Глава 9. Упростите структуру

Иногда нужно просто проснуться утром и сказать себе: «Сегодня достаточно того, что я просто появлюсь на работе».

Брене Браун

Шум грохочущей воды был слышен задолго до того, как мы приблизились к изгибу реки. Бурное течение, ударяясь о камни и извиваясь сотнями быстрых змей, громко ревело, предупреждая нас о поджидавшей впереди опасности. Мы уже пять дней сплавлялись по реке Арканзас и привыкли к порогам. Мы приспособились к ритму реки, но это течение звучало по-другому. Оно звучало зловеще и сердито. И у всех на лицах читалась тревога.

Однако наша гид излучала полную безмятежность и решительно причалила к берегу. Она легко выпрыгнула из рафта и жестом показала нам следовать за ней. Забравшись на пологий утес, мы стояли и наблюдали за бушующей рекой. Гид объяснила нам, что, в то время как валуны неподвижны, река является живым организмом, каждый день вода течет по-разному, выявляя новые и опасные препятствия и трудности. В тот день это были подводные скалы и несколько коварных мест, представлявших для нашей группы потенциальную угрозу.

Глядя на воду сверху, мы ясно представляли, как нам безопасно преодолеть этот участок пути. Река утратила свою власть над нами. Мы уверенно вернулись в лодку и с радостным волнением опустили весла в прохладную воду. Дружно работая веслами, мы увели лодку вправо, чтобы избежать выступающих скал, а потом сделали резкий рывок влево, чтобы обойти водоворот. Громкий смех раздался в воздухе, когда мы салютовали успешное завершение сплава. Все прошло легко и весело.

Как река превратилась из угрозы в развлечение? Все дело в структурировании. Мы потратили какое-то время на разработку плана, и сокрушительная мощь реки перестала казаться неуправляемой. В тот день мы управляли рекой, и это было здорово.

УПРАВЛЯЙТЕ СВОИМ ДНЕМ

Мы хотим руководить своим временем, а не наоборот. Но когда мы весь день «тушим пожары», перебегая от одной задачи к другой, работая в обеденный перерыв и стараясь ни минуты не сидеть без дела, то вечером чувствуем себя вымотанными и недовольными.

Движуха – одно из новомодных словечек, которое сегодня часто используют, особенно когда речь идет о бизнесе. На самом деле движуха имеет отношение не к бизнесу, а к занятости. Точнее, это просто утрированный синоним «занятости». Мы под завязку заполняем свой календарь делами, задачами, проектами и поручениями. Мы не даем себе пространства дышать.

Что ни говорили бы нам социальные сети, смысл жизни – не в движухе. Но мы страдаем от приобретенной беспомощности, уверяя себя, что не можем распоряжаться своим временем, потому что оно нам не принадлежит. Хорошо, а кому оно принадлежит? Нашему начальству? Нашим родным? Людям, навязывающим нам свои планы и приоритеты, которые мы принимаем из чувства вины?

Помните о внутреннем стержне, о котором мы говорили в главе 2? Давайте его укреплять и напоминать себе о том, что мы сами отвечаем за свою жизнь и распоряжаемся своим временем. Тогда мы будем не просто выживать, а процветать.

Структурирование своего дня может быть на редкость простым и легким занятием. Как и все эффективные системы, оно требует минимум усилий, но дает превосходные результаты. Я создала систему, которую вы можете без труда адаптировать для себя и своей жизни. Она называется 5 П:

Мы должны быть осознанными и отвечать за свои решения и поступки. Без осознанности эффективность может стать занятостью, когда мы просто выполняем задачи, не имеющие смысла в долгосрочной перспективе. Когда же мы ежедневно ориентируемся на свою «путеводную звезду», успех не заставит себя ждать.

Быть осознанными – значит просто фильтровать повседневную рутину и не пытаться все успеть, а сознательно планировать свой день. И система 5 П в этом помогает. Давайте рассмотрим ее и проработаем каждый из пяти этапов.

ПРОФИЛЬТРУЙТЕ

Мы должны исключить из процесса мышление. «Автопилот» является залогом эффективности любой системы, и планирование – не исключение. У нас есть краткосрочная рабочая память, позволяющая нам фокусироваться на нужной информации, но эта память ограничена.

Когда наша голова забита сразу всеми делами, они занимают много ментального пространства. Пространства, предназначенного для выполнения задач, а не для стресса или переживаний о том, чтобы не забыть о задаче!

Исследования показывают, что отвлекающие мысли ухудшают работоспособность, а рассеивание внимания, как и принятие решений, вызывает умственную усталость.

