Две вещи, которые убивают вашу способность сосредоточиться

Раньше я хватался за телефон, едва проснувшись, и тут же тонул в потоке сообщений и уведомлений. Эта цифровая лихорадка продолжалась весь день, мешая мне выполнять важные задачи. Я отвлекался, нервничал и был неэффективным лидером. Я понимал: что-то надо менять, но никак не мог избавиться от поведенческих схем, которые запирали меня в заколдованном кругу.

Мою проблему нельзя назвать уникальной. Многие люди проводят свои рабочие дни приблизительно так же. Нашу способность сосредоточиться, сфокусироваться разрушают два основных фактора.

Во-первых, мы все больше вовлекаемся в процесс обмена информацией через разнообразные цифровые устройства. Сегодня мы пользуемся смартфонами, планшетами и прочими гаджетами в среднем более 12 часов в день. Постоянно находясь на связи, мы теряем способность нормально обрабатывать информацию, отдыхать и сосредотачиваться.

Во-вторых, основной формой общения на работе для нас по умолчанию являются разнообразные совещания. Исследования говорят о том, что на них мы проводим 35–50% нашего офисного времени, а иногда и гораздо больше. Если мы хотим сохранять фокус на действительно значимых задачах, эту ситуацию необходимо изменить.

Ваш бизнес получит огромные преимущества, если вы сумеете преодолеть эти проблемы. А вы сами будете получать больше удовлетворения от работы и достигать значительных успехов. Научные данные подтверждают то, что чувствуем мы сами: если мы хотим быть сосредоточенными и эффективными в работе, нам нужно целенаправленно выделять время для себя. В этом помогут пять методов, которые можно и нужно использовать каждый день.

Практикуйте осознанность. Самая большая ошибка, которую совершает большинство из нас, — это то, как мы начинаем день. Весьма вероятно, что вы, как и я раньше, хватаетесь за телефон, едва открыв глаза, и начинаете проверять электронную почту. Это плохая идея, утверждает психолог из Стэнфорда Эмма Сеппалаа, автор книги «Счастливый путь» (The Happiness Track). В интервью она сказала: «Постоянно включая стрессовую реакцию [при проверке телефона], мы, как это ни странно, тем самым вредим когнитивным способностям — памяти и вниманию, — которые нам так необходимы».

Так что же делать? Попробуйте, просыпаясь, применить простую практику осознанности. Это может быть что угодно — от спокойного глубокого дыхания до медитации в течение 20–30 минут. Доктор Сеппалаа объясняет, почему это так важно: «Медитация — способ научить свою нервную систему спокойствию вопреки всем стрессам повседневной жизни. Когда вы спокойны, вы действуете разумнее и принимаете более верные решения».

Распределяйте задачи. Еще одна распространенная ошибка — позволять другим людям составлять ваше расписание, особенно с утра. Вы должны сами спланировать свой день, чтобы выделить достаточно времени на выполнение сложных креативных задач. Предприниматель, инвестор и один из основателей Y Combinator Пол Грэм в своем знаменитом посте 2009 года, написал: «Одно-единственное совещание способно убить [ваш день], разделив его на две части: каждая из них будет слишком мала, чтобы сделать что-то серьезное». Креативные задачи требуют для своего решения той части времени, когда вы бодры и свежи, а не нескольких минут, втиснутых между совещаниями, когда вас то и дело отвлекают. Всем нам нравится думать, будто мы можем эффективно справляться с несколькими делами одновременно. Но исследования убедительно доказывают: на самом деле нам это совсем не удается.

Вместо того, чтобы пытаться сделать сразу все важное, прислушайтесь к естественным ритмам собственного организма. Утром лучше заняться сложными творческими задачами; как правило, они решаются самостоятельно или в присутствии двух-трех других людей. Все прочие встречи с большим числом участников лучше отодвинуть на послеобеденное время: так их проще проводить.

Наведите порядок. На вашем столе беспорядок? А на рабочем столе вашего компьютера? На экране смартфона? Вы можете считать, что все это по большому счету неважно, но на самом деле люди только сейчас начинают понимать, как и насколько окружающая среда способна влиять на продуктивность и качество работы.

Поддержание порядка вашей рабочей среды — как физической, так и цифровой — необходимо для сохранения фокуса. Уберите все с поверхности рабочего стола в ящики, а на рабочем столе компьютера создайте тематические папки, куда сложите все файлы. Держите на экране телефона 8–12 самых нужных приложений и отключите все неважные уведомления. Не позволяйте беспорядку отвлекать вас, и вы будете сохранять сосредоточенность на работе гораздо дольше.

Сократите количество людей на совещаниях. Сколько человек приняло участие в вашем последнем совещании? А главное — сколько из них повлияло на принятые там решения? Вам может показаться, что этот вопрос не имеет отношения к сосредоточенности, но многочисленные исследования демонстрируют преимущества небольших команд. В большом коллективе поддерживать сосредоточенность и ответственность гораздо сложнее, чем в маленьком. Именно поэтому во время совещаний большая часть их участников молча смотрит в свои планшеты.

Чтобы сохранять сосредоточенность, начните со своей команды. Ограничьте число участников любого совещания до восьми или менее, если только ваша встреча не носит исключительно информационный характер. Следите за тем, чтобы в результате каждого совещания появлялся список конкретных действий, а также сроки исполнения каждого из таких действий и ответственные за исполнение лица. Эти люди впоследствии и будут отчитываться об ходе выполнения задач — именно так Apple удается эффективно управлять своим огромным штатом.

Создавайте буферные зоны. Одна из причин, мешающих людям сосредоточиться, — это невозможность спокойно переключаться с одной задачи на другую. Если вы постоянно бегаете с одного совещания на другое, вам будет трудно эффективно выполнять свои обязанности. Резкая смена задач и контекстов вообще трудна для человеческого мозга, а в течение дня эта способность ухудшается. Вечно занятый топ-менеджер из-за этого теряет впустую до 70% своего рабочего времени.

Если хотите избежать этого, сделайте так, чтобы между любыми совещаниями оставались буферные зоны. На каждые 45–60 минут совещаний у вас должно быть хотя бы 15 минут времени для того, чтобы обработать, осмыслить и рассортировать информацию. Так ваше время будет тратиться гораздо эффективнее. Кроме того, вы сможете избежать чрезмерной усталости и чувства выгорания, которое многие из нас испытывают к концу рабочего дня. Наверняка ваши коллеги не будут возражать против этого: такое расписание пойдет на пользу и им.

Сохранять фокус на работе непросто, но вполне возможно. Наши пять методов помогут вам не терять сосредоточенность на задаче, достигать важных целей и получать больше удовольствия от рабочего процесса.

_______________

Уильям Треседер — партнер-учредитель BMNT, консалтинговой фирмы из Кремниевой долины. Ему нравится искать креативные способы совершенствования повседневного поведения, определяющего нашу жизнь. Вы можете получить от Уильяма полезные советы на LinkedIn.