Глава 10
Эффективно делегируем задачи
Помимо трудностей, связанных с неспособностью сказать «нет», те из нас, у кого слишком много «подвисших» дел и проектов, очень часто стараются сделать всё сами. Менеджеры согласятся: самое эффективное использование времени – делать то, что получается лучше всего и чего никто, кроме тебя, так же хорошо или так же, как ты, не сделает. А значит, порой вам следовало бы делегировать кому-нибудь какие-то задачи с целью освободиться и сосредоточить внимание на том, что вам действительно нужно сделать.
Вот несколько сигналов, которые дают знать о том, что вам нужно избавиться от части задач – общих или промежуточных в каком-то конкретном проекте.
1. Для выполнения задачи требуется меньше навыков, чем имеется у вас.
2. Вам скучно делать часть или все пункты задачи, которую вы делаете.
3. То, что делаете вы, может сделать компьютер или программа.
4. Вы хотели делегировать кому-то задачу, но решили: быстрее будет выполнить ее самостоятельно, нежели кого-то обучать.
5. Вы сомневаетесь, что кто-то сможет выполнить какую-то часть или всю работу так же хорошо, как вы.
6. Вам часто говорят, что вы чокнутый трудоголик, который предпочитает всё делать самолично.
Один или больше пунктов – это про вас? Если вы можете представить себя в одной из перечисленных ситуаций, вам нужно провести серьезный самоанализ или поговорить с кем-то, кто специализируется на подобных вопросах, – чтобы вам было легче делегировать задачи.
Я не обещаю вам радужной картины в результате делегирования полномочий. Здесь тоже есть свои подводные камни. Экономия времени, достигаемая при передаче нескольких или многих задач, которые вы обычно выполняете сами, могла бы позволить вам закончить больше незавершенных проектов, – однако внезапно может открыться «ящик Пандоры». Я вспоминаю одну известную женщину-историка, которая поручила провести исследование своим ассистентам. К сожалению, те не снабдили кавычками большое количество фрагментов текста, которые были дословно скопированы из книг и документов. Когда она писала книгу, то рассчитывала, что эти параграфы будут даны иначе (то есть ее ассистенты перескажут идеи своими словами). Тем не менее программа проверки на плагиат подсветила множество абзацев, которые были скопированы без какого-либо упоминания об их истинных авторах. Наша автор поняла, что именно произошло, и была вынуждена принести извинения за промахи своих ассистентов. Но инцидент, пусть и ненадолго, всё же нанес ущерб ее репутации, которая до того момента являлась безупречной.
Тем не менее грамотное делегирование реально связано с экономией. Оно позволяет вам освободить ценное время и ресурсы для того важного проекта, который, казалось бы, вы уже никогда не успеете закончить или на который ушло бы гораздо больше времени, чем вы предполагали (если бы появилась возможность завершить его быстрее).
Беверли Де Пью, агент по недвижимости в Image Realty (агентство недвижимости), отметила в моем опросе наиболее частую причину, по которой она не завершает дела: «Я могла бы делегировать какие-то отдельные задачи или проекты кому-то другому». Она развила эту мысль: «Слишком часто бывает так, что есть задачи, которые мог бы выполнить мой ассистент или кто-то еще, но я тем не менее всё делаю сама. Возможно, достаточно лишь проконтролировать и удостовериться, что всё выполнено точно: в глубине души я знаю – это мог бы сделать кто-то другой. Тем не менее огромное количество дел выводит меня из состояния равновесия».
Беверли Де Пью не одинока. Если с самого начала делегировать задачу или проект кому-то другому, то можно освободить больше времени на приоритетные занятия, которые под силу только вам. Ниже перечислено, что нужно сделать, чтобы делегировать задачи более эффективно.
Восемь шагов к эффективному делегированию
1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать. Отдавайте то, что вам не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже или даже лучше, чем вы.
2. Выберите того, кому лучше всего будет делегировать задачу. Внимательно отнеситесь к выбору кандидата. Вам потребуется ознакомиться с его резюме, побеседовать с ним по телефону или, по возможности, даже лично. Если позиция удаленная, для интервью с потенциальным кандидатом используйте Skype или FaceTime – так у вас будет больше информации о человеке. Проверьте, нет ли в резюме подозрительных моментов, которые надо прояснить. По возможности, попросите потенциального кандидата выполнить простое задание, похожее на то, которое он или она будут делать регулярно. Тщательно проверьте выполненное задание, прежде чем пообещаете нанять этого человека или даже разрешите кому-то из другого отдела вашей компании перейти к вам.
3. Вырабатывайте доверие к человеку, которому вы делегируете задачи. Особенно вначале тщательно проверяйте его/ее работу и следите, чтобы результат соответствовал тому тестовому заданию, которое вы одобрили. По возможности, попросите еще какого-нибудь коллегу проверить работу, делегированную сотруднику. Таким образом, у вас появится еще одно мнение. Если надо будет что-то исправить, посмотрите, как быстро и точно будут внесены правки.
4. Убедитесь, что даете понятные инструкции. В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили, так что вы должны быть отличным учителем. Осторожно делегируйте задачи, если у вас объективно не хватает навыков обучать. При необходимости попросите коллегу или еще кого-нибудь, кто отчитывается перед вами, помочь вам провести обучение, – таким образом, результат получится превосходный.
5. То, что вы делегируете, должно быть предельно понятным и иметь жесткий дедлайн. Также следует наладить обратную связь и обсуждение задачи. Слишком часто, как только кому-то поручено выполнение основной задачи или множества делегированных обязанностей, обратная связь дается редко, а порой вообще неизвестно, когда она будет. Назначьте конкретную дату – не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Например: «Обратная связь будет через два дня. Эту часть проекта надо завершить к такому-то числу». Договоритесь насчет обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще надо поработать.
6. Дайте аванс и поблагодарите после завершения. Вы можете лично поблагодарить человека, которому поручали что-то сделать, или, при необходимости, представьте человека всей команде. Например, если вы поручили проверить контакты тех, кто получит отчет, который вы вот-вот закончите, на еженедельном собрании вы можете сказать: «Я бы хотел поблагодарить Такого-то за то, что он так блестяще справился со своей работой и проверил все имена, почтовые адреса и актуальные номера телефонов тех, кто получит наш отчет, как только он будет готов. Эта работа гарантирует, что мы сможем получить отчет быстрее и с меньшей вероятностью утечек, поскольку информация о получателях обновлена». Или вы можете дать аванс, но с глазу на глаз: «Спасибо за помощь. Вы делаете поистине очень важную работу».
7. Делегируйте не только задачу, но и ответственность за ее выполнение. Делегируя кому-то некие задачи, будьте осторожны и не создайте себе еще больше работы. Дело в том, что если вы поручаете задачу правильно, то вы действительно экономите время и посвящаете свои часы как специалиста тем задачам, которые способны выполнить только вы. Проверяйте исполнителя до тех пор, пока не убедитесь, что можете передать ему/ей всю ответственность за задачу и за всю работу, часть которой он делает. Например, если вернуться назад к той задаче с поручением проверить контакты тех, кто получит отчет, то назначенный для этого человек должен также внести данные в таблицу Excel или в базу данных компании. Если вы должны взять эти данные и самостоятельно их внести, вы втянете себя в работу исполнителя, которая должна была включать в себя и этот аспект, а не только сверку.
8. Поручайте задачи не только людям, но и технологиям. Вам зачастую приходится обучать тех людей и руководить теми, кому вы поручаете задачи. Есть еще одна возможность в дополнение к делегированию другим людям или заменяющая его: использование различных технологических решений для полного или частичного решения задач, которые вы выполняли бы вручную и самостоятельно. В разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги я привожу список всевозможных мобильных приложений и сайтов, которым вы можете перепоручить всё – начиная от ведения вашего списка дел и заканчивая помощью в постановке целей. Вероятно, вы не можете прямо сейчас позволить себе купить специального робота, но есть машины, которые можно взять в аренду или приобрести: например, робот-пылесос iRobot Roomba – с ним вы освободите себя от вороха домашних хлопот по уборке. В прошлом отправлять приглашения по электронной почте считалось признаком дурного тона, но позже, благодаря преимуществу отправки автоответов на такие приглашения, эта практика набрала популярность в бизнес-сфере и повседневной жизни. Если пользоваться такими сервисами, можно освободить неслыханное количество времени, которое иначе вы провели бы, подписывая конверты и вручную занося имена знакомых в новую записную книжку.
В следующей главе мы рассмотрим, как акроним ФИНИШ – так же как и всё, что вы узнали из этой книги, – можно применить к одной большой задаче… Например, написать книгу.
УПРАЖНЕНИЯ
1. Составьте список дел, которые вы выполняете самостоятельно. Во второй колонке укажите, кому вы могли бы делегировать их.
2. Иногда, когда вы кому-то делегируете обязанности, развитие событий удается предугадать. Если вы спланируете, как справиться с возможными проблемами, вам будет легче делегировать и даже расширять круг задач и исполнителей: что и кому вы делегируете.
• Исполнитель, которому вы что-то поручили выполнить, сделал слишком много орфографических ошибок и опечаток в прошлый раз. Как с этим быть?
• Исполнитель, которому вы что-то поручили, слишком долго не мог завершить поставленные задачи. Что вы можете ему/ей предложить, дабы ускорить процесс, причем так, чтобы это не отразилось на качестве?
• Исполнитель, которому вы поручаете задачу, слишком много разговаривает по телефону по личным вопросам, а также ведет чересчур обширную переписку по делам, никак не связанным с работой, – причем вы в этом уверены. Надо ли что-то говорить? Если надо, то что именно сказать?
• Даже несмотря на то, что вас вполне устраивает работа, которую выполняет исполнитель, вы считаете необходимым составить регулярное расписание совещаний по поводу задач и обсуждать его/ее прогресс. Когда такие встречи должны проходить? Где? Как часто? Как сообщить об этих регулярных совещаниях исполнителю в позитивном ключе, чтобы он не подумал, будто вы недовольны его/ее работой или подсматриваете через плечо?
