Пожиратели времени в работе и личной жизни
Начну с личной жизни, потому что все мы люди, а не только работники. С моей точки зрения, в личной жизни мы можем считать пожирателями времени только то, что одновременно не приносит ни пользы, ни удовольствия. Приведу пример того, что я вкладываю в понятия пользы и удовольствия. Например, я увлекаюсь пешими прогулками. Это, безусловно, полезное для здоровья занятие. Другой пример: человек увлекается садоводством, или дизайном интерьеров, или рукоделием (шитьем, вязанием и т.д.), или мастерит что-то. Эти все занятия полезны либо для здоровья, либо для благосостояния, либо для хозяйства. При этом если человек еще и получает удовольствие, то это просто замечательно.
Другой случай: уборка квартиры совершенно не доставляет мне удовольствия, но делать ее нужно. Поэтому это не пожиратель времени. Если мы просто сидим за бокалом вина с мужем, обсуждаем что-то интересное или смотрим кино, которое нам нравится, получаем от этого удовольствие — это тоже не пожиратель времени, потому что мы получаем позитив. Таким образом, говоря о личной сфере, мы договариваемся о том, что все, что приносит пользу или удовольствие, или одновременно и то и другое, не является пожирателем времени.
Если мы перейдем к бизнесу, к работе, то ситуация будет немного иная. К пожирателям времени будет относиться все то, что не влияет позитивно на результаты работы.
При этом мы разделим пожирателей времени на приятные и неприятные. К приятным можно отнести чашку чая или кофе в комнате отдыха, пятиминутный разговор с коллегой, короткий заход в интернет не по работе, чтение выпуска корпоративной газеты — все то, что дает возможность отдохнуть, переключиться, улучшить настроение. Эти приятные моменты стоит оптимизировать, регламентировать количественно и по времени и использовать как момент отдыха (осознанно) или как момент для позитивного настроя. Например, перед неприятной задачей либо после нее мы дарим себе небольшое удовольствие, которое нас вдохновит до или реабилитирует после. Я рекомендую (как это ни странно звучит) в план дня включать такие мелочи, которые дают позитивный настрой или возможность отойти от какой-то сложной и негативной ситуации.
Вторая категория пожирателей времени гораздо более неприятна. Это неприятные пожиратели времени, они не вызывают позитивных эмоций. Здесь возникает вопрос: можем ли мы их полностью устранить или уменьшить не можем? Об этом мы с вами поговорим дальше.
Во время написания этой книги я провела опрос своих читателей в соцсетях, попросив их рассказать о том, с какими пожирателями времени они сталкиваются.
Почетное первое место заняли соцсети. Однако, если мы отнесем их к приятным пожирателям времени (далее — ПВ. Кстати, еще один вариант оптимизации), то нужно просто-напросто установить для себя лимиты и графики. Например, раз в два часа на 10 минут для отдыха и перерыва. При этом не стоит подписываться на все и всех подряд, вступать в массу групп, а очертить для себя круг, кто и что вам реально интересно.
Не обошлось, конечно, без многократного упоминания совещаний. Предлагаю несколько советов, которые помогут сократить время, затрачиваемое на этот ПВ.
Совещания были названы в результате опроса одним из самых серьезных пожирателей времени. Смысл в том, что длительность совещания не соответствует результату и полученной пользе. Есть несколько правил, которые помогут не тратить время, а инвестировать, помогут сделать совещания более разумными с точки зрения продолжительности и более эффективными с точки зрения результата.
Этап «До совещания». Участникам обязательно должна быть разослана Agenda (тематика и тезисы совещания) с таймингом (временными интервалами). Целесообразно, чтобы были также заранее разосланы шаблоны выступлений, а если предполагается презентация, то формат презентации, в котором она должна быть сделана. Это позволит людям подготовиться, избежать временны́х затрат на поиск ответов на вопросы. Кроме того, такая унификация делает восприятие более легким и позволяет устранить ненужные вопросы или долгое вхождение в тему и специфику ее подачи.
Заранее стоит распределить роли. На каждом совещании обязательно должен быть человек, который отвечает за ведение записей (протокола, итогов совещания и т.п.), но он не должен быть ведущим или координатором. Также необходим ведущий, который будет следить за корректностью выступлений, говорить о том, в какой момент можно задавать вопросы, переходить к тому или иному обсуждению.
