3. Изложение своей позиции

Может быть, вы готовы представить совещанию некие веские аргументы — возможно, такие, которые вам самим кажутся неоспоримыми, — однако ваши коллеги по каким-то причинам не разделяют вашего мнения. На самом деле иногда они едва дают вам возможность вообще их изложить. Как в такой ситуации использовать отпущенное вам время с максимальной пользой и получить гарантию, что все ваши наиболее убедительные доводы действительно будут выслушаны всеми?

Как и всегда, большое значение имеет подготовка. Возможно, у вас не будет возможности повторить свои доводы, а может быть, и не будет достаточно времени, чтобы их изложить. Поэтому выступление ваше должно быть:

• четким,
• лаконичным.

Если вы заранее решите для себя, что хотите сказать, у вас гораздо больше шансов соблюсти эти два правила. Итак, то, что вам нужно, — это некая простая формула выражения своей позиции ясно и кратко. И к счастью, у меня есть нужная вам формула.

Что вам необходимо сделать — так это сжать материалы, которые вы хотите представить, до некой мини-презентации. Такая мини-презентация может занимать каких-нибудь 20–30 секунд, в течение которых вы изложите ее суть в непринужденной манере, сохраняя, однако, формат полноценного выступления. В конце концов, презентации для того и придуманы, чтобы доходчиво и убедительно представить ту или иную позицию, что в данном случае и является вашей целью.

Итак, ниже приведена схема, которой следует придерживаться для выстраивания своего выступления:

1. Ситуация.

2. Проблема.

3. Перспективы.

4. Предложение.

Это простой четырехшаговый процесс, который вы можете использовать в отношении любого рода аргументации на совещании.

Как в такой ситуации использовать отпущенное вам время с максимальной пользой и получить гарантию, что все ваши наиболее убедительные доводы действительно будут выслушаны всеми?

СИТУАЦИЯ

Для начала нужно хотя бы в двух словах объяснить ситуацию. Допустим, проблема заключается в том, переезжать ли офису в другое помещение. Начать можно со слов: «Сегодня весь штат юго-западного регионального отделения базируется здесь, на этой площадке…» Может показаться, что вы констатируете очевидное, однако такая констатация несет в себе ряд позитивных моментов:

• На совещании могут присутствовать люди, для которых эта тема является новой, а приводимые вами базовые данные могут и не быть для всех столь очевидными, как вы могли полагать.
• Это первый шаг изложения проблемы в двух словах. Сведение всей проблемы к каким-нибудь нескольким предложениям способствует ясности ее восприятия — особенно когда обсуждение не затрагивает сути проблемы, а временами и вовсе увязает в каких-нибудь второстепенных вопросах. Кроме того, это характеризует вас как человека, способного отойти от частностей и посмотреть на ситуацию в целом, т.е. вы наделены качеством, которое отнюдь не повредит вашей репутации.
• Вне зависимости от того, насколько существенны были разногласия, ваше краткое вступление будет способствовать единению. Все согласны с постановкой проблемы; вопрос в том, как ее разрешить. Подобная согласованность никогда не повредит, по крайней мере до тех пор, пока вы не выдвинули своих спорных предложений.
• Порой участники совещания не могут прийти к единому мнению в отношении сути проблемы. Ваше резюме позволит вынести имеющиеся противоречия на открытое обсуждение и устранить их, с тем чтобы взяться за эффективное разрешение самой проблемы.

ПРОБЛЕМА

Теперь настало время указать, по какой причине нынешнее положение дел является неудовлетворительным и почему это следует исправить. Например: «Данное помещение не удовлетворяет потребностям нашей растущей организации». С вашей формулировкой проблемы согласится каждый, при этом она звучит коротко и ясно.

