4.3.Коммуникация и конфликты

Говоря об участниках проекта внедрения ERP-системы, нельзя не затронуть важную задачу проекта – коммуникацию. Над проектом работают живые люди (пока еще роботизация не дошла до этой ниши), и то, как настроить взаимодействие, минимизировать конфликты и пробуксовки из-за непонимания и споров, поистине важно.

Руководители проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, внутри своей организации или с внешними специалистами. Если этого не происходит, то, скорее всего, проект управляется без должного внимания и в нем копятся проектные риски, которые могут сработать в самый неожиданный момент.

Согласно PMBOK, управление коммуникациями – это процесс обеспечения своевременного и надлежащего сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и в конечном счете архивирования/утилизации информации проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между командой проекта и заинтересованными сторонами. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта.

Руководитель проектов должен стремиться к построению доверительных отношений между всеми членами команды проекта, балансировать конфликтующие между собой задачи и цели, использовать навыки убеждения, ведения переговоров, поиска компромиссов. Нужно принять важный факт, что отношения между людьми в проекте важны не менее, чем сам проект. На решение коммуникационных задач нужно выделять достаточно времени (для некоторых РП в сложных проектах с большими командами это будет почти все рабочее время). Нужно с признательностью принимать обратную связь от специалистов и пользователей, даже если она отрицательная (это же своевременно вскрывает проблемы и позволяет минимизировать проектные риски). В свою очередь, сам РП должен предоставлять конструктивную обратную связь (особенно в случае критики) – все четко по делу, когда из формулировок уже следует последовательность действий, что менять, когда что-то пошло не так. Важным навыком является умение выслушать и задать наводящий вопрос.

Нужно стараться поддерживать в коллективе уважительные отношения друг к другу за счет проявления вежливости, дружелюбия, честности (к себе в том числе), доверия, лояльности и соблюдения этических норм (включая культурные особенности – например, в ситуации заказчика из другого региона или страны).

Все это достигается с помощью различного инструментария:

• личные встречи;
• переписка – формальная и неформальная (почта, мессенджеры);
• телефонные разговоры и видеочаты;
• переговоры и совещания (интервью, опросы, планерки, мозговые штурмы);
• групповые переписки (форумы, чаты, группы в мессенджерах, переписка в комментариях к документу в общем доступе);
• шаблоны проектных документов;
• регламенты и процедуры проектного взаимодействия;
• обучение (по теме проекта, специальностям или личностного роста и эффективности);
• удаленное взаимодействие;
• командообразование (тимбилдинг);
• управление конфликтами.

Нужно искать выгоды для всех заинтересованных в проекте сторон, не забывать, что вокруг живые люди, а не просто решаемые задачи, их постановщики и спонсоры. Не нужно становиться сектой аскетов, сосредоточенных только на проекте и его задачах в ущерб всему остальному. Проекты на пути команды еще будут, сработанная команда – сама по себе ценность. Развитие команды проекта – это процесс совершенствования компетенций, взаимодействия членов команды и общих условий работы команды. Рост компетенций, мотивация, уменьшение текучки кадров, расширение навыков межличностных отношений – все это позитивно влияет на исполнение проекта.

Отправить