Почасовая скорость сгорания денежных средств. Сценарий 03. Рабочий лист

Расчет почасовой скорости сгорания денежных средств на основании накладных расходов компании

Шаг 01:

Запишите ежемесячные расходы компании по каждой категории и посчитайте общую сумму. Ваша задача – узнать все расходы, которые у вас есть. (Если вы используете QuickBooks ™ или другое бухгалтерское программное обеспечение, то, скорее всего, можете пропустить этот шаг, экспортировав информацию из программы.)

Шаг 02:

Умножьте общие ежемесячные расходы (шаг 1) на 12 (количество месяцев в году). Полученное значение и есть ваши совокупные годовые расходы.

Кстати, мы не будем считать расчетный налог компании (как в сценарии 02), потому что налоговые последствия распределяются между сотрудниками в категории бюджета «Зарплата». В США большинство компаний существуют как общество с ограниченной ответственностью (ООО) или S-корпорации. В каждой из этих бизнес-структур собственник(-и) компании должны платить налог с любой прибыли, которая не распределяется между ними или их сотрудниками при расчете заработной платы.

Шаг 03:

Перечислите всех сотрудников, включая себя, и оцените процент доступного рабочего времени каждого из них. Например, если офис-менеджер не выполняет никакие задачи из включаемых в счет клиенту, напишите 0 %. Если у вас есть программист, который пишет только код, пишите 80 % (помните, максимум 80 % для любого сотрудника). После того как вы определите процент, подлежащий оплате по каждому сотруднику, используйте таблицу на следующей странице и рассчитайте их скорректированное рабочее время. Сложите значения в столбце, чтобы рассчитать общее годовое рабочее время для компании.

Шаг 04:

Рассчитайте почасовую скорость сгорания денежных средств компании, разделив совокупные годовые расходы (шаг 02) на общее годовое рабочее время (шаг 03).

Вы не можете объективно оценивать выгодные проекты, не зная своих затрат и не рассчитывая почасовую скорость сгорания денежных средств.

Определение расчетного времени работы над проектом

Я использовал много разных методов оценки количества часов, необходимых для завершения проекта. Некоторые из них – вроде опроса сотрудников, которые будут работать над проектом, и составления сложных электронных таблиц, – довольно трудоемкие. Есть и другие методы, проще и быстрее. Например, можно использовать точное количество часов, которое мы потратили на проект, аналогичный по объему тому, который мы пытаемся оценить.

Я хочу поделиться с вами одним из методов, который одновременно и эффективен, и довольно точен, но при этом не требует много усилий.

Вы сможете разбить проект на сегменты, опираясь на количество этапов сдачи проекта, которые включите в общий объем работ.

Для проектов в сфере графического дизайна неофициально выделяют три этапа сдачи проекта и получения обратной связи от клиента. Мой любимый вариант, когда все основные моменты уже согласованы на втором этапе, но иногда все может выйти из-под контроля, и приходится проходить по пять-шесть кругов ада, что само собой не приносит никакого удовольствия. Как-то, будучи молодым и зеленым, я прошел около 30 этапов, разрабатывая для клиента дизайн фирменного логотипа. (А нужно было всего лишь отправить заявку на внесение изменений. Век живи – век учись!)

Итак, как правило, требуется не больше трех этапов для завершения проекта, при условии что команда клиента своевременно дает вам обратную связь.

Для проектов в сфере графического дизайна неофициально выделяют три этапа сдачи проекта и получения обратной связи от клиента.

Три этапа обратной связи выглядят так:

Из этой таблицы логичнее было бы выделить четыре этапа проекта. В каком-то смысле так оно и есть, но важно понимать, что именно на трех из них клиент будет заинтересован в том, чтобы высказать свое мнение по ходу работы над проектом и дать вам обратную связь.

На протяжении своей карьеры я безуспешно пытался сократить такой алгоритм. В процессе я выяснил, что получить от клиента согласование проекта менее чем в три этапа почти невозможно.

Этапы сдачи проекта должны быть четко определены договором, условия которого необходимо соблюдать. Любой дополнительный этап оплачивается клиентом отдельно. Дополнительные этапы всегда нужно обсуждать с клиентом и четко определять их задачи до выполнения работы и выставления счета.

Как-то я получил счет на 20 000 долларов от аутсорсингового агентства за изменения, которые со мной никто не согласовывал. Завершив проект, мы больше никогда не сотрудничали с этой компанией. Настоятельно рекомендую обсуждать финансовые вопросы с клиентом до выставления счета.

Разбив проект на этапы, вы сможете более точно определить время, необходимое для выполнения работы.

Итак, вернемся к вопросу этапов обратной связи. Три этапа сдачи проекта, о которых я говорил ранее, можно представить следующим образом.

Разбив проект на этапы, вы сможете точнее определить количество часов, необходимых для выполнения работы.

Объясню на примере.

Клиент хочет, чтобы вы разработали для него логотип компании. Вы обсуждаете проект и довольно четко представляете, чего хочет клиент. На первом этапе вы решаете подготовить пять разных вариантов логотипа. Вы считаете, что справитесь за один рабочий день (8 часов). Получаете от клиента обратную связь по этапу 1 и считаете, что на этап 2 (разработка новых вариантов логотипа) у вас уйдет примерно половина рабочего дня, то есть 4 часа. Снова получаете от клиента обратную связь, на этот раз по этапу 2, меняете логотипы и переходите к этапу 3. Вы оцениваете этот этап еще на полдня работы (4 часа). Наконец, получаете от клиента обратную связь по этапу 3, вносите окончательные изменения, готовите пакет логотипов в разных файловых форматах и передаете клиенту. Вы предполагаете, что оставшаяся половина рабочего дня уйдет на передачу файлов (4 часа).

Более структурированный алгоритм хода проекта можно представить в виде таблицы.

Договор по проекту должен включать описание этапов, включенных в объем работ по проекту. Однако я бы не советовал включать в условия договора расчетное время, необходимое для завершения каждого этапа. Вы рассчитываете количество времени, необходимого на каждый этап, только для того, чтобы проанализировать безубыточность проекта; не нужно посвящать в это клиента. Произведя подобные расчеты и правильно оценив проект, вы гарантированно обеспечите себе прибыль. Вы узнаете об этом из последующих глав. Так что никуда не уходите.

Разбив проект на этапы и посчитав количество времени, которое потребуется для выполнения работы на каждом этапе, вы сможете избежать недооценки проекта. Благодаря этому методу вы более тщательно разберетесь в тайм-менеджменте, а не будете просто угадывать временные рамки. Кроме того, метод позволяет оценить реальные масштабы работ гораздо точнее, а это является необходимым условием для их выполнения.

Расчет издержек производства

Теперь, когда мы разобрались со сложными вычислениями, давайте поговорим о том, как посчитать издержки на проект. Нужно просто умножить время, которое, по вашему мнению, потребуется для выполнения работы, на почасовую скорость сгорания денежных средств, а затем прибавить любые связанные с проектом материальные расходы.

Материальные расходы

Помимо времени, необходимого для выполнения работы, могут возникнуть дополнительные материальные расходы, которые следует учитывать при определении стоимости проекта. Материальные расходы могут включать аренду фотоаппарата для фотосессии, покупку стоковых фотографий, передачу работы на аутсорсинг другим дизайнерам или программистам, которые могли бы предоставить свои услуги по фиксированной цене, приобретение специального программного обеспечения для работы и многие другие виды затрат, кроме вашего времени. При определении стоимости проектов всегда необходимо учитывать материальные расходы.

Итак, применим эту формулу для трех сценариев, которые мы рассмотрели ранее. Так будет проще понять процесс и определить стоимость последующих проектов.

Пример 01: фрилансер с частичной занятостью

Допустим, вы фрилансер с частичной занятостью, и клиент просит вас разработать логотип. Вы посчитали, что ваше время стоит 60 тысяч долларов в год (почасовая скорость сгорания денежных средств в размере 28,85 доллара, которую мы округлим до 29 долларов). Вы организовали этапы работы и определили, что на разработку логотипа у вас уйдет 21,5 часа (включая три этапа обратной связи от клиента). Умножив 21,5 часа на почасовую скорость сгорания денежных средств в размере 29 долларов, вы получите 623,5 доллара без учета каких-либо материальных расходов. Это стоимость вашего времени работы.

Вы не предполагаете включать в стоимость этого проекта какие-либо дополнительные материальные расходы, поэтому общие расчетные издержки производства составлят 623,5 доллара.

Если вы возьмете с клиента менее 623,5 доллара, то будете работать в убыток. Все, что вы возьмете свыше 623,5 доллара, принесет вам дополнительную прибыль. Если вы справляетесь менее чем за 21,5 часа, вы получаете дополнительный доход. Если потребуется больше времени, вы теряете деньги.

Пример 02: фрилансер с полной занятостью

Рассмотрим пример, в котором вы – фрилансер с полной занятостью и почасовая скорость сгорания денежных средств составляет 50 долларов. Вы беретесь за дизайн буклета в два сгиба. Для работы требуется около 35 часов. Просто умножьте скорость сгорания денежных средств в размере 50 долларов в час на 35 часов и получите стоимость своего времени работы в размере 1750 долларов, без учета материальных расходов.

Вы взяли еще одного фрилансера, который поможет подготовить некоторые начальные макеты. Вы платите ему за работу фиксированные 300 долларов. Это материальные расходы на проект.

Теперь сложите стоимость вашего времени работы в размере 1750 долларов и материальные расходы в размере 300 долларов и увидите, что расчетные издержки проекта составляют 2050 долларов.

Пример 03: небольшая компания

Наконец, давайте рассмотрим пример небольшой компании с четырьмя сотрудниками. По расчетам почасовая скорость сгорания денежных средств составляет 60 долларов. Клиент просит вас разработать новую упаковку для своего продукта. Исходя из объема работ, вы предполагаете, что вам и вашей талантливой команде потребуется 70 часов. Рассчитайте стоимость времени, умножив почасовую скорость сгорания денежных средств в размере 60 долларов на 70 часов, которые, по вашим оценкам, необходимы для выполнения работы. В результате получается 4200 долларов, без учета материальных расходов.

Один из ваших сотрудников – талантливый фотограф, но вам потребуется арендовать определенное оборудование. Оно обойдется вам в 450 долларов. Кроме того, вы нанимаете иллюстратора для создания символов для упаковки. Иллюстратор запросил за свою работу 350 долларов. Итого материальные расходы составляют 800 долларов.

Теперь сложите стоимость времени (4200 долларов) и материальные расходы и получите расчетные издержки производства: 6000 долларов.

Чтобы посчитать издержки производства, умножьте почасовую скорость сгорания денежных средств на расчетное время работы и прибавьте материальные расходы.