Еще одна роль, которую стоит определить заранее, timekeeper, хранитель времени. Этот человек будет следить за соблюдением регламента. Желательно, чтобы он за две-три минуты до окончания выступления каждого из участников подавал какой-нибудь знак, например, поднимал руку. Это позволит более точно соблюсти регламент, сохранив тем самым время. Важным фактором сохранения времени при проведении совещаний является подготовка места проведения и всего необходимого — оборудования, блокнотов или листов бумаги, ручек. Все это обеспечит отсутствие пауз, когда кто-то из присутствующих, забывших блокнот или ручку, будет выходить на некоторое время.
До совещания также необходимо четко определить список участников. Важно не привлекать к совещанию людей, которые не могут внести в него что-то полезное. Более того, есть ступенчатый принцип участия в совещании, когда человек, который должен выступить, например, с докладом на определенную тему, приглашается только на это время. Точно так же мы можем варьировать состав участников совещания в зависимости от обсуждаемых вопросов, которые были заранее разосланы в agenda, то есть тематике и тезисах совещания.
Этап «Во время совещания». Ведущему важно следить за тем, чтобы не было отклонений от темы обсуждения, ухода в другую сторону. Timekeeper должен постоянно держать руку на пульсе в плане соблюдения регламента. Необходимо обязательно фиксировать каждую часть совещания договоренностями, которые ведущий протокола, записей обязательно туда внесет.
Этап «После совещания». Для того чтобы был результат, а не потеря времени, необходимо обязательно разослать всем участникам принятые решения со сроками, измерителями и ответственными. Только в этом случае мы будем получать действительные результаты вместо чего-то вроде «а поговорить?».
Еще один пожиратель времени, который назвали многие участники опроса, за что им большое спасибо, это продажа идеи, убеждение руководства или собственников. Здесь можно дать несколько маленьких, но очень полезных советов.
Совет первый, примитивный, простой, но, к сожалению, мало кто ему следует: говорите всегда с людьми на языке их выгод. Начинать нужно не с того, зачем это нужно вам или почему это нужно кому-то, а какую выгоду получит собственник компании или руководитель при условии того, что мы предпримем определенные действия. Когда я говорю слово «выгода», то имею в виду весь спектр возможных позитивных результатов. Это могут быть как финансовые выгоды (например, увеличение прибыльности), так и маркетинговые и любые другие. Если мы начнем с того, почему это выгодно собеседнику, то убедить его будет гораздо легче.
Второй важный момент — доказательная база. Есть такой хороший вариант, когда мы вместе с презентацией готовим так называемый бэкап (back up) — слайды, которые мы не собираемся показывать изначально, но продемонстрируем их в той ситуации, когда возникнут сомнения, возражения.
Также стоит учитывать и промежуток времени, когда вы будете продавать свою идею, убеждать в чем-то. В этом случае важно, чтобы люди, которых вы хотите в чем-то убедить, были в хорошем расположении духа, не были уставшими, раздраженными. И, конечно, мы можем использовать специальные приемы убеждения и влияния. Это и рефрейминг, и метафорическое влияние, и истории успеха. Эти инструменты не совсем входят в тематику книги, однако, если кому-то они интересны, вы можете прочитать о них в моей книге «Продажи на 100%», там они все рассмотрены подробно.
Так же при продаже идеи и убеждении стоит учитывать тип тех людей, которых вы убеждаете. В частности, по тем параметрам, которые вы могли увидеть, прочитав главу «Понять себя». Точно так же можно понять и других людей, понять их мотивацию, понять их стиль мышления и, соответственно, при убеждении действовать с опорой на эту информацию. Отдельно мы рассмотрим методики наиболее быстрого и эффективного убеждения людей в зависимости от типажа в соответствии с Комплексной Типологией Метапрограмм.
Дорога, пробки, очереди — были названы и такие пожиратели времени. Сюда же можно отнести и ожидание встречи, что, например, характерно для тех, кто работает с клиентами и партнерами. Безусловно, мы не можем полностью устранить эти пожиратели времени. Но мы можем наполнить их полезным содержанием. Например, если я ожидаю встречи с клиентом, у меня с собой электронная книга, я читаю полезную, интересную литературу. Если я еду в пробке, понятно, что читать книгу я не могу, но я могу слушать аудиокнигу или записи на английском языке, если я заинтересована в его изучении. В дороге (в поезде или самолете) мы можем работать на ноутбуке или планшете, делать то, до чего не доходили руки раньше. Таким образом, всегда, когда мы сталкиваемся с пожирателем времени, мы задаем себе вопрос: «Если его нельзя устранить, то что я могу сделать, чтобы наполнить это время пользой?»
