Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Основа всех экзистенциальных кризисов в том, что человек не понимает, зачем, собственно говоря, он родился на свет. Как правило, этот вопрос встает перед людьми, которые не на своем месте или изо дня в день заняты делами, не имеющими к их истинной сути никакого отношения. У меня ощущение, что женщины в такие ситуации попадают в несколько раз чаще, чем мужчины. Может быть, потому что образ сомневающегося и ищущего путь мужчины — он вроде как социально приемлем, а вот женщина должна… — и дальше пошел целый список социальных установок.
«Унитаз — лицо хозяйки». Слышали фразу? Я даже не знаю, что меня возмущает больше: смысл этой фразы или то, что как само собой разумеющееся принимается, что задача женщины — драить унитазы.
В одной из песен группы «Сплин» говорится: «Мы родились на этот свет для счастья — счастье в том, что мы на свет на этот родились». Это всего лишь один из выходов из ощущения бессмысленности происходящего вокруг.
Довольно странное начало для главы о делегировании — верно?
Хотя, если вдуматься, не такое уж и странное. Одна из основных проблем делегирования в том, что у людей в голове установка: «Я все должна сделать сама», «Я должна справляться» и т. д. А в контексте осмысления своей жизни — единственное, что и кому мы должны, это себе — быть счастливыми. И если какие-то действия не делают вас счастливыми, то, вероятно, имеет смысл их исключить из своей жизни или хотя бы свести к необходимому минимуму. Когда в жизни остаются только те дела, которые вы по-настоящему выбрали, а не те, которые предписаны, которые вы должны или которые почему-то всегда сама делала ваша мама, жизнь становится значительно приятнее и полнее. Осмысленность действий, которая приходит вслед за выбором, помогает накапливать энергию — и, следовательно, тратить ее на такие же важные для тебя дела.
Вот такой идеальный круг «выбор — действие — результат» нужно формировать с помощью делегирования. Иначе просто не справиться! To-do-лист всегда будет больше ваших возможностей.
Если задуматься, делегировать можно все что угодно. Нет неделегируемых дел. Покупка одежды себе и детям — запросто, для этого есть армия стилистов на любой вкус и кошелек. Делать домашние задания — тоже, управлять командой — да, писать текст — и даже это.
Все ограничения только у вас в голове. Эти ограничения тормозят развитие многих, способствуют эмоциональному выгоранию и ощущению беспомощности, цейтнота, завала под тысячей дел.
С чего начинать делегирование?
С проработки убеждений, связанных с делегированием.
Давайте составим список самых ненавистных дел, которыми вам сейчас приходится заниматься. В моем списке домашних дел это было мытье посуды, сантехники и пола, а в списке рабочих — прописывание лендингов и верстка писем. Когда мне приходилось выполнять эти дела (а я тоже долго жила с убеждением, что я должна сама с этим справляться, почему нет), я становилась похожа на мегеру. Я могла плакать, ругаться на чем свет стоит, раздражаться от невинных вопросов. Все из-за того, что мне приходилось выполнять работу, в процессе которой я просто ощущала ее бессмысленность, свою бессмысленность и вообще бессмысленность всего происходящего.
В какой-то момент я просто осознала, что так продолжаться не может. Допустим, я отдаю какие-то кармические долги, занимаясь этим, но я совершенно не хочу быть злобным монстром, который высасывает радость из окружающих. И если мне для душевного спокойствия надо снять с себя эти ненавистные задачи, то, значит, я так и сделаю. Так у меня появилась первая помощница по дому и первый сотрудник на работе.
Я вздохнула с облегчением и столкнулась с тем, что теперь нужно учиться пускать сэкономленные силы в созидательное русло.
Итак, сначала надо освободить пространство в голове и отпустить задачи, которые вы готовы отпустить.
Если вы пойдете читать книги по делегированию, вероятнее всего, там будут написаны очень правильные и логичные слова об организации процесса, но, на мой взгляд, если у вас есть проблемы с тем, чтобы просто доверить кому-то хотя бы какую-нибудь задачу, не стоит опираться на логику. Давайте начнем с эмоций и ощущений.
Какие задачи вам бы хотелось не выполнять никогда?
Помните, когда мы с вами изучали тайм-менеджмент, я рекомендовала делать сверку между списками «Сделать» и «Сделано»? Эта сверка покажет вам самые откладываемые дела. Все то, что уходит на самое дальнее «потом».
Может быть, их вы захотите делегировать в первую очередь?
Какие задачи отнимают у вас больше всего энергии?
Когда я встаю после двух часов работы над этой книгой, я чувствую прилив энергии. Это те темы, на которые мне хочется говорить. Я очень хочу, чтобы счастливых, гармоничных и состоявшихся женщин в нашей стране было больше. Как можно больше.
Когда я провожу собеседования или расстаюсь с сотрудниками (у меня растущий бизнес, мы постоянно нанимаем людей), я чувствую себя неловко, мне надо собраться с силами, и затем я чувствую себя как после тяжелой физической нагрузки. Эти задачи мою энергию едят пачками.
А как у вас?
Какая рутина не приносит вам удовольствия?
Повторяющиеся задачи иногда срабатывают как энергетические пиявки. Вы выполняете их, но ни радости, ни удовольствия от них не получаете. Я такое состояние называю «замазка» — когда истинные желания замазываются необходимой рутиной. Этим часто грешат собственники бизнеса, когда не могут выйти из оперативного управления, — по идее, им уже и можно заняться чем-то более интересным, но нет, они топчутся на месте. Они согласовывают каждый счет, проверяют каждую запятую, вмешиваются и вручную рулят всем рабочим процессом. Обычно люди так замазывают какие-то внутренние потребности: быть нужным, быть занятым, свое чувство вины и т. д. Присмотритесь к своей работе: где у вас такая «замазка»?
Итак, прежде чем делегировать, придется покопаться у себя в голове и ответить себе же самому на несколько неудобных вопросов.
Один из них звучит так: если у вас в жизни есть дела, на которые вы тратите энергию, то зачем вы их выбрали?
А путь к успешному делегированию проходит так же, как и путь к обычному счастью — через принятие ответственности за себя, свое состояние, свой образ жизни. Все находится в нас — и как только вы это примете, вы увидите улучшения на каждом уровне жизни.
Ну хорошо, допустим, мы с вами прочитали все вышесказанное и готовы к делегированию.
С чего начать?
Проверяем себя еще раз: я знаю, что я буду делегировать, я знаю, как должен выглядеть конечный результат работы, и я понимаю, как я буду осуществлять контроль в процессе.
Собственно, больше ничего вам и не надо.
В идеальном мире на пути к делегированию и свободе мы идем от карты желаний. Какая ваша самая захватывающая дух мечта? Я хочу офис в Москва-Сити и диджитал-команду, которая работает по всему миру. Смогу ли я ее достичь одна? Конечно нет.
Да, у меня мурашки по коже при мысли об этой мечте, и это из разряда «если повезет».
Но знаете фразу «слона можно съесть по кусочкам»? По дороге к исполнению моей мечты мне придется пройти довольно много ступенек, последние из которых сложно даже представить. Тогда как первые, самые близкие, очень даже хорошо видны.
Можете ли вы прямо сейчас достать карту желаний и выделить для себя самые первые и очевидные шаги? Получится ли у вас поставить цели на ближайший год? Чего вы хотите достичь? На какой уровень выйти?
Раньше я очень удивлялась, когда на собеседованиях задавали вопрос: «Где вы хотите оказаться через пять лет?», а сейчас я сама задаю его.
Знаете почему? Потому что ответ показывает уровень целеустремленности, осознанности человека, его представления о месте в этом мире. А все это важно знать мне при дальнейшем сотрудничестве, а самому человеку — в его росте и развитии.
Итак, в зависимости от большой мечты мы ставим маленькие цели. Есть множество систем постановки целей. Самая известная — это SMART-цели (мы говорили об этом раньше). Напомню пять принципов этой системы: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time Bound. Конкретная, измеримая, достижимая, значимая и ограниченная по времени. Эта система, безусловно, хороша, если вы привыкли относиться к своей жизни как к проекту. Но она приучает нас к жесткому планированию, что в моем представлении о мире не приносит ничего, кроме стресса. Поэтому я, как правило, свои цели формулирую не совсем так и ориентируюсь на большие временные отрезки.
Да, конечно, нельзя написать «Заработать миллион» и пойти пить чай в ожидании, когда же цель исполнится. Но вот уже конкретика: «Заработать миллион на запуске курса по написанию текстов». Если вы ставите цель по SMART — тут надо приписать: «За два месяца». Но это сделает вас ограниченным в оценке результата. То есть если вы заработаете миллион за три месяца, то это уже все равно будет означать, что первая цель не достигнута. Мозг не получил положенных ему эндорфинов, а вы — ощущения, что справились на отлично.
Я бы ставила цель в более мягких формулировках — по моему опыту, попытки втиснуть жизнь в жесткие рамки только заставляют меня постоянно двигать эти рамки. Поэтому сформулированная мной цель звучала бы так: «Заработать от 800 до 1200 тысяч на запуске курса по онлайн-текстам в течение полугода». Что дальше? Дальше надо к этой цели прописать роли. Сможете ли вы ее достичь в одиночку? Кто может вам помочь в процессе? От чьей помощи вы бы не отказались?
Чтобы запустить курс, к примеру, нам понадобятся такие помощники:
Как минимум пять человек должно быть в команде. Какую-то роль вы можете взять на себя — возможно, это будет просто роль координатора всей команды.
Попробуйте понять, какие функции нужно выполнять при достижении вашей цели. Функций в любом бизнесе и проекте ограниченное количество.
Надеюсь, на данном этапе легко будет расписать, что понадобится вам в первую очередь. Как только вы это сделаете, давайте обсудим план и его реализацию.
Про стратегию мы поговорили, далее речь пойдет о тактике. Нам нужен план для реализации нашей мечты, и неважно, будет это мечта о своем бизнесе или идеальном домохозяйстве. План — необходим. Когда мне приходит в голову идея, которую я бы хотела реализовать, она похожа на спутанный клубок из мыслей, образов и желаний. Первое, что я делаю, — выгружаю из головы все в блокнот. Просто пунктами в списке или описанием: «И тут я захожу красивая в новый офис». Дальше из этой «каши» будет рисоваться план: фундаментальные шаги: «Описать, как выглядит идеальный результат» и финальные мелочи: «Описать, что именно убирать в квартире каждую неделю».
Из всего этого хаоса рождается конкретный план — по пунктам, темам и с хронологией реализации.
И вот, когда вы остаетесь со списком на руках, надо задать себе вопрос: «А какие из этих задач я хочу выполнять сама?» Что вдохновляет, дает энергию, на что чешутся руки? Их выделяем красным и делаем самостоятельно. Все остальное — делегируем.
Чтобы с наибольшей вероятностью попасть в точку В, нужно представить эту точку В в мельчайших подробностях.
В данной практике вам лучше всего помогут карандаш с бумагой и час свободного времени утром.
Представьте себе, что мечта уже осуществлена. Попробуйте на бумаге ответить на такие вопросы:
Написали?
На вашем месте я бы повесила эти ответы на видное место и перечитывала бы их регулярно. Чтобы заработать миллион — надо быть человеком, который может заработать миллион. Чтобы менять мир вокруг себя, быт вокруг себя — надо быть человеком, который умеет меняться и ценит перемены. А чтобы быть счастливым каждый момент своей жизни — надо быть человеком, который знает, как быть счастливым.
Копирование модели поведения, мышления, отношения к миру, отношений с собой у ролевых моделей (людей или образов людей, которые вам нравятся) — один из способов приблизить свою цель. Именно поэтому мы и описываем идеальный результат: как он выглядит? какой человек может достичь его?
Как я уже говорила, делегирование — это во многом понимание себя и рефлексия, а уже потом наем и контроль людей.
По пути к цели вам надо фиксировать свои шаги и хвалить себя за успехи, а также фиксировать успехи и неудачи своих сотрудников. В любом процессе есть допустимые и недопустимые ситуации и критерии, которые мы считаем успехом или неудачей.
Прежде чем искать сотрудников (даже если это просто уборщица раз в неделю), вам надо понять, где у вас будут точки контроля.
Чтобы было легче понять, о чем я говорю, приведу пример.
Допустим, когда менеджер из моей команды общается с клиентом, он никогда (!) не должен говорить ему: «Я не знаю». Ни при каких обстоятельствах. Если ты чего-то не знаешь — сходи и узнай. Сначала у гугла, потом у коллег, потом у начальника и в крайнем случае — у меня. Клиенту же о своем незнании сообщать не нужно, даже если это действительно так. «Вернусь с ответом через час», «Уточню и напишу» — вариантов множество, но только не ставить себя в ситуацию беспомощного незнания.
Это известно всей моей команде: наша задача — быть активными. Мы — те, кто предлагает решения.
Или давайте рассмотрим точки контроля в быту. Ко мне приходит уборщица — мне важно, чтобы дома было чисто. Но с двумя детьми, тремя ящиками игрушек и сложным графиком у нас вечно раскиданы мелочи из киндера или детские колготки. Не буду притворяться идеальной хозяйкой: если у меня стоит выбор, почитать детям книжку или собирать игрушки, — я буду читать книжку, а игрушки могут пролежать еще неделю. Так вот, эти мелочи мне не важны, и если помощница по хозяйству не разберет их по местам, то ничего страшного не произойдет. Но вот сантехника должна быть идеально чистой, а пол вымыт тщательно. Это мои точки контроля, о которых я предупреждаю работника «на берегу». Можно не тратить силы на мелочи, но сделать идеально вот эти пункты. Потому что сделать идеально все невозможно. По опыту общения с разными подрядчиками — все где-то недорабатывают, и лучше я сразу скажу, где со мной недоработать можно, а где нет.
Самурайский путь героя начинается с изучения тех мест, где не надо применять силу. Путь героя-делегатора — с тех, где можно не делать самому.
Допустим, вы хотите открыть цветочную мастерскую. Вы прекрасный флорист, нежно цените красоту и точно знаете, как угодить клиенту. Знаете, что проще всего будет делегировать? То, что вы любите и умеете лучше всего, — делать букеты. Вам же придется окунуться в новый мир — цифр, помещений, бухгалтерии, продвижения и так далее. А первый помощник — помощник по букетам — станет непосредственным исполнителем. Вы это умеете очень хорошо, сможете обучить, проконтролировать, стандартизировать процесс. Пришло время выходить из зоны комфорта и идти осваивать другие навыки. К любимому делу можно будет вернуться, когда все остальные системы у вашей цветочной мастерской будут работать на 100% и вы будете заниматься букетами просто из любви к процессу.
Как же понять, что оставлять себе, а что делегировать?
Для начала вам поможет определиться ваш план действий — вы там уже выделили задачи, которые вас вдохновляют. А если смотреть на свои проекты пристально, то вы не сможете (по крайней мере, в ближайшие пять — семь лет) снять с себя вот эти функции.
По «правилу 72 часов» надо начать делать первый шаг сразу же. Остальные шаги подтянутся после — надо только начать движение.
Если вы сейчас поняли, что давно пора снять с себя какую-то функцию или изменить что-то в своей жизни, то не откладывайте до завтра — где бы вы ни были, сделайте хотя бы одно упражнение из описанных тут. Делегирование действительно сложный процесс, с ним испытывают сложности девять из десяти. Сделайте один шаг — это уже будет много. Если вы давно ходите вокруг проблемы, начните с одного, маленького и, может быть, незначительного шага. Я уверена, что мир вокруг нас следует за нашими стремлениями и энергией. Надо только правильно настраивать себя и свой мозг на действия. Любое упражнение прямо сейчас — этого будет уже достаточно, чтобы начать меняться!
Для выполнения всех упражнений нужны только ручка, бумага и внимание к себе. И скорее всего, этого достаточно для старта качественных изменений в вашей жизни.
Ну и теперь, когда мы закончили с метафизикой, самый важный вопрос. Где искать нужных людей? Тех самых, которые будут помогать и справляться и за которыми не надо будет переделывать самостоятельно?
Я признаюсь честно — мне искать специалистов легко. Я просто даю объявление в своих социальных сетях. Так я встретила лучших своих коллег и подрядчиков: не все из них находятся в активном поиске работы, и найти их вне соцсетей довольно сложно. Это один из неочевидных дополнительных аргументов в пользу создания личного бренда.
Но если отвлечься от этого процесса, то всегда есть несколько источников для поиска подрядчиков. Вот список.
Это то, что вспоминается в первую очередь.
Очень рекомендую брать выпускников профильных курсов — как правило, это начинающие «голодные» и эффективные специалисты. Они отлично выполняют типовые задачи. Людей с более широким функционалом и на управленческие должности я всегда искала по связям, отзывам и рекомендациям.
Прежде чем кого-то искать, выполните следующие действия.
Для себя я также применяю визуализацию. Мне нужно точно представить себе портрет человека, которого я ищу: его характер, место жительства, интересы, помимо работы. Это очень помогает.
И уже после того, как вы внесли максимальную конкретику, — отправляемся искать помощников.
От Наталии Франкель:
К этой главе хочу добавить важный элемент, который очень сильно поможет вам в перспективе при делегировании, росте и масштабировании вашего бизнеса. Это создание вашей внутренней базы знаний и описанные бизнес-процессы.
База знаний — это вся та информация, которой владеют и которой руководствуются в своих действиях ваши сотрудники (и вы). Алгоритмы действий, все нужные документы, материалы и доступы, описания внешних и внутренних процессов. Мы собираем и храним все свои базы знаний и материалы на «Google Диске», но, конечно, существует много других вариантов.
Свою первую базу знаний на 20 000 знаков я составила спустя целых два года после начала работы над конференциями. Сделала это по наитию и только намного позже поняла, какую великую вещь совершила. Тогда я впервые расширила штат нашей команды и перестала единолично отвечать за все процессы — взяла себе помощницу. И пока летела в самолете три часа — написала алгоритм того, как мы работаем, что и когда нужно делать, что важно не забывать. Тогда, как я сейчас понимаю, это был скорее некий шаблон, «рыба» того, что создано на сегодняшний день. Но на тот момент я не знала, насколько этот документ облегчит и улучшит нашу работу.
И, кстати, до сих пор, общаясь постоянно с представителями бизнеса куда большего по возрасту, оборотам и численности команды, я с удивлением узнаю, что у них до сих пор нет сформированной базы знаний и многие процессы из-за этого идут медленнее и менее эффективно, чем могли бы. И я рада делиться своим опытом со всеми.
Оговорюсь: составлять базу знаний — дело не быстрое, непростое, местами занудное. Случается, это отнимает много времени и внимания команды. Но поверьте — это окупится сторицей.
Зачем вообще нужны эти действия?
Во-первых, базы знаний необходимы для структурирования и систематизации всех процессов внутри компании. Если не создавать из бизнеса изначально систему и не поддерживать ее постоянно — вас ждет хаос.
Во-вторых, базы знаний упрощают и улучшают работу. Сотрудникам не нужно постоянно думать о том, какой шаг сделать, стоит ли включить креатив — или все заранее сформулировано и нужно придерживаться регламента. Банально растет скорость и эффективность работы.
В-третьих, базы помогают быстрее ввести в курс дела новичков. И это бесценно, особенно в быстрорастущих командах. Вам не придется постоянно бросать свои стратегические задачи или другие процессы, чтобы за руку вводить нового сотрудника в рабочий процесс. Два дня изучения материалов — и вот уже человек готов работать (при условии, что база составлена максимально понятно и подробно).
И, в-четвертых, базы минимизируют потерю важных действий и звеньев в процессе. Все, что не записано и не проверено, — может быть забыто, упущено, потеряно или сделано не вовремя. Последствия и потери от этого могут быть как минимальными, так и фатальными.
Как создавать базы знаний и как с ними работать?
Войти с помощью соц. сетей: