Вы не обязаны соблюдать рекомендации, приведенные в данной главе, при подготовке к каждому совещанию. Определяя тактику поведения, вы должны исходить из вопросов повестки конкретного совещания.

2. Перед совещанием

Обеспечив себя достаточным количеством времени перед совещанием, вы сможете лучше подготовиться и добьетесь того, что оно сработает для вас наилучшим образом. Хорошо, допустим, что на этот раз в вашем распоряжении не так уж и много времени. Тем не менее вы все же можете кое-что предпринять. Вы не обязаны соблюдать рекомендации, приведенные в данной главе, при подготовке к каждому совещанию. Определяя тактику поведения, вы должны исходить из вопросов повестки дня конкретного совещания.

Подготовительная работа, которую вы можете проделать, состоит из трех этапов:

• влияние на определение повестки дня,
• беседы с другими людьми,
• подготовка собственной аргументации.

ВВЛИЯНИЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Как часто вы смотрели на повестку дня совещания (неважно, задолго до его проведения или в самый последний момент) и думали:

• «О нет, я пока не готов это обсуждать. Мне нужно получить данные от Джима, а он еще неделю будет в отпуске».
• «Черт! Планы по интегрированию данных по продажам и маркетингу не включены в повестку, а чтобы начать работать в следующем квартале, мне необходимо принятое решение».
• «Ну вот, нужно принимать решение по пункту 8, пока мы не собрали дополнительной информации».
• «Как, черт побери, мы собираемся обсуждать третий вопрос, если Полина в отпуске? Собранные ею данные очень важны, без них мы просто не сможем удержать Майка от того, чтобы он не сделал все по-своему, а это не принесет результата».
• «Они с ума сошли! Зачем обсуждать кадровую политику до утверждения бюджета? Ведь она зависит от бюджета».
• «О нет, я хотел обсудить план переезда офиса в общих чертах, у меня не было возможности надлежащим образом подготовиться к обсуждению деталей».

...И так далее. Все это примеры таких вопросов повесток дня, которые осложняют вашу работу или препятствуют достижению ваших целей в отношении того или иного совещания. Среди них вопросы, которые вы пока не хотите обсуждать (и не только потому, что у вас не было времени подготовиться); вопросы, не включенные в повестку, но решение по которым вам необходимо; некие широкие темы для обсуждения, по которым вы готовы рассматривать только определенные аспекты; вопросы, включенные в повестку дня вопреки всякой логике, — их обсуждение в лучшем случае станет пустой тратой времени, а в худшем приведет к принятию необоснованных решений.

Итак, что вы в состоянии сделать? Вы можете попытаться изменить повестку дня. И лучше всего сделать это (и вы со мной согласитесь) до того, как она примет окончательный вид. Посмотрите на это с точки зрения председательствующего. Если он согласится изменить повестку после ее распространения среди всех заинтересованных лиц, для него это будет означать лишнюю работу. А если он сделает это для вас, его будут осаждать просьбами об изменениях и все прочие. Так что же, переписывать повестку дня в угоду каждому? Идя на поводу у всех и каждого, председательствующий рискует приобрести репутацию слабохарактерного человека. А участники совещания, получив повестку дня, не смогут быть уверенными в том, что это ее окончательная версия.

Что бы вы стали делать на месте председательствующего? Разумеется, отказались бы изменять повестку дня после ее распространения, если у вас есть хоть толика здравого смысла. Вот почему необходимо действовать упреждающе, если, конечно, у вас есть такая возможность. Постарайтесь предугадать, какие вопросы будут вынесены на обсуждение. Если в ходе текущего совещания председатель говорит, что в повестку дня следующего совещания будет включен тот или иной вопрос, сделайте у себя соответствующую пометку. И подумайте о том, что, по всей вероятности, в эту будущую повестку дня войдет.

Затем, прежде чем повестка дня обретет форму документа, просто позвоните председателю (если вы не знаете, какое время он отводит себе на ее составление, свяжитесь с ним за пару дней до совещания). Попросите об очень кратком обсуждении повестки дня и упомяните те вопросы, которые, по вашему мнению, хотелось бы включить в нее, или те, что вызывают у вас интерес или озабоченность. Скажите: «Думаю, прежде чем принимать решение о численности персонала, мы обсудим бюджет?» или «По-моему, обсуждение вопроса о переезде офиса в деталях может занять слишком много времени, как вы думаете? Не лучше ли было бы сейчас обсудить, так сказать, общую концепцию переезда, а деталям посвятить отдельное совещание?» и т.п. При этом ваше обращение должно быть почтительным, и вы не только обретете то влияние, к которому стремитесь (коль скоро вы сможете должным образом аргументировать каждую свою просьбу), но и произведете на председательствующего должное впечатление своей предусмотрительностью и степенью подготовки.

Нет смысла тратить часы на подготовку своей аргументации, если с вами и так все согласны. И совсем другое дело, если лагерь ваших противников значительно превосходит число сторонников.

БЕСЕДЫ С ДРУГИМИ ЛЮДЬМИ

Итак, с вашей помощью или без вашего вмешательства повестка дня определена. Однако ваша работа еще не закончена, у вас еще осталось время, чтобы повлиять на успех совещания. И одним из самых важных дел, которые вы можете сделать, — это поговорить с другими людьми. Чем это вам поможет? Помощь эта имеет несколько аспектов, в частности, вы можете:

Выяснить их позицию по тем или иным вопросам. Это помогает определить, все ли из шести участников совещания намерены согласиться с вами или каким будет соотношение сил. Нет смысла тратить часы на подготовку своей аргументации, если с вами и так все согласны. И совсем другое дело, если лагерь ваших противников значительно превосходит число сторонников. Конечно же, дело не только в цифрах. Очень важно знать, какие именно люди выступают за вас, а какие находятся по ту сторону баррикад. Поэтому разузнайте у других участников совещания, по крайней мере у наиболее влиятельных из них, что вас ожидает.

Если вы до совещания узнаете о существовании противников, будет весьма полезно ознакомиться с их аргументацией. Так, если кто-то из коллег говорит вам: «На самом деле я решительно против того, чтобы офис Essex переезжал на новое место вместе с нами», поинтересуйтесь, что кроется за этими словами. Не следует говорить о том, что эти сведения нужны вам для укрепления собственной позиции на совещании. Сделайте вид, что вы просто интересуетесь мнением людей по той или иной актуальной проблеме. Вы можете даже не говорить им о своем с ними несогласии, можно представить дело так, будто вы все еще не выработали собственную точку зрения по этому вопросу.

Заручиться их поддержкой. Если вы до совещания сможете заручиться поддержкой своих коллег, вы будете знать, что, защищая свою позицию, не останетесь в одиночестве. Поэтому побеседуйте со всеми потенциальными сторонниками, пригласите их в обеденный перерыв что-нибудь выпить или, если есть время, перекусить и привлекайте, привлекайте на свою сторону.

Распределить силы и средства. Даже если вы готовитесь к совещанию заранее, ни вы, ни ваши коллеги не располагаете свободным временем в избытке. Так зачем же тратить часы, проделывая всю предварительную работу в одиночку?

Разделите подготовительную работу с теми вашими коллегами, что присоединяются к вашему мнению. Один из вас узнает цены альтернативных опций; другой в оперативном порядке изыскивает соответствующие статистические данные; третий проводит беседы с сотрудниками с целью прояснения их позиций; еще один ищет необходимую статью в номере BusinessWeek за прошлый месяц и т.д.

Убедитесь в том, что сбор особенно значимой информации поручен надежным коллегам. Всем вам следует встретиться до совещания, объединить имеющиеся средства и возможности, убедиться в том, что ваши факты не противоречат друг другу и не ослабляют вашей аргументации. Но если вы ограничены во времени, можете распределить работу буквально за полчаса до совещания, а обменяться ее результатами за 10 минут до его начала. Безусловно, будет лучше, если вам удастся уделить этому больше времени.

Найти информацию, необходимую для эффективного представления вашей позиции. Круг лиц, с которыми, возможно, вам следует переговорить, не ограничивается вашими коллегами, участвующими в совещании. Немалый вес вашей аргументации прибавят фразы: «Я тут выслушал мнение нескольких наших поставщиков по этому поводу…», или «Я переговорил с тремя из наших региональных менеджеров по работе с клиентами, хотел узнать, как они управляются с этим…», или «Мы тут провели мини-опрос персонала транспортного отдела, и они считают…» Таким образом, поговорите с каждым, чье мнение или опыт, с вашей точки зрения, укрепит поддержку вашей позиции и доверие к ней. Даже если у вас совсем нет времени, до совещания осталось каких-нибудь пять минут, краткий телефонный звонок «правильному» человеку может оказать вам немалую помощь.

Если все изложенное, учитывая то время, которым вы располагаете (если вы вообще располагаете каким-либо временем), воспринимается как огромный объем работы, не забывайте, что вам едва ли придется проделывать такую работу в отношении каждого пункта повестки дня. Возможно, в ней только один вопрос будет вызывать у вас сомнения или, напротив, интерес. А может, этот пункт и не потребует изыскания дополнительных данных или предварительной беседы с поставщиками, клиентами, персоналом и т.д. Подготовка к некоторым совещаниям требует совсем небольшого времени, тогда как на «домашнее задание» для достаточно важных и сложных вы, возможно, захотите потратить часы или даже дни.

Немалый вес вашей аргументации прибавят фразы: «Я тут выслушал мнение нескольких наших поставщиков по этому поводу…», или «Я переговорил с тремя из наших региональных менеджеров по работе с клиентами, хотел узнать, как они управляются с этим…», или «Мы тут провели мини-опрос персонала транспортного отдела, и они считают…»

ПОДГОТОВКА СОБСТВЕННОЙ АРГУМЕНТАЦИИ

Вне зависимости от того, сколько времени у вас сейчас в запасе, настал момент его использовать. Весь следующий раздел посвящен тому, как эффективно представить свою позицию. Однако вы не сможете сделать этого без соответствующих фактов и данных в ее поддержку. Посему — найдите их. Огромную помощь вам может оказать хотя бы малейшее представление о том, какие аргументы будут выдвигаться против вас. В этом случае, учитывая дефицит времени, направьте свои усилия на то, что принесет наибольшую пользу.

Лучший способ — составить список основных аргументов, которые вы хотите привести в поддержку своей позиции. Как правило, таковых набирается порядка шести. Допустим, вы выступаете против переезда офиса в более просторные помещения. Вашими аргументами могут быть:

• серьезная встряска для всех, следствием которой станет спад производительности на протяжении нескольких недель;
• несогласие с переездом коллектива;
• относительное неудобство нового помещения;
• отсутствие острой необходимости в переезде.

Теперь вы хотите подобрать наиболее убедительные факты в поддержку каждого из этих аргументов:

• Серьезная встряска для всех, следствием которой станет низкая производительность. Поговорите с представителями других организаций или подразделений вашей компании, переживших переезд, расспросите об их впечатлениях, особенно поинтересуйтесь показателями производительности во время переезда и продолжительностью воздействия этого фактора. Поищите подобную информацию в Интернете и деловой прессе.
• Против переезда выступает коллектив. Поговорите с сотрудниками или менеджерами соответствующих отделов. Если сможете, проведите мини-опрос. Отыщите письма или статьи из корпоративных изданий. Поинтересуйтесь мнением профсоюза.
• Относительное неудобство нового помещения. Сравните занимаемое здание с предлагаемым по таким параметрам, как близость к железнодорожным станциям и магистрали, удобство работы и найма персонала, удобная парковка, интенсивность движения в часы пик и т.д.
• В переезде нет необходимости. Найдите варианты, как избежать «перенаселенности» нынешнего помещения. Например, продемонстрируйте, каким образом те или иные отделы могли бы работать, оставаясь на своих местах и не увеличивая нагрузку на коммуникации, или каким образом нынешнее помещение можно использовать более эффективно. Возможно, следует поговорить с архитекторами и проектировщиками.

Вы получаете общее видение ситуации. Определитесь, какая информация станет наиболее действенной поддержкой для вашей аргументации, а затем отыщите ее. Вторая стадия процесса заключается в составлении перечня основных аргументов оппонирующей стороны и применении изложенных приемов в отношении этих аргументов. Ищите информацию в доказательство их несостоятельности. Аргументы ваших противников могут быть следующими:

• Помещение, занимаемое сейчас, переполнено.
• Эксплуатация помещения, в которое предполагается переехать, будет более эффективной.
• Нынешний офис требует капитального ремонта, а новое здание придаст имиджу организации гораздо большую привлекательность.

Как видите, по первому пункту вы уже проделали необходимую работу. А вот контраргументы под номерами два и три являют собой то поле, на котором вы не без пользы можете найти дополнительные факты и количественные данные в поддержку своей позиции. Например, затраты на реконструкцию нынешнего помещения или та простота, с которой могут быть внедрены более эффективные технологии эксплуатации.

Таким образом, при подготовке своей аргументации вы должны установить, какие факты и данные могут быть использованы с максимальной эффективностью:

1. Для поддержки вашей позиции.

2. Для доказательства несостоятельности позиции оппонирующей стороны.

Затем посвятите оставшееся время (даже если его совсем немного) поиску необходимой вам информации. Если времени в обрез, сосредоточьтесь на поддержке только одного-двух ключевых аргументов. Если вам нужен дополнительный совет в отношении того, как изыскать необходимую вам информацию, прочитайте книгу «Энциклопедия менеджера: Алгоритмы эффективной работы», главу «Поиск фактов».

Пункт «Прочее» есть своего рода приглашение участников совещания не только к пустому времяпрепровождению, но и к более широкому использованию макиавеллиевских методик.

ПРОЧЕЕ

Наиболее компетентные председательствующие на совещаниях не включают в повестку дня пункт «Прочее». Если возникнет необходимость, вы всегда можете в последнюю минуту поднять те или иные жизненно важные и не терпящие отлагательства вопросы, но сам пункт «Прочее» есть своего рода приглашение участников совещания не только к пустому времяпрепровождению, но и к более широкой практике макиавеллиевских методик. Хитроумные участники совещания не преминут воспользоваться этим, чтобы обсудить вопросы, к которым никто, кроме них самих, не готов, поскольку они не были упомянуты в повестке дня. Такая практика используется в тех случаях, когда люди предвидят противодействие своей позиции и хотят застать своих противников врасплох.

Итак, каковы ваши действия в случае, если председательствующий все же включил в повестку дня пункт «Прочее»? Позднее мы рассмотрим, как убедить председателя не позволять участникам поднимать под этим предлогом какие-либо значимые вопросы, однако лучшая тактика для вас — быть готовым к такому развитию событий. Подумайте, существуют ли какие-либо темы, которые с большой долей вероятности могут быть подняты. Имеется ли между вами и вашими потенциальными противниками какой-либо спорный вопрос, обсуждение которого не предусмотрено данным совещанием? Ваши оппоненты могут найти предлог для того, чтобы обсудить его именно сейчас, а не позже. Или они могут предложить для обсуждения некую достаточно широкую тему, что поможет им позднее перейти к интересующему их вопросу.

Например, реальной текущей проблемой может стать вопрос о том, следует ли компании принимать участие в крупной выставке, проводимой в будущем году в Национальном выставочном центре. Кто-то из ваших коллег выступает против участия, тогда как вы и, возможно, еще несколько человек уверены в такой необходимости. Итак, ваш оппонент на последних минутах обсуждения в рамках пункта «Прочее» поднимает вопрос, испрашивая согласия коллег на участие в некоем мероприятии, проводимом «поздней весной будущего года», где зарегистрироваться нужно безотлагательно (эта регистрация — оправдание ваших оппонентов для постановки своего вопроса при обсуждении «прочего»). И только после того, как совещание санкционирует участие в этом мероприятии и пройдет соответствующая регистрация, вы обнаруживаете, что это событие совпадает по времени с вашей выставкой. Участие в двух мероприятиях одновременно означает слишком большую нагрузку на персонал, и шансы на то, что ваше предложение об участии в выставке пройдет, теперь низки как никогда.

Конечно, вы не в состоянии предвидеть шаги оппонентов. Но, не исключая возможности инициирования ими соответствующей дискуссии, вы можете подготовить свое предложение об участии в выставке заблаговременно. Вы не только раскроете уловку с регистрацией участия в другом мероприятии, но и, как следствие, укажете своим оппонентам на совпадение дат. Когда они перейдут к обсуждению вопроса об участии в выставке, вы будете готовы представить и свои фактические данные, и свою аргументацию.

Если вы знаете о наличии некоего спорного вопроса, заранее подготовьте аргументацию в поддержку своей позиции и берите с собой все соответствующие документы на каждое совещание, где данный вопрос может быть поднят.

Данная ситуация может иметь и другой позитивный момент. Оппонент, рассчитывая на вашу абсолютную неподготовленность, сочтет излишней собственную тщательную подготовку. Думаю, именно в такой ситуации говорят: «За что боролись, на то и напоролись».

Отсюда мораль — если вы знаете о наличии некоего спорного вопроса, заранее подготовьте аргументацию в поддержку своей позиции и берите с собой все соответствующие документы на каждое совещание, где данный вопрос может быть поднят. Рано или поздно проделанная вами работа принесет свои плоды, и вы будете застрахованы от неприятных сюрпризов со стороны коллег.

Отправить