Глава 8

С самого начала подавляйте негативную энергию

Ты сказал «короче говоря» десять секунд назад, так что заткнись уже.

Интернет-мем

Плохое настроение угнетает самого человека и, как зараза, передается окружающим. Мы знаем, что от настроения, в котором находится человек в данный момент, зависят его мысли и поступки. Мало того, что настроение у разных людей разное; оно может меняться у одного и того же человека по многу раз на протяжении дня. Однако при всей его неустойчивости существует множество научных данных, свидетельствующих о пользе позитивного настроения. В этой главе мы поговорим о том, как привнести позитивную энергию в ваши совещания и какую пользу это может принести как отдельным лицам, так и коллективу в целом. Поскольку настроение одного человека находится под влиянием других и со своей стороны влияет на других, нижеследующие рекомендации являются очень важным инструментом в арсенале руководителя совещаний.

Зачем нужен позитив?

Позитивное настроение способствует гибкости ума, эмоциональной устойчивости, чувству благополучия и даже раскрытию творческого потенциала. Интересно отметить – и это имеет непосредственное отношение к содержанию данной главы, – что коллективное настроение участников совещания также имеет значение. Мэтью Гревич и его коллеги из университета Сент-Луиса провели интересное исследование и опубликовали свое открытие в журнале Group Dynamics: Theory, Research and Practice. Они использовали процесс индукции настроения (например, когда участники в течение трех минут сосредоточиваются на недавнем событии, которое вызывает у них позитивные эмоции, и это приводит их в хорошее настроение), чтобы внушить одной группе участников хорошее настроение, второй группе – плохое настроение, а третьей – нейтральное. Группы участников, находившихся в хорошем настроении, превзошли участников групп, находившихся в нейтральном или плохом настроении, при выполнении творческого задания (аналогичного задаче со скрепкой для бумаг, о которой я упоминал выше). Исследователи обнаружили, что, когда участники находились в хорошем настроении, они с большей увлеченностью решали задачу и с большей готовностью использовали информацию, которую слышали от других участников. Основываясь на этих открытиях, можно сделать вывод, что коллективное хорошее настроение служит своего рода интеллектуальной и социальной смазкой, способствующей большему взаимопониманию и креативности в решении проблем.

Схожее исследование, результаты которого опубликованы в Journal of Applied Psychology, было проведено профессорами Нейлом Леманном-Вилленброком и Джо Алленом. Изучая влияние юмора на итоги совещаний, они записали на видео пятьдесят четыре реальных совещания в одной организации. В фокусе их внимания были проявления юмора и веселья на совещаниях. Выяснилось, что на тех совещаниях, где было больше юмора и смеха (больше, чем это можно было бы объяснить случайностью), наблюдалась большая склонность к социо-эмоциональному общению (например к взаимной моральной поддержке), конструктивным диалогам и новаторским решениям. Кроме того, на совещаниях, где было больше юмора, и результатов было достигнуто больше. Разумеется, юмор злой и уничижительный, даже если он вызывает смех, свидетельствует, скорее, о негативных отношениях в команде, и это тоже сказывается на общей результативности.

К сожалению – я знаю, в это трудно поверить, – сама необходимость присутствия на совещаниях не приводит людей в хорошее настроение. Мои ранние исследования показывают, что совещания зачастую воспринимаются как помеха работе. Свое рабочее время мы проводим, занимаясь делами, необходимыми для достижения поставленных целей и выполнения стоящих перед нами задач. Хотя многие цели и задачи являются общими для всего коллектива, сама работа в большинстве случаев оценивается индивидуально, то есть человек лично отчитывается за неудовлетворительно выполненную работу. Поэтому большую часть рабочего времени мы проводим, работая над собственными задачами и целями, и совещания выбивают нас из рабочего ритма. Хотя время от времени оторваться от работы бывает приятно, в общем и целом такие помехи нас раздражают, нервируют и даже губительно сказываются на результатах работы, не говоря уже об испорченном настроении. Не будем забывать, что после того, как мы отвлеклись от работы, а затем вновь вернулись к ней, нам необходимо затратить дополнительное время, чтобы переключиться на то, от чего нас оторвали. Поэтому руководителю совещания нужно постараться сделать все возможное, чтобы помочь людям, приглашенным на совещание, настроиться на позитивный лад, чтобы, приходя на совещание, они не думали о том, от чего их оторвали, или о том, чем они предпочли бы заниматься, а присутствовали здесь и сейчас ментально и эмоционально. А для этого вам в первую очередь нужно снять эмоциональное напряжение, которое ассоциируется с совещанием, воспринимаемым как досадная помеха работе.

