежащего ведения совещаний, и рекомендаций по ограничению наносимого ими вреда.

НАРУШЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА СОВЕЩАНИЯ

Немногое в наш век плотных графиков и жестких сроков является столь же обескураживающим, как блуждание по бесконечным совещаниям, которые представляются абсолютно бессмысленными, по крайней мере для вас. И что вы можете с этим поделать? Честно говоря, если вы не занимаете председательское кресло, едва ли вы сможете соблюсти регламент совещания, тем не менее существуют действенные техники, с помощью которых можно ускорить ход событий.

• В предпоследнем разделе мы рассматривали, как обращаться с людьми, склонными к многословию. В болтливости заключается одна из самых серьезных причин пустой траты времени на совещаниях. Поэтому, если на вашем совещании присутствует большой любитель поговорить, мобилизуйте все приведенные выше методики и широко их используйте, при условии, что этого не делает ваш председатель.
• В разделе 2 мы также рассматривали вопросы влияния на заблаговременное формирование повестки дня совещания. Некоторые совещания отнимают больше времени, чем могли бы, из-за плохо составленной повестки дня. Если результат рассмотрения пункта 6 влияет на решение, принятое по пункту 2, совещанию, возможно, придется вернуться к пункту 2 и обсуждать его снова и снова. Если вы знаете, что ваш председатель склонен к сочинительству подобных повесток дня, сразу же по получении очередного такого документа внимательно его прочтите и изучите на предмет наличия такого рода логического изъяна. Если вы обнаружите в этой повестке дня некие потенциальные проблемы, поговорите с председателем и тактично намекните, что, возможно, было бы более практично обсудить вопросы в ином порядке.

• Одна из основных причин неоправданно долгих совещаний заключается в том, что, когда группа достигает соглашения по тому или иному вопросу, она продолжает его обсуждение, не проявляя каких-либо признаков осознания свершившегося факта. Совещание теряет свою целесообразность и обращается в нечто вроде сессии групповой терапии. Решить эту проблему просто. Если председатель не выполняет свою работу, за него ее придется проделать вам. Дабы избежать ненужных прений, со всей почтительностью обратитесь к председателю: «Правильно ли я понимаю, что все мы уже пришли к согласию по этому вопросу?»
• Одна из возможных для вас альтернатив состоит в том, чтобы покинуть совещание до его окончания. Заблаговременно переговорите с председателем на предмет того, не может ли он изменить порядок вопросов повестки дня, с тем чтобы вы могли поприсутствовать на обсуждении тех вопросов, в решении которых вам необходимо поучаствовать, и уйти с обсуждения остальных. Вам придется изыскать весьма уважительную причину для такого рода поведения, в противном случае при наличии весьма словоохотливого председателя вскоре так будет поступать каждый. Однако, если вы, скажем, сумеете договориться на это время о встрече с каким-либо важным клиентом, ваша причина будет более чем уважительной.

Если вы не занимаете председательское кресло, едва ли вы сможете соблюсти регламент совещания, тем не менее существуют действенные техники, с помощью которых можно ускорить ход событий.

ОБСУЖДЕНИЕ ВЫХОДИТ ИЗ-ПОД КОНТРОЛЯ

Некоторые председательствующие на совещаниях, по-видимому, просто не могут удержать контроль за ходом обсуждения. Они допускают либо бесконечные отклонения, когда люди говорят о чем угодно, кроме предмета дискуссии, либо бесконечные разногласия, не направляя дебаты в сторону того или иного вывода. В любом случае вы попадаете на совещание, идущее в никуда, вы хотите, чтобы у вас была возможность пойти куда угодно, только не сюда.

Что касается отклонений от темы, основная ваша надежда — ускорить ход событий с помощью председателя (подчеркивая и ни в коей мере не умаляя того факта, что он здесь главный). Такие комментарии, как «А что, это действительно относится к делу?» или «Все мы, конечно же, знаем факты; не пора ли нам перейти к обсуждению их значения?» — должны как-то подтолкнуть председателя к более эффективному исполнению своих обязанностей.

Другой вариант, особенно в случаях многочисленных разногласий по вопросу, — предложить председателю организовать для его обсуждения отдельное совещание в составе группы заинтересованных лиц, отчет по которому будет представлен следующему общему совещанию. Если вы входите в состав этой группы, предложите в качестве организатора этого «малого» совещания себя. На нем вы вполне правомерно можете рассчитывать на председательское кресло и обеспечить, чтобы совещание прошло эффективно.

СКОРОПАЛИТЕЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ

Некоторые председательствующие разделяют вашу точку зрения относительно того, что совещания не должны быть тем местом, где время растрачивается впустую. Они придерживаются этих воззрений столь ревностно, что склонны стремительно проходить по всей повестке, часто не предоставляя достаточного времени каждому, кто хотел бы внести свой вклад в разрешение того или иного вопроса. По сути, они работают на достижение целей, обратных их собственной установке, — не выделяя достаточного времени для обсуждения, они рискуют упустить из виду существенные факты и принять неверные решения. Что и делает совещание пустой тратой времени.

Но что вы можете с этим поделать? Для начала, как рассматривалось выше, вы можете научиться делать ваше выступление емким и лаконичным. В самом деле, людей, которые этого не придерживаются, можно отнести к категории болтунов. Вы также можете заранее поговорить с председателем о каких-то действительно важных проблемах и попросить его выделить вам, скажем, пять минут на обсуждение пятого вопроса или что-то в этом роде, что вам нужно. Если председатель до совещания соглашается удовлетворить вашу просьбу, скорее всего, он будет придерживаться этого соглашения. Со своей стороны вы должны уложиться в то время, которое испросили (если вам потребуется меньше времени, более вероятно, что председатель пойдет вам навстречу в следующий раз).

Если, несмотря на все ваши усилия, председатель все же настроен провести совещание в ускоренном режиме, сделать вы в конечном счете можете немногое. Но по крайней мере вы можете настоять на том, чтобы ваша позиция была занесена в протокол. Попросите в протоколе указать, что, по вашему мнению, надлежащего обсуждения проблемы не было.

Не выделяя достаточного времени для обсуждения, председательствующие рискуют упустить из виду существенные факты и принять неверные решения.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОНТРОЛИРУЕТ ПРИНЯТИЕ ВСЕХ РЕШЕНИЙ

Особенно печально, когда приходится иметь дело с совещаниями, на которых доминирует председатель. Однако такое случается. Ходом обсуждения и принятия решений управляет председатель, а все остальные задаются вопросом, в чем смысл их присутствия на этом совещании вообще. К сожалению, у председателя все карты, а ваше пространство для маневра весьма ограничено.

И вновь лучшее, что вы можете сделать, — это по крайней мере настоять (конечно же, вежливо) на том, чтобы ваше несогласие с теми или иными решениями было занесено в протокол. Протокол — очень важный документ. На протокол можно сослаться впоследствии, т.е., если вам это понадобится, в будущем у вас будет возможность отгородиться от любых чудовищных, на ваш взгляд, решений, указав на то, что в свое время ваше особое мнение было запротоколировано.

Если вы можете рассчитывать на достаточную поддержку своей позиции со стороны ваших коллег, председатель обнаружит, что протокол слишком часто фиксирует имена нескольких человек, которые с ним не согласны. На характер ведения совещаний это может и не повлиять (такие люди обычно не умаляют собственную самооценку), но данный фактор не хуже любого другого может привлечь внимание председателя к тому, что сотрудники считают стиль его управления автократичным и деспотичным.

Отправить