Как распланировать свой рабочий день

Пришло время заняться вопросами управления временем и планирования рабочей нагрузки, чтобы ваши планы на предстоящий рабочий день выглядели реалистично, не вызывали у вас стресса и были откорректированы для вас, вашей роли в рабочем процессе и вашего уровня энергии.

Если бы меня попросили указать конкретные плюсы упорядоченной жизни, то я бы поставила на первое место организацию времени. Конечно, я могу строить бюджет, готовить еду, а кому не нравится провести воскресный день в заботах о себе любимой, – но распланировать неделю? Если бы планирование было олимпийским видом спорта, я бы попросила побыстрее отправить меня в тренировочный лагерь. Это одно из важнейших заданий, которое заставляет меня чувствовать, что все схвачено. На протяжении многих лет я отточила умение раскрашивать свои дни таким образом, чтобы сделать все намеченное, но чтобы при взгляде на план у меня не возникало одышки, как у старой собаки на долгой прогулке. Вы уже навели порядок в своем календаре, определились с намерениями, которые подкреплены установленными целями, и стремитесь соблюсти баланс между заботой о себе и социальными мероприятиями. Так что теперь давайте разберемся, как лучше всего внедрить во все это вашу карьеру и определить продолжительность рабочего дня.

Здесь нужно упомянуть о двух навыках. Прежде всего, дело упирается во втискивание заданий. Может быть, объем вашей нагрузки и структура рабочего дня устанавливаются сверху. Вам отведена такая роль, при которой вы точно знаете, что именно вам нужно делать и когда, поэтому тут особо не разгуляешься. Нормально. Некоторые разделы следующей главы могут быть неприменимы к вам, а другие нужно будет адаптировать, чтобы они подходили к различным аспектам планирования как в жизни, так и дома. Однако некоторые могут обнаружить, что, хотя конечная цель и объем работы установлены, но путь, ведущий к их завершению, полностью зависит от вас. Сроки поставлены, но план слишком туманен, и вот тут в дело вступают методы, которыми я собираюсь поделиться.

Когда вы освоили навык планирования, вам нужен такой учет времени, который бы работал вам на благо. Как часто вы доживали до конца недели и чувствовали, что ничего не сделали? Или же сделали недостаточно? Ну так вот, реалистично структурированный план поможет решить эту проблему, а вычеркивание выполненных заданий послужит визуальным знаком: «Привет. Посмотри, что ты наделал». Хорошо составленный план, который был выполнен в меру идеально, приносит такое же удовлетворение, как и звонок вашего приятеля с сообщением, что он опаздывает на встречу, когда и вы тоже опаздываете. Радостно.

Но вот что я вам скажу: вы станете профессиональным планировщиком к концу этой главы. Да, даже те, кто сидит на задних рядах, чьи друзья постоянно повторяют, что время встречи было назначено на час раньше вашего прихода, поступают так потому, что на вас можно делать безотказную ставку и иметь отговорку, чтобы наброситься на десерт. Планируя свое время эффективно, вы не просто победите привычку приезжать к десерту, а внедряя новые ритуалы в свои дни, легко сможете включить в них свои цели из предыдущей главы. Это создаст возможность избавиться от привычки хронического откладывания, о чем мы поговорим далее.

Я не всегда была такой успешной в учете времени. Не поймите меня неправильно – я планировала свою жизнь. Я же дитя 90-х, поэтому мой древний ноутбук был заполнен организационными идеями, одами мальчикам, которые на километр ко мне не подходили, и планами по дизайну интерьера моей комнаты (я испытывала сильное влияние «Примерочной» – как я сказала, я была дитем 90-х). Но по мере перехода из класса в класс, выхода в большой мир и начала работы на себя, я училась перепланировать свой рабочий график. Перепланировка – это такой же ужасный процесс, как и микроуправление собой. Кому нужен менеджер, который дышит вам в затылок весь день, но при этом сидит в вашей голове? Да, это хреново.

Я отводила в своем блокноте по странице на каждый день для списка заданий и потом продолжала ее заполнять. Вместо группировки мелких заданий, соответствующих одной большой цели, я записывала отдельно каждую мелкую деталь. Задание, на которое у меня уходило пять минут и которое можно было включить в другой пункт? Это нельзя упустить.

Мои ежедневные списки были массивными, и неудивительно, что я никогда не добиралась до их конца. Никогда. Я искренне не могу припомнить случая, когда бы мне удалось вычеркнуть из списка все, что я запланировала на день. Я выполняла две трети из 25 пунктов или около того и чувствовала себя при этом совершенной неудачницей. Я засиживалась допоздна. Я вставала рано. Я урезала время на обед до 10 минут и получала несварение желудка. Но как бы я ни усердствовала, мне так и не удавалось переделать все дела.

Мои списки были нереалистичными, слишком подробными и в конечном итоге заставляли меня чувствовать себя плохо, потому что я никогда не добиралась до финишной прямой. Я даже близко к ней не подходила.

Потом я научилась упорядочивать их. Я задумалась, что случится, если сжать перечень заданий? Когда удаляешь несколько пунктов, то становится больше шансов выполнить их, так я думала (спойлер: это сработало). Вместо расписывания мелких задач, которые нужно было осуществить, чтобы загрузить видеоролик, я просто писала «загрузить и поставить в план видео». Неожиданно восемь заданий свелись к одному, и даже если конечный результат был прежним, он казался менее пугающими и более управляемым.

Иногда нам нужно уметь перехитрить свой разум, и часто это получается. Спустя ночь все выглядело так, будто у меня стало меньше работы (хотя на самом деле это была неправда), а мои планы уже не казались такими громоздкими. Через пару дней я играла задачами и экспериментировала со способами изложения заданий, и прежде чем я успевала оглянуться, я добиралась до конца дня и успешно справлялась со всем. Вместо того чтобы слоняться вокруг и заморачиваться каждой мелочью, я сконцентрировалась на трех больших задачах, которые мне нужно было сделать, и делала их. Просто.

Я не сразу нашла свои сильные стороны в искусстве управления временем и планировании – как в работе, так и в моей социальной жизни, – и это может оказаться справедливым и для вас. Не бойтесь полностью переключаться с одних методов на другие и не опасайтесь пробовать что-то новое.

Поступая так, вы можете обнаружить, что успешно осуществляете свои планы. Что вам терять?

Непродуктивный день или два? Да они все равно случаются у всех нас! Подчинить свою жизнь такой железной дисциплине, как у Бейонсе, и выдерживать ее 100 % времени – не самая реалистичная цель, так что давайте лучше нацелимся хотя бы на 80 %. Больше дней, когда вы чувствуете, что работали более продуктивно, в пику тому чувству, будто вы даже не начинали, – вот конечная цель наших преобразований.

Может быть, с вами приключилась схожая история, и вы – хронический перепланировщик, которому нужно упростить все свои задания. Или вы уверены, что лучшим стимулом для вас будет забить свой список дел под завязку.

Я люблю строгий регламент (какой сюрприз!) и нахожу, что работаю лучше, когда планирую задания на определенный день и составляю черновой план, где указано, в каком порядке мне хотелось бы осуществить их. Но у меня есть несколько друзей, которые планируют задания на неделю и не любят приурочивать их к конкретным дням, в то время как другие расписывают свой день по часам. По часам! Но, блин, я не осуждаю их, потому что планирование – это личный вопрос. Поэтому я и хочу предложить вам кучу различных вариантов, которые вы можете применять и изменять, как вам заблагорассудится.

Как структурировать свой день

Этап 1: Подстраиваться к колебаниям своей энергии

Есть один фактор, который нам всем нужно встраивать в наш процесс планирования, как бы мы ни структурировали свои дни. Этот фактор – личные колебания энергии. Я тут не собираюсь говорить вам о «чакрах и аурах». Я говорю о внутренней энергии, способности концентрироваться и по-настоящему погружаться в дело, которым занимаешься. Мы не всегда находимся на пике своих возможностей, и даже Бейонсе не в состоянии добиться подобного. Скорее мы балансируем, как на качелях, испытывая приливы и отливы энергии в течение дня, недели и месяца.

Например, я утренняя девочка, которая старается выполнить всю лучшую работу до обеда. В три часа дня можно гарантировать, что я провалюсь в черную дыру прокрастинации, после чего произойдет кратковременный всплеск энергии около пяти часов вечера, и тогда я могу выжать из себя последний кусок работы. Такая уж я, так я работаю сейчас и работала всегда, поэтому я и планирую свое рабочее расписание соответствующим образом.

На протяжении следующей рабочей недели отследите в своем блокноте или в телефоне, если вам так удобно, время, когда вы:

• Чувствуете самый большой прилив энергии и мотивированы выполнить важные задания, которые требуют приложения умственных сил.

• Чувствуете, что внутри все кипит от творчества, и полны вдохновения.

• Скорее готовы нырнуть в бесконечную яму «Обзоры учителя по вокалу лучших выступлений леди Гаги».

• Хотите отменить все встречи/планы, потому что диван выглядит так заманчиво.

Получив эти данные, используйте их для планирования. Я следую этим правилам, когда дело доходит до планирования моего дня.

Утро (7.00–12.00)

Зарезервировано для особо важных дел, которые требуют максимума мозговой активности, так как в это время я нахожусь на пике своих возможностей.

Ранний день (13.00–16.00)

Я стараюсь выполнить больше творческих заданий, которые мне нравятся, в попытке удержать свое внимание.

Конец дня (16.00–18.00)

Я отвечаю на электронные письма и выполняю разные административные задания, чтобы выжать как можно больше из последнего прилива энергии.

Знайте себя, слушайте свои колебания уровней энергии и настраивайтесь на то, где находится ваша голова в определенные часы. Если возможно, учитывайте эту информацию при составлении планов на каждый день. Если вы не жаворонок, то облегчите себе утро, выполняя мелкие задания, которые можно закончить быстро и которые не требуют сильной концентрации, сохраняя более важные дела на вторую половину дня. Если вы фонтанируете идеями и чувствуете бодрость после обеда, тогда планируйте любые творческие задания на то время, когда вы возвращаетесь к своему письменному столу. Ну, а если у вас закрываются глаза за ужином с приятелями в будни вечером? Тогда отложите личные встречи на выходные. Может быть, по понедельникам вы чувствуете прилив энергии? Или находитесь на пике своих возможностей в среду? Учтите эти взлеты и падения. Этот диалог между вами, вашим вниманием и вашими уровнями энергии поможет создавать планы на день, неделю или месяц вперед, обеспечивая высший шанс их успешного завершения.

Этап 2: Быть реалистичным

Ваш план на предстоящий рабочий день не должен вызывать у вас беспокойства и волнений. Я знаю, что это звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой, и у вас будут такие периоды, когда безмятежностью и не пахнет. Но если вы сможете добиться состояния, при котором большинство дневных планов не сопровождаются «соусом» в виде стресса и повышенного давления, тогда все в шоколаде. Подумайте о своих планах как о друге, который дает продуманный и великодушный совет, а не как о том, кто кричит: «Почему, черт возьми, тебе нужно делать это?». Хотя друзья второго типа бывают полезны, когда вы готовы принять плохое решение, общение с приятелем первого типа похоже на любящие, теплые обнимашки, так?

Наличие готового договора по большей части должно вызывать у вас чувство организованности, задавать вам цель и выполнять роль поддерживающей руки на плече, а не выворачивающим ладонь рукопожатием. Давайте не будем забывать о столпах заботы о себе, а? Будьте добры к себе! Основной путь обеспечить это – убедиться в том, что задачи, которые вы поставили перед собой (какими бы они там ни были), реалистичны и выполнимы в установленных вами же временных рамках.

Это звучит просто, но мы все порой преисполнены избыточным оптимизмом относительно времени выполнения заданий. Это умение, которому учатся методом проб и ошибок, и его никогда нельзя довести до совершенства. Но как только вы освоите его достаточно хорошо, я могу довольно уверенно гарантировать, что вы начнете создавать планы, которые будут вызывать у вас меньше стресса, учитывать суточные колебания вашей внутренней энергии и обеспечивать выполнение всех заданий.

Если вы испытываете трудности с определением времени на выполнение того или иного задания, проделайте следующую домашнюю работу, перед тем как приступить к созданию своего рабочего графика.

1 В программах «Excel», «Numbers» или «Google Sheet» разбейте свой рабочий день на часовые промежутки, обозначенные по вертикали в первой колонке. Сделайте то же самое для каждого рабочего дня недели, чтобы у вас получилась таблица.

2 В течение недели заносите данные о том, сколько времени у вас заняло выполнение различных заданий. Если сортировка почтового ящика занимает час, а записывание и составление заметок для встречи отнимает три – занесите это в таблицу.

3 В конце недели пройдитесь по заметкам и посмотрите, сколько времени ушло на каждое задание. Удивлены результатами? Отметьте задания, на которые потрачено больше или меньше времени, чем вы ожидали, и используйте эту информацию, когда придет время подредактировать ваш концентрированный план на следующую неделю.

Этап 3: Увеличение и уменьшение

Мы отметили основы, которым вам нужно уделить внимание, прежде чем вы глубоко погрузитесь в планирование. Теперь пришло время перестать суетиться и структурировать свой рабочий день таким образом, чтобы он был оптимальным для вас. Вот чего мы хотим достичь.

Хороший план на рабочий день отвечает следующим требованиям:

• Заставляет вас чувствовать себя хладнокровно, спокойно и собранно, без паники.

• Ставит такие задачи, которые вы можете выполнить в рамках реалистичного времени.

• Принимает в расчет флуктуации вашей энергии.

С точки зрения отладки рабочего дня начинайте с больших блоков и работайте в направлении маленьких, как вы делали с постановкой целей. Сократите их до маленьких кусочков «Лего», которые вызывают самую адскую боль на свете, если вы когда-либо наступали на них. Вот что мы будем делать:

• Ежемесячно консультироваться с нашими календарями, проверяя наличие каких-либо крупных проектов, событий или долгих сроков.

• Еженедельно отслеживать месячные задания (и настроить их повторение в наших календарях, если это не сделано).

• Раз в неделю оценивать дневники на следующие несколько дней и планировать ежедневные задачи, помня о необходимости реальных сроков и учитывая суточные колебания энергии, когда это возможно.

Каждую неделю – проверяйте повторяющиеся задания

Как только вы получили представление о годовом плане, сделайте один клик, чтобы увеличить картинку до будущего месяца. Я догадываюсь, что у вас есть дела, которые не обсуждаются и должны выполняться ежемесячно. Для меня это бухгалтерия и финансы, определенные обновления в блоге раз в месяц, компилирование ежемесячных новостных писем и разные дополнительные проекты. Хотя это наиболее традиционные пункты списка, я вношу их в свой цифровой календарь и настраиваю его так, чтобы они автоматически добавлялись в него каждый месяц. В этом случае дневниковые сигналы служат напоминалками, чтобы я не забыла о них, а когда я создаю план на неделю, я ссылаюсь на свой календарь и знаю, когда добавить их в виде списка заданий, готовых к завершению.

Раз в неделю – увеличивайте масштаб до следующих семи дней

Именно здесь обретает форму настоящий список заданий. Пока что все усилия по планированию, которые мы прилагали, осуществлялись либо в цифровом, либо в бумажном календаре. Мы добавили кое-какие основные контрольные сроки, которые истекают в следующем году, и внесли повторяющиеся ежемесячно задания. Прорабатывая следующий мельчайший кусочек, проведите мысленный обзор грядущей недели. Какие у вас будут встречи? Какие сроки подходят? Обеды? Ужины? Тренировки? Я придерживаюсь консервативного подхода, когда дело касается моего плана, и предпочитаю фиксировать список заданий в блокноте. Но если вы любите цифровые приборы, я рекомендую пользоваться программами Evernote и Todoist и сайтом Monday.com – он тоже подходит для составления планов, особенно если вам захочется поделиться ими с другими членами команды.

Достижение стадии ежедневной планировки – универсальная техника. Ее стоит использовать всем нам, а принцип макроувеличения в микроподходе гарантирует вам, что ничто не проскользнет через сетку. Знание того, что нас ожидает, должно помочь справиться со старым добрым стрессом. Когда дело доходит до разбивки на еженедельные и ежедневные планы, они будут разными для каждого – и, как в случае с выбором типа календаря из первой главы, может понадобиться сделать несколько ходов, чтобы найти «единственного».

Этап 4: Разработать свою планировочную структуру

Мои задачи чаще всего бывают одномоментными и ориентированы на короткий период, так что бумажный список в формате планировщика мне очень подходит (не беспокойтесь, мы доберемся до него через минуту). Но если у вас часто случаются длинные проекты, тогда система типа «Трелло», в которой вы можете строить таблицы на многочисленные списки заданий на протяжении любого периода времени, – может быть лучшим вариантом для вас.

У меня есть знакомая, которая просто планирует предстоящий день на суперкороткой основе. У нее есть блокнот в папке-планшете, и она переносит все несделанные задания на завтра, просто дописывая пункты снизу, когда они появляются.

Также хороший инструмент для планировки – приложение «Notes» для телефона, особенно если вы в дороге, нечасто садитесь за рабочий стол и не любите осуществлять организацию дел при помощи ручки и бумаги. Конечно, вы можете пользоваться вариантом «три задачи в день», как я, но одной моей подруге нравится планировать свой день по часам. Вечером она садится и создает для себя почасовой список на следующие сутки, отталкиваясь от мероприятий, которые она добавила в свой календарь. Все это – методы, которые подходят разным людям. Нет правильных или неправильных способов разработки плана. Вот вам несколько вариантов, которые вы можете попробовать:

Какой вариант кажется вам привлекательным? Выбирайте и пробуйте. Может быть, он полностью перевернет ваше представление о планировании. Вы чувствуете себя прекрасно! Ваши дела выполняются! Вы обрели вкус к полям для меток! Может быть, этого и не случилось. Если это не ваш вариант и он не работает для вас, то меняйте все, редактируйте или просто отложите в сторону – и попробуйте что-то новое.

Как я планирую свой рабочий день

Я оттачивала свою технику долгие годы и теперь обычно составляю план работы либо в пятницу вечером (если я чувствую себя организованной), либо на выходных, если меня кусает другая муха, или же вообще в понедельник утром.

Сначала я проверяю календарь «iCal», потом набрасываю план на неделю в блокноте типа планировщика. Я пишу дни недели на странице вертикально, а затем под каждым днем вношу пункты из списка заданий, предваряя их точками, которые можно зачеркнуть, когда задание будет выполнено.

Как я сказала, я нахожу, что менее детальный и конкретный рабочий план более привлекателен для меня, чем подробный список, так как он создает чувство контроля над нагрузкой.

Поэтому я пишу четыре, максимум пять пунктов. Я стараюсь принять во внимание свою мотивацию и планирую задания, которые требуют более сильной концентрации, на утро, а творческие дела – на дневное время.

Если у меня много встреч и я знаю, что вся моя энергия уйдет на них, я заполню остаток дня такими делами, которые не заставят меня отходить от рабочего стола.

Если мне предстоит провести день в Лондоне, где, по моему предположению, у меня будет мало возможностей открыть ноутбук, я занесу в план такие дела, которые можно сделать утром до выхода или в пути на телефоне. Речь идет о преображении задач и приспособлении порядка их выполнения к тем отрезкам времени, которые у вас свободны. Вот как выглядит мое расписание на неделю:

Понедельник

• Распланировать посты в соцсетях на неделю.

• Отредактировать главу о рабочем пространстве для «Жизнь в порядке!»

• Подумать и набросать идеи завтрашней фотосъемки для блога

Вторник

• Сделать фотографии для блога

• Отсортировать расходы

• Отредактировать главу о планировании для «Жизнь в порядке!»

Среда

• Написать 1000 слов для следующей главы «Жизнь в порядке!»

• Убедиться, что почтовый ящик чист (раз в два дня)

• Добавить фотографии в блог и запланированные посты в соцсетях

Четверг

• Написать статью в блог «О базовой станции подкаста»

• Написать статью в блог «Летние платья»

• Написать статью в блог «Рекомендации по книгам»

• Сделать заметки для следующего гостя подкастов

Пятница

• Забронировать день для выгрузки видео на YouTube

• Отредактировать и запланировать видео

• Закончить главу по продуктивности для «Жизнь в порядке!»

Раз вы организуете свое время так, что это формирует у вас чувство контроля и позволяет держать стресс на нужном уровне, значит, вы поняли всю эту чушь с планированием. А теперь все пойдет как по маслу, детка! Ну, типа того. Факторы-провокаторы, которые могут сбить нас с пути, будут разными для всех нас. Но вот как можно провести диагностику двух наиболее частых препятствий, которые способны подорвать наши навыки управления временем – контрольные сроки и почта из ада.

Как соблюдать сроки

Все задания, которые мы включаем в процесс планирования, имеют какие-то конечные сроки. Возможно, они назначаются нами – но не чувствуя срочности, мы никогда не завершим их, – или контрольная дата определяется внешним фактором. В любом случае, есть в слове «контрольный срок» нечто такое, что вселяет страх, уступающий по силе разве что кошмару из того времени, когда друзья заставили вас просмотреть от начала до конца фильм ужасов «Сияние» в 11 лет (и вас до сих пор преследует призрак этой картины. Я тебя чувствую). В жизни каждого из нас постоянно возникают сроки, настолько рутинные, что мы даже не задумываемся о них.

Я выкладываю статьи в блог три раза в неделю, так что в 9 утра по понедельникам, средам и пятницам у меня должен быть готовый пост для публикации. Эта рутина, ритуал, который я установила много лет назад, и, хотя рабочая нагрузка может увеличиваться время от времени, я не склонна впадать в стресс по поводу фактического срока, потому что он выпадает слишком часто. Однако у меня сдавливает горло, когда я берусь за большие проекты, особенно если я не делала ничего подобного раньше. Ну, скажем, написание книги… Возможно, с вами происходит то же самое. Если речь идет о регулярных заданиях, вы можете переключаться в автоматический режим, но когда новые проекты обрушиваются на вашу голову, то контрольный срок становится важным фактором и часто проявляется в повышенном чувстве тревожности. «Может быть, пришло время снова заняться медитацией?».

Итак, у вас есть контрольный срок

Первое. Сроки должны быть реальными. Если вы уже задумываетесь над тем, как бы урвать несколько часов сна до его наступления, то пришло время пересмотреть контрольную дату. Конечно, иногда время поджимает, и не всегда возможно что-то изменить. В таких случаях я предлагаю пересмотреть планы на неделю, выбрать приоритеты и исключить из списка не очень важные дела, чтобы у вас осталось меньше загрузки в целом. Не бойтесь говорить открыто со своими заказчиками и умерять их ожидания с самого начала. Оценивайте ситуацию, когда дело завершено, чтобы в будущем не работать по слишком сжатому расписанию.

Второе. Как только назначена дата, добавьте важные отметки о контрольном сроке в свой ежедневник. Это полезно для критической оценки положения, так что отступите назад, чтобы посмотреть на общий итог, разбейте задания на кусочки и пункты, которые нужно завершить. Подумайте, как вписать их в план на неделю и втиснуть в правильные временные рамки, чтобы закончить работу в срок. Запишите конкретные задачи отдельным подсписком либо на отдельной странице в планировщике или блокноте, или в специальной таблице, в какой бы программе вы ни работали. Так вы сможете заглядывать в эту шпаргалку каждый раз, когда разрабатываете план на неделю. Для эффективного управления проектом я люблю добавлять ежемесячные или еженедельные напоминалки в свой календарь. Для заданий, которые растягиваются на месяц, я назначаю еженедельные сроки проверки и стараюсь их соблюдать. А если мы говорим о заданиях, которые длятся месяцы или даже годы, то я бы предложила добавить ежемесячную напоминалку в календарь с отметкой о задачах, которые вы собираетесь завершить к определенному времени.

Третье. Начинайте прямо сейчас, если можете. Опасность долговременных сроков в том, что наш мозг прекрасно умеет забывать о них, пока день Х не выпадает на следующую неделю, что ввергает нас в состояние паники. Так что сделайте рывок на старте и обеспечьте себе преимущество. Почему нет? Начать задание – самое сложное, и расправившись с ним как можно скорее, вы снижаете шансы попасть в лапы синдрома хронического откладывания.

Когда дело доходит до контрольных сроков и завершения заданий за отведенное время без бессонных ночей или оставления огромного объема работы «на потом», чтобы впоследствии выполнить его за короткое время, то главное – держать все на виду. Чем больше напоминалок, тем меньше вероятность, что вы прощелкаете контрольный срок. Сигналы в календаре, отдельные списки для выполнения и рывок на старте – все это вкупе поможет облегчить стресс, который вы неизбежно почувствуете при приближении судного дня. Если вы помните обо всех заданиях, организованны и методичны при осуществлении необходимых шагов для их завершения и преодолеваете волокиту на начальном этапе, значит, срыв сроков вам не грозит. Не забывайте о них, а проверяйте регулярно. Применительно к завалам – пытались ли вы разгрести завалы в своем почтовом ящике? У меня есть несколько подсказок.

Как разобраться с почтой

Ну да, эти электронные письма. Они – лучшее нововведение в нашей рабочей жизни и одновременно худшее. Письма позволяют нам общаться друг с другом – это ясно, однако они же соединяют нас с типами, которые постоянно пытаются убедить нас купить таблетки для увеличения пениса. Вы понимаете? Они одновременно прекрасны и исключительно печальны. Письма – это та вещь, которая объединяет нас. У всех нас есть по несколько адресов (включая что-то типа «lil_miss_minx_69’», который вы зарегистрировали еще в 15 лет), и у всех есть папка «Входящие». Даже у моего дедушки, которому 78 лет! Но причина, из-за которой я отвела целый раздел для освещения этой темы в «Жизнь в порядке!», вот в чем. Есть высокий шанс, что порочный круг получения писем и высылки ответов станет пропастью, куда будет утекать ваше время и ресурсы. Как только вы вспомните о чате, приложении WhatsApp и серии звонков по конференц-связи, то просто чудо, если вы сделаете по работе что-либо вообще.

У всех нас есть папка «Входящие», но когда речь заходит об отношении к письмам, то люди делятся на три лагеря. Одни начинают тяжело дышать, когда количество входящих писем выражается двузначной цифрой, и не могут заснуть, пока их там не будет «0». Это обо мне. Какой сюрприз. Есть и такие, что спокойно живут, имея 20–30 не отвеченных/непрочитанных писем, хотя с этим в любой момент можно разобраться, или у кого скопилось в ящике 12 387 непрочитанных сообщений, и они не знают с чего начать. Наконец, последняя группа – к ней принадлежит моя подруга Флора, у которой поистине неимоверное количество непрочитанных сообщений в ящике, но ее все же обогнала другая моя знакомая по имени Кати, у которой однажды было свыше 20 000 писем. Я видела это лично, своими собственными глазами, и да, я чуть не бухнулась в обморок.

Если вы доведете свой ящик до такого состояния, то уже ничего нельзя сделать, кроме как использовать функцию поиска для нахождения важных писем, после чего можно заархивировать их и нажать на кнопку «удалить все». Когда вы это сделаете, возвращайтесь и присоединяйтесь к другой группе. В каком бы состоянии ни находился ваш ящик, у меня есть несколько методов, которые вы можете применить, чтобы хоть как-то улучшить ситуацию.

Прежде чем вы начнете внедрять тот метод, который покажется вам наиболее привлекательным и подходящим, давайте проведем несколько профилактических мероприятий. Отметьте следующее. Содержит ли ваш ящик:

• Папки, которые облегчают отслеживание и группируют письма со сходными темами в одном месте?

• Флажки или метки в тех письмах, которые требуют действий, – назначают им приоритет, и их легко просматривать в одном окне?

• Подпись, которая содержит ваше имя, должность и любые другие ссылки? Это профессионально.

• Организованный ящик, который содержит только письма, пришедшие за последние 24 часа?

• Сохраненные шаблоны для писем, на которые можно направить один и тот же ответ (серьезно, это меняет жизнь!)?

• Ясное и четкое уведомление об отсутствии на рабочем месте, которое легко включить и выключить?

Если вы ответили «нет» на какой-либо из вопросов, вы знаете, что делать. Эта проверочная генеральная уборка почтового ящика даст вам гарантию, что вы выстраиваете процесс с самого начала, а не просто пытаетесь делать из дерьма конфету. Хотя некоторые из этих действий могут занять некоторое время и оказаться немного канительными, все они позволяют привнести в вашу работу с почтой больше автоматизма и обеспечат экономию времени в долгосрочной перспективе. В результате у вас будет уходить меньше времени на уборку мусора из ящика и больше – на задания из вашего списка.

Как только вы расправились с неразберихой в почтовом ящике и установили некоторый порядок в папках, пришло время поработать над методом, который сделает процесс отправки и принятия писем идеальным. В зависимости от типа вашей занятости, частоты прихода писем и их приоритетности в вашей повседневной рабочей жизни, способы управления почтой будут немного отличаться друг от друга. Однако следующие три метода полностью готовы для внедрения и настройки так, как нужно вам.

Общее положение, по поводу которого мы все можем согласиться, состоит в том, что мы – рабы наших ящиков. Постоянный дзинькающий звук или мигающий красный индикатор, говорящий о том, что вам что-то пришло и должно быть прочитано, отнимает у нас те обрывки концентрации, которыми мы пока что обладаем. Если вы не ожидаете супер-пупер-важного электронного письма, любое другое сообщение может подождать ответа еще час, пока вы не закончите текущее задание. Так? Эти три техники должны помочь вам обращаться со своим временем более эффективно и так же эффективно работать со своим ящиком.

Если вы не можете даже закончить задания, потому что вас отвлекают постоянно приходящие письма: установите время

Я рекомендую выполнить этот шаг в любом случае, какой бы способ обращения со своим электронным ящиком вы ни решили избрать. Если выгружать письма при открытии приложения, а не вылавливать их по отдельности в течение дня, то можно помочь себе расставить приоритеты по задачам. Я устанавливаю свой мобильник в энергосберегающий режим на неделе, поэтому мне нужно обновлять свой ящик вручную каждый раз, когда я открываю приложение, чтобы увидеть, не пришло ли что-нибудь новенькое. К тому же на своем рабочем столе я держу почту закрытой и открываю программу, только когда у меня появляется время разобраться с ее содержимым. Один только факт, что у вас нет на домашней странице индикатора, где число растет с каждым часом, а уведомления не всплывают сбоку экрана, когда вы заняты выполнением другого задания, облегчит вам способ обращения с почтой. Это просто, но эффективно.

Если на вас обрушивается поток писем, а вы не можете сконцентрироваться на одном сообщении: правило – три раза в день

После того как вы приказали своему ящику выгружать сообщения только в то время, когда вы говорите ему об этом, можно установить расписание, в какое время дня это лучше сделать. Если вы хорошо работаете в своем собственном режиме, то упорно продвигайтесь вперед, но если вы проверяете ящик по нескольку раз в день и обнаруживаете гору не отвеченных писем, тогда пришло время провести упорядочивание на дополнительном уровне. В этом случае я бы порекомендовала правило «три раза в день». Вы можете проверить почту один раз утром и ответить на послания, пришедшие вчера вечером или ночью, потом еще раз, ближе к обеду, провести ревизию срочных утренних сообщений и заглянуть в ящик перед окончанием рабочего дня, чтобы ответить на оставшиеся сообщения.

Лично я люблю работать со своей почтой именно так. Проверяя ее три раза в день, я слежу за содержимым ящика и не чувствую, что это так уж сильно напрягает меня. Короткие и быстрые подходы работают лучше, плюс я способна найти что-нибудь в Сети, если это срочно и своевременно. Важно выбирать такие моменты, когда проверка почты не нарушит вашу концентрацию, которую можно использовать для выполнения других заданий. Вы же хотите, чтобы ваши заглядывания в ящик были быстрыми и эффективными, насколько это возможно, поэтому не занимайтесь почтой, когда вы выполняете объемные задания из своего списка дел.

Если ответы на письма занимают весь ваш день и вы не можете больше ничего делать: назначенное время ответа

В последнее время я все чаще получаю автоматически сгенерированные послания от адресатов, которые назначают время ответа на мои сообщения. Некоторые отвечают только по понедельникам, средам и пятницам. Или дважды в неделю. Или даже в 9 утра каждый день. Каковы бы ни были назначенные даты, люди указывают их в подписи к своим письмам и включают функцию автоматических сообщений – как будто они вне офиса. Это помогает другим узнать, когда им следует ожидать реакции на свой запрос. Часто там указывается, по какому номеру звонить, если нужно узнать что-то очень срочно.

Я думаю, что это выигрышно для всех. Те, кто устанавливает такие правила для себя, не хотят слишком часто заморачиваться со своими ящиками и освобождают время для других мероприятий. А отправители писем получают информацию и не волнуются, если на ответ уходит больше времени, чем они ожидали. Если вы полагаете, что такая стратегия может сработать для вас и вашей работы, помните о необходимости настроить свой ящик так, чтобы автоматическое сообщение, где изложена методика вашего обращения с почтой, приходило всем адресатам. Простой шаблон: «Краткая информационная записка: с целью обеспечения максимальной продуктивности в свое рабочее время я проверяю ящик только по понедельникам, средам и пятницам, поэтому прошу считаться с моим расписанием. Вы очень важны для меня как деловой партнер, и я отвечу вам, как только смогу».

Вы вольны применять любой метод, который работает лучше всего на вас, но внедрение определенного ритуала проверки электронной почты поможет вам использовать свое время более эффективно и придерживаться ваших планов. Не стоит убивать на почту часы, чувствуя себя потерянным в море писем. Не нужно также, чтобы это происходило каждый день и повторялось снова. Это лучший трюк упорядоченной жизни, разве нет?

Теперь у вас есть шаблон для планирования и ряд подсказок, которые помогут вам преодолевать возможные препятствия на вашем пути. Но нет ли способа, который идеально связывает воедино все, о чем мы говорили, – все трюки и уловки для управления временем и планирования? Ну, смешно даже задавать такой вопрос.

Что такое маркированный/индексный планировщик?

Такого рода планировщики принадлежат к старым трендовым приблудам. Если вы уже маститая, прожженная профи в нелегком деле организационной фигни, то вы наверняка слышали о них и уже, вероятно, разбили свой жизненный путь по пунктам в многочисленных блокнотах и записных книжках. Однако, если вы новичок в этой игре, позвольте мне кое-что объяснить вам.

По своей сути маркированный планировщик представляет собой список заданий, рабочий календарь и дневник в одном флаконе. Изначально в нем используются маркированные индексные списки для организации всякой хрени – отсюда и его название. Если вам по душе идея такого планировщика, если вы находите магазины канцтоваров странно возбуждающими и в вашем списке море заданий, которое плещется вокруг вас в виде развешенных перед глазами самоклеющихся заметок, тогда такой способ организации может стать прекрасным решением для вас. Все, что вам нужно, – чистый блокнот и ручка, и вы готовы.

Есть целые книги, посвященные методу, созданному Райдером Кэрроллом, но я прочитала их за вас и уже составила для вас шпаргалку, так что попытаюсь быть краткой. Если вы и в самом деле намерены прочитать их самолично, тогда обратитесь к разделу «Ресурсы», где приведены мои рекомендации. С точки зрения структуры все долговременное планирование расписано в начале маркированного планировщика, после чего идет кратковременное планирование и ежедневные списки заданий. Вы начинаете с большого и двигаетесь к малому – как я и предлагала. Вот вам пятишаговый план для начала:

Как создать индексный целевой планировщик

1 Пронумеруйте каждую страницу в блокноте, как книгу. Пара пустяков.

2 Создайте содержание в начале книги, указывая номера страниц вертикально на полях. По мере наполнения своего планировщика, вы будете начинать каждую страницу с легко узнаваемого заголовка, затем добавлять его к соответствующему номеру страницы в содержании и все – ваши заметки, списки и планы теперь легко найдутся.

3 Следующий шаг – создание «журнала будущего». Здесь вы будете хранить информацию, относящуюся к долговременным проектам. Возьмите следующие четыре страницы и разделите каждую на три части. У вас получится 12 разделов, которые вы можете озаглавить месяцами года. Оставьте их пока пустыми. Добавьте их на страницу содержания.

4 На следующем развороте будет размещаться ваш первый месячный журнал, где отображаются все задания на протяжении четырех недель. На первой странице разворота напишите месяц в качестве заголовка и проставьте дни на полях. В оригинальном методе этот способ используется нечасто (в качестве визуального календаря), но, по моему мнению, его удобно применять для любых важных дат, дней рождения и событий. На правой странице напишите все важные задания, которые вам нужно сделать в этом месяце, и укажите контрольный срок. Проставьте отметку о номере странице и помните о необходимости добавить их в свое содержание. Например: стр. 12–13, месячный журнал *вставьте тут название месяца*.

5 Переверните страницу и начните свой первый «ежедневный оперативный журнал», который будет представлять собой список заданий на следующие 24 часа. Поставьте дату вверху страницы и начните писать свой список дел на грядущий день. Помните о необходимости сверяться с ежемесячным оперативным журналом: ведь вам нужно убедиться, что вы вычеркиваете все задания по мере прохождения месяца. Продолжайте поступать так каждый день, пока не доберетесь до конца месяца. Тогда вы начнете новый «месячный оперативный журнал» – помните о необходимости консультироваться со старым и переносите незавершенные задания либо в «журнал будущего», либо в новый список на месяц. Затем продолжайте вести ежедневный оперативный журнал.

6 Вы можете оставить все как есть или же добавлять новые, собственноручно созданные оперативные журналы и списки, заточенные под ваши индивидуальные нужды.

Основное достоинство индексного планировщика состоит в том, что в его основе лежит полностью клиентоориентированный метод организации. Журнал для планирования еды? Список покупок для базового гардероба? Журнал тренировок? Список телепрограмм, которые вы хотите просмотреть? Рестораны, которые вы хотите посетить? Индексный планировщик примет любую информацию или список, который вы решите создать. Чем больше вы его структурируете, тем полезнее он становится в вашем процессе упорядочивания собственной жизни.

До сего момента вся наша система планирования была похожа на довольно стандартный, хорошо организованный блокнот. По-настоящему серьезным этот метод становится с ключом. Конечно, вы можете создать свой собственный журнал, но я говорю об официальной версии индексного планировщика, если вы действительно хотите придерживаться правил. Пункт в списке заданий во всех трех журналах обозначается точкой, которую вы потом зачеркнете, отмечая выполнение задачи. Символ «больше» (>) можно написать над точкой, если задача по-прежнему требует завершения, но просрочена на месяцы с сегодняшнего момента и вам еще только предстоит назначить дату.

• Пункт в списке заданий

× Завершенное задание

> Незавершенное, незапланированное

< Незавершенное, но запланированное.

– Заметки

о События

Нарисуйте этот символ над точкой и впишите задание в нужный месяц в «Журнале будущего» чтобы вы не забыли о нем. Понимаете? Тут на сцену выходит символ «меньше» (<) над точкой, если вам еще только предстоит завершить задание, но вы передвинули его на другой день и занесли в другой «Ежедневный оперативный журнал». Можно использовать тире для заметок и большой кружок (о) для таких событий, как дни рождения или социальные мероприятия.

Что нужно делать:

• Страница содержания может показаться сложной для составления, но она помогала мне находить пропавшие заметки на протяжении многих лет. Просто выработайте у себя привычку обновлять ее постоянно.

• Пользуйтесь линейкой. Это звучит странно, но я действительно часто применяю линейку, чтобы разделить страницу на две части или подчеркнуть заголовок, хотя могу сделать это и от руки.

• Проявите творческий подход. Если расстановка странных закорючек тут и там или использование ручек разного цвета сдвигает соотношение сил в сфере продуктивность/хроническое откладывание в нужном направлении, то продолжайте в том же духе. Если вам нравится все делать синей ручкой, как мне, тогда добро пожаловать в клуб.

Чего нельзя делать:

• Если ваши задания ориентированы на короткий срок, откажитесь от «Журнала будущего». У меня там одни пустые страницы, так как я не планирую свою жизнь настолько далеко.

• Не воображайте, что вам нужно придерживаться правил. Я обнаружила, что создание собственного ключа хорошо для меня, и хотя я люблю точки, кресты и черточки, я не заморачиваюсь с символами больше/меньше, так как не работаю с «Журналом будущего».

• Постарайтесь не переусердствовать в плане аккуратности. Вам хочется читать свой список быстро и легко, но пытаться стать вторым Пикассо – в этом нет никакой необходимости.

Многому приходится учиться, не так ли? Эта идея прекрасно работает с одними людьми и катастрофически проваливается у других, чей интерес пропадает приблизительно через три дня. Лично я использую комбинацию «iCal» и планировщика, чтобы организовать события моей личной жизни и рабочие мероприятия. Я предпочитаю вести все привязанные к дате дела в своем цифровом календаре, чтобы их можно было легко передвигать и быстро просмотреть одним взглядом. Затем я планирую большинство своих рабочих проектов и заношу их в содержание в своем планировщике, так как я любительница ставить старые добрые галочки – простите, кресты, – когда задание выполнено. После многолетних экспериментов с разными методами, после нескольких полузаполненных дневников и пропущенных дней рождения, я обнаружила, что такой способ оптимален для меня и держит меня в наиболее эффективном состоянии.

Я убеждена, что, хотя нам нужно быть гибкими при составлении планов и они не всегда срабатывают так, как мы себе представляли, с их помощью нам легче справиться с тем тяжелым чувством, которое появляется, когда мы перегружены заботами и обязанностями. Конечно, эта помощь – результат комбинации трюков и фишек из большинства, если не всех, глав этой книги, но планирование действительно помогает запустить такую реакцию.

Приводим жизнь в порядок

Если вы тоже видите в планировании основной элемент упорядоченной жизни и фундаментальный кусок общей картины, без которого я чувствую себя потерянной, то поймете, почему эта глава вышла довольно объемной.

Внедряя техники, описанные здесь, вы увидите, как хорошо продуманный и реалистичный план позволяет вам перенести большинство заданий из головы на бумагу или в приложение, чтобы создать больше пространства для выполнения текущих задач. Было бы неплохо, если бы вы почаще вспоминали об этом разделе, в котором рассказывается о флуктуации уровней энергии, особенно если при выполнении текущих заданий вы чувствуете себя так, будто пытаетесь вписать круг в квадрат. Факт ежесуточных колебаний энергии – довольно простая предпосылка, но мы недостаточно часто ее учитываем. Они случаются со всеми нами, и если мы просто уделим им внимание, то будем с гораздо большей степенью вероятности придерживаться составленных для самих же себя планов.

Конечно, теперь вы профессионал в деле контроля над собственной почтой. Я не любитель придерживаться правил (а если вы такой любитель, никогда не смотрите, как я отмеряю ингредиенты, когда пеку что-нибудь в духовке – возможно, мое наплевательское отношение к развесу составных частей для кекса когда-нибудь станет причиной заката моего брака), но строгое обращение с собой, когда дело касается управления собственной почтой, перевернуло весь мой мир. Если быть дисциплинированным с почтой, насколько возможно, это позволит вам исполнять ваши планы без шума и суеты.

Ну вот вы и закончили планирование своей рабочей жизни. Пришло время уделить внимание процессам, которые стоит внедрить, чтобы доводить все дела до конца. Хорошо разговоры говорить – у вас же есть разноцветное расписание и все прочее, – но время от времени нам всем приходится сталкиваться с нежеланием начать работу, а дело все равно должно быть сделано. К счастью, у меня до фига и больше разных трюков, помогающих убить привычку хронического откладывания. Давайте кардинально изменим ситуацию и выучим еще одно слово на букву «п» – продуктивность. Пусть она восторжествует над всем остальным.

Скоро вы будете вычеркивать задания из списка мгновенно.