Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Удалённая работа обуславливает перевод практически всех пластов общения в онлайн-режим. Обсудить абсолютно все вопросы на совещаниях невозможно. К тому же коммуникация, которая раньше происходила в офисе и протекала естественным образом, теперь исчезла. В новых условиях для подобного рода общения нужно организовать новые каналы. Для этого должны быть созданы чаты.
На вопрос, где их создавать, отвечу: «В той программе, которой вы уже пользуетесь». Да, лучший корпоративный мессенджер – это Slack ( – здесь вы сможете прочитать про все его огромные возможности). Но готовы ли вы сейчас его внедрять? Если да – внедряйте. Если нет – стоит отложить его внедрение, например, на 3–4-й месяц перехода на «удалёнку».
Если вы пытались начать одновременно бегать по утрам, читать больше книг, учить английский и правильно питаться, то можете сказать наверняка, что в таком режиме можно продержаться от силы неделю, после чего все нововведения будут отложены на неопределенный срок. Все из-за того, что человеческий ресурс для одновременных изменений очень ограничен. С переходом на удалённую работу он и так занят. Сейчас не до новшеств, их и без того много.
Поэтому сначала лучше создавать чаты в привычном инструменте. Им может быть обычный WhatsApp (или другой полюбившийся команде мессенджер) либо чаты в CRM. Допускаю, что вы можете найти какие-то минусы у имеющейся программы, пока будете ее использовать. Позже можно будет перенести все чаты в другой инструмент, более совершенный, тот же Slack. Но на первом этапе важно создать эти чаты, внедрить их, чтобы сотрудники привыкли к ним. Тогда не будет слишком много изменений за раз.
Вот несколько видов чатов, список которых вы можете сократить или дополнить:
• Стратегические вопросы и идеи.
• Общие рабочие вопросы.
• Технические сложности.
• Проблемы удалённой работы.
• Отдыхаем.
• По проектам.
• По проблемам.
• По задачам.
Из указанных чатов два обозначу как обязательные: «Общие рабочие вопросы» и «Отдыхаем».
Чаты «Технические сложности» и «Проблемы удалённой работы» тоже необходимы на первое время. Но дальше, по мере адаптации к удалённой работе и налаживания технических вопросов, общение в них сойдет на нет, и от них можно будет отказаться.
Давайте заглянем в каждый чат, чтобы понять, о чем в каждом из них будет идти разговор.
Сюда должны высылаться статьи по вашей отрасли. Я бы рекомендовал «хозяином» чата назначить здесь самого себя и хотя бы раз в неделю отсылать полезные материалы, статьи, ссылки на книги, новости. Этот чат можно назвать хранилищем интересной, важной информации, которую вы нашли, прочитали или еще только планируете прочитать по отрасли и бизнесу в целом.
Сотрудники также могут делиться тем, что им встретилось важного в информационном поле: идеями для развития (новые продукты, услуги, рынки), рекламой конкурентов, решением в оформлении, результатом звонка конкурентам в качестве тайного покупателя.
Помимо актуальной информации для вашей отрасли и бизнеса в этот чат отправляются полезные материалы, статьи, книги по саморазвитию и по прокачке профессиональных навыков. Всё это лучше оставлять здесь, чтобы не потерялось на просторах интернета.
В этом чате не решаются текущие проблемы – здесь происходит обмен полезными мнениями, информацией. Он не зря называется «Стратегические вопросы и идеи». Дело в том, что сам процесс отправки и ознакомления с этой полезной информацией запускает стратегическое мышление в рамках компании. Люди делятся тем, что полезно, и видят, что вы находите время думать о будущем, развиваетесь, повышаете ценность компании на рынке. А значит, и каждый из них тоже растет и повышает свою ценность как сотрудник.
Понемногу, шаг за шагом, в процессе обмена полезными ссылками, материалами, статьями формируется ви́дение будущего компании, частью которого хотят быть все члены команды. Поэтому это еще и мотивирующий чат.
Девиз этого чата: регулярно думаем о стратегии.
Если в предыдущем чате помещались «важные, но несрочные» дела, согласно квадрату Эйзенхауэра, то в чате «Общие рабочие вопросы» находятся дела «важные и срочные». Путать или смешивать одно с другим не стоит. Рабочие вопросы, как мы знаем, характеризуются высокой срочностью и спустя пару дней совсем теряют актуальность. Поэтому здесь все вопросы появляются – решаются – уходят.
В этом чате обычно ведется оживленная переписка, в которой важно участвовать прямо сейчас, иначе выпадешь из обсуждения. Поэтому, если вдруг появляется вопрос или проблема, его направляют сюда. Далее весь коллектив подключается к работе, делится нужной информацией, ищет решение сообща.
«Хозяином» этого чата лучше назначить своего заместителя, преемника, «правую руку».
Девиз этого чата: все важное и срочное пишем здесь.
Для помощи сотрудникам в технических вопросах создается отдельный чат, куда нужно добавить технических работников, системных администраторов, 1С-программистов и прочих. Словом, тех, кто непосредственно решает эти вопросы и может разобраться на ходу с возникшими техническими сбоями.
В чате можно оставить разнообразные технические инструкции, обучающие видео по работе с программами, техникой. Сюда пишут, когда:
• нет доступа;
• нет электричества, сейчас вырубится ноутбук;
• нет интернета;
• виснет программа;
• не хватает навыков работы в программе, поэтому не знаю, что делать в ней;
• нужна иная техподдержка.
Нельзя смешивать этот чат с чатом по рабочим вопросам. Потому как если у одного из сотрудников возникнет техническая сложность и он напишет в общий чат, то пойдет переписка об этом, каждый выскажет, что знает. И в потоке сообщений можно потерять рекомендации технического специалиста. Кроме того, если в тот момент обсуждался важный рабочий вопрос, многие могут потерять нить разговора.
Если же он напишет о технической проблеме в специальный чат, специалист ему ответит сразу, не будет никакой размытости. Более того, если возникнет подобная проблема у другого сотрудника, он сможет найти готовое решение, исходя из описанного опыта своего коллеги.
«Хозяином» чата лучше назначать технического специалиста, который будет не только реагировать на проблемы, но и присылать полезные видео и статьи для их профилактики.
И наоборот, если другие сотрудники видят активную переписку в чате «Технические проблемы», то могут не отвлекаться на нее, если у них проблем нет.
Девиз чата: есть технические проблемы – поищи ответы здесь, не нашел – пиши сюда.
В этом чате коллеги беседуют о насущных проблемах удалённой работы. Здесь не идет речь о технических аспектах, а скорее о психологических сложностях, внутренней «кухне» у каждого дома. Люди делятся наболевшим и стараются помочь друг другу.
«Хозяином» этого чата лучше всего назначить HR-менеджера или, при его отсутствии, человека, интересующегося вопросами психологии и умеющего ладить с людьми.
Такое обсуждение требует от участников открытости. Но если получится вызвать коллег на дискуссию об этих проблемах, то команда сплотится. Решать их сообща станет проще. Да и простое осознание, что не один ты борешься с домашней атмосферой, которая будто восстает против твоей деятельности, дорогого стоит.
Побуждайте ваших сотрудников быть откровенными, пусть каждый опишет ситуацию у себя дома, с чем он столкнулся. Кого-то оседлал годовалый ребенок и не отпускает ни на минуту. Кому-то приходится работать в ванной. У кого-то престарелые родственники смотрят громко работающий телевизор.
Кто-то только и бегает с кухни в спальню и ненавидит себя за это. Другой готовит на семью из четырех человек три раза в день. Третий за работу всерьез принимается, только когда все легли спать. Кто-то не перестает думать о кризисе и слушать ужасные новости, парализующие страхом. А кого-то бесят видеосовещания.
Все это – темы для обсуждения в нашем чате, так как большинство из нас сталкивается с одним и тем же. Не стоит прятать проблемы, связанные с переходом на удалённую работу, ведь они в любом случае проявят себя.
И именно этот чат может стать вашей палочкой-выручалочкой. Вы выявляете проблемы, обсуждаете их, помогаете сотрудникам, все друг друга поддерживают, скидывают туда практичные статьи и ролики от психологов.
Девиз чата – мы в одной лодке и вместе с этим справимся!
Это такой же важный чат, как и все остальные. Жизнь состоит не только из работы. Важно уметь переключаться, особенно на «удалёнке», а совместный отдых, даже онлайн, способен еще больше сплотить команду.
Причем этот чат – самый сложный для управления. Если для всех остальных чатов вам нужно назначить по одному «хозяину» на каждый, то здесь желательны три человека, по одному для каждого типа активностей.
• Утренние активности.
«Хозяин» этой части владеет чатом только до начала рабочего дня и присылает сюда ссылки на онлайн-тренировки, обучение танцам, уроки по йоге и т. д. Как вы понимаете, «хозяином» утренней части чата стоит назначать самого главного спортсмена или активиста в компании.
• Вечерние обсуждения.
«Хозяин» этой части получает чат во владение после окончания рабочего дня. Это должен быть самый культурно продвинутый человек в компании. Он присылает сюда ссылки на фильмы, онлайн-экскурсию в музей, онлайн-оперу и т. п.
• Обеденное веселье.
«Хозяином» этой части лучше назначать самого главного весельчака в компании. Он получает чат во владение строго на обеденное время, с 13:00 до 14:00. Присылает ролики, мемы и прочую «развлекуху». Он же следит, чтобы в рабочее время никто ничего в чат не присылал и не отвлекал других.
Это лишь один из возможных вариантов организации такого чата. В зависимости от того, как вы это видите и что понравится вашим сотрудникам, можно оставить только одного модератора или двух из трех.
Девиз чата – отдыхаем вместе, разнообразно и в нужное время!
Работа над любым проектом предполагает частое общение. Кроме того, нужен мгновенный обмен новостями и изменениями сразу со всеми участниками, которых он затрагивает. В этом случае в условиях «удалёнки» лучше всего организовать специальный чат по каждому из проектов. В него должны входить только те сотрудники, которые собраны в проектную команду. Здесь происходит обмен документами и новостями, а также координация активностей и совещаний. «Хозяином» чата становится руководитель проекта.
Важный момент: если в чате по какому-то вопросу накапливается более 50 сообщений, необходимо организовать видеозвонок. По завершении проекта чат закрывается.
Девиз таких чатов: обсуждаем проект, не отвлекая других.
Потребность в этой разновидности чата возникает в результате проблемного совещания. Сюда приглашаются все его участники. Публикуется протокол совещания. «Хозяином» чата становится сотрудник, ответственный за решение данной проблемы.
После того как проблема в ходе проблемного совещания была разбита на задачи и распределена между участниками чата, каждый отписывается по завершении своей задачи. После того как все отписались, администратор группы выносит решение: была ли решена проблема, и если да, то чат закрывается.
Девиз таких чатов: доведем решение проблемы до конца.
Нужно понимать, что эта разновидность чатов – не для обсуждения персональных задач каждого сотрудника. Здесь обсуждаются общие задачи, касающиеся, например, нескольких отделов, группы лиц. Например, чаты могут создаваться для разработки регламентов, замены или адаптации сотрудника, при необходимости что-то сделать совместными с клиентом усилиями.
В подобные чаты добавляются только те, кого задача касается непосредственно. «Хозяином» чата становится ответственный за задачу. Как только задача решена, чат закрывается.
Девиз таких чатов: не упустим ничего при решении задачи.
Первый шаг – нужно ознакомить свою команду со списком новых планёрок и чатов, пояснить, что для чего нужно. Далее обсудите с ними, что стоит передать вам, а что будет излишним. На третьем этапе назначаем ответственных для каждого типа совещания. Этот человек обзванивает всех участников и уточняет, кто точно будет на совещании, есть ли у кого проблемы со связью или со здоровьем. В обговоренное время ответственный за совещание всем звонит.
Очень важно снять эту техническую и порой весьма обременительную нагрузку с вас как руководителя, передоверив ее другим сотрудникам. Для них это будет дополнительный инструмент повышения вовлеченности и значимости.
То же и в управлении чатами. В каждом нужно назначить «хозяина» (ответственного, администратора, модератора). Он будет добавлять людей в чат, банить, удалять, оглашать правила чата, следить за «чистотой» контента, перенаправляя в нужный чат те сообщения, которые не подходят по тематике. То есть «хозяин» будет вести всю управленческую деятельность в чате.
Необходимо, чтобы «хозяева» чатов строго следили за тем, что в них происходит и публикуется. Важно, чтобы каждый чат оставался строго тематическим. Туда не должны попадать вопросы, которые нужно адресовать в другие чаты. Например, если сотрудник кидает обучение в «рабочие вопросы», его должны перенаправить в стратегический чат. Если вдруг высылает мем в чат по проектам, его отправляют в «Отдыхаем» с пометкой: «потерпи до часу дня».
Нужно понимать, что руководитель в одиночку не справится с таким количеством организационных обязанностей. Для него, как и для любого сотрудника, сейчас многое непросто. Значительное прибавление задач при переходе на «удалёнку» отнимает много сил и времени. Пытаясь успеть за ними в одиночку, можно упустить важные цели.
Поэтому распределение ответственности за чаты между членами коллектива послужит на пользу и руководителям, и сотрудникам. Для них это станет определенной мотивацией, тренировкой управленческих навыков. Для руководителя – существенной разгрузкой по времени. Взаимная поддержка в непростой период очень важна и может еще больше укрепить команду.
Войти с помощью соц. сетей: