Глава 5

Учимся пересматривать дедлайны

В главе 2 мы кратко рассказали о последствиях, к которым приводят нереалистичные дедлайны. Рассмотрим слово «дедлайн». Оно состоит из двух частей – dead (англ. «мертвый») и line (англ. «линия»).

Насчет линии всё ясно. Это черта, за которую нельзя заходить. Обычно под ней подразумевается дата, к которой планируется закончить и сдать работу.

Но что насчет первой части слова – «мертвый»? Откуда это пошло?

Всем неприятно думать о смерти, – так стоит ли ассоциировать с этим весьма негативным образом свой проект или задачу?

Откуда же взялся термин «дедлайн»? Лично я связываю его со сроками сдачи материала в номер газеты. Если происходит какое-то событие, то материал о нем должен быть сдан до того, как газета уйдет в печать. Если справиться в онлайн-версии Оксфордского словаря английского языка (Oxford English Dictionary, OED) с девяностолетней историей, увидим такое определение: «линия, которую нельзя сдвинуть или обойти».

В словаре приводятся три варианта происхождения этого слова. Первый связан с военной тематикой и относится к 1864 году. Как отмечается в записи Конгресса от 12 января 1876 года, «мертвой линией» называлась черта, «за которую нельзя было заходить заключенным».

Согласно словарной статье, термин упоминается и в другом военном документе 1868 года: «На расстоянии 17 футов от внутреннего ограждения шла мертвая линия, которую ни один не мог пересечь и остаться в живых».

Второе словарное значение слова «дедлайн» относится к области печати: «Направляющая линия, отмеченная на основании печатного станка».

И, наконец, третье значение, которое приводится в словаре: «Срок, к которому должен быть готов материал, чтобы попасть в определенный номер печатного издания».

Я пишу эту книгу, чтобы сказать вам: если вы хотите доводить до конца любое начинание – хотя бы те важные дела, которые вы выбрали для себя и хотите завершить, – вам следует воспринимать дедлайн как позитивное событие, а не как что-то ужасающее.

Для начала, чтобы понять, надо ли вам менять свое отношение к дедлайну, пройдите самостоятельно следующий тест.

ТЕСТ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Какие ощущения у вас вызывает слово «дедлайн»?

Пройдите приведенный ниже тест, выбрав один из вариантов – «да», «нет», «иногда» или «часто». Данный тест нужен вам для самоанализа, поэтому старайтесь отвечать предельно честно.

1. Когда я слышу слово «дедлайн», то начинаю злиться.

Да

Нет

Иногда

Часто

2. Я нейтрально отношусь к дедлайнам.

Да

Нет

Иногда

Часто

3. Если у проекта, над которым я работаю, нет сроков, я выставляю их для себя сам.

Да

Нет

Иногда

Часто

4. Для меня дедлайн равносилен руководству к действию.

Да

Нет

Иногда

Часто

5. Порой я мечтаю: если бы я был начальником – отменил бы все дедлайны.

Да

Нет

Иногда

Часто

6. Если обратиться к прошлому и посмотреть, когда я был на пике продуктивности, то он приходился на время, когда я успевал к сроку или раньше срока.

Да

Нет

Иногда

Часто

7. Если я работаю над сложным проектом, даже если у него всего один общий дедлайн, я всё равно ставлю промежуточные сроки, чтобы знать, что я (или моя команда) на верном пути.

Да

Нет

Иногда

Часто

8. Я веду ежедневник или органайзер, где у меня записаны основные дедлайны по дням, неделям и/или годам.

Да

Нет

Иногда

Часто

9. Для меня постановка дедлайнов – это эффективный способ расставить приоритеты и распределить время так, что у меня выше вероятность закончить первоочередные проекты вовремя.

Да

Нет

Иногда

Часто

10. За последний год я был вынужден пересматривать дедлайны.

Да

Нет

Иногда

Часто

11. Я люблю ставить дедлайны, потому что так я не сбиваюсь с пути.

Да

Нет

Иногда

Часто

Теперь просмотрите свои ответы. Если вы согласны с первым утверждением («Когда я слышу слово "дедлайн", то начинаю злиться»), вероятно, дедлайн для вас – настоящее испытание, которое не дает закончить начатые проекты или задачи и как можно точнее выдержать сроки. К счастью, если вы осознаете, какие чувства в реальности у вас вызывают дедлайны, вам удастся переосмыслить свое отношение к ним и сделать его более нейтральным, таким, которое отражено в утверждениях 2 и 11: «Я нейтрально отношусь к дедлайнам» и «Я люблю ставить дедлайны, потому что так я не сбиваюсь с пути».

Надеюсь, что в пункте 11 вы поставили «да», «иногда» или «часто».

Взгляните на утверждения еще раз. Какие ответы содержат негативное отношение к срокам? А какие ответы показывают, что у вас к ним в целом положительное отношение, за исключением нескольких вариантов?

Чтобы заканчивать проекты и задачи, которые вам необходимо завершить, нужно переосмыслить свое отношение к дедлайнам и изменить линию поведения так, чтобы это стало возможным.

Некоторые респонденты из моего заключительного исследования заявили: у них не получается довести дело до конца из-за того, что «у проекта или задачи нет дедлайна, он с открытой датой».

Если кто-то говорит вам «сдай, как сделаешь» и не указывает точный срок, сами поставьте себе дедлайн.

Если у вас нет дедлайна для важного проекта или задачи, нужно поставить его самостоятельно.

Если у вас уже стоит какой-то срок, один ли это общий срок на неделю, месяц или даже на ближайший год? Или вы разбили проект на промежуточные, короткие вехи, чтобы вам легче было организовать себя и то дело, которым вы занимаетесь?

Первое, что нужно сделать, чтобы осознать всю пользу дедлайнов, – однажды поставить себе дедлайн.

Между тем одного срока может оказаться недостаточно, особенно для более сложных и долгосрочных проектов. Возможно, вам потребуется поставить несколько контрольных точек.

Большая ошибка, которую совершают при постановке дедлайнов, – назначать себе заведомо нереальный срок. Мы обсуждали этот вопрос, когда говорили о проектах по разработке программного обеспечения. Объем работ по ним настолько нелепо недооценивали, что это порой приводило к тому, что проекты переходили в ранг безнадежных. Проблема возникает не только в сфере технической разработки, но и во многих других областях. Разброс может быть большим – от организации мероприятия до написания статьи, от подготовки ужина к восьми часам до сбора материалов и написания курсовой работы.

Ставить сроки полезно даже тогда, когда нужно сделать что-то маленькое и простое: например, «попасть в банк к двум часам дня», если вы не ведете ваши банковские дела по телефону или онлайн, или «ответить на эти телефонные звонки в пять часов».

Но для более сложных проектов дедлайны критически важны. Как отмечалось выше, помимо общего срока полезно проставить и промежуточные контрольные точки.

Самое главное – реалистично оценивать объем предстоящих работ и время на их выполнение. Я говорила о том, как часто нас подстегивает желание согласиться на нереальный срок из страха, что работу отдадут кому-то другому, если вы признаетесь, сколько времени на нее уйдет на самом деле. К сожалению, вы сами себя ставите в весьма затруднительное положение. Вместо того чтобы воодушевлять вас, слишком сжатые сроки могут помешать сделать работу не только вовремя, но и наилучшим образом. Если мчаться сломя голову, вы не достигнете цели и не выполните работу, достойную похвалы. Таким образом, вы хотите всё сделать до конца и вовремя, но также не мешало бы выделить на проект столько времени, сколько на него реально требуется.

Впрочем, есть у медали и обратная сторона. Когда вы просите выделить вам слишком много времени, даже если такой срок подтвердят, вам может показаться: он наступит так нескоро, что вы откладываете проект до лучших времен, или вас одолевают соблазны сначала закончить другие дела, а потом только приняться за это.

С дедлайнами всё обстоит примерно так же, как было описано в классической сказке «Маша и три медведя». Не слишком много, но и не слишком мало: надо, чтобы обозначенный срок оказался в самый раз. Хорошая новость: намечая дедлайны, вы получаете больше контроля над проектами и ситуацией.

Как разбивать большие задачи на более мелкие, чтобы их было легче выполнять?

С вопросом, как выставлять реалистичные дедлайны, которые помогут эффективнее продвигаться по пути к завершению проекта, тесно связано умение дробить большие задачи на более мелкие. К нему также относится и вопрос о преимуществах, которые появляются, если ставить контрольные точки вместо одного очень далекого общего дедлайна.

Какой проект из тех, которые вы хотите завершить, выиграл бы от того, что вы его разделите на более выполнимые задачи?

Когда вы раздробите ваш огромный проект на много мелких задач, поставьте у каждой из них промежуточный срок выполнения внутри общего дедлайна всего проекта.

Например, в случае с книгой, особенно на научно-популярную тему, логично будет разбить проект на части и писать за какой-то конкретный промежуток времени по одной главе.

Тот же принцип разбивать всё на части, равные одной главе, можно применять и к созданию художественного произведения, например романа. Хотя для этого жанра такое дробление, вероятно, является избыточным, так как план работы зависит от особенностей сочинения. Кроме того, во многих романах действие перескакивает из прошлого в настоящее и обратно, а кто-то, может быть, вообще предпочитает писать книги с конца.

Принцип дробления слишком сложных задач на короткие и более выполнимые с выставлением для каждой из них собственного дедлайна можно применять к любым задачам и проектам, которые стоят на повестке дня. Таким образом, задачи становятся менее громоздкими – начиная от составления приглашения, похода по магазинам и приготовления ужина к восьми вечера до организации свадьбы и медового месяца или семейного отпуска.

Во второй части книги мы рассмотрим другие методики, позволяющие избавить себя от незавершенных дел, которые вы начали и бросили.

Подводя итог, скажу, что дедлайны могут быть очень эффективным средством в вашем стремлении завершить всё, за что вы беретесь.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Запишите три самых главных проекта, которые вам нужно доделать. У всех ли проставлены дедлайны или у нескольких? Если да, запишите их. Если нет, то спланируйте их сейчас. Убедитесь, что вы выставляете реалистичные сроки для каждого проекта. Помимо этого, если выставлено только по одному общему дедлайну, добавьте одну или несколько промежуточных точек, в зависимости от того, насколько сложным и насыщенным является текущий проект.

Незаконченный проект № 1

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

Помимо дат промежуточных дедлайнов, запишите то, что будет сделано за каждый отрезок времени. Это одна из версий принципа управления временем, который подразумевает разбиение обширной задачи на мелкие и выполнимые части.

Незаконченный проект № 2

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

Незаконченный проект № 3

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

2. Подумайте, как вы относитесь к слову «дедлайн». Любите ли вы дедлайны, ненавидите их или вам всё равно? Коль скоро четкие сроки не для вас, особенно если вы выполняете такую работу или живете такой жизнью, где конкретные сроки не требуются, – тогда ладно. Как вы в таком случае не сбиваетесь с намеченного пути? Может быть, вы всё-таки намечаете себе какие-то даты, чтобы следить за ходом выполнения работы? Ниже вы можете описать, как отслеживаете то, что нужно сделать и когда, а также как вы помогаете себе чаще доводить дела до завершения и оставаться в тех временных рамках, которые сами себе задали.

________________________