Глава 5. Этапы и документация проекта
5.1.Жизненный цикл проекта внедрения ERP-системы
Ранее мы рассмотрели вопросы выбора ERP-системы, формирования требований к ней, технологии проектного управления и кто, собственно, участвует в таком проекте. Пришло время рассмотреть более конкретно, как именно проходит жизненный цикл проекта внедрения ERP, по каким этапам и фазам, какой документооборот на каждой фазе.
В общем случае, согласно PMBOK, проекты, которые отличаются размером и степенью сложности, отраслями приложения (например, не ИТ-проекты, а строительство зданий), структуру жизненного цикла имеют типичную:
- начало проекта;
- организация и подготовка;
- выполнение работ;
- завершение проекта.
Жизненный цикл проекта – это набор фаз, через которые проходит проект с момента его начала до момента завершения. Он определяет основные рамки управления проектом.
Мы будем рассматривать более конкретное приложение управления проектами – внедрение ERP-системы и исходить из этой специфики:
- начало проекта – инициализация работ по проекту внедрения ERP-системы;
- организация и подготовка – анализ, проектирование, планирование;
- выполнение работ – разработка, настройка, тестирование, обучение, поставка, запуск в эксплуатацию;
- завершение проекта – финализация работ по проекту, извлеченные уроки, переход к поддержке системы.
Начало проекта имеет особую важность, особенно когда сроки очень жесткие или же проект выполняется с приоритетом по срокам (часто бывает запуск в промышленную эксплуатацию с нового года). Для проектов автоматизации на базе 1C:ERP запуск с даты начала периода (особенно с начала года, как начало нового года в новой системе) – это частотное требование. А это, по сути, фиксирует одну из сторон проектного треугольника уже в начале проекта, если запаса по времени для маневра нет.
В начале пути возможность повлиять на конечные характеристики проекта и его стоимость максимальны, тогда как сами работы активно еще не ведутся, затраты и привлекаемые специалисты малочисленны. Есть время на «раскачку», вдумчивое проектирование и согласование решений. Когда же работы вовсю идут, то «запаузить» 10+ специалистов для «подумать и решить» очень сложно. Будет или простой в работе, или гонка, чтобы успеть принять решение, пока по нему не началась активная работа. С ходом проекта, особенно в его конце, способность повлиять на проект («а давайте все это переделаем по-другому») стремится к нулю (либо такие изменения равносильны запуску нового проекта).
Основной пик затрат и привлечения исполнителей приходится на фазу выполнения работ и к завершению проекта они снижаются. Тогда как вероятность успешного завершения проекта обратна вероятности срабатывания проектных рисков (вероятности рисков в начале проекта максимальны) и к концу проекта без сработанных рисков вероятность успешного завершения максимальна.
Схематически это можно представить в виде графиков.
Рис. 5.1. Графики влияния, затрат и вероятности успеха проекта
Сложные проекты могут быть разбиты на этапы. Имея общие фазы начала и завершения проекта для всех этапов, внутри каждого этапа повторяются фазы организации, подготовки и выполнения работ. При этом выходом этапа может быть запуск в промышленную эксплуатацию какого-то ограниченного набора блоков ERP-системы. А сами этапы могут идти с наложением друг на друга и в общем случае делаться даже разными командами.
Такая вариативность проектов внедрения ERP продиктована тем, что в основе лежит готовая к использованию система, а бизнес-процессы и требования к автоматизации у разных компаний разные, поэтому степень изменений системы и частота поставок (передача блоков и функциональности в эксплуатацию) в проектах отличаются.
Рассмотрим разные типы жизненных циклов (ЖЦ):
- предиктивный – содержание, сроки и стоимость определяются на ранних фазах, далее идет последовательное однократное выполнение фаз;
- итеративный – последовательные итеративные улучшения или модификация системы на основе обратной связи через настройку прототипа;
- инкрементальный – частая поставка готовой к использованию функциональности системы;
- гибкий – подход, который сочетает черты итеративного и инкрементального жизненных циклов и направлен на внедрение системы с увеличение частоты поставок (частый перевод функциональности в эксплуатацию, получение обратной связи от пользователей, agile-методики);
- гибридный – подход, который подразумевает комбинацию предиктивного, итеративного, инкрементального и/или гибкого подходов.
Характеристики жизненных циклов:
| Тип ЖЦ | Требования | Действия | Поставка | Цель |
|---|---|---|---|---|
| Предиктивный | Фиксированные | Выполняются один раз за весь проект | Одна | Управление стоимостью |
| Итеративный | Динамические | Повторяются, пока не будет сделано правильно | Одна | Правильность решения |
| Инкрементальный | Динамические | Выполняются один раз для конкретной итерации | Частые более мелкие поставки | Скорость |
| Гибкий | Динамические | Повторяются, пока не будет сделано правильно | Частые небольшие поставки | Ценность для клиента через частые поставки и обратную связь |
Рис. 5.2. Предиктивный жизненный цикл
Рис. 5.3. Итеративный жизненный цикл
Рис. 5.4. Инкрементальный жизненный цикл
Для каких-то компаний подходит запуск в эксплуатацию системы после небольшого периода настройки с последующей доработкой по результатам работы пользователей с системой (обратная связь), для других компаний нужно серьезно доработать систему под требования бизнеса, сделать интеграцию с другими системами и запускать все в сборе. От этого зависит выбор типа жизненного цикла проекта.
Место каждого типа ЖЦ в зависимости от степени изменений и частоты поставки работоспособной версии показано на графике ниже.
Рис. 5.4. Применение ЖЦ в зависимости от степени изменений и частоты поставок
Все типы жизненных циклов основываются на одинаковом наборе фаз внутри этапов (блоков из последовательных фаз).
Фаза проекта – совокупность логически связанных операций проекта, завершающихся достижением одного или ряда поставляемых результатов. Свойства конкретной фазы могут быть измеряемыми и уникальными. Свойства могу включать в себя, среди прочего:
- название (например, «Фаза А», «Фаза В», «Фаза 1», «Фаза 2», «Фаза подготовки предложения»);
- количество фаз (например, три фазы в проекте, пять фаз в проекте);
- длительность (например, 1 неделя, 1 месяц, 1 квартал);
- требования к ресурсам (например, человеческие ресурсы, сооружения, оборудование);
- критерии входа для проекта, чтобы перейти в данную фазу (например, необходимые одобрения задокументированы, необходимые документы разработаны);
- критерии выхода для проекта, чтобы завершить данную фазу (например, одобрения задокументированы, документы разработаны, поставляемые результаты завершены).
Для проектов внедрения ERP-системы обычно выбирают итеративный жизненный цикл, когда в проекте высокая степень изменений (или работ, связанных с настройкой множества блоков), а частота поставки низкая. Но допустимы и другие варианты, все зависит от конкретной ситуации.
Рис. 5.5. Этапы и фазы проекта внедрения ERP-системы
При этом фазы группируются в этапы проекта, которые могут идти последовательно или с наложением, это переводит жизненный цикл в формат гибких или гибридных ЖЦ. После инициации проекта и всех начальных процедур проводятся анализ и концептуальное проектирование для всех этапов проекта (или ближайшего этапа, с высокоуровневым планом на остальные этапы). Далее по каждому этапу выполняются фазы:
- дизайн архитектуры системы – прототипирование и подготовка технического проекта этого этапа;
- разработка – фаза настройки, разработки, тестирования, подготовки руководств пользователей и обучения;
- опытная эксплуатация – начало работы в системе пользователей на предварительном переносе начальных данных, закрепление навыков работы, получение обратной связи от пользователей, проверка работоспособности функциональности в реальных условиях;
- ввод в промышленную эксплуатацию – проверка и доввод начальных данных, сверка с прошлыми системами (для перехода с других систем) и отказ от старых систем, перевод запущенных блоков в режим сопровождения.
Названия фаз могут отличаться, могут группироваться или, наоборот, выделяться отдельные фазы (например, обучение пользователей выделяется отдельно).
По завершении каждого этапа в системе прибавляется введенный в промышленную эксплуатацию функционал. После реализации всех запланированных работ на всех этапах выполняется фаза завершения проекта, на которой закрываются работы по проекту, подводятся итоги и достигнутые результаты, проект завершается. Система переходит в режим поддержки – уже как отдельный процесс, а не проект внедрения (силами того же исполнителя, либо внутренними специалистами, либо третьей стороной).
Ниже рассмотрим более детально каждую фазу и документооборот по ней.
