Книга: Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией
Назад: Применение «Метода Помидора» в команде
Дальше: Простые практики для стартовавшей команды
Адаптация инструментов метода к командной работе
У «Метода Помидора» шесть целей:
• Узнать, сколько усилий требует дело.
• Отсечь незапланированные перерывы.
• Распланировать усилия, требуемые для конкретных дел.
• Сделать Помидор более эффективным.
• Составить график.
• Определить ваши личные цели для усовершенствования.
В разделе «Достижение личных целей» я продемонстрировал, как достичь этих целей, работая в одиночку. Но я часто посещаю команды, которые тоже заинтересованы в продуктивности. Множество людей спрашивает меня, как им применить Метод Помидора к нуждам их команды. Как адаптировать инструменты и техники? Я польщен возможностью на время стать членом вашей команды и теперь могу ответить на ваши вопросы. Начнем.
Должен ли каждый член команды иметь свой собственный помидор или есть лишь один Помидор на всю команду?
Каждая микрокоманда имеет и управляет своим Помидором. Правило: «Одна микрокоманда – один Помидор».
Что такое микрокоманда?
Микрокоманда – это любое количество людей, работающих над одной задачей в определенное время. Например, команде из трех человек нужно достичь цели. В каждый конкретный момент два человека могут работать над определенным делом вместе, в то время как третий член команды работает над другим делом. В течение этого времени команда разделена на две микрокоманды (рисунок 31).
ЦЕЛЬ № 1
Рисунок 31. Микрокоманды
На всех этих рисунках подчеркнутое имя означает человека, ответственного за достижение командой цели. Жирным выделены имена людей, ответственных за завершение конкретной задачи. Этот человек также стоит во главе микрокоманды, работающей над этой задачей. Пунктирная двусторонняя стрелка обозначает взаимодействие между людьми. Каждое дело курирует микрокоманда. Микрокоманда может меняться в размерах от одного человека до всех членов большой команды. Один человек в микрокоманде всегда ответственный за результат конкретного дела и управляет микрокомандой, работающей над ним.
ЦЕЛЬ № 1
ЦЕЛЬ № 2
Рисунок 32. Цели и микрокоманды
Рисунок 32 показывает команду из 8 человек и количество Помидоров, которые они используют, чтобы достичь заданной на день цели. Команда работает над двумя целями. Над первой работают трое: одна микрокоманда из двух человек и одна микрокоманда из одного человека. Над второй целью работают пятеро: одна микрокоманда из двух человек и одна из трех. В соответствии с правилом «Одна микрокоманда – один Помидор», для каждого дела, над которым работает одна микрокоманда, выделен собственный Помидор.
Почему бы не дать один Помидор на всех членов команды?
Перерывы – один из самых важных элементов «Метода Помидора». Они позволяют нашему разуму переработать поступившую информацию и стимулировать решения. В команде перерывы становятся даже важнее, чем работа. Эффективные взаимодействия между членами команды требуют от людей быть открытыми, уметь слушать и концентрироваться. Невозможность сделать соответствующий перерыв может означать, что члены команды начинают находиться в большем стрессе и становятся менее способны к эффективному взаимодействию с остальными.
Невозможно выделить фиксированное время для перерыва, равно как и между Помидорками или между блоками Помидорок. В конце Помидорки одна микрокоманда может чувствовать себя готовой начать следующую после всего лишь двухминутного перерыва. В то же время другой микрокоманде может быть нужен пятиминутный перерыв.
Каждая микрокоманда должна иметь право решать, насколько долгим будет перерыв. У каждой микрокоманды – свой ритм, созданный разными видами деятельности и разными типами личностей. Члены каждой микрокоманды взаимодействуют разными способами.
Только сами члены микрокоманды знают, сколько времени им надо, чтобы приготовиться и начать следующую Помидорку.
«Синхронизированный Помидор» – один таймер на всю команду, один на микрокоманду или один на человека, но запускающийся одновременно с остальными как на конвейере, – не позволяет каждой личности распоряжаться временем, которое ей нужно, чтобы быть способной эффективно взаимодействовать с остальными членами команды. Любые попытки команд работать в ногу заставляют людей игнорировать их индивидуальные потребности.
Другая причина не советовать «Синхронизированный Помидор» – необходимость эффективно управлять отвлекающими факторами. Если микрокоманду № 3 прервет срочный звонок и она не сможет успешно справиться с ним, не имеет смысла останавливать все остальные микрокоманды и отменять Помидорку для всей группы.
Как нам организовать всеобщее совещание?
Командный график дает возможность планировать мероприятия, затрагивающие всю команду: совещания и общие перерывы.
Каждая микрокоманда решает, когда начать ее собственную Помидорку и как долго будут длиться перерывы. Однако, независимо от того, сколько минут осталось от каждой Помидорки, микрокомандам, полезно применять правило: График всегда важнее, чем Помидорка.
Необходимость общих для всех перерывов или совещаний, где присутствует вся команда, можно удовлетворить, включив их в командный график:
• ежедневно с 11:30 до 11:45: общий перерыв на кухне второго этажа.
• каждую пятницу с 15 до 17: общее совещание в кабинете № 401.
Кто должен составлять и корректировать командный график? Это ответственность членов команды.
Кто устанавливает Помидор? Кто планирует затраченные усилия? Кто записывает Помидорки?
Тот, кто управляет микрокомандой, несет ответственность за серию действий и решений:
• Устанавливает Помидор – физически заводит таймер.
• Принимает решение, как организовать структуру Помидорки – как использовать первые или последние пять минут Помидорки.
• Ставит крестик в «Список дел на сегодня» после каждой завершенной Помидорки.
• Принимает решение, как поступать с отвлекающими факторами, когда они возникают.
• Принимает решение, как долго должен длиться перерыв, держа в уме потребности членов микрокоманды.
• Ведет запись Помидорок, выполненных в течение дня микрокомандой, за которую он отвечает.
Все эти действия и решения укрепляют чувство ответственности человека в отношении задачи, которую нужно выполнить.
Нужно ли нам изменять листы записей метода Помидора?
Давайте окинем взглядом листы, относящиеся к «Методу Помидора», один за другим, чтобы решить, как и когда адаптировать их под нужды команды.
Адаптация «Списка Дел На сегодня»
Единственное изменение, которое вам нужно сделать, когда вы возглавляете микрокоманду, – внести имена людей, которые работают с вами.
Рисунок 33. Список Дел на Сегодня
Рисунок 33 показывает «Список дел на сегодня», составленный Марко. Марко работает над составлением месячного отчета о продажах: это его цель на неделю. Из этой записи мы видим, что Марко закончил задачу: «Собрать информацию для отчета о продажах» за одну Помидорку. Вместе со Стефаном они закончили дело «Проверить данные для отчета о продажах» за две Помидорки. Наконец, вместе с Анной-Еленой и Катрин он работает над задачей «Подготовить отчет о продажах», что пока заняло одну Помидорку.
Адаптируя «Лист записей»
Когда идет командная работа, «Лист записей» явно показывает запланированные и реально потраченные усилия, выраженные в личных Помидорках.
Рисунок 34. Лист записей
Например, «Лист записей» на рисунке 34 показывает нам две вещи. Марко предполагал, что на задачу «Подготовить отчет о продажах» потребуется две Помидорки для микрокоманды из 3 человек (2П3 ч). Однако на самом деле микрокоманде потребовалось пять Помидорок, чтобы завершить задачу.
Это только один «Лист записей». Тот же лист используется членами команды. А в конце дня каждый член команды, ответственный за конкретное дело, заполняет данные относящиеся к его работе в микрокоманде.
Адаптируем «Перечень Дел»
Перечень дел требует некоторых простых модификаций для работы в команде.
• Добавить колонку с человеком, ответственным за задачу.
• Записывать в колонке ожидаемого количества Помидорок число, которое конкретный член команды предполагает потратить на конкретную задачу.
Человек, ответственный за задачу, также отвечает и за ее планирование.
Рисунок 35. Перечень дел
В примере с рисунка 35 Катрин ответственна за задачу «Подготовить слайды для презентации нового продукта» и предполагает, что для этого понадобится 4 Помидорки и два человека.
