Какие цели вы ставите, занимаясь работой? Соответствует ли этим целям ваш способ планирования времени? Не ответив на эти вопросы, вы не сможете понять, как нужно сортировать, организовывать и в итоге выполнять задачи из вашего списка дел. В конце рабочего дня порой бывает трудно понять, куда делось время. Простые лайфхаки, которые мы вам предлагаем, помогут расставить приоритеты в вашей работе и разобраться в том, как вы на самом деле тратите свое время.

Составьте список целей

В идеале в начале каждого года вы должны встречаться со своим менеджером и формулировать цели, которые вы должны достигнуть в следующие 12 месяцев. В процессе обсуждения вы должны понять, как эти цели согласуются с общим направлением работы и миссией вашей компании. Кроме того, у вас, вероятно, есть личные карьерные цели. Все вместе это должно выглядеть примерно так: «Улучшить навыки управления людьми. Управлять шестью новыми продуктами. Контролировать заключение контрактов для всех новых продуктов отдела. Развивать управление поставщиками».

Сейчас вы должны вспомнить эти поставленные в начале года цели и записать их (если вы уже не сделали этого раньше) на бумаге или в одном из своих гаджетов. Вы будете использовать их двумя способами: во-первых, чтобы расставить приоритеты в своей ежедневной работе, а во-вторых, чтобы оценить свой прогресс. (Иными словами, отмечать на своем пути определенные вехи и следить, оказались ли эффективными перемены, на которые вы пошли после прочтения этой книги.) Регулярно возвращаясь к этому списку, вы определите, решение каких задач наиболее важно для вас, и будете соответствующим образом планировать свою деятельность.

Следите за временем

После того, как вы определите свои цели, проанализируйте, как вы сейчас тратите время. Работаете ли вы над тем, что должны делать, — то есть над тем, благодаря чему вы достигнете поставленных целей? Или же вы завязли в разрешении неожиданных кризисов и в задачах, не относящихся к этим целям?

Чтобы четко понять, на что вы тратите время, и определить, нужно ли вам скорректировать рабочую нагрузку, на протяжении двух недель наблюдайте за своей работой, проделывая следующее упражнение. Возможно, вы обнаружите, что результат не соответствует вашим целям. Тогда вам необходимо будет понять, где именно локализованы эти несоответствия, и исправить их.

Зафиксируйте виды вашей деятельности

Воспринимайте это как разгрузку памяти, включите в список абсолютно всё. Перечислите все задачи, которые вы выполняете, и совещания, на которых бываете. Зафиксируйте даже то время, когда вы просто общаетесь или занимаетесь «ничегонеделанием». Просмотрите свое расписание за последнюю неделю или две, чтобы лучше прочувствовать спектр своей деятельности. Составив полный список, разделите его на крупные категории, чтобы отследить количество времени, потраченного на каждую из них. Категории могут быть следующими.

Ключевые обязанности: повседневные задачи, которые составляют основу вашей работы.

Личный рост: виды деятельности и проекты, которые кажутся вам значимыми и ценными, но могут не входить в состав ваших каждодневных обязанностей.

Управление людьми: ваша работа с другими, в том числе подчиненными, коллегами и даже руководителями.

Кризисы и срочные дела: то, что прерывает обычный ход дел и требует немедленных действий.

Свободное время: обеденные перерывы, время, потраченное на личную переписку, интернет-серфинг или соцсети.

Административные задачи: обязательные дела, которые вы выполняете каждый день, например подпись табелей учета времени и счетов или подшивание отчетов о расходах.

Когда вы разобьете вашу работу на категории, вам будет легче увидеть, как на самом деле вы проводите свое время. Возможно, уже на этом этапе вы начнете осознавать, соотносится ли это с поставленными вами целями.

Понаблюдайте за потраченным временем

После того, как вы разбили свою работу на категории, проследите за тем, сколько времени отнимают у вас дела из каждой категории. Округляйте время до часов, но, если захочется глубже проникнуть в собственные привычки, можете считать более дробно. Для записи результатов используйте онлайн-трекер или обычный календарь. Для анализа воспользуйтесь таблицей, ее пример приведен далее. В столбцы таблицы впишите категории, а в строки — дни недели. Подсчитывайте время, которое вы тратите на каждую задачу из каждой категории на протяжении двух недель. Впишите эти данные в таблицу.

Тут вы можете подумать: «Я и так очень занят! У меня совершенно нет времени на то, чтобы записывать все, что я делаю». Это правда: система, которую мы предлагаем, действительно требует предварительных вложений времени и сил.

Однако она позволит вам ясно увидеть, на что вы тратите слишком много времени и где его нужно перераспределить, чтобы достичь своих целей. Если вы хотите, к примеру, улучшить свои навыки управления людьми, то быстро обнаружите, что на это недостаточно тратить 10 часов в неделю. Возможно, вам нужно переложить на кого-то часть административной работы, чтобы высвободить дополнительное время на достижение этой цели. Совершая мелкие, но целенаправленные изменения в распорядке своего рабочего дня, вы обеспечите вложение необходимого времени в наиболее важные задачи. В результате вы станете более эффективными в достижении своих целей.