Часть вторая
Избавление
Глава 6
Как использовать концепцию «ФИНИШ»
Весьма эффективным способом всегда держать руку на пульсе является концепция «ФИНИШ» – она будет напоминать вам, что нужно продвигаться короткими дистанциями. Итак, я с удовольствием расскажу о придуманной мною методике, которая помогает мне в моих делах.
Ф – фокусируемся на первоочередной задаче.
И – игнорируем всё, что отвлекает нас.
Н – делать надо немедленно, а не завтра или потом.
И – исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.
Ш – шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.
Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.
Давайте рассмотрим подробно каждый принцип.
Ф – фокусируемся на первоочередной задаче.
Мы выяснили: если отвлекаться и делать массу дел одновременно, то многое нам не удастся довести до конца. Это одно из самых значительных препятствий, которые мешают нам заканчивать дела. Выберите первоочередной проект и занимайтесь только им.
И – игнорируем всё, что отвлекает нас.
Иногда вам приходится отрываться от дела и уделять внимание кризисным ситуациям на работе или в повседневной жизни. Но как только вы разобрались с непредвиденным обстоятельством, снова вернитесь к текущему проекту. Это те самые отлучки, которые вы сами себе позволяете и которые необходимо контролировать. Действительно ли вам нужно прерваться и прочитать сейчас почту?
Н – делать надо немедленно, а не завтра или потом.
Когда вы тянете время или откладываете что-то на потом, на завтра или даже на грядущие недели и месяцы, это служит препятствием к тому, чтобы закончить дело. Таким образом, надо пообещать себе целиком сконцентрироваться на первоочередной задаче, а не откладывать ее на потом или даже на завтра.
И – исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.
Приступить к чему-то бывает трудно, особенно если дело переходит в разряд тех, которые вы всё пытаетесь закончить, но откладываете снова и снова. Но как только вы приступили, вы способны не останавливаться и продолжать работать, и именно так вам надо поступить. Если вы отвлекаетесь или вдруг поняли, что блуждаете где-то вдали от вашей основной задачи, придумывайте новые способы, которые заставят вас опять вернуться в прежнее русло. Например, купите таймер или заводите будильник на телефоне, чтобы оставаться погруженным в задачу в течение часа, двух или больше. Когда вы уверены, что крепко держитесь курса (и вознаграждаете себя после звонка будильника), это может послужить отличным способом продвинуться в чем-то вперед.
Ш – шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.
Говорят, что Томас Эдисон совершил тысячу попыток, прежде чем смог наконец изобрести электрическую лампочку. Над чем бы вы ни работали, возможно, это и не войдет в историю и не повлияет на жизнь человечества, как электрическая лампочка, но может изменить всё в вашей карьере или личной жизни. Так что напоминайте себе почаще о Томасе Эдисоне, который не сдавался, и берите с него пример.
Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.
Когда вы всё-таки завершите задачу, хорошенько похвалите себя. Не важно, будут вам аплодировать начальник или коллеги, – похлопайте себе сами. Наградите себя чем-то ощутимым или даже пригласите друга, свою пару или члена семьи где-нибудь отпраздновать это событие. Вот вы успешно справились с задачей, и, если это было настоящим испытанием, вы заслуживаете того, чтобы заострить особое внимание на том, что достигли цели. Чем более позитивным для вас будет факт завершения и чем больше тормозящих вас страхов, расхитителей вашего времени и вредных привычек вы победите, тем вероятнее, что в будущем вам всё легче и легче будет доводить до завершения дела, – до тех пор, пока это не перестанет быть проблемой.
Прежде чем перейти к следующей главе, где мы рассмотрим, как следует ставить цели и расставлять приоритеты, давайте рассмотрим два ключевых аспекта, которые помогут вам заканчивать всё начатое.
Первое – найти скрытые резервы времени; второе – охватить всю ситуацию целиком и понять, на что вы тратите время. Заведите дневник учета времени, если вы еще этого не сделали или не ведете его прямо сейчас, – он поможет понять, на что у вас уходит время.
Как найти скрытые резервы времени и использовать их по максимуму
У всех нас много дел, но вы можете постараться выкроить скрытый временной резерв в течение рабочего дня, вечера или выходных. Что означает «скрытый временной резерв»? Это время, которое вы уже успели потратить впустую, потому что недостаточно осознанно расходовали его или потому, что не знали, как использовать его наилучшим образом. Например, если вы долго добираетесь на работу на общественном транспорте, вы, возможно, никогда не думали о том, что эти резервные минуты или часы в поезде, автобусе, самолете или автомобиле могут помочь вам закончить начатые дела.
Даже если смартфон всё время при вас, можно бросить в карман, портфель или сумку маленький ноутбук и пользоваться им, чтобы оперативно вносить идеи по поводу любой задачи, которой занимаетесь. Вы даже можете составить на нем черновики важных писем, над которыми хотели бы подумать, а не отделаться от них побыстрее.
