Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Чем меньше у тебя всего, тем более свободным и наполненным ты себя ощущаешь.
Доминик Лоро
Делегирование – это про то, как выполнять тот же самый объем задач, а может, и больший, но не только своими силами.
Почти каждая из нас считает, что только сама может сделать то, что делает, лучше всех, поэтому ничего никому нельзя отдать или перепоручить.
Я впервые поняла, что нужно делегировать, когда стала руководителем отдела. До этого времени я, как и многие, все делала сама, ни в коем случае никого не подпускала к моим делам, так как была уверена, что все будет безнадежно испорчено. Прошло три года, у меня родился первый ребенок, и ситуация повторяется – мне снова нужно учиться делегировать, так как я никого не подпускаю к своему ребенку. Бабушек и дедушек в помощь нет, о няне я даже слышать не хотела и делала все сама.
Но с делегированием главное начать, а потом будет уже сложно остановиться. И на самом деле почти не имеет значения, кто вы – многодетная мама, домохозяйка, студентка третьего курса университета, бизнес-леди со штатом подчиненных в сто человек. У каждой из нас есть десяток дел, которые мы можем перепоручить. Но мы этого не делаем. И вовсе не из-за финансов, как обычно предполагают мои ученицы. Дело в психологии – мы боимся кому-то довериться и отдать свою зону ответственности в руки другого человека.
Не так давно я общалась с одной знакомой, которая живет в загородном доме площадью 450 квадратных метров и полностью убирает его сама каждую неделю. На это у нее уходит целая суббота с раннего утра и до позднего вечера. То есть вместо развлечений и отдыха от рабочей недели она целый день трет полы и вытирает пыль с полок, хотя финансово она давным-давно может себе позволить помощницу по дому, которая за небольшие деньги закроет этот вопрос.
И после общения со мной она впервые попробовала пригласить такого человека к себе в дом и была искренне поражена, что, оказывается, так можно было. Она провела день с семьей, они ездили в парк и на театральное представление, вернулись домой, а дома уже чисто без ее усилий. Она очень боялась, что будет чувствоваться чужая энергетика, но я ей рассказала пару секретов, что нужно сделать, и все было прекрасно.
Это один из самых простых примеров: вы всегда можете найти человека, который будет помогать вам по дому.
Для того чтобы понять, что же мы можем делегировать, нужно понимать, что мы вообще делаем. Давайте, как говорится, оценим фронт работ. Берем блокнот с ручкой и начинаем записывать все действия, которые мы выполняем по всем нашим жизненным категориям. Так как я многодетная мама и большую часть времени провожу с детьми дома, хотя и работаю на удаленной основе и веду свои проекты, моими категориями будут «Дом», «Дети» и «Работа». Итак, берем первую категорию – «Дом» – и выписываем все дела, которые вы делаете ежедневно и еженедельно.
♦ Закупка продуктов.
♦ Поиск рецептов.
♦ Приготовление еды.
♦ Сортировка и стирка белья.
♦ Глажка чистого белья.
♦ Подготовка комплектов одежды для детей и супруга на неделю.
♦ Смена постельного белья взрослой и детских кроватей.
♦ Сортировка игрушек и детских игр.
♦ Смена и стирка полотенец.
♦ Наведение порядка в ванной.
Это мой список, ваш может отличаться. Главная задача – зафиксировать все-все дела, ежедневные, еженедельные, ежемесячные и сезонные.
Елизавета Московцева, Лос-Анджелес:
«Впервые выписав список дел, которые я делаю ежедневно, я, мягко говоря, пришла в ужас – у меня получилось на день 92 действия. Да, конечно, на некоторые я тратила только пять минут своего времени, но я решила, как рекомендовано, выписывать абсолютно все. Только в этот момент я по достоинству смогла оценить и осознать, сколько же я всего делаю. И даже не дослушав занятие до конца, я первым делом вызвала клининг на ближайшие выходные и высвободила себе как минимум четыре часа свободного времени. А потом уже вошла во вкус и стала смотреть, что еще я могу отдать кому-то на реализацию».
Заполнив полностью первую категорию, мы с вами переходим к следующей – «Дети» или «Семья». Если у вас пока их нет, вы пропускаете и идете дальше.
♦ Игры с детьми.
♦ Занятия по развивающим методикам.
♦ Прогулки на улице.
♦ Посещение секции (отвезти, подождать, привезти).
♦ Приготовление еды с учетом детского питания.
♦ Чтение книг.
♦ Купание и умывание.
♦ Укладывание спать.
Продолжите список дел, которые касаются проведения времени с ребенком, и, пожалуйста, не стесняйтесь даже небольшие и неважные дела записывать. Если вы тратите на это время, значит, кому-то точно важно выполнение данного дела. А мы с вами продолжаем.
♦ Проверка электронной почты и мессенджеров.
♦ Написание брифов к рекламным проектам.
♦ Подготовка презентаций.
♦ Написание статей.
♦ Написание публикаций в социальные сети.
