Глава 7
Не устраивайтесь слишком удобно в этом кресле
Люди – рабы привычек. Рутина и ритуалы, сознаем мы это или нет, заполняют нашу жизнь. Профессора университета Дюка Дэвид Нил, Венди Вуд и Джеффри Куинн составили замечательный обзор человеческих привычек в журнале Current Directions in Psychological Science. Проанализировав научную литературу, они обнаружили, что примерно 45 процентов наших повседневных действий повторяется нами изо дня в день в одних и тех же обстоятельствах. Сорок пять процентов! Поведенческие привычки распространяются также и на коллективы, будь то небольшие группы или целые организации.
Привычки и рутина – это необязательно плохо. Привычки могут быть в высшей степени функциональными и эффективными. Проблемы могут возникать тогда, когда, учитывая нашу склонность, как индивидуальную, так и коллективную, к привычному образу поведения, мы забываем о том, как важно не почивать на лаврах, а постоянно пробовать новое. Кроме того, иногда мы даже не сознаем, что привязываемся к привычным подходам и действиям и утрачиваем гибкость.
Как это применимо к совещаниям? Руководителям тоже свойственны привычки, и совещания также входят в привычную колею. На минутку давайте отстранимся от возможности, что сами совещания могут быть порождением привычки. Помимо этого, они могут начинаться и заканчиваться в одно и то же время, проводиться в один и тот же день недели, участники сидят на одних и тех же местах, собираются в одном и том же помещении и повестка дня практически не меняется от совещания к совещанию – все это следствия привычки. В данной главе мы поговорим о том, как можно нарушать привычный ритм совещаний, чтобы создавать новую динамику и повышать уровень энтузиазма среди участников. Подходы в этом смысле могут быть разнообразными: от того, чтобы меняться местами, до того, чтобы вообще отказаться от мест. Однако заметим, что я не сторонник постоянного использования тех или иных альтернатив. Ведь, разрушив старую привычку, они рискуют сами стать правилом. Я сторонник того, чтобы руководители совещаний чувствовали, когда ритуал приводит к стагнации. Существует много способов сделать совещания «свежими» и стимулирующими, и они представлены в следующих разделах.
Насколько важно, где вы сидите
Вспомните свою последнюю вечеринку, на которой присутствовали. Вы помните, где вы сидели? Помните вы или нет, но я могу вас уверить, что место, которое вы занимали за столом, непосредственным образом повлияло на то, каким это мероприятие вам запомнилось, ведь от этого зависело, с кем вы разговаривали, как много вы говорили и даже что вы ели (например, если ваше любимое картофельное пюре находилось на другом конце стола). Место, которое вы занимаете за столом, имеет значение и на совещании. Исследования показывают, что от того, какое место лидер занимает за столом, зависит, насколько его воспринимают как лидера (например, согласно традиции, место руководителя всегда во главе стола). То, где мы сидим, влияет на характер общения с соседями, на то, с кем мы более или менее склонны соглашаться. Я даже могу утверждать, что, ничего не зная о совещании, ученый, изучающий совещания, может с большой степенью точности предсказать динамику происходящего, просто посмотрев на фотографию участников, сидящих за столом. Мы также знаем, что людей всегда больше тянет туда, где они сидели в прошлый раз. Например, когда я провожу семинар, я могу предсказать с определенной точностью, какие места будут занимать студенты в конце занятий (шестнадцать недель спустя), на основе того, где они сидели в первый день занятий. Когда доходит до выбора мест, мы также рабы привычек.
Динамика, создаваемая расположением мест, необязательно вредит ходу совещания. Но это может влиять на эффективность совещания, на процесс принятия решений, на то, с какой радостью и отдачей люди работают, насколько они раскрываются творчески. Позвольте мне это проиллюстрировать:
Человек А и человек Е находятся в привилегированном положении на краях стола. Они, скорее всего, будут выступать больше всех, поскольку эти позиции обычно занимают руководители. Такое положение – то, что надо, если по своим знаниям и опыту они действительно превосходят других участников. Но если они плохо информированы, если они высказывают плохие идеи, тогда их влияние на остальных может быть губительным для совещания. Люди В и Г, вероятнее всего, будут реже высказывать несогласие относительно друг друга, поскольку они сидят рядом (мы более склонны выражать несогласие с теми, кто сидит напротив, а не с теми, кто сидит рядом с нами), и даже могут образовывать альянс. Это хорошо, если у них действительно схожие точки зрения. Но если их мнения различны, то для совещания было бы лучше, чтобы эти различия не замалчивались, а обсуждались: ведь именно в спорах рождается истина, именно обсуждение разных точек зрения приводит к принятию оптимальных решений (то есть конструктивный конфликт идей зачастую полезен для совещаний). Участник К будет, скорее всего, отмалчиваться, особенно если руководителем является человек А. Это нормально, если у него действительно нет идей и ему нечем поделиться. Но если его мысли важны для успеха совещания, тогда молчание может быть во вред.
Вывод: руководитель совещания должен властной рукой управлять участниками, а в том, что расположение не должно быть строго фиксированным, что оно должно иметь какую-то подвижность, потому что по мере того, как участники меняют свои позиции за столом, с течением времени в большем объеме проявляется динамика их отношений. И это, в свою очередь, служит тому, что обсуждение всегда остается свежим, стимулирующим, с каждым разом общение происходит по-разному, и в целом совещания не превращаются в рутину, избегают застоя. Руководитель совещания может инициировать это, взяв за правило, что участники совещания каждый раз или периодически меняются местами. Это может вызвать недовольство – ведь люди предпочитают стабильность и привычное положение вещей, – но руководитель совещания может объяснить им, что эти изменения нужны для того, чтобы совещания проходили интереснее, продуктивнее и «живее». Например, на каждом совещании совета директоров, где я одно время состоял, наши карточки с именами перетасовывались и размещались в случайном порядке вокруг стола. Тогда я и понял, насколько это полезно не только для динамики, но и для формирования новых отношений со все большим числом людей. Еще один способ менять расположение участников так, чтобы они даже не замечали этого, – выбирать для совещаний другие помещения с другими столами, с другим расположением стульев. Смена места действия сама по себе заряжает энергией.
Говоря о важности того, кто где сидит, нельзя обойти молчанием еще один способ влияния на динамику совещания: использование пустого стула. Давно известно, какое влияние оказывают на нас средства наглядной агитации, такие как плакаты или знаки, призывающие, например, приобретать товары, не курить, мыть руки, пользоваться лестницей, а не лифтом. Разумеется, такая агитация, чтобы быть эффективной, должна быть броской и заметной. Именно в этом русле некоторые компании стали использовать на совещаниях пустые стулья – по-видимому, данный метод впервые был применен в компании Amazon. Пустой стул, который нельзя не заметить, символически олицетворяет необходимость учитывать интересы клиентов во всем, что говорится и обсуждается. В других компаниях пустой стул может олицетворять иных ключевых игроков, которые не присутствуют (например, поставщиков). В конечном счете пустой стул как средство наглядной агитации помогает участникам принимать во внимание во время совещания альтернативные точки зрения.
Другие две техники – совещания на ходу и совещания на ногах – подразумевают вообще полный отказ от использования стульев, что позволяет совершенно по-новому взглянуть на данный вопрос.
Совещания на ходу
Совещания на ходу ориентированы на двух, трех, максимум четырех человек. Множество компаний применяют эту практику. В биографии Стива Джобса отмечается его страсть к долгим прогулкам, в течение которых он вел серьезные разговоры. Другие руководители компаний, использующие или пропагандирующие совещания на ходу, – это директор Facebook Марк Цукерберг, соучредитель Twitter Джек Дорси и бывший президент США Барак Обама. Своими совещаниями на ходу славится и компания LinkedIn: в своей калифорнийской штаб-квартире люди ходят по кругу в течение двадцати-двадцати пяти минут. Впрочем, не только богатые и известные компании применяют этот метод. Совещания на ходу можно обнаружить и в маленьких, и в средних, и в крупных организациях. Ввиду их частого использования возникает вопрос: а в какой мере научные исследования поддерживают эту практику?
Ходить полезно для здоровья. Мы много наслышаны о пользе ходьбы: снижается уровень сердечно-сосудистых заболеваний, лучше контролируется вес, снижается риск различных форм рака и слабоумия, снижается холестерин, укрепляются мышцы и кости. Исследования указывают также на связь между прогулками и эмоциональным самочувствием. Журнал Inc. писал о внутреннем исследовании, проводимом компанией Johnson&Johnson, о пользе совещаний на ходу. Вице-президент Джек Гроппель отмечал, что «в исследовании, которое мы провели, после 90 дней совещаний на ходу люди ощущали мощный заряд энергии, были более сосредоточены и увлечены работой».
Более высокий уровень энергии и вовлеченности – явная польза для самого совещания, и, в свою очередь, это может повышать уровень сосредоточенности и креативности. В отношении последней Рассел Клейтон, преподаватель менеджмента в университете Сент-Лео, в Harvard Business Review рассказывает об исследовании эффективности совещаний на ходу, которое он провел с коллегами и в котором участвовали сто пятьдесят американских служащих. У тех из них, кто участвовал в совещаниях на ходу, высокий уровень вовлеченности отмечался на 8,5 процента чаще. Кроме того, люди, практиковавшие совещания на ходу, сообщали, что они относятся к своей работе более творчески. Хотя этот эффект сам по себе был не столь уж значителен, но если принять во внимание все совещания, в которых участвуют все эти люди, то, помноженный на количество людей и на время, он позволяет ощутить разницу.
Кроме того, ученые из Стэнфордского университета провели, пожалуй, самое тщательное на сегодняшний день исследование, касающееся этой темы, изучая связь между ходьбой и творчеством. Результаты этого исследования были недавно опубликованы в Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition. Они провели четыре эксперимента, нацеленных на изучение эффекта воздействия ходьбы на творческие способности человека в реальном времени, а также вскоре после ходьбы. Эксперименты варьировались: одни участники ходили в помещении (на беговой дорожке), другие гуляли на свежем воздухе. Были также две контрольные группы: одни сидели в помещении, другие сидели на свежем воздухе. В качестве одной из проверочных задач участников просили найти альтернативные способы использования самых обыкновенных предметов. Например, на своем семинаре коллективного творчества я предлагаю слушателям придумать альтернативные возможности использования, скажем, скрепки для бумаг. Тут же рождаются креативные решения: использовать скрепку как булавку, как заколку для волос, как рыболовный крючок и т. д. В стэнфордском исследовании те из участников, которые гуляли на свежем воздухе, проявили максимум творческих возможностей по сравнению со всеми другими группами. Например, при выполнении задачи об альтернативном использовании обычных предметов свыше 80 процентов участников проявили себя более креативными, когда ходили, нежели когда сидели, и максимальный уровень креативности достигался именно тогда, когда они ходили на свежем воздухе. Таким образом, можно сделать вывод, что ходьба полезна не только для физического и психологического здоровья человека, но также в большей мере способствует новаторскому мышлению.
Приверженцы совещаний на ходу утверждают, что эти совещания позволяют достигать лучших результатов по множеству других причин. Во-первых, совещания на ходу способствуют лучшему общению: люди меньше отвлекаются на телефоны, компьютеры, а значит, больше сосредоточены на диалоге. Кроме того, ходьба помогает преодолеть формальности, ослабляет внутренние запреты и способствует более открытому общению. В вышеупомянутой статье журнала Inc. Хайк Эрсек, генеральный директор Western Union, говорит: «Люди становятся более расслабленными и говорят от чистого сердца, когда вы гуляете вместе. Кроме того, разговор на ходу позволяет быстрее дойти до сути».
Вывод из всего сказанного не в том, что все конференц-залы следует закрыть. Ясно, что бывают ситуации, когда проекторы, доски и столы необходимы. Бывают также ситуации, когда совещание не может свестись к разговору на ходу (например, если речь идет о дисциплинарном совещании). Есть и другие важные замечания, связанные с применением совещаний на ходу:
• Самым важным является то, что совещание на ходу эффективно лишь при малом количестве участников. Двое, трое – идеальное количество участников. Четверо могут работать, если очень хороший ведущий.
• Повестка дня должна быть такой, чтобы высокотехнологические инструменты не требовались. Но одному руководителю я предлагал использовать диктофон, чтобы были зафиксированы основные идеи, высказываемые в разговоре.
• Совещания на ходу не идеальны, когда разговор требует множества вспомогательных материалов или когда нужно много записывать.
• Помните, что эти типы совещаний все равно требуют определенного планирования и структуры, чтобы можно было реализовать их полный потенциал. И вы должны иметь хорошо продуманную повестку дня. Это не просто прогулка, чтобы отвлечься от работы.
• Если вы планируете использовать совещания на ходу, участники должны знать об этом заранее, чтобы это не стало для них сюрпризом (например, некоторые виды обуви не подходят для долгих прогулок). Хотя рекомендуется использовать удобную обувь, ходить нужно неспешно – это ни в коем случае не аэробика.
• В идеале эти прогулки должны быть на свежем воздухе; если это невозможно, то даже прогулка внутри здания может быть хорошей сменой ритма. В любом случае не идите куда глаза глядят. Вы должны планировать маршрут так, чтобы никто вам не мешал и чтобы движение было по кругу. Если движение по кругу невозможно, постарайтесь закончить совещание в заранее согласованном месте, например в кафе, на парковке или в корпоративной столовой.
Хочу завершить этот раздел цитатой из блога Ричарда Бренсона, генерального директора компании Virgin:
Когда представляется такая возможность, я люблю продумывать и обсуждать какие-то вещи на ходу – в буквальном смысле во время прогулки. Иногда я даже ставлю себе такую задачу: попробовать придумать план действий за то время, которое мне потребуется, чтобы обойти квартал… то есть за пять минут! На совещаниях тратится очень много лишнего времени. Про повестку дня забывают, отвлекаются, говорят о чем. угодно. Хотя бывают обстоятельства, когда нужны семинары и сложные презентации, совещания, которые посвящены какому-то одному вопросу, очень редко требуют больше 5–10 минут. Если вы совещаетесь на ногах, решение находится очень быстро – и никакой лишней болтовни! Кроме того, это дополнительная возможность совместить полезное с приятным и заодно немного позаниматься физически, чтобы оставаться внимательным и сосредоточенным на протяжении всего дня. Еще одно позитивное качество совещаний на свежем воздухе – это то, что упор на них делается на реальное общение, без использования новомодных инструментов.
Совещания на ногах
Совещания на ногах – еще один вариант без стульев. Все мы знаем, что слишком много сидеть вредно. Это приводит к повышению кровяного давления, уровня холестерина и вообще к развитию сердечно-сосудистых заболеваний. В опубликованном в British Journal of Sports Medicine исследовании, в котором участвовало одиннадцать тысяч человек, было обнаружено, что каждый час, проведенный перед телевизором или другими гаджетами с экранами, сокращает ожидаемую продолжительность жизни примерно на двадцать минут. Вот вам лишний довод в пользу проведения совещаний на ногах!
Аллен Блудорн, профессор университета Миссури, и его коллеги провели исследование, в котором в лабораторных условиях сравнивали совещания, проводимые стоя, и совещания, проводимые сидя. В порядке эксперимента было проведено сто совещаний с участием пяти человек. Хотя на качестве результатов совещаний это никак не отразилось, совещания, проводимые сидя, занимали на 34 процента времени больше, чем совещания, проводимые стоя, – иными словами, то же самое качество достигалось за значительно меньшее время. Участники сообщили также о том, что совещания, проводимые стоя, доставили им больше удовольствия.
Эндрю Найт и Маркус Байер, ученые из Университета имени Вашингтона в Сент-Луисе, недавно исследовали работу пятидесяти четырех групп, состоявших из трех-пяти участников. Одни группы работали стоя, другие – сидя. Они должны были за тридцать минут разработать и записать рекламный видеоролик для привлечения абитуриентов. Исследователи выяснили, что при проведении совещаний стоя уровень сотрудничества был выше, было меньше стремления присваивать себе идеи, больше готовности прислушиваться к чужим идеям и выше уровень активности. На основе этих свидетельств мы можем сделать вывод, что совещание на ногах является хорошим инструментом в арсенале руководителя. Однако есть некоторые нюансы, которые надо иметь в виду, проводя совещания на ногах:
• Совещания не должны быть продолжительными – людям не очень-то хочется подолгу стоять. Специальных исследований по этому поводу нет, но я рекомендовал бы ориентироваться примерно на пятнадцать минут. За такое время люди не успеют устать, и те, кто крепче физически, не окажутся в более выгодном или привилегированном положении.
• Если вы попробуете проводить совещания на ногах, не упускайте из виду возможные необычные проявления динамики отношений между участниками, вызываемые различиями в их физических параметрах. Например, вам совсем не нужно, чтобы высокорослые участники довлели над участниками невысокого роста. Одним из решений такой проблемы могло бы стать использованием табуретов без стола.
Заключение
Представленные здесь методы являются инструментами и подходами, которые я очень рекомендую попробовать, чтобы совещания проходили более энергично, сосредоточенно и просто чтобы привнести в них некоторое разнообразие. Это лишь дополнительные инструменты в вашем арсенале, дополнительные краски в вашей палитре, дополнительные карандаши в вашей коробке. Не следует злоупотреблять этими методами, потому что это грозит тем, что они могут войти в привычку и превратиться в рутину. Используйте их время от времени. Самая лучшая практика – это в разных ситуациях использовать разные методы в зависимости от целей совещания. Когда вы пробуете какие-то новые вещи, это дает понять вашей команде, что вас волнует результат, что вы готовы идти на разумный риск и экспериментировать. Кто-то может стонать, выражать недовольство, когда вы пробуете эти альтернативные методы, но, скорее всего, они оценят то, что вы пытаетесь реализовать что-то новое. Вы ничем не рискуете – поэтому пробуйте. Прислушайтесь к знаменитым словам Уильяма Купера: «Разнообразие – соль жизни, придающая ей вкус».
Выводы
1. Люди – рабы привычек. Их тенденция держаться наезженной колеи применима также и к совещаниям, которые грозят превратиться в постылую рутину, когда становятся неотличимы друг от друга с точки зрения повестки дня, процесса и внутренней атмосферы.
2. Есть несколько способов привнести разнообразие в ваши совещания. Один из них заключается в том, чтобы менять обстановку и расположение участников. Хотя этот метод может показаться банальностью, то, с кем рядом сидят люди, напротив кого они сидят, как далеко они сидят друг от друга, может оказывать очень серьезное влияние на результаты совещания. Будучи порождениями привычек, люди стремятся на каждом совещании занимать одни и те же места снова и снова. Вы можете поменять их месторасположение, просто попросив участников пересесть, перемешаться либо расставляя таблички с указанием имен, меняя расположение стола и стульев в помещении или меняя само место проведения совещания.
3. Еще один метод, который можно использовать для привнесения разнообразия в рутину совещаний, – это совещания на ходу. Исследования доказали пользу ходьбы: начиная от снижения веса и риска сердечно-сосудистых заболеваний до повышения уровня сосредоточенности и креативности. Важно иметь в виду, что совещания на ходу лучше всего подходят для двух-четырех участников. Они также требуют планирования и в идеале должны проводиться на свежем воздухе и по круговому маршруту (хотя небольшие вариации в этом отношении также не возбраняются).
4. Рассмотрите идею проведения совещаний на ногах. Как и ходить, стоять во многих отношениях полезно для здоровья, и это, как показывают многие исследования, ассоциируется с эффективностью совещания и уровнем удовлетворенности им. Совещания на ногах могут использоваться для больших групп людей, но они должны быть более короткими – около пятнадцати минут.
