Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Если вы не будете управлять своим временем, оно начнет управлять вами. А это уже не шутки.
Робб Збиерски, писатель
Когда я познакомился с Обри, она показалась мне чрезвычайно деятельной женщиной. Она была просто олицетворением занятости. Она купила страховое агентство у человека, который за несколько лет до этого предложил ей первую в ее жизни работу в страховании. Обри начинала как административный помощник и строила свою карьеру так успешно, что ее руководитель, уходя на пенсию, продал ей свою компанию, чтобы бизнес мог развиваться дальше.
Кроме того, Обри была очень активным членом профессионального сообщества. Она принимала участие в ежемесячных конференциях страховщиков по всей стране. Обри возглавляла программу тренинга для руководителей и помогала ее участникам в составлении расписания занятий на год, совершенствовании продажных навыков и выборе персонала.
И словно ее профессиональной загрузки было недостаточно, Обри увлекалась (впрочем, увлекается до сих пор) вязанием, причем на таком уровне, который позволял ей регулярно продавать свои изделия в магазинчике на . Помимо этого она вела и активную общественную работу, организуя в своем районе ежегодный благотворительный фестиваль искусств. Постойте, а я упомянул, что у Обри был еще и черный пояс по джиу-джитсу и она несколько раз в неделю проводила тренировки для новичков в боевых искусствах? Обри определенно было чем заняться, но главным ее приоритетом, безусловно, оставалось развитие собственного страхового бизнеса.
Когда Обри только села в кресло руководителя, у нее было шесть огромных, до потолка, шкафов, заполненных делами клиентов. Некоторые контракты были новыми, некоторые — старыми, часть из них была актуальна, а часть — просрочена (и порой довольно сильно: часть клиентов уже умерла, а их дела все еще хранились). Когда Обри пришла на нашу первую встречу, она была абсолютно уверена, что, если она будет час в день посвящать разбору этих файлов, чтобы возобновить отношения со старыми клиентами, этого будет достаточно для достижения ее финансовых целей.
Хотя у Обри была масса дел, не связанных с ее основной задачей (и порой это довольно сильно мешало ей), среди ее важных дел было одно крайне полезное. Будучи фасилитатором обучающих программ для руководителей, Обри начинала постепенно обретать ясность относительно того, что же важно для нее самой. Она нашла время, чтобы поразмыслить над тем, кто она и к чему стремится. И для наших с ней сессий это была самая ценная информация.
После нескольких недель подготовительной работы для нас пришло время рассказать Обри о «Решении двух часов». И вот тут-то начиналось самое интересное…
Если вы читали нашу книгу , ты вы уже знакомы с программой «Решение двух часов». Если же нет, то предлагаем узнать о ней сейчас.
«Решение двух часов» — это конкретный доказанный метод тайм-менеджмента из семи шагов. Он представляет собой еженедельную встречу с самим собой. Цель этой встречи — вспомнить о том, что для вас важно, увидеть общую картину, поразмыслить над своими целями и мечтами и, наконец, составить такое расписание на следующие две недели, которое поможет вам к этим целям приблизиться. Как вы, наверное, уже догадались, этой встрече вам надо уделить не меньше двух часов подряд. Но запомните: это время не для того, чтобы составлять для себя список задач. Вы должны потратить эти два часа на обретение ясности, чего вы хотите достичь, определить основные цели на неделю и визуализировать положительный результат. Иными словами, суть этого упражнения в том, чтобы позволить вам самому управлять своей жизнью, вместо того чтобы быть ее пассивным зрителем. «Решение двух часов» состоит из семи шагов.
Вообразите себе свою идеальную жизнь. Представьте, как хотели бы вести себя в различных ситуациях. Ведите себя так, словно вам это уже удавалось! Это не случайно является первым шагом. Если вы толком не знаете, чего хотите достичь, то неважно, как вы распорядитесь временем. Если у вас нет четкого понимания, какой результат вы хотите получить от совещания, то неважно, что вы будете там обсуждать. Не понимая, куда вы хотите попасть, вы вряд ли сможете выбрать прямой, короткий и легкий путь туда. Большинство наших клиентов тратит на этот первый шаг тридцать — сорок минут из отведенных на весь метод двух часов. Как боксеры на ринге заводят себя с помощью музыки и пиротехники, зарядите себя энергией на всю будущую неделю, визуализировав жизнь, к которой вы стремитесь.