Это, как вы понимаете, мои задачи. Вы же расписываете свои по вашим рабочим делам и проектам. Мой список разделен на две части, так как у меня есть большой проект на удаленной основе, где я руковожу отделом по работе с блогерами, и есть мой образовательный проект по тайм-менеджменту для женщин, в рамках которого я выступаю, провожу мастер-классы, пишу статьи для глянцевых журналов и веду публичную деятельность.
Когда вы сделаете все списки, мы их проанализируем, чтобы разобраться досконально, куда же уходят наши драгоценные часы.
Итак, берем каждый список и…
1. Отвечаем на вопрос: сколько времени еженедельно тратится на исполнение каждого дела?
2. Отмечаем восклицательным знаком те дела, которые приносят нам удовольствие.
Например, категория «Дом»:
♦ Закупка продуктов – 4 часа.
♦ Поиск рецептов – 3 часа.
♦ Приготовление еды – 14 часов.
♦ Сортировка и стирка белья – 2 часа.
♦ Глажка чистого белья – 5 часов.
♦ Подготовка комплектов одежды для детей и супруга на неделю – 2 часа (!).
♦ Смена постельного белья взрослой и детских кроватей – 1 час.
♦ Сортировка игрушек и детских игр – 4 часа (!).
♦ Смена и стирка полотенец – 1 час.
Конечно же, я понимаю, что это время примерное, и это нормально. В любом случае обязательно отмечайте, сколько занимает по времени выполнение данного дела, далее в течение недели. Восклицательный знак нам нужен, чтобы видеть те дела и действия, которые мы регулярно выполняем с удовольствием, мы не будем их делегировать и передавать кому-то, а наоборот, оставим для себя. А все остальное, нелюбимое, с радостью делегируем.
Для примера разберем закупку продуктов, которая в течение недели занимает целых четыре часа, и это по самым скромным подсчетам, а если суммировать с дорогой до хорошего супермаркета, который находится не так близко к дому, и времени в очереди, то получится еще дольше.
Мы отметили количество времени и честно себе ответили, что это дело не из тех, которое наполняет и вдохновляет, поэтому с чистой совестью можно подумать, каким способом можно реализовать эту задачу.
Первый способ: делегировать. Я поступила именно так, ответственные за закупку продуктов в нашей семье – супруг и старший сын Платон. В выходные днем, когда я укладываю малышей спать, они едут закупаться по списку продуктов на неделю вперед. Данный момент я также оптимизировала и подготовила список продуктов, которые всегда должны быть в нашем холодильнике. Для удобства супруга я его составила по отделам в супермаркете «Молочная продукция», «Бакалея», «Мясо» и т. д.
Все, что требуется от моих ребят, – в выходной день поехать и закупиться по списку. У них уходит на это около двух часов, а для Платона это еще и целое приключение – совместная поездка по магазинам. А я не трачу на это времени теперь совсем.
Второй способ: если помочь некому, вы можете заказать доставку продуктов домой. Сейчас во многих городах есть сервисы, где вы можете через сайт или приложение выбрать нужные товары или заказать определенный набор, который вам будут привозить каждую неделю.
В общем, посмотрите на каждое из дел в ваших списках и спросите себя: кому я могу поручить данное дело или как я могу оптимизировать выполнение этой задачи? Когда я впервые составила такой список несколько лет назад, у меня получилось 268 пунктов. 268! Понятно, что там было много мелких дел, но я специально так подробно все записала. И признаюсь честно, только три дела я смогла отметить в этом списке как мои любимые: подготовка праздничных ужинов, подготовка и организация мероприятий для моих детей и супруга и прогулки на улице.
Мытье полов, мытье посуды, глажка белья – ничего из этого мне не нравится, и я это постепенно делегирую и до сих пор стараюсь делегировать и оптимизировать. Мы, женщины, должны по крайней мере стараться по максимуму избавиться от тех дел, которые нам не нравятся, и заниматься тем, что нравится. Понятно, что это не всегда получается сделать на 100 %, но хотя бы думать в этом направлении и делать маленькие шаги мы обязаны, этого нам никто не может запретить.
А кому вообще мы можем делегировать?
Первое, что должно прийти вам в голову, – это ваши близкие, ваша семья, ваши дети, если они подросли, ваш супруг, молодой человек, родители. Делегирование близким – самый понятный и логичный путь. И он не требует затрат. Я часто слышу от своих учениц: «Ну, Екатерина, на делегирование нужно очень много средств!» На делегирование близким не нужно.
Подумайте, какие задачи вы можете передать своим родным. Тому же супругу, даже если он очень занятой человек и работает. Он может выносить мусор каждый день, когда идет на работу, может закупать продукты на неделю. Подумайте, какие мелочи вы можете ему передать в ведение, и будьте уверены, что это будет полезно и для ваших отношений тоже, так как мужчина намного сильнее ценит отношения, в которые он вкладывается и временным ресурсом тоже. Но здесь важно, конечно, не перегибать палку.
Когда моему сыну Платону было четыре года, за ним уже была закреплена ответственность за уборку в его детской комнате. Ему очень нравилось, когда я убираю, так что теперь у него есть своя тряпочка, и в день уборки он сам протирает пыль, собирает и раскладывает свои игрушки. У него все на своих местах, он знает, где что лежит, и даже свои конструкторы раскладывает по цветам и фигуркам.
Если у вас живут бабушки, дедушки, кто-то из близких рядом в городе, то вы можете им перепоручать побыть с детьми, что-то сделать по дому. Особенно это касается тех женщин, у кого есть дети. Мои родные все в других городах, поэтому мы пользуемся услугами няни, которая приходит нам на помощь несколько раз в неделю.
Анна Твардовская, Казань:
«Я из тех девочек, которая все делает сама. У меня двое детей-погодков, и я с ними с самого рождения, а муж, как и у многих, наоборот, работает за двоих, чтобы обеспечить нашу ораву детей.
Помощью бабушек я не пользовалась, хотя в городе живет и моя мама, и свекровь. Я всех отгоняла, ведь только я знаю, как лучше для моих детей. Сначала меня передернуло на упражнении «Чего ты хочешь, девочка?». Я поняла, что у меня просто целый список желаний, чего хочу именно я, а не мой муж и мои дети.
А на блоке с делегированием меня уже накрыло капитально – я поняла, что надо что-то менять, и впервые за три года материнства оставила свою маму с детьми, пока они спали. Для меня это был подвиг.
Я прогулялась по городу, выпила одна кофе, горячий – мамы поймут, и невероятно вдохновленная вернулась домой с ощущением, что я побывала в отпуске. Потом сходили на свидание с мужем уже в вечерний сон детей, а я решила записаться на курсы по макияжу и пришла к тому, что бабушки два раза в неделю приходят нянчить детей, пока я учусь.
И что самое страшное – мы все счастливы! Я, потому что у меня появилось МОЯ жизнь, бабушки, потому что им дали нянчиться с внуками, дети, потому что, как оказалось, они обожают бабушек и ждут с ними встречи.
Ну а про свое моральное состояние я вообще молчу. Я даже задумалась, а может, и третьего пойти рожать. Только от помощи уже точно не откажусь».
Перейдем к следующему пункту, который может пригодиться уже в вашей рабочей сфере. Это делегирование ваших дел фрилансерам. Сюда попадают периодические задачи, для которых нужен конкретный навык. Например, вам для проекта нужен сайт. Вы, конечно, можете делать его сами, потратив на это уйму времени и сил, но не факт, что он получится хорошо. А можете поставить эту задачу фрилансеру. Сейчас есть достаточно много сайтов: freelance.ru, fl.ru, work-zilla.com, kworks.ru и еще десяток, где тысячи специалистов с радостью выполнят ваш запрос. Чаще всего фрилансеры живут в других городах, поэтому они работают за вполне умеренные денежные средства. Вы можете им перепоручать целые списки задач. У меня такие специалисты делают все, что касается «Инстаграма» – я отправляю фотографию, пишу, какой там должен быть текст, в течение дня дизайнер мне присылает обработанную фотографию, готовую к публикации. Это стоит не так дорого, а я не трачу свое время. Так и вы свою нагрузку можете распределить по разным людям. Если ваши дела – это десятки разноплановых мелких задач, то ваш выбор – удаленный помощник, ассистент или бизнес-ассистент, как сейчас говорят. Конечно, домохозяйке он вряд ли нужен, скорее, речь о тех девушках и женщинах, у кого большой круг рабочих задач. Стоят услуги таких ассистентов не очень много. Как правило, это люди из разных городов.
У меня вообще два личных помощника, которые выполняют для меня десятки разных задач каждый день, от поиска нужных билетов и отелей до конспектирования прочитанных мной книг, подборки разной информации и поиска всего нужного. Это мои феи, и я, если честно, без них уже как без рук.
Но если я вас не убедила делегировать ваши задачи людям, то давайте хотя бы оптимизируем какие-то технические процессы и прибегнем к помощи умных бытовых приборов: стиральных и посудомоечных машин, пароварок, мультиварок, отпаривателей, роботов-пылесосов и т. п.
Все, что может сэкономить ваше время, заслуживает вашего внимания.
Инна Вислицкая, Рига:
«Я всегда думала, что я гений делегирования: посудомоечная машина, робот-пылесос, домработница на постоянной основе. И в начале я даже хотела пропустить эту часть, так как думала, что ничего полезного здесь не узнаю. Но меня вскрыло на моменте, когда нужно было отметить действия и дела, которые мне нравится делать. Таких у меня вышло около 5 из списка дел в сто пунктов, и тут я поняла – ни черта я не гений.
Увидела, что отдаю дела, которые мне нравится делать, например, приготовление еды на всю семью, зато смену постельного белья и глажку, которую терпеть просто не могу, не отдаю никому ни в коем случае.
Даже заснуть спокойно не могла, все в голове вертелось: ну почему, ну почему я сама до этого не додумалась, это же так очевидно! И с утра я сразу же попросила домработницу не готовить, а идти гладить белье. В итоге от такой простой перестановки дел я стала совершенно счастливым человеком! Спасибо!»
Войти с помощью соц. сетей: