1. Определение цели

До совещания остался какой-то час или даже меньше. Не пора ли начать определяться со своими целями? Но разве эта книга не о том, как все делать быстро, не загружая свой мозг скучными управленческими теориями? Да, именно так. Это действительно руководство, помогающее выполнить подготовительную часть работы быстро. Оно также содержит рекомендации, как сделать это эффективно. Но вы не сможете извлечь максимум пользы из вашего совещания, если не будете знать, что, собственно, вы хотите извлечь.

По сути, когда мы говорим о совещании, ваши цели определяются конкретными вопросами повестки дня, если только все совещание не посвящено какой-либо одной проблеме. Соответственно, вы должны проанализировать предлагаемые пункты повестки дня и определиться, чего вы хотите добиться по каждому из них. Ваши цели могут заключаться в следующем:

• Обеспечить принятие конкретного решения.
• Обеспечить непринятие конкретного решения.
• Добиться того, чтобы принятие того или иного решения не повлекло за собой чрезмерную нагрузку на бюджет, увеличение штата, лишение отдела тех или иных функций и т.п.
• Отложить принятие того или иного решения (возможно, до тех пор, пока вы не найдете время для дополнительного изучения вопроса).
• Добиться того, чтобы проведение тех или иных мероприятий было поручено вам.
• Добиться того, чтобы проведение тех или иных мероприятий не было поручено вам.
• Добиться того, чтобы по тому или иному пункту повестки дня были приняты те или иные меры и соответствующий вопрос не был оставлен без внимания.

Запишите свою цель в отношении каждого пункта, с тем чтобы в ходе совещания вы были сосредоточены лишь на том, что для вас действительно важно. Вы стремитесь сохранить высокий темп совещания, соответственно, не хотите, чтобы оно «буксовало» на сопутствующих вопросах или отклонялось от основной темы. Сконцентрируйте все усилия на цели, которую вы хотите достичь в отношении того или иного обсуждаемого пункта повестки дня.

Большинство ключевых назначений становятся следствием особенно блестящего доклада, впечатляющей презентации или соответствующего проявления себя на совещаниях.

НЕГАТИВНЫЕ ЦЕЛИ

Процедура определения цели заслуживает внимания, поскольку цель отнюдь не всегда столь очевидна, как вы думаете. Вы можете полагать, что ваша цель состоит в том, чтобы добиться принятия того или иного решения, тогда как на самом деле важно избежать принятия какого-либо решения. Если ваше предложение будет отклонено, конец света, наверное, не наступит, при условии, что не будет принято и предложение Джека. В этом случае мы имеем дело с негативными целями: предотвратить принятие решения, следствием которого может стать дополнительная бумажная работа для моей команды, — вполне достойная цель.

Разумеется, в отношении пунктов повестки дня вы не должны ставить перед собой такие цели, как «дата проведения следующего совещания» (за исключением тех случаев, когда вы хотите обеспечить свое присутствие на нем) или «оправдание отсутствия».

СОВЕЩАНИЯ И ИХ ЗАКУЛИСЬЕ

О целеполагании, пожалуй, сказано достаточно. Однако, помимо всего прочего, вам нужно понимать, что происходит на совещаниях на самом деле, в особенности на самых важных из них. Совещания — это место, где люди ведут борьбу за свой статус, стараются наилучшим образом проявить себя в надежде на продвижение по карьерной лестнице и выделиться из общей массы. Никто не признается в этом открыто, но каждый делает именно это.

И для этого имеются все основания. Совещания поистине являются лучшими площадками для демонстрации ваших талантов. Решения о продвижении по службе, в особенности когда речь идет о достаточно высоких постах, редко принимаются по результатам чьей-либо работы. На самом деле высокие показатели, демонстрируемые вами на вашем нынешнем посту, являются весьма серьезным основанием для того, чтобы вы на этом посту и оставались. Большинство ключевых назначений становятся следствием особенно блестящего доклада, впечатляющей презентации или соответствующего проявления себя на совещаниях. Это те вещи, что заставляют ваших боссов и боссов ваших боссов заметить и выделить вас как человека, отмеченного успехом.

Посему каждое совещание, посещаемое людьми, которые могут поспособствовать вашей дальнейшей карьере, являет собой возможность показать себя человеком, мыслящим лаконично и разумно, способным эффективно работать в команде, оперировать серьезной и убедительной аргументацией. Если вы чрезмерно болтливы, «растекаетесь мыслью по древу», не контролируете свои эмоции, используете плохо подобранные аргументы, а ваше поведение позволяет прийти к выводу, что «домашняя работа» вами выполнена посредственно, вам не только не удастся достичь своих ближайших целей по повестке данного совещания, но также станут весьма зыбкими и перспективы вашего карьерного роста.

Вам необходимо знать эти вещи не только потому, что на этом строится карьера, но и потому, что об этом осведомлены и все остальные, присутствующие на совещании. Однако отнюдь не все они знают, как наилучшим образом произвести впечатление на своих начальников. Посему, как только вы овладеете приемами, помогающими выглядеть на совещаниях достойно (что является шагом на пути к достижению целей на совещании), вы обнаружите, что обладаете неким преимуществом по сравнению со своими коллегами и имеете все шансы быть замеченным людьми, от которых хоть что-то зависит.

Отправить