Как помочь участникам совещания с самого начала настроиться на позитивный лад

Прежде чем совещание наберет темп, руководитель должен активным образом приветствовать участников, помочь им почувствовать себя желанными, полезными и нужными. В качестве руководителя совещания встречайте всех участников, приветствуйте и рассаживайте их по мере их появления. Типы приветствий могут быть разными в зависимости от характера ваших отношений: это могут быть рукопожатия, похлопывания по спине (если это уместно) и другие формы проявления доброжелательности. Если некоторые участники не знакомы друг с другом, представьте их, укажите на их возможные общие интересы. В одной из предыдущих глав я уподобил совещание социальному мероприятию типа свадьбы, поэтому неудивительно, что поведение, которое я описываю, мало чем отличается от поведения гостеприимного хозяина. В конце концов, разве не в этом роль руководителя совещаний? Самое главное – он должен быть источником позитивной энергии. Участники совещания будут черпать эту энергию из вас, они по вам будут судить о том, в какую атмосферу попали. Исследования четко указывают на концепцию эмоциональной заразности: настроение быстро передается. И поскольку оно передается в обоих направлениях, не позволяйте негативному настроению каких-то людей давить на вас. Сохраняйте позитивный настрой даже перед лицом потенциального негативного воздействия со стороны других участников.

В качестве альтернативы описанной выше роли гостеприимного хозяина иногда можно встречать участников совещания музыкой. Я видел, как это творит чудеса. Когда люди входят в комнату и слышат достаточно громкую музыку, это помогает им отвлечься от забот и переключиться на новую среду. Больше того, иногда я прошу первого из пришедших участников самому выбрать любимый жанр или исполнителя. Музыка способна поднимать настроение сама по себе, но она также может использоваться как сигнал, знаменующий начало чего-то нового. Когда наступает назначенный час совещания, я сразу же выключаю музыку. Это служит сигналом того, что работа начинается. Это удобный и достаточно эффективный способ заставить людей сосредоточиться и приступить к работе.

То, что было сказано до сих пор, помогает создать атмосферу для конструктивного совещания. А теперь давайте обратим внимание на важность того, чтобы эффективно, без раскачки начать саму работу и в дальнейшем не терять темп. Прежде всего руководитель совещания должен понять, что именно на нем лежит задача обеспечить позитивную атмосферу, благоприятствующую продуктивной работе. Исследования показывают, что именно настроение руководителя совещания является хорошим предсказателем того настроения, в котором будут находиться рядовые участники. Авторы одного из исследований даже пошли еще дальше: теперь мы знаем, что настроение руководителя является даже предсказателем результативности работы группы. И теперь возникает вопрос: каким образом руководитель может задать совещанию позитивный тон и, может быть, даже жизнерадостную атмосферу, а самое важное – поддерживать ее?

Есть свидетельства того, что заблаговременное общение с участниками совещаний может помочь руководителю совещания оказывать влияние на этих людей. Например, авторы исследования, опубликованного в European Journal of Work and Organizational Psychology, изучали поведение членов восемнадцати вновь сформированных экипажей самолетов. Авторы провели глубокий анализ всего, о чем члены экипажа говорили на стадии подготовки к полету (что можно уподобить самой первой стадии совещания). Во-первых, они обнаружили, что от характера общения между членами экипажа на ранних стадиях их совместной работы зависит то, в каком духе члены экипажа будут общаться и взаимодействовать в дальнейшем (например, если изначально общение было неконструктивным, таким оно и останется). Кроме того, изначально конструктивное общение в дальнейшем сказывается на результатах работы. В статье делается вывод о важности установления прочных отношений еще на ранних стадиях формирования и подготовки экипажей.

Еще об одном очень интересном исследовании рассказывается в книге «Самое счастливое время – с 9 до 17: как полюбить свою работу и свою жизнь». Автор пишет о психологическом эксперименте, в котором испытуемые были собраны вместе, чтобы достичь консенсуса по некоему животрепещущему вопросу. Но имелся нюанс. Один из участников совещания был на самом деле актер («конфедерат»). Согласно инструкции со стороны исследователей, актер начал разговор первым. В одной из групп он говорил что-нибудь позитивное, в другой – что-то негативное. После этого начального вступления актер участвовал в обсуждении совершенно нейтрально. То, что выяснили ученые, вполне согласовывалось с результатами исследования экипажей: за первыми позитивными комментариями конфедерата следовала более конструктивная дискуссия, где люди больше слушали друг друга и с большей вероятностью достигали консенсуса. Когда же разговор начинался с негативного вступления, дискуссия была менее доброжелательной, настроение участников было гораздо более негативным, и возможность достижения консенсуса оказалась ниже. Это как принцип домино: самое начало совещания формирует его дальнейшее течение. Поэтому очень важно начинать совещание обдуманно, чтобы дальнейший ход его был более продуктивным.

Создание первой позитивной искры, задающей тон совещанию, может быть простым делом. Для начала позаботьтесь о том, чтобы ваши первые слова, обращенные к участникам, были действительно значимыми. Начинайте совещание со страстью, энтузиазмом, сразу обозначьте направление и перспективу. Дайте ясно понять участникам, зачем они собрались и что должно быть сделано. Затем руководитель совещания может, если сочтет нужным, использовать одну-две минуты на то, чтобы высказать слова признания, благодарности кому бы то ни было, поздравить кого-то – в идеале речь должна идти о каком-то коллективном успехе, но можно отметить и индивидуальные достижения. Такая форма выражения признательности и благодарности может способствовать улучшению настроения и поднятию боевого духа в коллективе. Существуют также альтернативные версии этого подхода (опять же занимающие не более двух минут), такие как, скажем, обойти вокруг стола и обратиться к каждому из участников:

• Похвалить того, кто оказал помощь команде со времени последнего совещания.

• Признать достижения или свершения другого человека со времени последнего совещания.

Можно, разумеется, использовать и другие подводки, которые помогают сосредоточить внимание на позитиве и не занимают слишком много времени. Главное, подобрать то, что, как вам кажется, подходит участникам. Но это не должно стать очередной рутиной. Используйте в разных ситуациях разные вопросы, чтобы дискуссия была свежей и интересной.

Я также сторонник того, чтобы периодически напоминать людям о «ценности совещаний» как способа помочь сосредоточиться на работе, не думая ни о чем другом, и с самого начала настроиться на позитивный лад. Как мы уже упоминали выше, руководители должны периодически оценивать эффективность проводимых совещаний. Одна из вариаций этого – спрашивать участников в какой-то момент совещания, каковы их ожидания в отношении рабочей среды, какие нормы поведения они хотят видеть в вас и в других участниках. Это идеальный подход, если ваша цель – создать сплоченную команду. Но он может использоваться и в других ситуациях. В конце этой книги вы найдете «Быстрый опрос об ожиданиях участников совещания», который использовал один из руководителей.

Результаты подобного опроса могут служить открывающей фазой совещания. А именно, если участники сказали, что они рассчитывают на лаконичность выступлений, уважение к несогласным – и чтоб никаких посторонних разговоров! – это можно использовать как вводные слова в начале очередного совещания. Это не должно происходить на каждом совещании, но периодически переосмыслять ценности и ожидания – полезная практика. Это помогает укреплять позитивные и конструктивные нормы поведения и позволяет собравшимся осознать, что они начинают работать над новой интересной задачей, которая является воплощением этих ожиданий. Кроме того, мы знаем из научных исследований, что, когда пожелания высказываются в явной форме, вероятность того, что они станут нормой, возрастает.

Все эти подходы призваны помочь начать совещание на более позитивной ноте, чем обычно, – так, чтобы с самого начала не оставить места для жалоб и нытья.

Настройка процедур ведения совещаний для поддержания сосредоточенности и позитивной энергии

Как мы уже видели, начинать совещание в позитивном ключе очень важно. Но этого недостаточно для того, чтобы полностью, от начала до конца, очиститься от негативной энергии и обеспечить полную сосредоточенность всех участников. На протяжении этой книги я делился множеством приемов, которые, помимо того что обеспечивают более эффективные и конструктивные методы ведения совещания, призваны также поддерживать позитивный и конструктивный климат и в этом смысле имеют самое прямое отношение к данной главе. Я хочу завершить эту главу кратким обзором различных дополнительных методов, которые, будучи сами по себе малозначительными, могут оказать позитивный эффект на ход совещания и его атмосферу. Я выбрал семь самых различных техник, и они перечислены ниже. Хотя их стоит иметь в виду, это все-таки лишь примеры. Руководитель совещания может придумывать и разрабатывать множество других мер, призванных привлечь внимание участников к ходу совещания и поддерживать должный уровень позитивной энергии. Я надеюсь, что эти примеры пробудят в вас инновационный дух и желание пробовать что-то новое.

Предлагайте угощение

Руководитель совещания имеет в своем распоряжении один инструмент, который почти гарантированно позволяет завладеть вниманием участников. Речь идет об угощении. Вряд ли вы удивитесь, узнав, что наши исследования раз за разом подтверждают, что угощения на совещаниях являются хорошим предсказателем позитивного отношения к совещанию. Люди радуются разного рода угощениям, и это помогает улучшить настроение, укрепить чувство товарищества, и эти позитивные чувства переносятся, в свою очередь, на содержание самого совещания. Некоторое количество орехов или печенья – невелика цена за более высокий уровень энергии на совещании.

Используйте игрушки

Теперь представьте, что вы выкладываете на стол конференц-зала содержимое детского ящика с игрушками. Некоторые компании используют различные предметы (фиджеты) типа пластилина, слинков, магнитов и других мелких игрушек и головоломок, чтобы помочь участникам сконцентрироваться и привести их в хорошее настроение. Исследования, проведенные на базе Политехнической школы Нью-Йоркского университета, косвенным образом поддерживают эту практику. Ученые пришли к выводу, что когда вы перебираете пальцами разные предметы, это помогает успокоиться, стимулирует мозг на решение повседневных задач, снимает стресс и в целом способствует сосредоточению. Аналогичный подход используется в компании Plum Organics, которая занимается производством органического детского питания и родственных продуктов. На их совещаниях нередко можно видеть, как участники активно пользуются книжками-раскрасками. Их директор по инновациям, которого в 2015 году цитировал сайт Fast Company, резюмирует: «Доказано, что раскрашивание во время совещания способствует активному слушанию, и это гораздо полезнее, чем заниматься какими-то посторонними делами, например просматриванием электронной почты».

Установите правила использования гаджетов

Хотя закуски и игрушки могут помочь в создании оптимальной атмосферы, руководитель совещания может предпринять и другие вполне осязаемые действия. Эти меры призваны противодействовать многозадачности, то есть использованию во время совещания смартфонов и других гаджетов для посторонних целей. На протяжении последних сорока лет наша вера в свою способность эффективно решать сразу множество задач значительно возросла. Реальность же такова, что человеческий мозг за эти десятилетия не особо изменился. Из этого следует парадокс: мы думаем, что сильны в многозадачности, хотя на самом деле это не так. Самоуверенность приводит нас к контрпродуктивному поведению, и во многих случаях это связано с использованием телефонов. Например, у многих вошло в привычку писать сообщения, сидя за рулем. Национальное управление по безопасности на транспорте сообщает, что такая практика эквивалентна вождению с уровнем алкоголя в крови, втрое превышающим пределы дозволенного. Хотя в других случаях эта практика может быть не столь опасна в физическом смысле, использование высокотехнологических гаджетов одновременно с межличностным общением также вызывает проблемы. Мы перестаем по-настоящему слушать других людей, мы вроде бы есть – и одновременно нас нет. Кроме того, отвлекаются и те, кто нас окружает, что приводит к раздражению и обиде. Решение этих проблем очевидно: совещание должно быть свободно от гаджетов.

Исследования поддерживают такое решение. Трое профессоров школы бизнеса имени Маршалла при Университете Южной Калифорнии провели исследование об отношении к использованию мобильных телефонов на совещаниях. Опрос более пяти сотен профессионалов привел к следующим выводам:

• Восемьдесят четыре процента респондентов сказали, что они редко/никогда не пишут и не отправляют сообщения во время совещания.

• Пятьдесят восемь процентов респондентов назвали неприемлемым даже смотреть на часы во время совещания.

• Профессионалы пожилого возраста, особенно имеющие достаточно высокий уровень дохода, заявили о нетерпимости к использованию любых высокотехнологических гаджетов во время совещания.

Учитывая эти результаты, многие компании запрещают использование смартфонов во время совещания и просят выключать их при входе или оставлять за дверью (разумеется, существуют исключения для работников, «ждущих звонка» или чего-то в этом роде). Наиболее выдающимся примером такой практики являются совещания кабинета президента Обамы, где использование сотовых телефонов было запрещено, чтобы сотрудники могли полностью сосредоточиться на обсуждении вопросов. В отношении этой рекомендации есть пара важных нюансов. Во-первых, запрет на использование телефонов лучше всего работает, если совещания короткие и сфокусированные. Если совещания длительные (например, продолжительностью час или даже меньше), возможно, вам следует предусмотреть небольшой перерыв, чтобы люди могли проверить свои телефоны и быстро решить возникшие вопросы. И будем реалистичны: учитывая уровень привязанности к высокотехнологическим «игрушкам» в современном обществе, организация такого рода перерывов также позволит многим участникам совещания обрести душевный покой.

В связи с этой темой запрета на смартфоны часто задают вопрос: следует ли распространять этот запреты на ноутбуки? Как правило, ответ «да». Ноутбуки точно так же отвлекают внимание, как и телефоны. Ясно, что можно предусмотреть исключения из этого правила (например, для участников, которые держат на своем ноутбуке какую-то критически важную информацию). Кроме того, это можно дополнить результатами интересного исследования, проведенного психологами Пэм Мюллер и Даниэлем Оппенхеймером, которые обнаружили, что студенты, делающие записи от руки, а не вносящие их в компьютер, значительно лучше разбираются в пройденных темах. Таким образом, отказ от ноутбуков во время совещаний может привести к более полному и глубокому пониманию обсуждаемых вопросов.

Опрашивайте сотрудников при помощи кликеров

Электронные опросы при помощи кликеров – это один из способов собрать информацию и мнения людей во время совещания с использованием личного телефона или специального электронного устройства, называемого кликером. Информация мгновенно собирается, обобщается и отображается в реальном времени на экране в конференц-зале. Эта технология (например, Socrativ) проста в использовании, а если вам понадобится помощь, на YouTube всегда можно найти множество видеоинструкций. Типичная процедура предполагает, что участники заходят на веб-сайт и регистрируются. Затем на экран выводятся вопросы, на которые они отвечают, и в считанные секунды результаты обрабатываются и высвечиваются на экране. Это эффективный способ обеспечить высочайший уровень участия. Задаваемые вопросы могут быть закрытого типа, например «Какие из нижеследующих планов вы хотели бы обсудить?» или «Пожалуйста, оцените качества претендента на такую-то должность», или открытого типа, такие как «Пожалуйста, объясните, что именно беспокоит вас в предложенном плане». Эти опросы можно провести заблаговременно, до начала совещания. Однако в том случае, когда в ходе самого совещания возникает какой-то вопрос или тема, требующая внимания, опросить участников можно буквально за несколько минут, объявив короткий перерыв. Хотя я не видел каких-либо научных исследований, касающихся использования кликер-опросов на совещаниях, меня весьма впечатлила позитивная реакция участников совещания на эту форму опроса. Кликер-опросы способствуют большей вовлеченности участников на протяжении всего совещания, а также могут привнести в совещание больше позитива и хорошего настроения.

Практикуйте ролевые игры, не ограничиваясь ролью адвоката дьявола

Когда вы просите кого-то сыграть роль адвоката дьявола (то есть оппонировать доминирующей точке зрения), это может быть полезно для критического анализа ситуации. Однако существуют и другие роли, которые также могут быть назначены в зависимости от рассматриваемой повестки дня совещания. В частности, некоторых участников можно попросить сыграть роль тех заинтересованных сторон, которые не присутствуют на совещании, но имеют свой интерес к рассматриваемому вопросу (например, роль пожилого клиента). Когда участник разыгрывает роль в течение какого-то времени (от пяти до пятнадцати минут), он должен вести себя достаточно реалистично и наравне с другими (то есть не беря всю инициативу на себя) участвовать в дискуссии, отстаивая выбранную точку зрения (ролями можно меняться по ротации). Такие ролевые игры могут быть интеллектуально стимулирующими и вскрывать разного рода бреши и пробелы в рассуждениях. Кроме того, они привносят в атмосферу совещания больше энергии, свежести и делают общение более интересным.

Разбивайте участников по парам

Прежде чем начать общую дискуссию по тому или иному вопросу повестки дня, попросите участников разбиться на пары и обсудить рассматриваемую тему между собой в течение короткого промежутка времени (например, три минуты). Затем переходите к общему обсуждению. Хотя вы можете попросить каждую пару высказать свои предварительные мысли всем остальным участникам, это не обязательно. Изучая и применяя данную технику на протяжении двадцати лет, я замечал, что, даже когда прямой отчетности пар нет, участники все равно настроены на более серьезные размышления, благодаря чему диалог получается предметным и многогранным. Этот метод служит одновременно нескольким целям. Во-первых, это вынуждает всех собравшихся участвовать в обсуждении (когда участники разбиты на пары, ни один из них не может избежать участия в диалоге). Во-вторых, это способствует рождению новых идей и преодолению стереотипов группового мышления. В-третьих, это дает возможность более робким и застенчивым участникам реально донести свое мнение комфортным для себя образом. Более того, часто бывает, что их «партнеры» становятся адвокатами их идей. Чтобы этот процесс эффективно работал, очень важно дать понять парам, что все их обсуждение является предварительным и они не должны обязательно приходить к какому-то окончательному решению (тем более что и времени на это отводится слишком мало).

Не забывайте про старую добрую зарядку

Тут ничего объяснять не нужно. Все очень просто и эффективно. Периодически, прежде чем перейти к очередному пункту повестки дня, предлагайте участникам совещания встать и сделать несколько упражнений: потянуться руками вверх или наклониться к полу. Десяти секунд достаточно, чтобы немного подзарядиться энергией.

Заключение

У вас есть только одна попытка создать благоприятное первое впечатление. Поэтому очень важно правильно использовать тот момент, когда вы знакомитесь с человеком. То же самое применимо и к совещаниям, особенно если учесть, что каждый человек приходит на совещание со своим эмоциональным багажом. Этим багажом может быть общее негативное отношение к совещаниям или переживания по поводу каких-то насущных задач, над которыми он работает, и тогда совещание воспринимается им как помеха. В качестве руководителя совещания мы должны осознавать этот эмоциональный багаж, поскольку он может тянуть все совещание вниз и создавать общую негативную динамику, которая препятствует проявлению творческого начала, конструктивности и радости. Мы можем активно подавлять эти негативные силы, начиная и проводя совещание так, чтобы это способствовало большей сосредоточенности и созданию позитивного настроя, а самое главное – чтобы уважалось время, затрачиваемое участниками.

Выводы

1. Эмоции заразны, и это относится к совещаниям так же, как ко всему остальному. Ученые доказали, что позитивный и негативный настрой может распространяться на участников совещания; руководитель обладает уникальной возможностью влиять на общее настроение собравшихся.

2. Чтобы создать позитивное настроение и позитивный опыт для участников, руководитель должен сознательно сделать так, чтобы участники переключились с того, чем они занимались до совещания, на само совещание. Есть несколько приемов, позволяющих добиться этого: вы можете встречать их приветствием, музыкой, предлагать закуски и т. д.

3. Еще одна важная техника, помогающая участникам отключиться от других проблем и максимально сосредоточиться на том, что происходит на совещании, – это борьба с многозадачностью. Более того, некоторые компании полностью исключают возможность использования на совещании телефонов, планшетов и ноутбуков. Помните, что мы далеко не так сильны в многозадачности, как нам кажется.

4. Помимо воздействия на настроение участников важно также начинать совещание с правильной ноты. Старайтесь тщательно подготовить свое вступительное слово, в котором вы не забываете признать достижения какой-то группы (или отдельных лиц) и напомнить всем присутствующим о «ценностях совещания».

5. Наконец, полезно использовать различные подходы, включая кликер-опросы, ролевые игры, разбиение на пары и даже гимнастику Я твердо верю, что эти методы на протяжении всего совещания будут заряжать людей физической и ментальной энергией.