Электронная почта

Эффективная работа – когда почта не тратит вашу энергию. Вы быстро находите нужное письмо; разбирать информацию легко и просто; ваше сознание не паникует при виде десятков неотвеченных писем. Один из способов этого добиться – оставить папку «Входящие» пустой. Иначе подсознание начинает панически пожирать мыслетопливо. «О боже, мне нужно ответить на все эти письма, только не знаю, с каких начать – с прошлого месяца или лучше с сегодняшних?» «Не забыть бы сходить на вот эту встречу» «Этот проект еще актуален, оставлю-ка я его письмо здесь». Знакомая ситуация?

Пустые «Входящие» – для многих звучит фантастично. Но это не так сложно. Лучший способ – разложить нужные письма по другим папкам, убрав их из «Входящих» (если это позволяет ваш почтовый клиент). А все ненужное – удалить.

Сортировка по папкам. Большинство почтовых сервисов позволяют создавать папки и перекладывать в них письма. Это удобно, если нужно хранить деловую переписку (например, пока не завершится проект) или «подушку безопасности» из серии «кто виноват и теперь будет платить» (договора, условия работ, сроки, контракты и пр.).

Нужно ли создавать папки на каждого клиента и скрупулезно сортировать почту? Недавнее масштабное исследование показывает, что разница в поиске писем в несортированной и сверхсортированной почте составляет всего несколько секунд. При этом сортировка жрет кучу усилий. Поэтому, конечно, сортируйте, если вам так нравится, но учтите, что неэффективность этого метода однажды была доказана.

От себя хочу предложить максимально простую и минималистичную схему. Создайте всего две подпапки: «Текущее» и «Завершенное». Работа с почтой будет выглядеть так. Письма падают во входящие. Вы периодически просматриваете почту и читаете сообщения. Если в письме содержится много вспомогательной информации и нельзя выполнить задачу в течение пары минут, вы записываете ее в ежедневник, а само письмо переносите в «Текущие». Если письмо отработано, задача из него выполнена, а информация сохранена – оно перемещается в «Завершенные», где может лежать годами, никак вас не беспокоя. А в случае форс-мажора («Кто потерял в договоре ноль в сумме заказа?») нужную информацию можно найти поиском.

Мы делаем это для того, чтобы отделить напоминания от задач. Почта – не список дел, потому что туда постоянно приходят новые письма. Просмотр почты обычно происходит примерно так: «Так, надо бы поработать. Интересно, что у меня тут самое важное… О, новая рассылочка! Пойду почитаю. А кто мне тут комментарии оставил?..» Это все равно как если бы в ваш личный ежедневник прибегали и дописывали свои дела коллеги, начальник и спамеры. «Входящие» – это куча напоминалок, которые нужно разобрать. «Текущие» – это задачи, которые вы ставите себе сами и которые сами контролируете. Вы, а не другие люди! Как только вы поймете эту разницу, разбор даже огромных массивов почты станет эффективным.

Существуют и другие способы отделять задачи от напоминаний. Выберите для себя вариант, который покажется вам более удобным. Например, в моей практике был случай, когда на корпоративную почту было настроено порядка пяти сотен скриптов, автоматически раскладывающих письма по нужным папкам. Естественно, приводить всю эту систему к двум папкам было бы долго и непродуктивно. Но нам все равно удалось отделить напоминалки от задач. Напоминалками стали непрочитанные «жирные» письма. Владелец почты ежедневно проходит по всем папкам и выписывает из них задачи в ежедневник. После прочтения письмо становится «текущим». Эффективность повысилась: больше не нужно постоянно проверять почту, все задачи записаны в таскменеджере и не потеряются.

Если вы часто передаете задачи другим, появляется папка «Делегированные». Теперь, когда вам нужно поработать самому, вы заходите в папку «Текущие», а когда нужно потыкать палочкой в подчиненных – в «Делегированные». Обратите внимание! Когда звучит задача «Надо переслать это письмо прорабу, чтобы он сказал сроки» – это все еще «Текущие». А вот когда письмо уже переслано или переформулировано, оно переезжает в «Делегированные», и в ежедневнике появляется пометка «Пнуть прораба». Также можно перекладывать письма в «Делегированные» из «Отправленных» – так у вас перед глазами будут четкие задачи, которые вы сами и поставили.

Можно создать несколько подпапок для самых популярных типов писем. Например, у меня есть «Работа», где лежат номера карт, ссылки на серверы и прочее, что нужно регулярно и не привязано к конкретным проектам. Есть «Пароли и аккаунты», куда сваливается регистрация в интернет-магазинах и на маловажных сайтах. Теоретически я могу найти их и поиском, но мне удобнее держать их в одном месте и периодически очищать, просматривая в виде списка.

Если тема письма непонятна – перешлите его самому себе и в разделе «тема» напишите понятное описание в несколько слов. Это сильно облегчит поиск в будущем.

Последовательно зачищайте ящик. Если ваша почта – это хаос из нужных писем и мусора, придется потрудиться. Начните с самых старых писем и идите от них к более новым. Так будет проще принимать решения. Удаляйте или архивируйте все, что неактуально. Если вы точно знаете, что ищете – можно пользоваться поиском по датам, адресатам или ключевым словам. Например, одним махом удалить все письма от бывшей жены, или все билеты на концерт, или все, что старше пары месяцев.

Еще один удобный лайфхак – создать в почте кнопки, которые автоматически совершают какое-то действие. Например, у меня есть кнопка «Завершенные», при нажатии на которую письмо сразу улетает в соответствующую папку. Сколько нервов она мне экономит, вы бы знали!