Скрытый резерв включает в себя время, проведенное в ожидании приема в кабинете у какого-нибудь врача – например, стоматолога или другого специалиста. Если только у вас нет необходимости читать в холле журналы, возьмите с собой книгу или распечатанный проект, над которым работаете, и эти минуты перед приемом вы неожиданно проведете с большей пользой.
Порой вы даже понятия не имеете, куда у вас девалось время, когда подошли к концу день, неделя или месяц. Если вы не первый раз читаете книгу про тайм-менеджмент, то знаете, что нужно вести дневник и что он способен оказаться весьма ценным инструментом. Если вы всё подробно записываете в ежедневник, создайте на его основе дневник, с помощью которого обнаружатся скрытые резервы времени. Можете сделать дневник прямо в текущем ежедневнике или отксерить из него пару страниц и отделить дневное расписание от более подробного журнала времени, который вы сейчас ведете.
Как вы сейчас распределяете свое время?
Ниже представлен образец журнала учета времени; можете в него вписать, как вы сейчас проводите свой день. (Если у вас достаточно подробный ежедневник, сделайте из него журнал учета времени. В разделе «Приложения» приводится еще один образец такого журнала – его тоже можно использовать для учета.)
Можно вписывать прямо здесь или сделать несколько копий страницы, чтобы отслеживать свое время в течение нескольких дней. Если вы встаете в 7:00, прямо с этой графы и начните записи. Если в 5:00 – то с этого момента.
Журнал учета времени
ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 1
Сегодняшнее число: ____________________
День недели: ____________________
Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)
Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.
________________ __________________________________
Дополнительно:
Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми – и лично, и по телефону?
________________ __________________________________
ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 2
Сегодняшнее число: ____________________
День недели: ____________________
Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)
Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.
________________ __________________________________
Дополнительно:
Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми – и лично, и по телефону?
________________ __________________________________
Пока что отложите в сторону заполненные листы учета времени. Мы будем их разбирать в следующей главе.
Вот несколько вариантов, как можно использовать обнаруженные вами скрытые временные резервы – по пути на работу, по вечерам, в обеденный перерыв или на выходных.
1. Составить план, как лучше использовать скрытые резервы времени.
2. Брать с собой ноутбук, планшет или использовать смартфон, чтобы писать короткие заметки, заниматься рабочими делами – либо попросту расслабляться и смотреть видео, телевизор или слушать музыку.
3. Сделать несколько физических упражнений.
4. Провести сеанс медитации.
5. Поспать днем.
6. Устроить с коллегами мозговой штурм по телефону, скайпу или лично.
7. Пообщаться с кем-нибудь.
8. Вздремнуть (если вы не навредите себе этим, чтобы никто не подумал, будто вы ленитесь или не выполняете своих обязанностей. Некоторые прогрессивные компании оборудовали специальные комнаты для сна и кресла для отдыха в уборных, где разрешается ненадолго вздремнуть).
9. Пересмотрите свои долгосрочные и краткосрочные цели.
10. Имейте при себе бумажные листки для заметок или поздравительные открытки, которые вы можете заполнить и отправить.
11. Почитайте книгу – обычную, электронную или послушайте аудиоверсию.
12. Сделайте что-нибудь по дому или выполните чье-нибудь поручение, если пообещали, – и вы освободите себе большой кусок времени вечером или на досуге.
13. Вспомните какую-нибудь незавершенную задачу. Запишите хотя бы три причины, почему в профессиональном и личном плане вам будет выгоднее это доделать.
УПРАЖНЕНИЯ
1. Примените технику «ФИНИШ» к незаконченному проекту или задаче.
Ф – это главный проект, на котором вы сосредотачиваете всё свое внимание. Запишите его ниже.
__________________________
И – что вы делаете, чтобы не отрываться от работы?
План по освобождению от отвлекающих факторов:
__________________________
Н – вы обещаете себе погрузиться в проект или задачу прямо сейчас, а не откладывать его?
Да
Нет
И – какие способы, позволяющие вернуться к работе, вы для себя изобретете или усовершенствуете?
__________________________
Ш – вы стойко держитесь курса?
Да
Нет
Если вы отметили «нет», вернитесь, пожалуйста, к началу слова, чтобы прийти в рабочее состояние.
Или, если необходимо, перечитайте главу 2 и просмотрите еще раз Список-22 с перечнем причин, которые вас тянут назад, или перечитайте главу 4 – «Справляемся с прокрастинацией».
Наконец, как только вы достигнете отметки ФИНИШ – будь то целый проект или часть большого начинания, – отметьте по-праздничному окончание дела! Усильте эффект от завершения.
2. Посмотрите на акроним из пяти букв – ФИНИШ. Выделите в нем букву или принцип, которые для вас представляют особую трудность и являются главной причиной, по которой вы всё время переносите, бросаете и не можете закончить начатое. Запишите ниже эту букву и принцип, который ее описывает.
__________________________
Что вы сделаете, чтобы повернуть ход дела в обратную сторону?
__________________________
Как только вы почувствуете, что улучшили результаты по этой букве/проблеме в слове ФИНИШ, перейдите к следующей, которая вызывает у вас наибольшие трудности, – чтобы еще сильнее натренировать навык завершения дел, – и так пройдите по всем пяти буквам.