ПЕРСПЕКТИВЫ

Вы хотите действовать так, чтобы по возможности не провоцировать споров, поддерживать в присутствующих позитивный настрой и избегать проволочек. Важная составляющая такого рода поведения заключается в том, чтобы опять же по возможности производить впечатление человека незаинтересованного и объективного. Это дает вам определенное преимущество, поскольку:

• Поддерживает в присутствующих желание скорее слушать, чем вступать в дебаты, как это было бы в том случае, если бы ваши речи звучали тенденциозно и эмоционально.
• Характеризует вас как человека уравновешенного, разумного, способного к пониманию позиций всех сторон спора. Это не только произведет впечатление на ваших коллег и начальников, но и вызовет доверие к предлагаемому вами решению проблемы — это будет предложение человека, взвесившего все «за» и «против», а не вступившего в спор с горячностью и упорством.
• Означает, что, представляя толковое краткое резюме ситуации, вы искренне поддерживаете в присутствующих ясное видение проблемы.

Итак, вы можете резюмировать возможные перспективы следующим образом: «Существуют три основные альтернативы: мы перебираемся в новое помещение, мы переносим на новую площадку часть наших региональных операций либо мы остаемся здесь и приспосабливаем наше нынешнее помещение к возможному росту организации». Трудно представить, что кто-то захочет это оспорить.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Итак, вы создали на совещании своего рода оазис согласия. Теперь настало время заявить, какая из альтернатив близка именно вам. Так же ясно и кратко вы излагаете основные аргументы (те, что подготовлены вами заранее) в обоснование своей позиции.

Люди воспринимают эмоции и разум как взаимоисключающие противоположности, и чем эмоциональнее вы выступаете, тем менее разумным представляетесь окружающим.

Существуют ключевые аргументы, которые дают вам наибольшие возможности достичь цели в отношении того или иного пункта повестки дня (которые мы обсуждали в разделе 1).

Например: «Рассмотрев имеющиеся альтернативы, я полагаю, что наилучший выбор для нас — остаться в нынешнем помещении. Для этого есть четыре основные причины. Во-первых, проведенные мною исследования показывают, что встряска, которую предполагают такого рода переезды, повлечет за собой в среднем 50%-ный спад производительности на протяжении трех месяцев. Во-вторых, перспектива переезда непопулярна у 67% сотрудников. В-третьих, наше нынешнее помещение удобно расположено с точки зрения маршрутов общественного транспорта, имеет отличные подъездные пути к складу продукции. Два предлагаемых нам помещения не нравятся нашим сотрудникам, что обостряет проблему текучести кадров, а еще одно расположено в таком месте, где в часы пик поток транспорта превышает допустимые нормы. Наконец, у меня есть данные, подтверждающие, что здание, которое мы занимаем сейчас, может быть реконструировано, это обойдется нам дешевле, чем переезд. При надлежащем планировании мы могли бы обеспечить 4%-ный рост на протяжении по меньшей мере 10 лет, не расширяя своей офисной площадки».

Какой из ваших аргументов звучал убедительнее? Вы были лаконичны, аргументация ваша была доходчивой и убедительной. Если у кого-то и появятся вопросы, вы сможете обосновать любую приводимую вами цифру. Если кто-то попытается выдвинуть контраргументы, вы располагаете всеми необходимыми данными, чтобы их опровергнуть (вы занимались их изучением в разделе 2, помните?). Вы донесли свою позицию так эффективно, как могли только пожелать, и в процессе ее изложения произвели должное впечатление на начальство.

ВЫЙТИ ПОБЕДИТЕЛЕМ В СПОРЕ

Как только вы представили свою позицию, вам предстоит укрепить ее через полемику и прения. А может быть, вам придется опровергать аргументы кого-либо из присутствующих. Когда вы находитесь на этой стадии процесса, вы можете взять на вооружение несколько советов, которые помогут вам быть в своей аргументации убедительным и увеличат ваши шансы на получение желаемого результата.

НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭМОЦИЯМ ЗАХВАТИТЬ ВАС

Вне зависимости от того, насколько животрепещущим для вас является обсуждаемый вопрос, не допускайте, чтобы вас захлестнули эмоции. Люди воспринимают эмоции и разум как взаимоисключающие противоположности, и чем эмоциональнее вы выступаете, тем менее разумным представляетесь окружающим. Вы хотите, чтобы вас принимали за человека, чьи умозаключения и позиции основываются на логическом суждении? Проявление эмоций, особенно негативных (страха, гнева, печали и т.п.), подрывает доверие к вам и, соответственно, к вашей аргументации.

ВОЗДАВАЙТЕ ДОЛЖНОЕ ВКЛАДУ ДРУГИХ

Ваши шансы добиться от совещания желаемого результата значительно повысятся, если вы будете обходительны и контактны со всеми. Если люди считают вас агрессивным, напыщенным, высокомерным, язвительным, задиристым и т.п., вашу сторону они примут с гораздо большей неохотой. Поэтому всегда сохраняйте позитивный настрой.

Один из лучших способов сохранять расположение других участников совещания — воздавать должное им самим и их вкладу в работу совещания. Это особенно важно в отношении тех, с кем вы не согласны. Например: «Моника была абсолютно права, когда говорила о том, насколько важно учитывать мнение коллектива. На меня произвел большое впечатление объем проделанной ею работы по поиску соответствующей информации. Однако, я думаю, мы должны принимать во внимание и то, что многие из наших сотрудников имеют более чем смутное представление о реальных предложениях...» и т.д.

Следуя этому совету, вы предстаете перед окружающими благородным человеком, готовым признавать значимость работы других участников совещания. Поэтому, когда впоследствии вы выражаете свое несогласие, оно не воспринимается как предвзятое отношение или проявление дурного нрава. Приходится сделать вывод, что в основе вашего несогласия лежит некое разумное, рациональное суждение. А человек, с которым вы не соглашаетесь, в гораздо меньшей степени воспринимает это как выпад против себя лично, если в процессе выражения этого несогласия его публично похвалили.

В качестве предостережения: если вы не соглашаетесь с людьми во многом, не прибегайте к этой технике слишком часто или используйте ее очень осторожно. Если люди почувствуют в ваших словах подвох, а вовсе не искреннее желание похвалить, ваши слова останутся просто сотрясением воздуха. Как показывает практика, чем искреннее звучит ваша похвала, тем естественнее она воспринимается (здесь нет ничего нового, просто имейте это в виду).

Человек, с которым вы не соглашаетесь, в гораздо меньшей степени воспринимает это как выпад против себя лично, если в процессе выражения этого несогласия его публично похвалили.

А ЕСЛИ ВЫ ВСЕ ЖЕ ПРОИГРАЕТЕ?

Вы должны быть готовы к тому, что не всегда сможете добиться желаемого результата. Даже если ваша аргументация была блестящей, исход «сражения» могут определить и другие факторы. Временами офисные игры и личные предубеждения могут воспрепятствовать победе даже самой сильной позиции. Не принимайте это на свой счет. Признайте поражение с достоинством. Проследите, однако, чтобы ваше мнение было занесено в протокол. Позднее, когда принятое решение повлечет негативные последствия, как вы и предсказывали, вы сможете напомнить совещанию, что не соглашались с этим решением изначально. Людям не понравится, если вы выступите со злорадным и самодовольным «А я вам говорил!», но вежливая ссылка на ваше несогласие с общим решением напомнит им, что верным было именно ваше суждение.

Итак, если принимаемое решение противоречит вашей позиции, не падайте духом, не расстраивайтесь и не сердитесь. Примите его. Скажите: «Что ж, если таково мнение большинства, конечно же, я ему подчинюсь. И тем не менее я по-прежнему считаю, что нас ждут проблемы, связанные с низкой производительностью и большими издержками. Буду признателен, господин председатель, если мое мнение будет занесено в протокол». Просто, кратко, миролюбиво, но твердо обозначьте свое несогласие.

Отправить