Использование мозга в качестве гигантской картотеки информации неэффективно. Задачи нужно фильтровать. Фильтрация задач чем-то напоминает процесс «прочистки мозгов», когда мы просто излагаем на бумаге свои мысли.

Первый из пяти этапов планирования заключается в создании общей картины того, чего мы хотим достичь в ближайшие семь дней. По воскресеньям я провожу фильтрацию домашних дел, а по понедельникам – рабочих. Я специально разделила эти сферы, чтобы разграничить их в своей голове.

Фильтрацию задач можно выполнять самостоятельно или вместе с командой. Большинство из нас знает, что такое самостоятельное планирование, поэтому я расскажу вам о том, как мы всей семьей выполняем командную фильтрацию домашних дел.

Каждое воскресенье у нас есть автоматизированная рутина «командное планирование». Дело в том, что мы называем свою семью Командой Далтон. Мы завели эту традицию давно, когда наши дети были еще совсем маленькими, чтобы формировать у них чувство общности. И мы вместе работаем над осуществлением наших общих целей, планов и задач, а командное планирование этому способствует.

Итак, мы вчетвером усаживаемся за круглый кухонный стол и продумываем все, что нам нужно сделать или организовать на предстоящей неделе: домашние задания, хозяйственные дела, приготовление еды, занятия спортом и так далее. Такой список можно составлять на чистом листе бумаге, но я использую еженедельник Weekly Kickstart. В нем есть место и для «свалки мыслей», и для расписанных по времени дел (таких как визит к стоматологу или посещение бассейна). Затем я систематизирую все записи, делаю общий список дел на неделю и помещаю его на видном месте в кухне.

Как я уже сказала, мы считаем себя командой и несем ответственность за общий результат. Моя семья знает, что надо самим заглядывать в календарь. Они не спрашивают меня, что следует делать (когда и куда собраться, какую выполнить работу и так далее), а мне не приходится тратить драгоценную умственную энергию на напоминания. Мы применяли эту систему даже тогда, когда наши дети были маленькими и не умели читать. Я просто использовала стикеры, рисунки и цифровой будильник. Я стремлюсь научить своих маленьких птичек летать, а это один из способов, который применяю.

Первый этап планирования не только облегчает жизнь, но и может стать чем-то вроде замечательной традиции.

Ким, одна из участниц моей группы в Facebook, переживает напряженный период в своей жизни. Она работает над дипломом, а недавно решилась на крупные перемены в своей жизни, связанные с переездом. Вот ее комментарий:

Я превратила недельное планирование в ритуал. За чашкой ароматного кофе я просматриваю свои цели и думаю о том, что можно сделать для их достижения. Возможно, послушать какой-нибудь подкаст или перечитать свои записи и отобрать какие-то практические идеи. Так мне проще фокусироваться.

Планирование не должно быть в тягость, его можно превратить в очень приятное и значимое событие недели.

ПРОДУМАЙТЕ

Чего не следует делать при еженедельном планировании, так это составлять ежедневные списки дел. Одна из самых больших ошибок, которую я часто наблюдаю, – это планирование всей недели за один присест. Люди продумывают, что они будут делать в пятницу днем, хотя до этого еще целых пять дней. Они выполняют фильтрацию, но опускают этап продумывания.

Для максимального эффекта нужно продумывать планы на каждый предстоящий день. Это и есть секрет их достижимости. Почему? Потому что день на день не приходится. Предположим, что в понедельник вы прекрасно себя чувствуете и прекрасно управляетесь с делами. А вторник начинается с того, что в три часа ночи вас будит ребенок, у которого разыгралась аллергия на пыльцу, и вы до утра пытаетесь ее облегчить. В результате весь день ходите с ватной головой и, по сути, ничего не делаете.

Если вы заранее спланировали все дни недели, то среда выдается у вас нелегкая, потому что вам приходится ликвидировать завал вторника, то есть выполнять задачи и вторника, и среды. От этого у вас начинают закипать мозги, хотя еще нет и восьми утра. Прежде чем вы успеваете опомниться, наступает четверг, и вам кажется, что это сумасшествие не закончится никогда.

Мы должны относиться к каждому дню как к новой возможности. Некоторые дни выдаются удивительно продуктивными, и мы успеваем в два раза больше, чем планировали, а другие… другие – просто «вторники». И это нормально.

Фильтрация, проводимая в начале недели, дает нам общую картину того, чего мы хотим достичь, поэтому применительно к каждому дню ее нужно детализировать. Десять минут полной концентрации на задачах данного дня дают нам гибкость и милосердное отношение к себе, которые необходимы для «вторников».

Разбейте крупные задачи на части и решите, что нужно сделать в первую очередь и что можно сделать сегодня, а потом полностью сосредоточьтесь на этих делах. Примите во внимание свое самочувствие, настроение и ожидания. Реалистичность планов – это и есть главный секрет их успешного осуществления.

При этом ваш список дел не должен содержать только срочные задачи. Вы должны постоянно идти к своей «путеводной звезде», культивируя более важную работу, масштабные, но не срочные задачи. Чтобы было проще съесть этого слона, можно разбивать недельные задачи на ежедневные подзадачи и каждый день одерживать маленькие победы, повышая самомотивацию и уверенность в себе.

Простой пример. Если ваша цель – участие в марафоне, то вы вряд ли сразу осилите 40 километров и начнете с одного. То же самое касается и повседневных задач. Спокойно подумайте и определите реально достижимые в этот день шаги. Проблема в том, что мы часто переоцениваем свои силы и заранее обрекаем себя на неудачу. Мы должны спросить себя: «Что я могу сегодня выполнить?» И с чего-нибудь начать. Лучше делать маленькие шаги вперед, чем стоять на месте.

Возьмите свои цели и разбейте их на ежемесячные и еженедельные подцели, которые затем можно дробить на ежедневные действия – маленькие шаги. Я настолько убеждена в эффективности этой концепции, что разработала ежемесячные планеры с привязкой к личной миссии и жизненным целям.

Дженнифер – писатель и редактор, мечтающая о собственном бизнесе. У нее, как и у всех нас, море дел, но ей очень помогли планеры inkWELL Press. На страничке моей группы в Facebook она поделилась следующим комментарием: «Сначала я использую специальную графу, чтобы разбить ежемесячные цели на еженедельные задачи… А потом записываю задачи, которые нужно выполнить на этой неделе». После составления списка задач на предстоящую неделю (фильтрации) она фокусируется на ежедневных достижимых шагах.

Одна из целей Дженнифер – уделять больше времени любимому чтению и прочитывать хотя бы две книги в месяц. «Я уже несколько месяцев перевыполняю свои планы, – радостно сообщила она. – Чтобы от них не отклоняться, я разбиваю количество глав на количество дней в неделе и пользуюсь трекером привычек…»

Если мы каждый день делаем маленькие шаги к большим целям, к жизни, о которой мечтаем, это обязательно приведет нас к счастью, по сути, это и есть счастье.

Для меня продумывание ежедневных задач является просто продолжением моей утренней рутины или привычкой. Каждый день, приходя в офис, первым делом я продумываю свои планы, прежде чем проверять почту и не дожидаясь, пока другие люди заполонят мой календарь своими приоритетами. Я трачу десять минут на то, чтобы просмотреть составленные ранее еженедельные задачи, выбрать из них те, которые собираюсь выполнить сегодня, и внести их в свой ежедневник.

Грамотное планирование дел является залогом осознанности, целеустремленности и успеха.

ПОРАЗМЫСЛИТЕ НАД ПРИОРИТЕТАМИ

В качестве печки, от которой следует плясать, можно использовать алгоритм определения приоритетов и список своих приоритетов. Позвольте себе начинать свой день с того, что помогает вам расти и двигаться вперед. Если фокусироваться только на результатах, можно потерять из виду свою «путеводную звезду». Возможности роста и развития часто отодвигаются на второй план, потому что они предполагают долгосрочные, а не сиюминутные результаты, но это именно та работа, которая ведет нас к нашей идеальной жизни. И которой должно отводиться первостепенное значение.

Мы должны ограничивать количество времени, которое отдаем решению несущественных задач. Я специально употребила слово «отдаем». Мы раздариваем свое время проблемам и делам, как будто оно не имеет границ.

У нас всегда будут срочные, но несущественные задачи, и мы не должны позволять им управлять нами. Мы должны управлять ими и своим временем. Помните, что вы – хозяин своего времени, даже если сами так не считаете. Как сказал Грег МакКеон, «научитесь расставлять приоритеты в своей жизни. Или за вас это сделает кто-то другой».

Одна из моих любимых систем создания свободного времени и пространства называется «группировка». Это сознательное объединение похожих видов деятельности для сознательной оптимизации времени, энергии и внимания. Вы заметили, какое слово я дважды использовала в данном определении? Группировка задач – это сознательная работа. А если мы работаем сознательно, то фокусируемся на главном.

Группировка эффективна и в отношении несущественных задач, потому что тогда мы одним махом разбираемся с этими отвлекающими факторами, что позволяет нам сосредоточиться на своих приоритетах. Другими словами, мы не отвлекаемся то и дело на уборку мусора, а занимаемся ей в специально отведенное время. Поясню, что я имею в виду: выделяя для важной работы больше сфокусированного времени, мы за день успеваем больше.

Одна из слушательниц моего подкаста, Виннила из Малайзии, работает на полную ставку и совмещает роли жены, мамы, сотрудницы, невестки и тому подобного, что вызывает у нее ощущение «голова кругом». Но, научившись группировать повседневные дела, она стала намного больше успевать. «У меня наконец появилось время на СЕБЯ. Я так счастлива!» – поделилась она своим достижением.

Задачи, как важные, так и несущественные, можно группировать по двум признакам:

ПО ДЕЙСТВИЯМ: схожие, повторяющиеся задачи вроде телефонных звонков, проверки почты, чтения, упаковки продуктов.

ПО СОДЕРЖАНИЮ: приготовление обеда, уборка, написание постов для блога.

Когда задачи сгруппированы, нужно выделить для них блоки времени. Я называю эти блоки времени «контейнерами». Так мне проще представить, где я работаю и когда мне пора уходить. Структуры с четкими границами – это ключ.

Группировка задач позволяет соотнести свой график с ультрадианными ритмами и эффективно использовать свою энергию. Чтобы вникнуть в задачу, мозгу требуется больше двадцати минут. Группируя задачи, мы экономим и время, и силы, и внимание. Это уже похоже на эффективность, верно?

ПРОЯВИТЕ ОСТОРОЖНОСТЬ

На протяжении восьми глав я умоляла вас не заполнять весь свой день делами, но сейчас собираюсь сказать обратное. Я предупреждаю вас об этом, чтобы вы не подумали, что я сама себе противоречу, просто следите за моими объяснениями. Готовы?

Итак, я призываю вас полностью расписывать свой день. Делайте это с утра, во время этапа продумывания: ранжируйте задачи по степени важности, группируйте их, распределяйте свое время. Планируя время на работу и отдых, учитывайте свой ультрадианный ритм.

Зачем это нужно делать? Затем, что первыми должны заполнять свой календарь мы, иначе его заполнят другие.

Сначала мы должны выделить время на свои приоритеты, а уж потом предоставлять к нему доступ окружающим. Это помогает установить границы и позволяет сжигать корабли, как это делал Архимед. Начинайте день с планирования блоков рабочего времени и перерывов на отдых.

Наиболее приоритетные дела и задачи должны получить львиную долю вашего времени, поэтому внесите их в свое расписание первыми. Это те блоки времени, которые не подлежат обсуждению, рассматривайте их как заранее оговоренные встречи, вы же не отменяете визит к врачу и не опаздываете на тридцать минут, верно? Считайте их «встречами» с собой и своими целями.

Подсказка: не планируйте блоки впритык; делайте между ними «буферы», то есть время на передышку, размышления и непредвиденные обстоятельства. Это можно сравнить с ездой за рулем, во время которой мы не упираемся бампером в хвост идущего впереди автомобиля (по крайней мере, я на это надеюсь). Мы сохраняем определенную дистанцию на случай резкого торможения или других маневров.

Создание «буферов» дает нам гибкость быть проактивными. А создать их очень просто – увеличьте планируемое время на 50 процентов. Так, если дорога до стадиона занимает у вас десять минут, выходите из дому за пятнадцать минут до тренировки. Это избавит вас от спешки и ненужного стресса, а если вы придете раньше, можете потратить это время на то, что вас радует, например почитать книгу или позвонить маме. Я обычно использую такие «форточки» для фокусированного общения с детьми – никаких отвлекающих факторов. Просто удивительно, насколько глубоким может быть взаимодействие, когда мы абстрагируемся от всего остального.

«Буферы» также дают нам гибкость, необходимую для поддержания работоспособности наших систем. Помните, в предыдущей главе я рассказывала о своей автоматизированной рутине стирки? Днем стирки у нас был вторник, а знаете, когда мои дети развешивали постиранную одежду? В среду. И это тоже была автоматизированная рутина.

Давайте будем с собой честными и признаем, что не все вторники состоят из леденцов и радуг. Я дала себе и своей семье пространство для маневра на случай таких трудных вторников. Например, когда последняя партия стирки загружается перед самым сном.

И мы никогда не чувствовали себя неудачниками. Что, если нам удавалось и постирать, и развесить белье во вторник? Замечательно. Но в среду тоже было ОК. Когда мы устанавливаем для себя слишком сжатые сроки, в которые по умолчанию сложно уложиться, мы сами обрекаем себя на неудачу. Давайте настраиваться на успех, оставляя себе необходимое пространство для маневра.

ПРИДАЙТЕ УСКОРЕНИЕ

Последний шаг в этой системе я считаю одним из самых важных – нам нужно придать себе ускорение. Создать импульс. Выстроить свои домино.

Когда Эрнеста Хемингуэя спросили о том, как найти вдохновение, он сказал: «Главное – начать». И порекомендовал: «Важно, чтобы в колодце не иссякла вода». Он имел в виду, что не нужно бросать какое-то дело, не зная, как за него снова взяться, иначе можно утратить к нему интерес. Мы должны возвращаться к своим задачам с прежним энтузиазмом, поэтому следует позаботиться о том, чтобы оставить в своем колодце немного воды.

В главе 8 вы прочитали, как это делала я. Я поделилась своей утренней рутиной и упомянула о ноутбуке, лежащем рядом с моим стулом. Каждый вечер, отправляясь спать, я ставлю его на подзарядку, а сверху кладу очки и записи на следующий день. Так мне проще приступить к работе. Это маленькое «домино» помогает мне создать импульс и начать утро с той ноги.

Эту идею создания импульса можно использовать во всех аспектах повседневной жизни: с вечера оставить на столешнице ингредиенты для приготовления ссобоек, спаковать и поставить у входной двери рюкзаки со спортивной формой, чтобы не забыть их в утренней спешке, прикрепить в ежедневник стикер с напоминанием о дальнейших действиях.

Один из моих любимых способов поддержания мотивации – это создание специальной папки для проектов. Можно взять обычную папку-скоросшиватель и завести бумажный журнал, куда записывать дату, количество затраченного времени и остальные шаги. Такой способ позволяет иметь не только «воду в колодце», но и «хлебные крошки». Другими словами, вы не только получаете удовлетворение от проделанной работы, но и видите, сколько потратили времени на конкретный проект (что помогает с дальнейшим планированием). Я считаю, что «хлебные крошки» важны, так как многие из нас недооценивают свою работу, нам все время кажется, что мы недостаточно усердно работали. Как известно, трудно спорить с фактами; «хлебные крошки» наглядно демонстрируют наш прогресс.

Вот почему я считаю, что приложения Daily Download существенно поднимают уровень «воды в колодце». Они повышают мою эффективность в два раза, и я в таком восторге от этой пятиминутной практики, что создала для нее специальный блокнот. Но, в принципе, ее можно выполнять даже на листе бумаге.

МИНУТА 1. Размышления о том, что мы сделали за день. Часто к вечеру мы забываем о многих полезных делах, вот почему важно освежить память. По данным одного исследования, сотрудники, подводившие итоги каждого рабочего дня, повысили свою эффективность на 23 процента. Поэтому важно подсчитывать камешки в своих банках.

МИНУТА 2. Анализ прошедшего дня. Не слишком ли мы себя загрузили? Каким был уровень стресса? Умонастроение? Концентрация? Это позволяет нам убедиться в оптимальности своих ежедневных планов. Если у нас постоянно зашкаливает стресс, а умонастроение оставляет желать лучшего, значит, надо что-то менять.

МИНУТА 3. Оценка того, что мы сделали для достижения своих целей. Каждый день задавайте себе вопрос, насколько вы приблизились к своей «путеводной звезде». Ежедневный, пусть и небольшой прогресс – это залог успеха.

МИНУТА 4. Проявление благодарности. Каждый день находите три причины для благодарности. Главное, чтобы они касались именно этого дня. Например: «Я благодарна за обед со Сьюзен, потому что она помогла мне почувствовать уверенность в моем проекте». Специалист по позитивной психологии Шон Ачор утверждает, что если поступать так на протяжении двадцати одного дня, то даже у заядлых пессимистов выработается привычка смотреть на жизнь радужнее.

МИНУТА 5. Выстраивание «домино». Сделайте несколько записей на завтра, укажите важные задачи, на которых вы хотите сосредоточиться. Выплесните их из головы на бумагу. Важный момент: мы не занимаемся планированием завтрашнего дня, а просто задаем себе курс, но в то же время оставляем немного воды в колодце.

Организация своего времени и расписания вокруг своих приоритетов требует мужества, потому что мы четко обозначаем свои границы. Мы сознательно ограждаем себя от шума и мусора, которые захламляют нашу жизнь и вносят в нее хаос.

Наши дни могут нестись, как стремительные течения, преподнося неожиданные препятствия и трудности. Но если мы найдем время изучить свой маршрут, если разработаем подходящие для себя схемы, то сможем наслаждаться путешествием, даже когда оно будет немного ухабистым. Давайте совершим сплав вниз по реке, я готова дать вам «пять», когда мы преодолеем все эти пороги.