Совет 9

Контроль сотрудников

Контроль – наиважнейшая вещь в любом процессе, в том числе и в бизнесе. Почему-то изначально представляется, что для того, чтобы контролировать сотрудников, надо обязательно находиться рядом с ними. Конечно, это не так. В противном случае было бы невозможно развивать сеть своего бизнеса или продавать франшизу. Мы же не можем раздвоиться или растроиться, чтобы находиться одновременно в разных местах.

Контролю обязательно нужно учиться, чтобы удаленно управлять сотрудниками.

Самое главное в контроле – это научить сотрудников самоконтролю, дать им точки опоры в проверке своих действий. Они сами должны понимать, правильно они поступают или нет. Если самоконтроль будет отлажен, то контролировать станет гораздо легче.

В основе любого самоконтроля и контроля лежит эталон. Помните, как в первом классе мы с вами писали палочки и крючочки? Сначала нам в прописях показывали эталон – идеально написанную палочку. Мы смотрели, пробовали провести, а потом уже сами учились ее писать. Хорошие учителя просили нас подчеркнуть лучшую написанную палочку, которая больше всего была похожа на эталон.

В любых действиях сотрудник должен знать эталон – то, как правильно делать. Грамотный руководитель дает сотруднику эталон действий, неграмотный – хочет, чтобы подчиненный сам как-то догадался.

Важно прописать все основные моменты деятельности сотрудника. Не надо сочинять красивую должностную инструкцию – надо сначала описать действия и понять, как они должны выполняться. При необходимости можно снять видеоинструкцию.

Самое главное – целостно и беспристрастно посмотреть на должностную единицу. Что вы хотите от нее? Например, если так абстрактно взглянуть на администратора, то станет понятно, что для данной должностной единицы важен внешний вид и профессиональное исполнение обязанностей.

Отдельно прописываете эталон внешнего вида – дресс-код. Далее – эталоны профессиональных действий и то, как и с помощью чего им можно обучить. В ходе этой работы вам сразу же станут понятны и точки контроля сотрудников. Приведу пример, как это можно сделать в таблице.

Так можно расписать по действиям любую должность в любом бизнесе. Вам сразу станет понятно, где образуются провалы в обучении сотрудников, и сами собой наметятся все возможные точки контроля.

Контроль бывает текущим и итоговым. Текущий – это когда мы следим за правильностью процесса, то есть конкретно за тем, как сотрудник исполняет свои должностные обязанности. Например, как стилист приходит на работу, как выглядит, как обслуживает клиентов. Или как педагог ведет занятия в клубе. Или как официант общается с гостями в зале ресторана.

Для текущего контроля надо завести карточки на каждого сотрудника, где отмечать все огрехи и достижения. Опоздал на работу, отпросился – записать. Сделал полезное дело по доброй воле, помог без требования дополнительной оплаты – тоже отметить записью. Так вы будете располагать фактами, а не эмоциями. Самое главное, что многое забывается, если не записывать. Карточки и пометки в них являются хорошими помощниками в оценке сотрудника.

Десять лет я работала преподавателем в РГПУ им. А. И. Герцена на факультете начальных классов. Преподавая историю педагогики, мне приходилось тщательно готовиться к лекциям и практическим занятиям, выискивая интересные факты из жизни педагогов. На всю жизнь мне запомнилась методика работы Антона Семеновича Макаренко со своим педагогическим коллективом. У Макаренко была заведена картотека на сотрудников. Все проступки или, наоборот, положительные действия сотрудника он записывал на карточке, которую ставил в ящичек с его фамилией. Каждая карточка обязательно имела дату. Все карточки располагались в ящичке сотрудника в хронологическом порядке. Если Макаренко предстояло оценить деятельность педагога, он просто просматривал карточки, на которых были зафиксированы не эмоции, а факты.

Я полностью согласна с таким подходом. Причем мне кажется, что данная методика годится к применению не только в педколлективе, но и в любой организации.

По образу и подобию я тоже составила в своем компьютере таблицу, где учитываются качественные характеристики каждого педагога. В таблице сверху идут даты, а в строках – те характеристики, которые оцениваются: вымытые волосы, опоздания, опрятность одежды, жалобы и похвалы клиентов, участие в праздниках, репетициях, разработка сценария праздника и т. д.

Именно такая таблица помогает мне составить правильную картину деятельности и адекватно оценить эффективность работы каждого сотрудника.

Итоговый контроль важно осуществлять каждый месяц. Здесь надо сделать выводы по каждому сотруднику. Если у вас малый бизнес, то проанализируйте поведение сотрудника по карточкам. Сверьте по ним соответствие занимаемой должности и требованиям к ней.

Если от сотрудника зависит приход денег в бизнес, то обязательно проведите итоговый контроль в цифрах: сколько конкретно денег поступило от работы данного сотрудника, сколько ушло на его зарплату и сколько осталось. Так станет понятно, полезен данный сотрудник бизнесу или нет. И еще обязательно посчитайте, сколько денег не пришло в бизнес по вине данного сотрудника (были упущены клиенты, не выполнена работа, клиенты больше не возвращаются после услуги сотрудника и т. д.). Это упущенная выгода.

Очень часто женщины-руководители смотрят на отношения с сотрудником, а не на то, насколько он выгоден бизнесу. Но бизнес-то – это не дружба, он должен приносить прибыль. Поэтому все отношения с сотрудниками надо оценивать прежде всего с точки зрения бизнеса, денег и конкретной пользы, и только потом смотреть на эмоциональную атмосферу.

Бывает, что человек приятный, вам комфортно общаться, но посмотрите на цифры и понимаете, что прибыли от этого сотрудника нет или вы даже работаете в убыток из-за него. Или, наоборот, подчиненный не очень комфортный для вас эмоционально, а прибыль от его работы – существенная. И когда смотрите на цифры прибыли, начинаете лояльнее относиться к данному сотруднику.

На каждую должность у вас должна быть заведена тетрадь или файл в компьютере, где будут прописаны ключевые действия сотрудника. Под них должны быть разработаны подробные инструкции, которые помогут сотруднику правильно исполнять свои обязанности.

Чтобы осуществлять регулярный контроль за сотрудниками, надо прописать точки контроля в ежедневнике. Например, сразу на год планируете, когда, как и с помощью чего вы будете контролировать деятельность администратора. Если потребует ситуация, добавьте еще точек контроля. Но основные моменты вам будут понятны сразу, и их легко запланировать на целый год. Таким образом можно избежать провалов в бизнесе.