Упражнение 3

«Разбор почты»

Положите рядом с собой лист бумаги или блокнот. Откройте почту, создайте папки «Текущие» и «Завершенные». Нужные письма, которые касаются нынешних проектов, – переносите в папку «Текущие». Задачи, которые связаны с этими письмами, выписывайте на бумагу. Если в письме нет ничего, кроме напоминания, адреса, телефона, – выписав информацию, можно сразу убирать их в «Завершенные». Не делайте задачи сразу, даже если очень хочется, – первым шагом нужно разгрести почтовый ящик и собрать все в одно место. Иначе вы получите слишком много переключений (с разбора почты на реализацию и обратно) и быстро устанете.

После разбора почты можно работать со списком задач. Короткие (менее пяти минут) делайте сразу. Адреса, телефоны, контакты переносите в адресную книгу (можно делать это сразу на этапе разбора). Большие задачи заносите в ваш список дел: планер, ежедневник, приложение. При желании их можно разбить по срочности: «Очень срочно», «На этой неделе» и «Когда-нибудь, когда все это закончится».

По завершении очистки (это может занять от получаса до нескольких часов) должен остаться идеально пустой ящик для «Входящих». Если писем слишком много (например, несколько тысяч), можно перенести полностью весь почтовый ящик в «Завершенные», а затем вручную вытащить из него письма с актуальными задачами. Если там что-то и потерялось, то вы все равно об этом не вспомните, поэтому нет смысла переживать о мелочах. А о реально важных задачах вам напомнят еще двести раз. Лучше сделать грубый разбор, чем застрять на этапе «надо бы разобрать почту, но это слишком сложно, поэтому я буду мучиться дальше».

«Поняла, что меня очень угнетают многочисленные папки, куда переезжала почта из «Входящих». Они стройно маячили слева с отложенными (порой непрочитанными) полезными и интересными вещами, которые я собиралась посмотреть «когда-нибудь», «когда-будет-время». Все так аккуратненько и структурированно… и так печально. В общем, оставила я папку «Покупки», «Текущие» и «Завершенные», свалила все письма в «Текущие» и начала зачистку. Интересные ссылки в письмах 2016 года – уже, конечно, не рабочие. И зачем я хранила письма типа: «вебинар будет доступен 3 дня» и «40 %: акция заканчивается завтра» с 2017 года до сих пор?..»

Ненужные письма. Отпишитесь от всех рассылок, которые не приносят прямо сейчас практической пользы. Даже если это что-то интересное – всего интересного не объять. А развлекательные, но бесполезные рассылки просто тратят ваше время. Отписывайтесь, не читая. Иначе зачистка закончится прочтением каких-нибудь крайне интересных статей на «Лайфхакере». Как правило, для этого есть кнопка «Отписаться» («Unsubscribe»), мелким незаметным шрифтом в самом конце. Если кнопки нет – с помощью правил обработки почты настройте ящик так, чтобы все письма с этого адреса автоматически попадали в папку «Спам» или «Удаленные».

Не нужно хранить письмо во «Входящих», если из всей полезной информации в них только телефон или адрес. Для этого есть записная книжка (бумажная или электронная). Переписываем в нее контакты – а сами письма отправляем в архив.

Не держите во «Входящих» письма, которые нужны только как напоминалка: не забыть сходить на выставку, деловую встречу, выполнить какое-то задание. Для задач и встреч используйте ежедневник или блокнот со списком задач.

Не стоит держать важные вложения только в почтовом ящике. Если документы важны – сохраните их у себя на компьютере, не забывая о системе папок, которую создавали в течение предыдущих глав. После этого письма можно убрать в архив. В некоторых случаях люди хранят файлы на почте в качестве резервной копии – например, сканы документов. Для таких писем можно создать в почте специальную подпапку «Бэкапы».

Письма-воспоминания. Если в почте лежит романтическая переписка, теплые пожелания от друзей или комплименты от заказчиков, эти письма могут быть вам важны. Оставлять их «болтаться» во входящих или текущих не стоит – они будут отвлекать внимание и переполнять ящик. Но если они просто уйдут в архив, вы о них и не вспомните.

Можно сохранить такие письма в виде скриншота и положить на компьютере в папку с воспоминаниями. Конечно, они должны вызывать только радость и их не должно быть чересчур много. Как и в случае с «файлами на память», лучше собрать среди жемчуга и бисера приятных слов только настоящие бриллианты чувств, не обесценивая их чем-то посредственным.

«Многоящичье». Если у вас не один, а несколько ящиков, проверка почты может превратиться в жонглирование горящими стульями. Если у вас всего две почты, личная и рабочая, – это удобно, так как каждая из них предназначена для строго определенной цели. Если же у вас три-пять ящиков и в них все вперемешку – стоит навести порядок.

Если ящиков так много, что вы начали в них путаться, напишите их списком, с комментарием, зачем нужен каждый из них (если вы сделаете это ручкой на бумаге, осознание будет более полным). Перед глазами у вас появится ясная картина того, сколько у вас всего, и главное – что из этого нужное. Теперь при разборе можно разделить ящики по функциям и в каждом из них сохранить только письма нужного типа. А давно ненужные почтовые аккаунты – удалить.

Например, у вас три почты для личной переписки – выберите себе одну и пользуйтесь только ей. При необходимости сделайте рассылку своим адресатам, и постепенно они все привыкнут писать вам на новый адрес. Проверять одну почту гораздо проще, чем три, – сэкономите себе кучу времени.

Современные почтовые клиенты и сервисы предлагают новые возможности. Например, если у вас несколько почт на одном сервисе, можно переключаться между ними, и при этом не нужно каждый раз вводить логин-пароль. Для разных сервисов можно включить функцию сбора почты – когда со всех почтовых ящиков почта собирается в один, а уже с него вы отвечаете всем желающим. Если вам так удобно, можно не удалять ненужные почтовые аккаунты, а просто собрать их в одну «связку» и читать всю почту в одном окне, не тратя каждый раз время на вход-выход.

Бывает и так, что вам необходимо иметь несколько ящиков, но «связка» всех почт воедино для вас неудобна. У меня была знакомая девушка, которая держала почтовые ящики для пожилых людей, помогая им оплачивать квартплату и пользоваться госуслугами в сети. И это было довольно трудоемко: ей приходилось работать с двумя десятками почт. По ощущениям это был хаос и бардак – она в них часто путалась. Я порекомендовала составить список, где для каждого ящика указаны логин, пароль и комментарий, для кого она его использует. Так все свои аккаунты можно охватить единым взглядом – и больше не пытаться удерживать в памяти.

Экономьте мозг. Для максимальной эффективности инструменты нужно использовать специализированно. Почта – не записная книжка, не ежедневник, не хранилище файлов. В идеале это несрочный способ коммуникации (то есть для проверки пару раз в день, а не каждые пятнадцать минут). Вы можете использовать ее любым удобным образом – но делайте это осознанно.

На будущее заведите привычку не оставлять письма во «Входящих» для напоминаний: разбирая почту, сразу создавайте себе задачу для письма и затем перекладывайте отработанные в «текущие» или «завершенные». Таким образом можно сделать работу с почтой крайне эффективной, при этом заходя в почтовый ящик всего несколько раз в день. Лично я живу с такой схемой уже несколько лет, и каждый раз, наблюдая в конце рабочего дня пустую папку «Входящие», испытываю облегчение, восторг и гордость за продуктивно проведенный день. Попробуете?

«Сначала не совсем уловил, зачем чистить почту. Поток писем-то у меня мизерный. Поэтому непрочитанных сообщений у меня в принципе нет. У меня три ящика. Потом пробовал собрать все в одно место – запутался. 7098 писем только на майле. Решил, что надо все это дело перекурить… обдумать… Перечитал задание еще раз. Чищу папки. Оно и верно – для чего хранить?.. Зачем мне вот эта рассылка? Что это вообще? Как оно тут оказалось? И так далее. В итоге – почта пуста. И у меня теперь новое правило. Прочитал? Надо? Сохрани. Нет? Удали».