Глава 8
Эффективный список дел
Одна женщина рассказывала мне, как придумала эффективный способ справиться с бессонницей: перед сном она составляла список дел, которые ей надо будет сделать на следующий день. Закончив перечень, она сразу же засыпала. Прежде ее всю ночь терзала беспредметная тревога и мучили вопросы: «Что же мне делать завтра? Что я должна сделать? Что я забыла доделать?»
Возможно, вам не нужен список дел, чтобы крепко спать по ночам, однако это очень эффективный инструмент доведения дел до конца, – причем не важно, ведете вы такой список постоянно, порой или только во времена авралов, когда срочно необходимо внести ясность в планы, разложив всё по полочкам.
Выше я рассказывала о неэффективном списке дел. По сути, он представлял собой перечисление 47 пунктов, которые нужно выполнить, – от главнейших проектов до повседневных домашних дел. Подобный перечень бесполезен в качестве органайзера и инструмента для самоорганизации. И хотя всю эту информацию полезно держать в одном месте, необходимо всё же составить такой список, который будет реалистичным и управляемым.
Один из ключевых аспектов правильного списка – наличие временных рамок. Важнее всего не просто перечислить свои конкретные проекты и дела, которые вы обязаны выполнить, но и указать, когда вы должны их представить и сколько на них уйдет времени. А также: что будет указывать на выполнение задачи? Вы вычеркнете пункт из списка? Или у вас в таблице выделены особые ячейки, чтобы отмечать эти дела галочками?
Вот одна из самых частых ловушек, в которую попадают те, кто составляет себе списки: если вы доделываете не всё из перечисленного, то необходимо перенести невыполненное в следующий перечень. Избегайте того, чтобы эти пункты оставались неотмеченными в старом списке, потому что вы сами не заметите, как они исчезнут из поля зрения, образовав некую неопределенную категорию незаконченных дел и даже больших проектов.
Ниже представлен образец составления списка дел. Несколько дополнительных листов имеются в разделе «Приложения»: размножьте формы и пользуйтесь ими. Вы также можете приобрести такие формуляры в магазине канцтоваров.
МОЙ СПИСОК ДЕЛ
Если у вас на компьютере установлен Microsoft Excel, можно составить список в этой программе. В левой колонке «А» – дела, которые надо сделать. В колонке «B» – описание задачи. В колонке «C» проставьте время, которое, по вашему мнению, уйдет на ее выполнение. В колонке «D» можете отмечать галочками выполненные задачи, а в колонке «E» – число, когда вы их завершили.
Важно, чтобы у вас были записи о ваших делах и путеводитель по ним. Своим студентам я предлагаю делать пометки в течение занятия, и для многих это оказывается новым навыком. Исследование показало, что писать заметки от руки более эффективно, чем заносить их в компьютер или другое электронное устройство. Но, по моему мнению, записывать на компьютере лучше, чем вообще ничего не записывать. Однако, если есть такая возможность, лучше писать от руки: от данного способа больше пользы. Она напрямую связана с преимуществами от написания и хранения списка дел. Смысл в том, что, когда мы записываем что-то на бумаге, это становится реальным – и ваше обязательство выполнить его усиливается.
Но отсюда вовсе не следует, что надо записывать вместо того, чтобы делать. Вы обязаны делать то, что включаете в свой перечень. Когда вы перечисляете то, что должны выполнить, это помогает вам конкретизировать свои цели и достичь каждой из них. Хорошо составленный список помогает также и отслеживать ваш прогресс.
Мы уже отмечали, что лучше получается ставить цели, если назначать реалистичные дедлайны. Чем больше информации есть у вас о том, сколько времени потребуется на выполнение того или иного дела, тем больше вероятность указать реалистичный крайний срок. Если проставлять время выполнения задач, это послужит подтверждением вашей эффективности.
Если вы работаете на себя или являетесь консультантом с почасовой оплатой, тогда чем больше у вас будет сведений о том, сколько вы успеваете за час, тем более точные сметы вы сможете выставлять по своим проектам.
Давайте обсудим, как можно организовать ваш список. Вот два основных способа.
• По хронологии.
• По важности задач.
Если вы составляете список по хронологии, то идете последовательно, начиная с утра и завершая вечером, и фиксируете, что вы будете делать в этот промежуток времени.
Если вы отдаете предпочтение подходу по важности задач, то вы располагаете их по степени значимости, независимо от времени выполнения.
Тут вы подумаете или даже воскликнете: «Но я не хочу целыми днями составлять списки!» А вы когда-нибудь записывали, что вам нужно купить, например в бакалее, перед походом в магазин? Если нет, то вы, скорее всего, тратите гораздо больше времени и денег, совершая покупки. Списки покупок позволяют спланировать и быстрее купить всё необходимое в супермаркете.
Таким же образом использование перечня задач для организации работ по вашему основному проекту позволит вам делать больше.
Если вы должны завершить огромный проект, вам понадобится наметить промежуточные задачи, а также несколько промежуточных дедлайнов в рамках общей задачи. Например, планирование ежегодного выездного совещания относится к категории слишком обширных задач, которые не должны стоять в вашем списке к исполнению одним пунктом. Весь проект может называться «План организации выездного совещания», но задачи лучше разбить на подзадачи, чтобы видеть свои дела на каждый день.
1. Написать письмо и/или поговорить с тем, кто организовывал совещание в прошлом году, взять у него контактную информацию о той площадке, где оно проходило, в том случае если совещание будет проводиться там же.
2. Поискать другие площадки в интернете или связаться с компанией, которая организует поездки.
3. Уточнить у _________ (менеджера из отдела по связям с общественностью) количество приглашенных на мероприятие.
4. Выяснить, какого числа и в какой день недели будет проводиться мероприятие и есть ли возможность изменить дату.
5. Назначить дату заседания, на котором соберется комитет выездного совещания, чтобы обозначить круг вопросов для обсуждения на мероприятии. Как только будет назначен день проведения заседания комитета, обозначить дату самого выездного совещания.
6. Написать электронное приглашение на предварительное заседание.
7. Утвердить текст приглашения на выездное совещание у одного из членов комитета и получить обратную связь.
8. Как только приглашение будет утверждено, разослать его по электронной почте.
9. Зайти на сайт типографии, которая выполняла заказ на печать в прошлый раз, найти информационные листки и отпечатанные раздаточные материалы.
10. Отправить заказ на разработку образца раздаточного материала.
Ваша цель – не стать тем, кто только и делает, что составляет списки. Вместо этого вы создаете его и отслеживаете его выполнение, дабы ваша эффективность оказалась максимальной и повысилась вероятность того, что ваш проект будет подготовлен и запущен. OTD – Out of door («запуск») – еще один из моих любимых акронимов.
УПРАЖНЕНИЯ
1. Составьте очень простой список дел на сегодня, причем не важно, рабочий у вас сегодня день или выходной. Какой принцип организации вы выберете? По хронологии или по важности?
СПИСОК ДЕЛ НА СЕГОДНЯ
Сегодняшнее число _________ День недели _________
1) __________________________
2) __________________________
3) __________________________
4) __________________________
5) __________________________
Завтра еще раз взгляните на список. Сколько пунктов вы выполнили? Помогло ли вам то, что вы упорядочили его определенным образом?
2. Если выяснилось, что вам не очень подходит составлять на бумаге список предстоящих дел, то какую систему в таком случае вы выработали для себя, если таковая имеется? Изучите подробно электронные ресурсы для ведения списков – они перечислены в разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги. Лично я предпочитаю вести списки на компьютере, в телефоне или на бумаге, но очень многие доверяют мобильным приложениям (одни из них бесплатные, другие нужно оплатить на месяц или год), которые помогают держать в упорядоченном виде недельные и годовые задачи.
