Почасовая скорость сгорания денежных средств. Сценарий 02. Рабочий лист

Расчет почасовой скорости сгорания денежных средств на основании личных накладных расходов и затрат на фриланс

Шаг 01:

Запишите как свои личные ежемесячные расходы, так и любые расходы на фриланс, а затем посчитайте их сумму. Ваша задача – узнать все свои расходы.

Шаг 02:

Умножьте сумму общих ежемесячных расходов из шага 1 на 12 (двенадцать месяцев в году). Полученное значение и есть ваши годовые расходы.

Шаг 03:

Возьмите сумму годовых расходов (шаг 02) и рассчитайте сумму налогов, которую должны будете уплатить, после того как заработаете достаточно для покрытия годовых расходов.

Шаг 04:

Чтобы рассчитать свои совокупные годовые расходы (включая налоги), сложите расчетный налог (шаг 3) и годовые расходы (шаг 2).

Шаг 05:

По таблице ниже определите скорректированное годовое рабочее время из расчета фактически имеющегося времени на работу, которая будет включена в счет. Например, если можно потратить только 75 % времени на задачи, за которые можете выставить клиенту счет, то скорректированное годовое рабочее время составляет 1560 часов. (Другими словами, вы тратите 25 % своего времени на «неоплачиваемые» мероприятия, такие как отпуск, деловые поездки, маркетинг и т. д.) Если можно потратить 30 % своего времени, то ваше годовое рабочее время составит 624 часа.

Шаг 06:

Рассчитайте свою почасовую скорость сгорания денежных средств, разделив совокупные годовые расходы (шаг 04), включая налоги, на скорректированное годовое рабочее время (шаг 05).

Сценарий 03: расчет почасовой скорости сгорания денежных средств на основании накладных расходов компании

Я никогда не забуду то чувство, которое испытал, когда расходы моей компании впервые превысили 100 000 долларов в месяц. Это случилось примерно через четыре года после ее основания, и я чувствовал безумный страх. Я быстро привык, что компания сжигает по 25 000 долларов в неделю (и это было только началом эпохи больших расходов, которые росли в геометрической прогрессии по мере роста компании).

Если вы плохо разбираетесь в финансах и не следите за статистикой, пара неудачных месяцев может обернуться для вашей фирмы катастрофой.

Информация о ежемесячных и годовых издержках – это крайне важная информация. Если в компании небольшой штат, то вы наверняка используете какое-то бухгалтерское программное обеспечение для управления бизнесом. Если это не ваш случай, то настоятельно рекомендую начать. Наиболее распространенное ПО, QuickBooks™, станет отличным выбором. Надеюсь, у вас есть бухгалтер, который поможет организовать в программе логические категории транзакций для отслеживания расходов. Если вы уже пользуетесь QuickBooks™ или другой бухгалтерской системой, то извлечь данные о расходах должно быть довольно просто. Если нет, то вот несколько общих категорий, которые помогут определить коммерческие расходы:

• Заработная плата (заработная плата сотрудников, включая вашу заработную плату, отчисления в фонды социального и медицинского страхования, а также государственный и федеральный налог в фонд выплаты пособий по безработице, расчеты по заработной плате).

• Недвижимость (оплата аренды или стоимость покупки офиса, коммунальные платежи за места общего пользования).

• Коммунальные услуги (вода, газ, электричество, интернет).

• Канцелярские товары (от чернил для принтера до скрепок).

• Оборудование (компьютеры, мониторы, принтеры и другое оборудование, необходимое для работы).

Если вы плохо разбираетесь в финансах и недостаточно тщательно следите за статистикой, пара неудачных месяцев может обернуться для фирмы катастрофой.

• Маркетинг и реклама (установление деловых контактов, выставки, традиционная реклама и реклама в соцсетях, хостинг сайтов, реклама Pay Per Click).

• Медицинское страхование (часть страховых взносов на медицинское страхование сотрудников).

• Подписки и лицензии на программное обеспечение (Adobe Creative Cloud, онлайн-обучение, SaaS и любые другие услуги с ежемесячной оплатой).

• Питание (обеды для сотрудников, холодильник в офисе и прочие «плюшки»).

• Страхование бизнеса (страхование от ошибок и упущений, страхование ответственности).

Не знаете, как классифицировать расходы? Проконсультируйтесь со своим бухгалтером.

Предположим, есть шесть сотрудников плюс вы сами, а ежемесячные расходы выглядят примерно так:

Теперь, зная ежемесячные расходы, давайте проверим сотрудников и их учетное рабочее время. Учетное рабочее время определяется как количество часов, которое клиент оплачивает за работу сотрудника. Другими словами, это то время, которое сотрудник может потратить на рентабельный проект. Например, офис-менеджер компании, скорее всего, бесценен, но чаще всего ни одна из его задач не влияет непосредственно на рентабельные проекты. При этом программист может тратить бˆольшую часть или даже все свое время на выполнение задач для платежеспособных клиентов. В этом случае процент времени программиста, который считается «оплачиваемым», составляет 100 %.

Следует задать себе вопрос: «Сколько времени каждого сотрудника потенциально используется для выполнения задач по рентабельным проектам?»

Попробуйте просто предположить, ведь если вы не отслеживаете конкретное время, то и не можете назвать конкретное число. Например, если вы как собственник проводите большую часть своего времени, занимаясь продажами и бухгалтерским учетом, у вас может оставаться всего 40 % времени на работу с клиентом. Однако программист Питер пишет код и больше ничем особо не занят, поэтому 80 % его времени потенциально может быть использовано для работы, которую оплачивает клиент. Наша цель – определить общее количество потенциального рабочего времени среди всех сотрудников вашей организации.

Полагаю, будет разумно предположить, что максимум времени, которое кто-либо может потратить на клиентский проект, составляет 80 % рабочего дня. Если учесть совещания, время на чай и перерывы, отпуск и кикер в офисе, то никто не стоит 100 %. Когда вы будете делать аналогичные расчеты для своей компании, я рекомендую использовать максимум 80 %.

Для расчета производственного времени каждого сотрудника воспользуемся методом из предыдущего раздела. Возьмите 2080 часов сотрудника, работающего полный рабочий день (40 часов в неделю 52 недели в году), и умножьте на процент потенциального рабочего времени каждого человека, чтобы рассчитать общее количество потенциального производственного времени.

В таблице ниже представлено производственное время каждого сотрудника, пошагово уменьшаемое на 5 %. В первом столбце представлено 2080 часов потенциального рабочего времени в год. Второй столбец – это процент времени, за которое клиент платит. Последний столбец показывает годовое рабочее время, скорректированное с учетом указанного процента.

Анализ количества рабочего времени, которое может предложить каждый сотрудник, – это критически важный шаг, позволяющий рассчитать точную почасовую скорость сгорания денежных средств. Давайте рассмотрим гипотетический список из семи сотрудников. В таблице ниже указан каждый сотрудник, процент времени его работы над заказом (процент, подлежащий оплате) и количество годового рабочего времени.

На основании этих расчетов у компании есть 7384 рабочих часа в год, чтобы покрыть годовые расходы в размере 584 400 долларов.

Саша, офис-менеджер, не выполняет никаких задач, которые можно будет включить в счет, и не делает вклад в общее производственное время. Салли, арт-директор, проводит время с вами на совещаниях по продажам, поэтому она тратит 60 % рабочего времени на клиента. Джон, Ольга и Питер работают в поте лица и тратят большую часть своего рабочего времени (80 %) на проекты клиентов.

Теперь давайте посчитаем почасовую скорость сгорания денежных средств компании, поделив совокупные годовые расходы на общее годовое рабочее время.

Расчет будет выглядеть так:

Напоминаю, что следует всегда округлять в бˆольшую сторону, даже если это противоречит правилам математики. Таким образом вы получаете почасовую скорость сгорания денежных средств, равную 80 долларам. Мы всегда округляем так, потому что лучше ошибиться в сторону прибыли, чем убытка. В этом случае, если вы рассматриваете стоимость работы на основании своих затрат, то должны брать минимум 80 долларов в час, чтобы покрыть расходы на проект.

Имейте в виду, что этот метод используется для расчета смешанной почасовой скорости сгорания денежных средств по всем сотрудникам. В действительности же время арт-директора, скорее всего, будет стоить дороже, чем время дизайнера, но можно сойти с ума, пытаясь рассчитать цену проекта, учитывая стоимость работы каждого отдельного сотрудника. Однако при определении стоимости работы компании значения смешанной почасовой скорости сгорания денежных средств обычно достаточно.

Признаю, что на первый взгляд это может показаться немного сложным. Но, как я уже говорил ранее, стоит копнуть глубже, и вы сразу же разберетесь, что к чему. К тому же вам необходимо знать эти цифры, чтобы вы могли устанавливать выгодную цену проектов. Найдите время, чтобы рассчитать свою почасовую скорость сгорания денежных средств, используя следующий рабочий лист.

Всегда округляйте в большую сторону, даже если это не по правилам. Лучше ошибиться в сторону прибыли, чем убытка.