Глава 5
Бизнес-система, работающая как часы
Предпринимательство включает в себя как изучение создания бизнеса, так и сам процесс его создания. В настоящее время около 75 % новых бизнесов терпят неудачу в течение первых 2 лет работы. Предприниматель должен быть собран, активен, заинтересован в своем деле и готов решать постоянно возникающие задачи и препятствия в работе. Только в этом случае есть шансы на успех, но об этом мы уже поговорили в первых главах.
Допустим, свершилось – вы разобрались в предпосылках создания бизнеса, поняли, зачем вам все это, выбрали нишу, разобрались с продуктом и продвижением и запустили свое дело. Вашей радости нет предела, НО! Все это – лишь начало. Можно отпраздновать, но потом вновь – окунуться в рутину дел и сложных (или не очень) управленческих решений.
Бизнес – как жизнь. Или ремонт. Или очаг.
Однажды начав, необходимо постоянно поддерживать в рабочем состоянии.
Но, безусловно, необходимо отладить все процессы вашего дела, как, к примеру, механизм в швейцарских часах Vacheron Constantin. Важно не терять клиентов, наращивать свою сервисность, развивать продукт, а со временем – и расширяться, вступать в кооперацию с другими бизнесами, выходить на новые рынки, привлекать инвестиции, развивать франшизу, масштабироваться, одним словом. О том, как выстроить этот механизм в единую цепочку процессов поговорим в текущей главе.
5.1
Декомпозиция бизнес-процессов
Почему я начала с этой темы? Поясню.
В самом начале этой главы я написала, что, по статистике, около трети новых бизнесов терпят неудачу в течение первых лет работы. Но бизнес, как известно, никогда не идет на дно без причины, краху всегда предшествует деталь, которая в свое время прошла мимо основателя. То же касается и развития компании – это лишь на первый взгляд «повезло», «удачное стечение обстоятельств», на самом же деле составляющими успеха является целый комплекс причин. Суть в том, что каждая мелочь должна быть продуманной, все процессы компании должны работать слаженно, а значит, максимально эффективно.
За 11 лет опыта в бизнесе у меня выработался определенный инструментарий, который я советую как оптимальный вариант для решения бизнес-задач.
Использование современных технологий – важная составляющая успеха.
Важно также и удобство использования и интеграции сервисов. В данном случае полностью оправдывает себя инструмент, изложенный ниже.
Итак, первым инструментом будет тот, которым я уже пользуюсь лично многие годы – это моя любимая программа Mind Meister. Именно она помогает мне быстро и понятно составить декомпозицию бизнес-процессов, структурировать все в единую понятную систему.
Декомпозиция – это не просто термин. Это научный метод или даже подход, который я настоятельно рекомендую именно женщинам использовать в бизнесе. Если говорить более профессионально, декомпозиция – это деление большой системы процессов на подсистемы, которые, в свою очередь, также делятся на мини-подсистемы.
Как нас учили со школы записывать и структурировать свои мысли? Линейно!
В линейной записи обычно используются текст с заголовками, списки, таблицы и схемы. Вещи вроде бы простые и логичные. Однако всем знакомо усилие, которое приходится прилагать, вчитываясь в конспект, даже сделанный самостоятельно.
Тони Бьюзен (Tony Buzan), британский психолог, автор методики ментальных карт и организации мышления «карты ума», предлагает нам перестать бороться с собой и начать помогать своему мышлению.
Бьюзен предлагает действовать следующим образом.
Вместо линейной записи использовать радиальную.
• Это значит, что главная тема, на которой будет сфокусировано наше внимание, помещается в центре листа, то есть действительно в фокусе внимания.
• Записывать не все подряд, а только ключевые слова. В качестве ключевых слов выбираются наиболее характерные, яркие, запоминаемые, говорящие слова-тезисы. Ключевые слова помещаются на ветвях, расходящихся от центральной темы.
Ментальные карты (майндмэппинг, mindmapping) – один из самых простых способов визуально и схематически отобразить любую информацию, структурировав ее в единую систему.
• Удобная и эффективная техника визуализации мышления и альтернативной записи.
• Не очень традиционный, но очень естественный способ организации мышления, имеющий несколько неоспоримых преимуществ перед обычными способами записи.
• Инструмент, позволяющий:
– проще работать с информацией: запоминать, понимать, восстанавливать логику;
– удобно использовать для презентации материала и наглядного объяснения своей позиции собеседникам;
– проще принимать решения, создавать планы, разрабатывать проекты.
Вы можете легко делиться ментальными картами с друзьями и коллегами, чтобы работать с ними в режиме реального времени. Просто пригласите их по e-mail или сгенерируйте ссылку на Mind Meister. Вы сами решаете, кто может редактировать карту, а кто только просматривать ее.
Mind Meister позволяет превратить идеи в задачи непосредственно в редакторе ментальных карт. Можно назначать задачи сотрудникам, устанавливать приоритеты, добавлять сроки выполнения и следить за прогрессом, используя простой виджет задач. Для более сложного управления проектами вы можете использовать интеграцию с Meister Task и легко синхронизировать задачи между своей ментальной картой и доской проекта.
Mind Meister предлагает мощные возможности для стилизации ментальных карт, добавления дополнительной информации в виде вложений, экспорта ментальных карт в другие форматы и много другого!
После того как ваша ментальная карта закончена, вы можете опубликовать ее, поделиться в социальных сетях, например в Фейсбуке и Твиттере, или вставить интерактивную версию карты на свой сайт или в блог. Все публичные карты также добавляются в нашу огромную библиотеку ментальных карт. Да и даже такая библеотека существует.
Помимо моей любимой программы Mind Meister существуют еще и аналоги для создания ментальных карт, назову две самые популярные из них:
• Coggle – является бесплатным онлайн-приложением, поддерживающим совместную работу над проектами. В этой программе вы можете разрабатывать удобные красивые ментальные карты. Интерфейс программы прост, но в то же время имеет множество функций, которые делают процесс создания интеллект-карты невероятно простым. Программа поддерживает использование изображений, индивидуальные цветовые схемы и возможность просмотра истории документа. Хранение истории изменений позволяет вам вернуться к ранним версиям созданной карты, если в текущей версии вы зашли в тупик. Mindmap, созданные в программе Coggle, могут экспортироваться в формате PNG или PDF.
• Xmind является популярной кросс-платформенной программой для составления ментальных карт, работает на платформах Windows / Mac / Linux. У программы есть несколько версий: бесплатная с урезанными возможностями и платная с расширенным функционалом. Одним из основных преимуществ программы является ее поддержка и совместимость с пакетом Microsoft Office. И приятным дополнением является возможность программы работать с диаграммами Ганта.
• Другие аналоги
Обычно я использую майндмэпы для графического выстраивания бизнес-процессов, также на личных консультациях, для подготовки плана мероприятий или обучающих курсов, и еще я люблю ими пользоваться для обработки и закрепления информации из прочитанных книг или для записи умных мыслей с конференций или же в личных целях (план развития семьи и т. д.).
Как пример ниже представлена часть ментальной карты к книге Брайана Трейси «Переговоры».
ПРИМЕР
Приведу также пример с использованием подобных карт в личных целях. Вы решили поехать отдыхать (мысленно подставьте страну, куда бы хотели поехать). Для этого вам нужно будет выбрать турагента или систему бронирования, проверить цены, найти подходящий отель, купить билеты, подготовить чемодан с вещами, собрать косметичку и не забыть лекарства первой необходимости, взять деньги, закрыть все дела по работе. Кстати, о работе, там вам необходимо сделать… и здесь пошел список дел, которые нужно не забыть, а они все есть только у вас в голове.
Теперь понимаете, о чем я? Чтобы вытащить все ваши мысли из головы и построить план действий на ближайшие ваши дни до отпуска, вам просто будет необходимо открыть приложение на телефоне и записать все туда.
Вы берете любую задачу/процесс и разбиваете ее на подзадачи, а потом еще на более мелкие задачки. Порой мелкие задачки могут даже вроде бы и не быть связаны между собой, но при этом быть частью большой задачи.
Ниже схематичный пример.
К примеру, в своем бизнесе я также использую данную программу для выстраивания бизнес-процессов коммуникационного агентства «БИГ ДЖЕК». Я благодарна своему мужу и бизнес-партнеру, который однажды поделился со мной данным методом, и теперь я настоятельно советую попробовать его и вам.
Ниже делюсь с вами примером декомпозиции, как отстроены бизнес-процессы у нас в компании.
Есть предположение, что чем сложнее у вас декомпозиция, тем сложнее вам видеть глобальную задачу. Но я с этим не согласна. Причем в корне.
Структуры ментальных карт также бывают разные. Бывают, как выше в примере с книгой, а бывают, как в примере с бизнес-процессами моей компании. Выберите сами в программе между классическим макетом ментальной карты и режимом схемы с иерархией; держите свои идеи аккуратно выровненными или расположите их свободно в любом месте на холсте.
ПРИМЕЧАНИЕ
Почему мы в компании выбрали именно такую структуру для оцифровки бизнес-процессов нашей компании? Все просто. Когда в компанию приходит новый руководитель, он может увидеть пошагово процессы от брифа до закрытия проекта. Все подпункты с прикрепленными инструкциями /скриптами и гугл-документами прикрепляются и прописываются под каждым шагом движения в цепочке процессов.
Одна из ключевых способностей эффективных людей в том, что все свои задачи они расписывают максимально подробно.
Так что советую вам устроить мозговой штурм и из головы все перенести в вашу декомпозицию, которую вы будете делать для своего проекта.
ПРИМЕР
Ниже вы можете увидеть схему декомпозиции бизнес-процессов, основанную на моем опыте работы с клиентками, которые приходят ко мне на бизнес-консультации. Вы можете следовать этой ментальной карте, и тогда вам просто останется подставить ваши ключевые тезисы, дописать свои блоки (Команда, Партнеры и далее по вашему усмотрению) и поменять на свои ответы, ну или добавить свое видение процессов и создать свою авторскую версию бизнес-процессов компании.
УПРАЖНЕНИЕ
1. Скачать приложение Mind Meister на смартфон + компьютер. Зарегистрироваться. У вас появится возможность создания 3 бесплатных проектов. Далее ваша задача – создать свою ментальную карту бизнес-процессов вашего дела.
2. Чтобы создать аналог предоставленного мною шаблона ментальной карты «Декомпозиция бизнес-процессов вашего проекта», вам необходимо нажать на вкладку «+ Новая ментальная карта», далее выбрать вкладку «Шаблон», далее выбрать карту по аналогии структуре моего шаблона на примере.
3. Перед вами открылась ментальная карта. В центре напишите название вашей компании, и дальше, чтобы добавить новое ответвление, каждый раз вам будет необходимо просто нажать «+» и назвать новый шаг. Новые шаги создаются от того шага, который выделен синей обводкой, для того чтобы вернуться к предыдущему шагу, необходимо просто на него нажать снова мышкой и после добавить «+», тем самым выстроив еще один шаг этого направления. Справа в углу боковая панель, которая позволяет менять цвета шагов, добавлять вкладки, ссылки и изображения.
Ментальная карта:
