Как достичь большего, занимаясь меньшим

Опасно предполагать, что больше — это всегда больше.

Необходимо учитывать комплексность любой задачи. Каждый раз, когда вы беретесь за что-то новое, вы должны не только выполнить саму работу, но и обеспечить все необходимое административное сопровождение — причем сделать все в определенный срок.

Взяв на себя все эти хлопоты, вы, к сожалению, будете тратить больше времени на управление работой и меньше — на то, чтобы действительно погрузиться в наиболее важную и приносящую удовлетворение деятельность. Но люди, которые приносят больше всего пользы своим организациям, используют иной подход. Они начинают с того, что выясняют максимально четко, какая именно работа наиболее значима и принесет важный результат. Когда перед ними возникает новая возможность, то прежде, чем сказать «да», они останавливаются и оценивают эту возможность с точки зрения того, что важно. Критическое отношение к новым возможностям — от простого приглашения на совещание до предложения заняться крупным проектом — не является проявлением неуважения к руководству или нежеланием помогать. Это адекватный ответ на запрос на их время: если не оценить такое предложение должным образом, это может негативно отразиться на выполнении приоритетных задач.

Простая математика: если к вашей работе добавится очередной проект, ваше время начнет делиться на все более и более мелкие части. В результате сроки выполнения каждой отдельной задачи будут становиться все более сжатыми. Если же вы уменьшите число ваших обязанностей, то на каждую из них сможете тратить больше времени. На индивидуальном уровне вы должны достичь идеального баланса между числом проектов и временем, которое вам необходимо, чтобы успешно с ними справляться. Тот же принцип верен для отделов и целых компаний. Если уменьшить число перспективных новых проектов, продуктов и даже потребителей, то во всем, что осталось, можно добиться наилучших результатов.

Лучший способ вырваться из порочного круга чрезмерной занятости и неважных результатов — очень придирчиво выбирать то, что вы соглашаетесь делать. Вы сможете достигать большего, если будете брать на себя меньше. Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы не допустить перегрузки.

Берите паузу. Если это возможно, не соглашайтесь браться за новый проект сразу после того, как вам его предложат. Принимайте решение не торопясь, чтобы обеспечить себе возможность для обдуманного выбора. Сначала задайте уточняющие вопросы. Например, если вам предлагают взять на себя подготовку презентации, скажите: «Звучит интересно. Что конкретно вы имеете в виду?» Уточните тему, формат и требования, чтобы определить, сколько времени потребуется на подготовку. Затем попросите дать вам время на то, чтобы свериться со своим расписанием: «Не могу сказать ничего определенного прямо сейчас. Сначала мне надо понять, смогу ли я с этим справиться без ущерба для других своих обязанностей. Пожалуйста, зайдите завтра, и тогда я дам точный ответ». Людям нравится быть «разумными», поэтому, скорее всего, с этим вашим условием согласятся. Если ваше общение происходит через электронную почту, можете не просить время на обдумывание ответа, просто возьмите его сами.

Учитесь говорить «нет». Если вы сразу уверены, что у вас нет возможностей взяться за новый проект, говорите «нет» как можно быстрее. Чем дольше вы тянете время, тем труднее вам будет отказаться и тем больше разочаруется тот, кто к вам обращался. Скорее всего, достаточно будет просто сказать: «Звучит очень заманчиво, но, к несчастью, я сейчас полностью загружен».

Продумывайте проект. Если хотите взяться за новое дело, не торопясь, продумайте о том, что вам потребуется для его выполнения. Для презентации вам может понадобиться переговорить с главными заинтересованными лицами, провести свое исследование, подобрать нужные слайды и отрепетировать выступление. Для более крупного проекта набор необходимых действий может оказаться более обширным и менее ясным. Набросайте план действий и хотя бы примерно оцените, сколько времени вам потребуется на все необходимые шаги.

Обращайтесь к своему расписанию. Продумав план проекта, обратитесь к вашему расписанию, чтобы понять, где у вас есть свободное место в графике (см. вставку «Не тратьте впустую время между совещаниями»). Если вы должны сделать презентацию и видите, что в графике есть для этого место, то уверенно соглашайтесь и занимайте это свободное время подготовкой вашей презентации. Если в вашем расписании нет свободного времени, то у вас есть несколько вариантов. Во-первых, вы можете просто отказаться, сославшись на то, что перегружены и не можете взять новое задание. Во-вторых, вы можете пересмотреть уже имеющиеся у вас задачи, чтобы освободить время для нового проекта. Сравните его с тем, чем вы уже заняты сейчас. Стоит ли ради нового проекта бросать или откладывать другие ваши задачи? Если не уверены, спросите у своего менеджера: «Меня попросили сделать презентацию для XYZ. Для этого мне придется взять часть времени от проекта ABC. Не против ли вы, чтобы я пересмотрел мои приоритеты и взялся за новую задачу? Или вы считаете, что я не должен заниматься этой презентацией?» Использование одной из этих стратегий позволит вам взяться за разумное количество заданий и не испытывать недостатка во времени.

Корректируйте ваши обязанности. Если вы взялись за новый проект, который может повлиять на другие, сообщите об этом всем, кто к этому причастен и чего они могут ждать от вас. Возможно, им не понравится, что вы сменили приоритеты. Но, если вы достигли соглашения с боссом и своими целями, не сомневайтесь в том, что сделали правильный выбор. Кроме того, если вы как можно раньше объясните людям, чего им ожидать, то меньше будет вероятность того, что они окажутся чем-то недовольны. Это даст вам возможность перераспределить вместе с ними время или делегировать вашу работу тому, у кого для этого больше возможностей.

Когда вы разберетесь со всеми задачами, занесите их в расписание. Так вы убедитесь, что у вас действительно есть время на выполнение проекта, за который вы только что взялись. Только полная ясность в отношении имеющихся обязанностей позволит вам сделать всю необходимую работу, и сделать ее хорошо. Позвольте себе проявить свои способности. Если вы не будете лихорадочно пытаться выкроить 20 минут там, 30 минут здесь на важные дела между письмами и совещаниями, то сможете проделать по-настоящему ценную работу — и при этом получить удовольствие от процесса.

_______________

Элизабет Грейс Сондерс — автор книги «Как инвестировать ваше время так же, как деньги» (How to Invest Your Time Like Money), тренер по тайм-менеджменту и основатель Real Life E Time Coaching & Training. Вы можете узнать больше на .