Дэн принял участие в нашей обучающей программе и обогатился рядом потрясающих инсайтов о том, чего он по-настоящему хочет и как ему наилучшим образом использовать свои способности для достижения целей. После завершения занятий с нами Дэн погрузился в работу и вскоре получил повышение, о котором мечтал три года. Вот и говорите, что наши методы не работают! Однако Дэн быстро понял, что с повышением в должности и увеличением зарплаты приходят большая ответственность и занятость. Однажды Дэн внезапно появился в нашем офисе, чтобы сказать спасибо. И когда мы спросили его, почему он посчитал необходимым выкроить в своем насыщенном графике время на визит к нам, его ответ оказался очень трогательным: «Вы заставляли меня думать и вспоминать о таких важных вещах, как мои ключевые ценности и цели, каждый день, каждую неделю. Они отпечатались в моем мозгу. На моей новой позиции я постоянно сталкиваюсь с новыми вызовами и проблемами. Что скрывать, иногда бывало так тяжело, что я думал о том, чтобы уволиться или вернуться на прежнюю должность. Но в этот момент я вспоминал о своих целях, восстанавливал видение своего идеального будущего и всего того, что важно для меня. Я думал обо всем, что мы с вами обсуждали, чему вы меня учили, — и получал мощный заряд мотивации продолжать движение вперед. И насколько же проще принимать решение, имея такое мощное подспорье!»
Неплохо, Дэн… Совсем неплохо.
Существуют дела, которые вы никогда не сможете вычеркнуть из своего календаря. Свадьба в субботу? Определенно, это считается за твердую договоренность! В среду будет плановое кесарево сечение? Скорее всего, оно тоже состоится при любом раскладе. Давайте считать, что подобные обязательства высечены в камне. Договорились отвести детей в зоопарк в четверг? Аналогично. Хорошая новость заключается в том, что большинство из тех, кто хочет считать себя организованными и ответственными людьми, уже пользуются электронными календарями и вписывают туда все запланированные дела. «Решение двух часов» — отличный повод пересмотреть свой календарь и поразмыслить, что из запланированных дел действительно является важной договоренностью, а что можно и нужно заменить более важными для вас вещами. Повторюсь, смысл упражнения в том, чтобы вы активно участвовали в планировании своей жизни, а не просто плыли по течению.
Время для совершенствования — то, которое вы тратите, чтобы сделать себя сильнее, умнее и быстрее. Ходите на тренировки? Отметьте это в своем календаре. Готовитесь к квалификационному экзамену? Найдите в своем расписании место для чтения и практики. Необходимо пройти курсы повышения квалификации, чтобы продлить лицензию? Какие курсы и воркшопы вы собираетесь посетить и когда? Время для совершенствования можно тратить на чтение, прослушивание подкастов, просмотр тренингов или обучающих видео, медитацию, бег, поездки на велосипеде, силовые тренировки, йогу… Думаю, вы уловили идею. Главное, чтобы все эти занятия помогали вам стать лучшей версией себя. Многие, конечно, удивляются, почему утреннюю прогулку вообще необходимо отмечать в календаре или почему это надо сделать до того, как внести в календарь рабочие задачи. Причин на самом деле две. Во-первых, если вы не запланируете эти действия, очень велика вероятность, что вы ими пожертвуете в угоду лени, прокрастинации или того, что вам сиюминутно покажется более важным.
Я (Робб) работаю из дома, и это позволяет мне в любой удобный день в обед совершать велопрогулки. Но трудоголик внутри меня постоянно стремится сделать максимум возможной работы, а ведь мое обеденное время часто не является таковым для клиентов из других частей страны. И если я не внесу велопрогулку в календарь, будет очень легко поддаться искушению и сделать еще один звонок. Или ответить, когда звонят мне. Или написать ответ на письмо, которое на самом деле вполне могло бы дождаться «красного» времени (чуть дальше я расскажу подробнее, что это такое).
Во-вторых, чтобы оставаться на максимуме своих способностей, вам необходимо находить время для совершенствования, потому что именно эти занятия делают вас лучше. Это как с кислородной маской в самолете. Сначала наденьте на себя, а потом помогайте другим. Знаете, почему вам об этом напоминают перед каждым полетом? Потому что люди обожают помогать другим. Они готовы делать это в ущерб себе. Но вы никому не сможете помочь, если будете мертвы. Чтобы действовать, вам необходим кислород. Думайте о времени для совершенствования как о своей кислородной маске.
Далее идет «зеленое» время. Оно относится к вашей профессиональной деятельности и называется так потому, что зеленый — цвет денег (или травы, если вы, как мы пару лет назад, работаете с ландшафтными дизайнерами). Это те действия в вашей работе, которые непосредственно приносят вам доход. Например, для финансового аналитика это встреча с клиентом. А для хирурга-стоматолога — время, которое он проводит в операционной. Риелторы отводят это время для написания предложений клиентам. Сомневаетесь, каким задачам посвятить свое «зеленое» время? Любым, которые перечислены в ваших служебных обязанностях. А чтобы сделать это время еще более продуктивным, используйте визуализацию. Если вы назначили встречу с клиентом, подумайте, каким будет идеальный результат этой встречи, и затем представьте себе ее ход во всех деталях.
Одна из наших клиенток, работавшая страховым агентом, никак не могла взять за правило устанавливать себе приемные часы, когда она доступна для новых клиентов. По ее словам, «она хотела быть доступной для клиентов всегда, когда им это удобно». В результате все ее дни превращались в погоню за клиентами в попытках подстроиться под их графики, а количество реальных продуктивных встреч при этом было невелико.
Через несколько месяцев жизни по этому безумному расписанию она наконец-то решила попробовать выделять в календаре дважды в неделю «зеленое» время, когда она открыта для общения с клиентами. Всем, кто обращался к ней вне этих промежутков времени, предлагалось назначить встречу в приемные часы. Если клиент был в это время занят, то встреча переносилась на следующее «зеленое» время в ее календаре и т. д. И что же изменилось? Наша героиня перестала быть заложницей чужих графиков жизни. Из назойливого продавца, гоняющегося за своими клиентами, она превратилась в полноценного партнера, с которым необходимо сотрудничать и договариваться. В результате у нее освободилось много времени для развития бизнеса и поиска новых возможностей. А клиенты стали проявлять уважение к ее рабочему графику.
«Красное» время — тоже часть вашей профессиональной деятельности. Это время, за которое вам не платят напрямую, но которое становится подспорьем для «зеленого» времени. В «красное» время выполняются исследования, проводится подготовка к презентации, классификация потенциальных клиентов, оформление документации, оценка эффективности работы и другие вспомогательные действия. Это все то, что надо сделать, чтобы ваше «зеленое» время было потрачено с максимальной пользой. Если вы не запланируете для этих задач специальное время в своем календаре, то они поглотят все ваше время, и вы просто будете не в состоянии заниматься делами, которые действительно приносят вам деньги. Наверняка у вас бывали такие дни, когда вы крутитесь как белка в колесе, постоянно чем-то заняты, но при этом не ощущаете никакого видимого прогресса в задачах. Будьте уверены, в такие дни вас поглотили задачи для «красного» времени.
Посмотрите на все, что вы запланировали на предыдущих пяти шагах. К этому моменту вы уже повторили свои цели, представили успех, продумали и выделили время для всех дел, которые нужно выполнить на предстоящей неделе. Вероятнее всего, сейчас, глядя на календарь, вы заметите большие отрезки времени в своей неделе, на которые ничего не запланировано. Это ваше «гибкое время». Его наличие позволяет вам произносить самые главные слова для повышения продуктивности:
Я бы с радостью, но не могу сейчас.
У вас когда-нибудь были клиенты, которым требовалась ваша помощь прямо сейчас и которые ждали, что вы немедленно бросите все свои дела, чтобы заняться ими? Именно в таких ситуациях формула «Я бы с радостью, но не могу сейчас» становится очень полезной. Вместо того чтобы позволять своему графику пойти кувырком из-за таких задач, вам надо научиться управлять подобными ситуациями. Но это возможно только в том случае, если в вашем календаре заложено «гибкое время», которое как раз и можно посвятить решению таких внезапных и срочных задач. Если вы говорите человеку, обратившемуся за помощью: «Я бы с радостью, но сейчас не могу. Но я готов встретиться с вами сегодня в два часа дня», то события дальше развиваются одним из двух способов. Клиент или придет в предложенное время, или сам придумает, как решить свою проблему, освободив вам таким образом еще больше времени! Точно так же, если к вам приходит начальник и говорит, что вы должны выполнить срочную работу, причем немедленно, «гибкое время» позволит вам перенести дела, которыми вы были заняты в тот момент, на это окно в расписании, и таким образом вы успеете сделать все — и запланированное, и срочное. Довольно удобно, не правда ли?
Хотим поделиться с вами одним из моих любимых примеров того, как это работает в реальной жизни. Возможно, кому-то покажется, что это чересчур, но дочитайте до конца.
Джеймс — один из ведущих пародонтологов в стране. Он служит примером для всех: его коллеги готовы следовать всем его советам в попытках достичь аналогичных результатов. И уж конечно, именно к нему они обратятся, если им самим потребуется стоматологическая помощь. Несколько лет назад мы с Джеймсом и еще парочкой наших друзей обсуждали вопрос управления своим графиком. И вот что Джеймс рассказал:
«Моя команда очень мотивирована уровнем оплаты труда. У нас внедрена система бонусов, и вся эта структура держится исключительно на том, как часто я могу быть в операционной и проводить процедуры для своих клиентов. Но помимо основной работы я время от времени выступаю с лекциями в разных частях страны, не говоря уж о том, что у меня есть семья, которую я люблю и с которой хочу проводить время. Поэтому мое операционное время очень ограниченно (А) и при этом исключительно ценно (Б). Я провел кое-какие расчеты и выяснил, что за час чистого времени, проведенного в операционной, я зарабатываю тысячу шестьсот долларов. Моя команда понимает, что чем больше получу я, тем больше получат они. Соответственно, чем меньше времени я трачу на вещи, с которыми они вполне могут справиться сами, тем лучше будут идти дела в целом. Главное, объяснить своим сотрудникам, что совершать ошибки — это нормально.
Члены моей команды, с одной стороны, очень заинтересованы в том, чтобы практика приносила больше дохода, а с другой — испытывают потребность постоянно со мной консультироваться по разным вопросам. Разумеется, это уменьшает количество времени, которое я могу посвятить непосредственному зарабатыванию денег. Поэтому я огласил для своей команды следующее правило: если у вас есть вопрос, который стоит больше тысячи шестисот долларов в час, то я, вне всяких сомнений, готов вас выслушать. Если же ценность этого вопроса ниже, то у вас есть карт-бланш на самостоятельные решения».
Я часто рассказывал эту историю на тренингах и семинарах в качестве идеального примера того, как надо ценить свое время. Представьте теперь мое удивление, когда я, встретив на вечеринке Джеймса и поблагодарив его за ценные уроки, услышал в ответ: «А, это… Мы больше так не делаем». — «Как, почему? Что случилось?» — Теперь мой тариф — двадцать семь долларов в минуту. Ко мне постоянно подходили люди с вопросами, начинающимися: “Доктор, я только на минутку”. Так что я принял решение изменить тарификацию и сказал команде: “Если у вас есть вопрос или идея, ценность которых выше двадцати семи долларов в минуту, я готов вас выслушать. Однако если они стоят меньше — справьтесь с этим, пожалуйста, сами”. Сейчас я требую, чтобы ко мне обращались только в тех случаях, когда неверное решение может разрушить партнерские взаимоотношения, причинить члену команды или пациенту физический вред или обойтись нам дороже семисот долларов. Все остальные проблемы, очевидно, не стоят двадцати семи долларов в минуту».
Я был заинтригован этим изменением в правилах и задал тогда свой ключевой вопрос: «И насколько эта система выигрышна для тебя и твоей команды?»
Джеймс не колебался ни секунды: «Робб, у нас был самый успешный год за всю историю моей карьеры. Я выплатил команде максимальные бонусы, и, поверь, они заслужили каждый цент».
Я в восхищении.
Это время, когда вы можете заниматься чем угодно, что помогает вам отдохнуть и восстановиться. Это может быть свидание, поход в кино, занятия рукоделием или садоводством. Все что угодно, если это приносит вам радость и обновление. Да, можете даже просто поваляться перед телевизором, если это то, что вам нужно.
Самое главное — подойти ко всем запланированным действиям осознанно и с четким пониманием своей цели. Это и будет секретным ингредиентом, который заставит весь метод работать. Визуализируйте новые перспективы, которые появятся благодаря бумажной работе. Представьте себе пациента, довольного своей новой улыбкой. Вообразите, как радостно обнимет вас ребенок, когда вы неожиданно возьмете его с собой на обед. Эти яркие картинки и ясность, которую они вам дают, будут тем самым компасом, который поможет вашему внутреннему Слону не сбиться с пути, двигаясь к поставленным целям.
Вскоре после того, как я (Робб) с семьей переехал в Иллинойс, я заскучал. Была середина января — самое тягостное время года, и на несколько месяцев мы оказались взаперти. За это время я изрядно набрал вес, поскольку совсем не являюсь фанатом тренировок в зале, а возможности ездить на велосипеде не было. Мне нестерпимо хотелось чем-нибудь себя занять. Обычно наибольшее удовольствие мне доставляет возня с велосипедами: починка, сервис, прокачка. Когда у меня бывает свободная минутка, я частенько провожу ее в мастерской, в окружении своих железных коней. Но в тот момент все мои велосипеды были в полном порядке и не требовали внимания, так что я решил предложить свои услуги соседям. Наш дом находился в тихом пригороде, в близкой доступности от четырех школ, трех бассейнов и двух магазинов. Это было практически воплощение мечты любого родителя!
Ближайший веломагазин был примерно в десяти — пятнадцати минутах езды, поэтому я решил: почему бы мне не предложить услуги по сервису велосипедов прямо в моем гараже? В конце концов, людям приятно поддерживать своих соседей, правда? Чтобы обратить на себя внимание, я решил сначала в качестве платы за сервис принимать бутылочку пива. Так появился магазинчик «Ремонтирую за пиво». Я разместил пару рекламных объявлений в интернете и сделал для магазинчика страницу на Facebook, чтобы сообщить об открытии.
Мой настрой был оптимистичен: я был уверен, что все отлично придумал. Но при этом мне совершенно точно не хотелось подрываться ради ремонта в любую минуту. Чтобы этого избежать, нужно было назначить удобные мне «часы работы», так что я нашел электронный планировщик дел, который подтягивал информацию из моего основного Google-календаря. Он позволял мне выделить временные промежутки в удобные для меня дни, когда я был готов принимать заказы на ремонт. Доступным для записи это время становилось только в том случае, если не было помечено как занятое в моем личном календаре.
Поскольку я уже несколько лет пользовался методом «Решение двух часов», я знал, что обычно бываю свободен по пятницам после пятнадцати часов и воскресеньям после четырнадцати. А поскольку дети ложились спать в семь часов вечера, у меня оставалось каждый день еще как минимум два часа для собственных дел. Таким образом у меня получалось около пятнадцати часов свободного времени в неделю, которое я был готов потратить на свой новооткрывшийся магазин.
Итак, календарь был настроен. Два часа каждый вечер рабочего дня, несколько часов по утрам и вечером в выходные — но только если у меня не было других дел (рабочих поездок, выступлений, бейсбольного матча, свидания с женой). И только тогда, когда мне хотелось заняться ремонтом.
Через шесть недель жена спросила, заработал ли я на этом что-нибудь. «Несколько сот долларов, ничего серьезного», — ответил я. «Так пойди и купи на эти деньги новый холодильник, а то нам негде продукты хранить: старый до отказа заполнен пивом!» По прошествии времени я могу с удовлетворением сказать, что теперь у нас всегда есть достаточно наличных, чтобы заплатить няне, а «запасной холодильник для пива» (как мы любовно его называем) всегда полон. А мои соседи довольны, что им есть куда отдать свой велосипед для ремонта.
Но давайте отвлечемся от денег и выпивки, потому что суть истории совсем не в этом. Моя главная заслуга в том, что этот бизнес вообще существует только потому, что я придумал, как управлять своим свободным временем без ущерба для основных занятий. И если бы не «Решение двух часов», мне бы это никогда не удалось.
Давайте вернемся к истории Обри и посмотрим, как ей удалось справиться с нашим методом.
Прежде всего Обри провела ревизию своих целей и вернулась на путь их реализации. Глобальные цели касались двух вещей: увеличения дохода и снижения задолженностей (если подумать, то это связанные между собой вещи). С самого начала я обратил внимание на то, что существует противоречие между тем, на что Обри хотела бы тратить свое время, и тем, что она делала в действительности. Однако я молчал и ждал, когда она заметит это сама. Для этого ей потребовалось три недели. И однажды она пришла на нашу встречу в состоянии одновременно отчаяния и прозрения.
«Робб, я изо всех сил старалась выкраивать час времени каждый день, чтобы рассортировать все эти документы, но мне стало казаться, что это не лучшая трата времени».
«Почему же?»
«Понимаешь, мне правда очень важно прошерстить все эти бумаги, чтобы найти новые возможности для развития бизнеса, но я начинаю ощущать, что все мои силы уходят на эти задачи “красного” времени, которые не приносят мне денег. Я упускаю возможность встретиться со своими реальными клиентами в удобные для них утренние часы. Я продолжаю упорно отказываться от утренних встреч, потому что мне надо доделать эту большую работу».
Наконец-то. Она поняла.
После этого мы решили подсчитать, насколько в денежном эквиваленте продуктивнее ее «зеленое» время. Ответ: на порядок продуктивнее, чем «красное». Тогда мы обсудили, сколько времени она готова тратить на эти «красные» дела, чтобы быть уверенной, что это не вредит «зеленым» активностям. Ответ: один час в неделю. И знаете, как она этого добилась? Она стала приходить на пятнадцать минут раньше четыре раза в неделю и проводила эти пятнадцать минут за «красной» текучкой, прежде чем приступить к основной работе. Как вы понимаете, очень грустно видеть с утра в календаре огромный отрезок времени, занятый тем, что не принесет реального результата, и гораздо больше мотивирует, когда видишь, что на подготовительную работу придется потратить всего пятнадцать минут, а потом можно будет идти зарабатывать деньги!
Готовы услышать самое смешное? Буквально замедлив свою работу над поиском новых возможностей и сократив это время до пятнадцати минут в день, Обри смогла сосредоточиться на наиболее прибыльных для нее задачах. Обратите внимание: она не забросила проект. Она просто поменяла свои приоритеты. Обри проанализировала, что в первую очередь ей нужно успешно проводить переговоры и закрывать сделки, а затем освободила себе для этого первую половину дня, когда она наиболее активна и полна энергии.
Мы заставляли ее регулярно прибегать к «Решению двух часов» в течение нескольких месяцев. Это было непросто, но результат того стоил. К концу года Обри:
Не так уж плохо для одного года.
Для того чтобы «Решение двух часов» принесло пользу, вам в первую очередь необходимо обрести ясность относительно того, на что стоит тратить ваше время. А вот еще несколько советов, которые помогут вам извлечь дополнительную пользу из этой методики.
«Решение двух часов» и дополнительные советы к нему, которые мы вам предложили, были главным инструментом, который помог нашим клиентам обуздать свой Несущийся-на-всех-парах Мозг. Но помните, что все начинается с четкого определения цели. Без этого ваш мозг вполне может выйти из-под контроля и не привести вас никуда. Чтобы избежать этого сценария, пользуйтесь «Решением двух часов». С его помощью и принимая во внимание девять советов из предыдущего параграфа уже через несколько недель вы сможете ощутить контроль над своей жизнью и перестать быть ее пассивным зрителем.
Войти с помощью соц. сетей: